Medlemmer: Jan Magnus Bjørne-Larsen, Rigmor Grue Rygg, Hans Ola Larsgard, Lars Hamarsbøen, Liv Jorunn Øvrejorde Møtetid: Mandag 06. februar 2017, kl. 10-14 Møtested: Møterom «Rom 4», Kommunehuset i Hol Behandling: Sak 01-05/2017 Kl. 10.00 10.15 Kl. 10.15 10.30 Informasjon fra ordfører om aktuelle saker/temaer. Møtet vurderes lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24. Informasjon fra rådmann om aktuelle saker/temaer. Møtet vurderes lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24 Kl. 10.45: SAKER TIL BEHANDLING - i åpent møte - Godkjenning av innkalling - Godkjenning og signering av protokoll fra møte 06.12.2016. Sak 01/2017 Kostnader konsulenter/ innleid personale Sak 02/2017 Anskaffelser og anskaffelsesrutiner Sak 03/2017 Retningslinjer og praksis vedr. utleie av kommunal bygningsmasse Sak 04/2017 Forebygging av korrupsjon og sort økonomi Sak 05/2017 Kontrollutvalgets årsmelding 2016 Drøftings-/orienteringssaker a) Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter vedr. den interkommunale barnevernstjenesten og PP-tjenesten (sak 16 + 17/2016) b) Melding om vedtak i kommunestyret vedr. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Annet - Neste møte - Saker neste møte - Skjema møtegodtgjørelse Hol, 26.01.2017 Jan Magnus Bjørne-Larsen utvalgsleder sign. Innkalling er sendt: Utvalgsmedlemmer, ordfører, rådmann, Kommunerevisjon IKS, Hol kommune 1
Sak 01/2017 Kostnader konsulenter/ innleid personale Rådmannen inviteres til møtet for å redegjøre for kommunens bruk av konsulenter/innleid personale. Det anmodes om at rådmannen legger frem en utskrift av kommunens regnskap på konto bruk av konsulenter og juridisk bistand, dvs. kostra art 270 på både drifts- og investeringsregnskapet, totalt for kommunen og pr. funksjonsområde eller tjenesteområde. Rådmann bes om å redegjøre for de områder bruken er vesentlig og begrunne dette, herunder redegjøre for hvilke fullmakter rådmann har til å engasjere juridisk bistand. Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Kontrollutvalget tar informasjonen fra rådmannen til orientering. Sak 02/2017 Anskaffelser og anskaffelsesrutiner Det er en forventing om at kommunen har utarbeidet en kortfattet rutinebeskrivelse mht. anskaffelser. Rutinebeskrivelsen bør være lett tilgjengelig for alle ansatte, slik at de får en kortfattet veiledning i arbeidet. Det er da viktig, jf. lov om offentlige anskaffelse med tilhørende forskrifter, skiller mellom anskaffelser i størrelsesorden: Anskaffelser under kr 100.000 Anskaffelser mellom kr 100.000 og 500.000 Anskaffelser over kr 500.000. Det forutsettes at det foreligger mer detaljerte prosedyreregler for anskaffelser over kr. 500.000, hvor lov og forskrift har detaljerte krav. 2
Det anmodes om at rådmannen: - Redegjør for kommunens rutiner og praksis, herunder hvordan kommunen sikrer at den enkelte med anskaffelsesmyndighet kjenner kommunens prosedyrer og at prosessen med valg av leverandør dokumenteres. - Gir en vurdering av kommunens lojalitet til innkjøpsavtaler som er inngått for kommunen. - Redegjør for risikoen for at vesentlige anskaffelser kan ha blitt eller blir gjennomført i strid med lov om offentlig anskaffelse i kommunen. Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Sak 03/2017 Retningslinjer og praksis vedr. utleie av kommunal bygningsmasse Kontrollutvalget ønsker å gjennomgå kommunens retningslinjer og praksis når det gjelder utleie av kommunal bygningsmasse. Rådmannen anmodes om å redegjøre for bl.a.: - Kommunens retningslinjer vedr. utleie av ledig bygningsmasse, og hvordan dette fungerer i praksis - blir ledige lokaler/bygningsmasse annonsert i Hallingdølen, på kommunens hjemmeside og lignende. - Er det sedvane for utleie direkte med en potensiell leietager uten offentliggjøring/annonsering på forhånd. - Hvilke fullmakter har rådmann til å inngå leiekontrakter. 3
Sak 04/2017 Forebygging av korrupsjon og sort økonomi Ingen Forebygging av korrupsjon og sort økonomi er viktig tema for offentlig sektor med store budsjett innen spesielt bygg- og anleggsektoren. Kommuner som har blitt utsatt for korrupsjon har tradisjonelt opplevd dette innen drift og investering på områdene vedlikehold og bygg- og anlegg. Viktige tiltak for å forebygging dette i kommunen kan være å sette temaene på dagsorden og påse nødvendig internkontroll på aktuelle områder. Kontrollutvalget ønsker en redegjørelse fra rådmann på hvordan internkontrollen i kommunen forebygger korrupsjon og sort økonomi, herunder bl.a.: 1. Hvordan sikres at utgifter på bygg, anlegg m.m. faktisk vedrører og er gyldig for kommunen? 2. Større anbud innen bygg og anlegg inngås som delanbud, hovedentreprise med flere tilleggsanbud eller f.eks. totalentreprise med flere underleverandører. Hvordan sikrer kommunen at leveranser er fullstendig i samsvar med anbud på bl.a. mengde, pris og kvalitet? 3. Ved større anbud blir det også bestilt tilleggsarbeid. Hvordan sikrer kommunen at tilleggsarbeid tildeles etter lov om offentlig anskaffelser og til konkurransedyktige priser og ikke tjenester fra nærstående o.l.? Sak 05/2017 Årsmelding kontrollutvalget 2016 Forslag årsmelding kontrollutvalget Hol 2016 Kommunerevisjon IKS har utarbeidet et forslag til årsmelding, som utgangspunkt for diskusjon/gjennomgang i møtet. Kontrollutvalget oversender Kontrollutvalgets årsmelding for 2016 datert 6.februar 2017 som sak til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2016 til orientering. 4
Drøftings-/orienteringssaker a) Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter vedr. den interkommunale barnevernstjenesten og PP-tjenesten (sak 16 + 17/2016) Kontrollutvalget ønsker å følge opp rapportene om barnevernstjenesten og PP-tjenesten. Rådmann anmodes om: - Informere om hvor langt arbeidet med å sikre bedret kommunikasjonen mellom skoleledelsen, barnehageledelsen, barnevern og PP-tjenesten. - Redegjøre for arbeidet med å sikre en mer effektiv oppfølging og mer aktiv 1.linjeinnsats og -tiltak i barnevernet og hvordan dette fungerer i praksis, med «lavterskeltilbud» som samtaler, tiltak i hjemmet, familieråd o.l. - Redegjøre for om det kommunale apparatet med bl.a. helsesøster, barnehage, skole og fastlege har fått et større ansvar for å avdekke barnets omsorgssituasjon, slik at utsatte familier tidlig får konstruktiv og praktisk hjelp til å bedre omsorgssituasjonen («lavterskeltilbud»). b) Melding om vedtak i kommunestyret vedr. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Melding om vedtak i kommunestyret vedr. «Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll». Kontrollutvalgsleder ønsker en gjennomgang av vedtaket. Vedtaket vedlegges innkallingen. 5