Rådmannen Alle sektorleiarar, seksjonsleiarar, einingsleiarar ev. andre med budsjettansvar Saksbehandlar Tlf. direkte innval Vår ref. Dykkar ref. Dato Odd Ivar Øvregård 2017/2314-3 27.06.2017 Budsjett 2018 prosess Det er ferietid og mange av dykk er på ferie/går ut i ferie. Rådmannen vil likevel senda ut dette skrivet no, som informasjon rundt den prosessen som startar rett etter ferien, med å laga budsjett for 2018. Det er eit stort arbeid som krev mykje av den enkelte, og dette skrivet er tenkt som førebels informasjon om prosessen og tidsplanen for arbeidet. Skrivet seier også noko om rolleavklaring og ansvar. Rådmannen ynskjer på denne måten å avklara gongen i sjølve budsjettarbeidet, slik at den enkelte av dykk kan førebu seg på ein god måte. Eg gjer dykk merksam på at denne tidsplanen gjeld sjølve budsjettprosessen, når det gjeld dokumentet «Budsjett 2018», så kjem rådmannen tilbake med ein eigen tidsplan og oppgåvefordeling for dette, etter sommarferien. Med helsing Odd Ivar Øvregård Rådmann 1
Innleiing: Rådmannen ynskjer ein planlagt prosess rundt budsjettet 2018. Det skal vere ein prosess med klare forventningar til heile organisasjonen. I organisasjonsplanen er det sagt at Kvinnherad kommune si målsetjing er «Saman om utvikling og gode tenester», og rådmannen ynskjer og forventar at dette skal vera styrande for budsjettarbeidet også. Arbeidet med budsjett er ei stor oppgåve og det er viktig at budsjettansvarlege på alle nivå kjenner eigarskap og deltek. Det er eit mål for rådmannen at de alle vil oppleva at dette er noko me gjer saman, at de har meiningar og tek medansvar for å oppnå eit best mogeleg resultat i fellesskap. Dersom du har gode idear som bør takast med, kan desse sendast til rådmannen med kopi til sektor/seksjonsleiar innan 04. august. Det er kalla inn til leiarforum den 4. ember, i kulturhuset på Husnes, der budsjett vil vera eit av tema. Føringar for arbeidet: Alt samarbeid og all samhandling også i budsjettarbeidet skal byggjast på verdiane: Respekt omsorg tydeleg ærleg. - Respekt for budsjettramme - Tydeleggjering av prioriteringar - Å vera ærleg i høve drift og budsjett. Kan nokon redusera kostnader, SKAL det rapporterast inn til sektorleiing. - Samarbeid innan sektor og på tvers av sektor - Ved rapportering av overforbruk, SKAL vurdering av kva ein vil gjere med det, stå i månadsrapporteringa. Dette vil vera ein del av grunnlaget for neste års budsjett. Sektor/seksjon: Sektor/seksjonsleiar skal særleg ha ansvar for oppfølging av einingane/avdelingane i budsjettarbeidet. - Skal drøfta og prioritera innan eigen sektor/seksjon, basert på drift og aktuelt rekneskap. - Gjennomgå dei tiltaka som vart gjort for å spara inn og kva tid dei vart iverksett. - Samordna drift og fordela endeleg ramme når budsjettet er vedteke. Eining Involverte fordi dei skal rapportera på dette gjennom året som kjem, og skal kjenna tala og bakgrunnen for dette. Leiarane for dei enkelte einingane skal ha fokus på at drift og tenesteproduksjon er i tråd med tildelt budsjettramme.
Einingsleiar jobbar konkret med bemannings- og arbeidsplanar saman med leiarane på dei ulike avdelingane. Samarbeid i og på tvers av avdelingar og sektorar for å nytta ressursane på ein god måte må vera ein føresetnad. Rutinar for planlegging, rapportering, oppfølging og kontroll innan økonomi må følgjast. Tidsplan budsjettprosess 2018 Aktivitet Ansvar Frist Kommentar Taldata vert henta frå Visma til Arena. Helge Gunnar Einingsleiarar/seksjonsleiarar sjekkar at alle stillingar i eksisterande drift er med i Arena, som grunnlag for det vidare budsjettarbeidet. Etter lønskjøring i august Målet med dette arbeidet er å få mest muleg korrekt grunnlag i det vidare budsjettarbeidet. Alle som har fått tildelt budsjettansvar kontrollerer lønnsopplysningar på sine tilsette. Sjekkar driftspostane. Skjer i Arena. Revidert budsjett må vere plassert på art og ansvar i Visma og avklart om det skal vidareførast i 2018 Budsjettansvarleg Sektor/Seksjonsleiar i samarbeid med einingsleiar Fram til 20. august Fram til 20. august NB: Det er viktig å hugsa på at grunnlaget som vert ført frå Visma til Arena kun er ei vidareføring av eksisterande drift og difor kun eit utgangspunkt for vidare planarbeid Budsjettdrøftingar om prioriteringar Rådmannen 21. aug I leiarmøtet( rådmannen si leiargruppe) prosess og innspel Budsjettrundskriv Lønns- og prisvekst, og andre praktiske opplysningar rundt arbeidet med budsjettering Orientering om budsjettprosessen Husnes Kulturhus for leiarforum Koordineringsmøte budsjett Økonomikontoret 25. aug Til alle med budsjettansvar Rådmannen 4. Alle einingsleiarar sektor/seksjonsleiarar og hovudtillitsvalte Rådmannen, sektorleiarar, 11. I leiarmøtet rådgjevarar, økonomikontoret Fordeling av rammer til sektorar Prioritering av viktige områder ut i frå økonomiplan 2018-2021 og Økonomikontor/Rådmann 11. Sektor/seksjon Fram til 29.
Aktivitet Ansvar Frist Kommentar kommuneproposisjonen Laga bemanningsplanar ut i frå prioriteringar og kriterie Einingsleiarar Fram til 29. Utvikling av objektive kriterie der ein kan, døme bemanningsplanar osv Foreløpig fordeling av rammer til einingar Foreløpig prioriterte investeringslister Arbeidsdag budsjett Sektorleiar saman med einingsleiarar Fram til 29. Sektorleiar 4. okt Rammer tildelt den enkelte eining skal rapporterast til rådmannen Sektorleiar 06.okt Sendast Rådmann, sektor/seksjonsleiarar, økonomikontor Økonomikontoret 11. okt Investeringsprogram Fordeling til einingar Samla oversyn Ev. andre konkrete problemstillingar Sektorleiar presenterer til rådmannen Sektorleiarar 17. okt Sektorleiar presenterer sine løysingar Skrivefrist sektor 20. okt Sektorleiar Kommunestyret Rådmann 26. okt Orientering prosess Statsbudsjett Inntektsrammer Kostnadsside Moglege løysingar Utsending av budsjett Politisk sekretariat 26. okt Formannskap Ordførar 02. nov Gjennomgang og drøfting budsjett Formannskapet behandlar budsjettet Utsending av Formannskapet si innstilling til alminneleg ettersyn Kommunestyret behandlar budsjettet Administrativ behandling: Endeleg detaljering av budsjettet 2018 Ordførar 16. nov Endeleg vedtak budsjett Politisk sekretariat 17. nov Minst 14 dagar Ordførar Sektor/seksjonsleiar - einingsleiar Endeleg periodisering pr. art Sektor/seksjonsleiar einingsleiar i samarbeid med økonomikontor 30. nov 20. des 05. jan