FORSLAG TIL ÅRSPLAN 2016

Transkript

1 Side 1 - Fellestenester Vår ref: 2016/ Dato: FORSLAG TIL ÅRSPLAN 2016 Innhald: Møtekalender Vernerunde...2 Månads og tertialrapportering...3 Årsmelding...5 Økonomiplan...5 Timeplan økonomiplanprosess:...6 Timeplan økonomiplandokument...7 Arbeidsplan for drifts- og investeringsbudsjett...8 Timeplan budsjettdokument...10 Medarbeidarsamtale...10 Lønsforhandlingar...10 Andre aktuelle møte/kurs...11

2 Side 2 Møtekalender 2016 Møte Feb Mars Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov Des Merknad Formannskap Kommunestyre Kontrollutval 8 2/ AMU Kontaktforum Leiarforum Leiarutvikling Vernerunde Vernerundane skal gjennomførast innafor det skisserte tidsrommet, for å sikra a kostnader som kjem fram under rundane skal kunna leggjast inn i det komande budsjettarbeidet. Det er den enkelte einingsleiar som har ansvar for at det blir gjennomført vernerundar, medan arbeidet vert gjort i samarbeid med verneombod. Vernerundane skal gjennomførast om våren innan utgangen av juni. Aktivitet Ansvar for gjennomføring Tidsfrist Gjennomføring av Einingsleiar xx april vernerunde Rapport til Løn- og Einingsleiar xx april personalkontor Sak til AMU Løn- og personal xx september Handlingsplan med kostnadsrekna tiltak skal utarbeidast av einingsleiar i etterkant av gjennomført vernerunde. Utfylt handlingsplan skal arkiverast i ephorte på oppgitt samlesak. Informasjon om vernerundar og innsending av handlingsplan blir sendt ut i eige skriv før gjennomføring av vernerundar. Skjema for vernerundar og handlingsplan er tilgjengeleg i HMThandboka. Meir informasjon om Vernerunde i HMT handboka. Nytt system Compilo Kommunen innfører våren 2016 eit nytt system for avvikshandsaming. Einingsleiarar og verneombod skal ta utgangspunkt i innmeldte avvik ved gjennomføring av vernerundar.

3 Side 3 Faste møte for verneombod og HMT-kontakt (HR-leiar) Hovudverneombod koordinerer faste møtepunkt for verneombod og HMT-kontakt (HR-leiar). HVO skal i byrjinga av året utarbeida møteplan for året: Dato Deltakarar Ansvarleg Verneombod Løn- og personalkontoret Verneombod Løn- og personalkontoret Verneombod Løn- og personalkontoret Verneombod Løn og personalkontoret Verneombod Løn og personalkontoret Månads og tertialrapportering Ordinær månadsrapportering enkel webrapportering Månadsrapportering vert kjørt den 5. i kvar månad, og gjeld til og med den i månaden før. Dette for å sikra at mest muleg er kostnadsført, samt at sjukepengerefusjonar er førte for den månaden det vert rapportert for. Den enkelte einingsleiar har ansvar for å laga prognose for si eining ved årsslutt. All rapportering skal skje i webrapporten. Tertial rapport - Utvida rapport Det skal leggjast fram to tertial rapportar til politisk nivå. Her blir det sett større krav til gjennomgang av rekneskapen og prognosane som blir laga. Til tertialrapportane skal det og vera ein gjennomgang i forhold til status på politiske vedtak. Sektorleiar skal levera rapport for sektoren for kvart enkelt tenesteområde. Forklara status på drifta, gje status på den økonomiske utviklinga, og ei prognose for kvart tenesteområde og sektoren samla ved årsslutt. Sektorleiar skal nytta vedlagte malar ved desse rapporteringane. Verktøy nyttar Visma som økonomi- og rekneskapssystem. For rapportering skal nyttast webrapport som vert kjørt frå dette systemet. Informasjon/rettleiing finn ein på intranettet, for dei som treng meir rettleiing/opplæring kan dei ta kontakt med økonomigruppa.

4 Side 4 Fristar: Rapportane skal vera klare 1. virkedag i månaden kl Månad Type rapport Rapport kjøring Frist Einingsleiar Frist sektorleiar Leiarmøte Januar Februar Enkel web 5. Mars Enkel web 4. April Enkel web apr 12. apr 12. apr Mai Tertialrapport mai 16. mai 18. mai Juni Enkel web jun 14. jun 14. jun Juli August Enkel web aug 22. aug 23. aug September Tertialrapport sep 16. sep 20. sep Oktober Enkel web okt 18. okt 18. okt November nov 18.nov 18.nov Desember Enkel web des 13. des 13. des Til politisk handsaming: Månad Type rapport Utsending Formannskap Kommunestyre Januar Februar Mars Rekneskap u/prognose NB: Delast ut i møtet 14. april April Tertialrapport 31. mai 9. juni 23. juni Mai Juni Juli August Tal for mai vil til ei viss grad innarbeidast i tertialrapporten grunna utsendingstidspunkt i høve politiske møte. September Tertialrapport 4. okt 13. okt 27. okt Oktober Rekneskap m/ prognose* November Desember Utsending 18. nov 1. des *Innarbeidast i tertialrapport

5 Side 5 Årsmelding Årsmelding er tilbakemelding til politikarar og innbyggjarar på korleis organisasjonen løyste dei pålagte oppgåvene i forhold til budsjettrammene for året. Årsmeldinga skal i år innehalda tydelege kommentarar på korleis ein har kome ut i forhold til dei mål som blei sett. Årsmeldinga skal inngå i ein læringsprosess både for administrativt og politisk nivå. Det er difor viktig å sei noko om kvifor ting vart slik dei vart. Dokumentet skal inngå som noko av analysegrunnlaget for å forbetra tenestene. Saksgang og fristar for utarbeida årsmeldingsdokumentet. Økonomiplan Innhald Økonomiplanen handlar om den strategiske utviklinga over tid. Dette gjeld både strategi for kommunen som heilhet og for den enkelte tenesta. Ein skal også visa når ein planlegg å gjennomføra ulike tiltak frå gjeldande tema-/kommunedelplanar. Tidsperioden egnar seg godt til eiga analyse av drift, og eventuelt førebuing av endringar fram mot neste års budsjett. Grunnlagsmateriale Årsmelding for 2015 Årsmeldingar/rapporteringar for det enkelte tenesteområde Kommunebarometeret Andre interne og eksterne datagrunnlag/rapportar Revidert statsbudsjett og kommuneproposisjonen, ca. 12 mai. Innspel frå revidert budsjett og kommuneproposisjonen. Sektorane må laga sine bidrag med utgangspunkt i dei rammene som blir gitt av rådmannen. Føringar frå kommuneproposisjonen vil i samarbeid med sektorleiingane justera i ettertid.

6 Side 6 Timeplan økonomiplanprosess: Innhald Oppstart økonomiplanarbeidet Bestillingsdokument og grov skisse til økonomiplan. Økonomiplandag - Befolkningsutvikling - Organisasjons utvikling - Utvikling i rammer og driftsbudsjett - KOSTRA-analyse Ansvar for innhaldsproduksjon Rådmann Rådmann Rådmann Plan Løn og personal Økonomikontor Økonomikontor Frist 19. april Driftsbudsjettet økonomiske rammer Drøfting strategiar for dei næraste åra Økonomikontoret Rådmann Strategisk leiarmøte 21. april 9. mai Presentasjon av årsmelding og Rådmann, F-skap 12. mai rekneskap, Kommunebarometer, Utfordringar framover Sektorleiar drøfter sine løysingar Sektorleiar Veke 20/21 med Rådmann Kommuneproposisjonen og rev. xx. mai nasjonalbudsjett Skrivefrist sektor Sektorleiar 23. mai Presentasjon til kommunestyret 26. mai Utsending 1 Økonomikontor 31. mai Formannskap Ordførar 9. juni Kommunestyret Ordførar 23. juni

7 Side 7 Timeplan økonomiplandokument Innhald Kapitel om samfunnsendring: Befolkningsutvikling (Spesielt: barnehage, skule og skuleklassar, eldre, ressurstrengande, skatteytarar m.v.) Næringsutvikling Inn/utpendling Innvandring av fremmendspråklige Nyetablering Andre makrorammer for utviklinga i Kvinnherad må vera klare før drøftingar i leiarmøte Ansvar for innhaldsproduksjon Plan Frist 19. april Generelle planar og føresetnadar for 19. april økonomiplan arbeidet Årshjul 19. april Oversikt over kommunen sine 19. april eigarinteresser Trekk i den økonomiske utviklinga for Økonomikontoret 19. april Sektorene sine kapitel Sektorleiar 24. mai Finansieringsplan investeringar Økonomikontoret 26. mai Driftsbudsjettet økonomiske rammer Økonomikontoret 26. mai Obligatoriske oppstillingar Økonomikontoret 27. mai sitt føreord 31. mai

8 Side 8 Arbeidsplan for drifts- og investeringsbudsjett Aktivitet Ansvar Frist Kommentar Systemendringar/justering i forbindelse med budsjettprosessen. Løn- og personal Økonomikontor april/mai Frå skisse/orienteringssak formannskap 14. april Budsjettdrøftingar 15. aug I leiarmøtet, prosess og innspel Budsjettrundskriv Økonomikontoret 23. aug Budsjettdrøftingar 29. aug I leiarmøtet Førebuing budsjettversjon Økonomikontoret 29. aug til arbeid/framskriving Koordineringsmøte budsjett, sektorleiarar, rådgjevarar, 1. sept I leiarmøtet Fordeling av rammer til sektorar Førebels ferdigstilling av kapitel i dokumentet økonomikontoret Økonomikontor/Rådmann 6. sept Sektorleiarar 26. sept Innleiing Skisse til drøftingar Målstyring Kvalitetsindikatorar Tabellar med tiltak og andre taloversyn mv. Foreløpig prioriterte investeringslister Foreløpig fordeling av rammer til einingar Arbeidsdag budsjett Statsbudsjettet Sektorleiar 26. sept Sendast Økonomikontoret Sektorleiar 26. sept Rammer tildelt den enkelte eining skal rapporterast til rådmannen, sektorleiarar, 5.okt - Investeringsprogram økonomikontor - Fordeling til einingar - Samla oversyn -Andre konkrete problemstillinger meldes inn i forkant 5. okt Haustferie okt Prognosemodell frå KS 14. okt Sektorleiar presenterer til rådmannen Sektorleiarar 18. okt Sektorleiar presenterer sine løysingar Skrivefrist sektor 21. okt Sektorleiar

9 Side 9 Aktivitet Ansvar Frist Kommentar Kommunestyret Rådmann 27. okt Orientering om: Statsbudsjett Inntektsrammer Kostnadsside Moglege løysingar Utsending av budsjett 27. okt Formannskap Ordførar 03. nov Formannskapet behandlar budsjettet Formannskapet si innstilling til alminneleg ettersyn Kommunestyret behandlar budsjettet Administrativ behandling: Endeleg detaljering av budsjettet Ordførar Økonomikontoret Ordførar Sektorleiar/einingsleiarar 10. nov 24. nov 5. des Minst 14 dagar Endeleg periodisering Einingsleiar økonomikontor 15. des

10 Side 10 Timeplan budsjettdokument Innhald Økonomi: Økonomisk utvikling Rammer Etc Kapitel om personal: Sjukefråvere Årsverk Uføretrygda Pensjon Kompetanseutvikling Eventuelt Kapitel om samfunnsendring: Befolkningsutvikling (Spesielt: barnehage, skule og skuleklassar, eldre, ressurstrengjande, skatteytarar m.v.) Næringsutvikling Inn/utpendling Innvandring av framandspråklege Nyetablering Andre makrorammer for utviklinga i Kvinnherad må vera klare før drøftingar i leiarmøte Ansvar for innhaldsproduksjon Økonomikontor Løn og personal Plan Frist 1. sept 1. sept 1. sept Sektorkapitel Sektorleiar 18. okt Finansieringsplan investeringar Økonomikontoret 20. okt Obligatoriske oppstillingar Økonomikontoret 24. okt s føreord 26. okt Medarbeidarsamtale Medarbeidarsamtale med tilsette skal gjennomførast i første kvartal. For dei det er aktuelt for skal det gjennomførast seniorsamtale som ein integrert del av medarbeidarsamtalen. Lønsforhandlingar I 2016 er det hovudoppgjer i KS tariffområdet. Det er årlege lønsforhandlingar for kap (sektorleiinga) kap (einingsleiarar) og kap. 5.2 (rådgjevarar/ingeniørar/jordmødre/legar). Lokale forhandlingar for kap følgjer av resultatet i hovudoppgjeret sentralt.

11 Side 11 Møte Dato Prosess Ansvar for tilrettelegging Mellombels 7. juni HTA og Løn og tilsetjing AML 14-9 personal Ansvarleg for gjennomføring Lønsforhandling Kap. 4.A.2 Omorganisering etc. Kap. 4.A.4 Lønsforhandlingar Kompetanse Føringar for forhandlingar Lønspolitisk drøftingsmøte 9. juni Løn og personal Krav 5. april Krav 5. oktober sitt leiarmøte Løn og personal Løn og personal 23. august Løn og personal Kravfrist for 5. september Hovudtillitsvald arb.tak.org. Frist for 5. september Einingsleiar einingsleiarar i høve prioritering Første tilbod 19. september Løn og personal Lokale Veke 38/39 forhandlingar Kap 5.2 Lokale forhandlingar Kap Veke 38/39 Andre aktuelle møte/kurs Møte Dato Innhald Kostra-møte, koordinering Januar Økonomikontor Informasjonsmøte/opplæring Januar Økonomikontor økonomiarbeid Årsavslutning Desember Løn og personal