TILBUDSMAPPE DATERT 2017-05-15 (Kun mindre endring/rettelser i tekst) Banktjenester 17/1963 for Larvik kommune (oppdragsgiver) Firma: Foretaksnummer: Gateadresse: Postadresse: Telefon: Internettadresse: Kontaktperson: E-post kontaktperson: Innhold 1. Erklæring fra tilbyder 2. Egenerklæringsskjema 3. Kvalifikasjonskrav 4. Kontraktsgjennomføringskrav 5. Tildelingskriterier 6. Forbehold 7. Vedlegg ved innlevering av tilbudet
1. ERKLÆRING FRA TILBYDER I overensstemmelse med konkurransedokumentene, tilbyr vi å utføre oppdraget slik som redegjort for i dette tilbudet. Vi bekrefter med dette at vi aksepterer de forutsetninger og regler som i følge konkurransedokumentene gjelder for denne konkurransen. Vi har i dette tilbudet gitt svar på alle krav og spørsmål som er stilt. Vi har også signert og bekreftet følgende punkter i denne tilbudsmappen: Punkt 1: Erklæring fra tilbyder Punkt 4.1: Gjennomføringskrav Punkt 4.2: Spesielle kontraktsvilkår Punkt 4.3: Minimumskrav til produkt Punkt 6: Forbehold Punkt 7: Bedriftshemmeligheter Dette tilbudsbrevet med utfylte skjemaer og annen informasjon utgjør vårt komplette tilbud. Vi er innforstått med at alle utgifter og kostnader vi har i forbindelse med å inngi tilbud og oppfølgingen av dette, er for egen regning og risiko. Vi aksepterer at vårt tilbud er bindende med en vedståelsesfrist på 4 måneder regnet fra tilbudsfristen. Vi er innforstått med at avtale ikke anses inngått før den er signert av begge parter. Tilbudet vil sammen med konkurransedokumentene utgjøre en del av en eventuell avtale mellom oss. Underskrift: Dato Stempel og signatur 2/15
2. EGENERKLÆRINGSSKJEMA Kvalifikasjonskrav: Fremleggelse av egenerklæringsskjema Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert egenerklæringsskjema, og eventuell dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. Egenerklæringsskjemaet er foreløpig dokumentasjon for at leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene, at det ikke foreligger grunner for avvisning og at leverandøren oppfyller eventuelle utvelgelseskriterier. Oppdragsgiver kan på ethvert tidspunkt i konkurransen be leverandørene levere alle eller deler av dokumentasjonsbevisene dersom det er nødvendig for å sikre at konkurransen gjennomføres på riktig måte. Oppdragsgiver vil kreve at valgte leverandør leverer skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt. Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for å levere forespørsel om å delta i konkurransen eller tilbud. Dersom leverandøren støtter seg på andre foretaks kapasitet eller kompetanse for å oppfylle kvalifikasjonskravene, skal det vedlegges forpliktelseserklæring fra disse andre foretakene om at leverandøren har rådighet over de nødvendige ressursene. I tillegg må disse andre foretakene levere inn separate egenerklæringer. Utfylt egenerklæringsskjema er en forutsetning for videre deltakelse i konkurransen. Følgende krav stilles til leverandørens kvalifikasjoner. Leverandøren skal fylle ut vedlagte egenerklæringsskjema (vedlegg 5) som foreløpig dokumentasjonsbevis for kvalifikasjonskravene. Skjemaet fylles ut ved å følge instruksjonene på linken https://ec.europa.eu/tools/espd XML-filen, vedlegg 5, Det europeiske egenerklæringsskjemaet, lastes opp og egenerklæringsskjemaet kan deretter åpnes og fylles ut. Øvrige dokumentasjonsbevis kan bli innhentet på et hvert tidspunkt av konkurransen. Nedenfor er en link til DIFIs veileder for utfylling og kontroll av Det europeiske egenerklæringsskjemaet. Punkt 4 i veilederen omhandler leverandørens utfylling og kontroll av skjemaet: https://www.anskaffelser.no/sites/anskaffelser/files/brukerveiledning_for_den_europeiske_espdtjenesten-_versjon_1.1.pdf Da leverandør ikke i denne konkurransen skal levere inn tilbud elektronisk må utfylt egenerklæring (ESPD) leveres som PDF fil og legges ved tilbudet. PDF må signeres av leverandør. Nedenfor følger kvalifikasjonskrav som gjelder del IV «lille a» i ESPD skjemaet. I ESPD skjemaet skal tilbyder, for del IV «lille a» bekrefte oppfyllelsen av kravene nedenfor ved å bekrefte med «ja / nei)». 3/15
3. KVALIFIKASJONSKRAV Kravene skal sikre at tilbyder er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene. I denne konkurransen skal det sendes inn Egenerklæringsskjemaet (se kapittel 2) er foreløpig dokumentasjon for at leverandøren oppfyller kvalifikasjonskravene, at det ikke foreligger grunner for avvisning og at leverandøren oppfyller eventuelle utvelgelseskriterier. Oppdragsgiver kan på ethvert tidspunkt i konkurransen be leverandørene levere alle eller deler av dokumentasjonsbevisene dersom det er nødvendig for å sikre at konkurransen gjennomføres på riktig måte. 3.1 Krav til leverandørens registrering, autorisasjoner mv. Kvalifikasjonskrav 1: Betaling av offentlige avgifter Om kvalifikasjonskravet: Norske tilbydere skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (skjema RF-1316) der tilbyder har sitt hovedkontor. Skatteattestene skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Tilbyder skal ikke ha vesentlige restanser. Eventuelle restanser må grunngis særskilt. For utenlandske tilbydere gjelder: Bevis for å ha oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av trygdeavgifter, skatter og avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat hvor leverandøren er etablert, eller i Norge. Det anses tilstrekkelig med attest utstedt av vedkommende myndighet i leverandørens hjemstat. Når leverandørens hjemstat ikke utsteder slike dokumenter eller attester, kan de erstattes av en erklæring avgitt av en retts- eller forvaltningsmyndighet, en notarius publicus eller en annen kompetent myndighet i hjemlandet. Dokumentasjon for at de stilte krav er oppfylt Skatteattest og mva-attest 3.2 Krav til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Kvalifikasjonskrav 2: Økonomisk evne til å gjennomføre avtalen Om kvalifikasjonskravet: Det kreves at tilbyderen har god soliditet slik at en har økonomisk evne til å gjennomføre avtalen. Følgende vil være gjenstand for vurdering: Tilbyderens soliditet, likviditet og finansielle evne til å gjennomføre kontrakten og å bære et eventuelt tap på den aktuelle og andre kontrakter. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente ytterligere informasjon som anses nødvendig for å vurdere tilbyders økonomiske og finansielle stilling. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente ytterligere informasjon som anses nødvendig for å vurdere tilbyders økonomiske og finansielle stilling. 4/15
Dokumentasjon for at de stilte krav er oppfylt Fremleggelse av foretakets årsregnskap (siste årsberetning til Brønnøysund registeret, inkl. revisors vurdering) eller kredittvurdering. For nyetablerte firmaer må det leveres en nyere regnskapsutskrift signert av revisor. 5/15
4 KONTRAKTSGJENNOMFØRINGSKRAV Det er satt en rekke gjennomføringskrav, spesielle kontraktsvilkår og minimumskrav til det som skal leveres som tilbyder må tilfredsstille ved gjennomføringen av denne avtalen. Disse er listet opp her under punkt 4. Tilbyder skal signere på at kravene ivaretas. Eventuelle kommentarer til kravene gis under punkt 4.4. 4.1 Gjennomføringskrav Nr. Krav 1 Taushetsplikt Alle personer som er involvert i en eventuell avtale har taushetsplikt. Oppdragsgiver vil kunne kreve at taushetserklæring signeres ved eventuell kontraktsinngåelse. 2 Alminnelige kontraktsvilkår I vedlegg 4 følger oppdragsgivers alminnelige kontraktsvilkår. Ved avvik mellom krav satt i konkurransedokumentene og kontraktsvilkårene har konkurransedokumentene høyere rang og går foran de alminnelige kontraktsbestemmelser/vilkår. 3 Dersom systemfeil hos banken medfører gebyrer for kommunen, skal banken dekke dette. 4 Kommunen ønsker at banken bistår med rådgivning innenfor plassering og opplåning, dette gjelder også rådgivning innenfor kommunens finansforvaltningsreglement i vid forstand. Kommunen skal imidlertid stå fritt til å benytte andre rådgivere innenfor det samme fagområde også, eventuelt forvaltere hvis det skulle bli aktuelt Det bekreftes herved at tilbudet som er avgitt, er basert på at gjennomføringskravene skissert over vil bli fulgt. Vi er innforstått med at dersom tilbudet inneholder avvik fra de nevnte gjennomføringskravene, vil dette kunne medføre at tilbudet vil bli avvist i sin helhet. Oppdages det avvik i henhold til avgitt svar etter at en eventuell avtale er signert, vil betingelsene gitt over gå foran avviket. Det vil si at dersom kravet ikke etterleves i henhold til oppdragsgivers intensjoner, vil avtalen kunne sies opp med umiddelbar virkning. Tilbyder aksepterer å dekke eventuelle dokumenterte merkostnader som oppdragsgiver påføres som følge av forholdet. Underskrift: Dato Stempel og signatur 6/15
4.2 Spesielle kontraktsvilkår Nr. Krav 1 Priser Gebyr og rentemarginer som går fram av avtalen, skal i utgangspunktet gjelde for hele avtaleperioden. Det blir likevel åpnet for at det i avtalen kan legges inn klausuler som gir banken rett til slike endringer under helt spesielle forhold (ekstrem valutauro m.v.), der en evt. referanserente på kort eller lang sikt ansees uegnet til sitt formål. Det åpnes også for at det i avtalen legges inn en klausul om endringer i gebyrer i tilfeller hvor utenforliggende forhold pålegger bankene å gjøre omfattende og generelle endringer i sin gebyrpolitikk. Forslag til avtale må vedlegges tilbudet. 2 Sanksjoner/bot ved brudd på alminnelige kontraktsvilkår, punkt 20-22 Dersom det ved kontroll avdekkes brudd på alminnelige kontraktsvilkår på punktene 20, 21 og 22, vil oppdragsgiver kunne holde tilbake 25 % av oppdragets verdi, eller minimum kr 50 000 frem til avviket er rettet opp. Når avviket er rettet opp vil halvparten av tilbakeholdt beløp utbetales. 3 Opplæring på tilbyderens nettbank Tilbyder skal tilby opplæring på egen nettbank kostnadsfritt for de av oppdragsgivers bestillere som ønsker å benytte denne. Det forutsettes videre at tilbyder kostnadsfritt besørger all nødvendig opplæring, endring av eksisterende programvare, samt tilknytninger ved evt. overgang til ny løsning. 4 Evalueringsmøter Det skal holdes jevnlige statusmøter mellom leverandør og oppdragsgivers kontaktperson(er), minimum 2 ganger pr år. Leverandør er ansvarlig for innkalling og gjennomføring. Det bekreftes herved at tilbudet som er avgitt, er basert på tilfredsstillelse av de angitte spesielle kontraktsvilkårene nevnt over. Vi er innforstått med at dersom tilbudet inneholder avvik fra de nevnte vilkårene, vil dette kunne medføre at vårt tilbud vil bli avvist i sin helhet, dersom oppdragsgiver vurderer avviket som vesentlig eller som ikke ubetydelig. Oppdages det avvik i henhold til avgitt svar etter at en eventuell atale er signert, vil betingelsene gitt over gå foran avviket. Det vil si at dersom kravet ikke etterleves i henhold til oppdragsgivers intensjoner, vil avtalen kunne sies opp med umiddelbar virkning. Tilbyder aksepterer å dekke eventuelle dokumenterte merkostnader som oppdragsgiver påføres som følge av forholdet. Underskrift: Dato Stempel og signatur 7/15
4.3 Minimumskrav til produkt/tjeneste Nr. Krav (De benyttede punktene må kunne dokumenteres) 1 Se vedlegg 2 2 Nettbanken må ha et historisk arkiv for oppslag på minst 2 år. 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Det bekreftes herved at tilbudet som er avgitt, er basert på tilfredsstillelse av de angitte minimumskravene nevnt over. Vi er innforstått med at dersom tilbudet inneholder avvik fra de nevnte minimumskravene, vil dette kunne medføre at vårt tilbud vil bli avvist i sin helhet, dersom oppdragsgiver vurderer avviket som vesentlig eller som ikke ubetydelig. Oppdages det avvik i henhold til avgitt svar etter at en eventuell avtale er signert, vil betingelsene gitt over gå foran avviket. Det vil si at dersom kravet ikke etterleves i henhold til oppdragsgivers intensjoner, vil avtalen kunne sies opp med umiddelbar virkning. Tilbyder aksepterer å dekke eventuelle dokumenterte merkostnader som oppdragsgiver påføres som følge av forholdet. Underskrift: Dato Stempel og signatur 8/15
4.4 Kommentarer til kontraktsgjennomføringskravene Nedenfor kan tilbyder gi utdypende informasjon til enkelte punkter under kapittel 4.1 4.3 ovenfor (se nr. referanse i tabellene ovenfor): Punkt Utdypende informasjon 9/15
5. TILDELINGSKRITERIER Oppdragsgiver vil velge den tilbyder som har inngitt tilbud med beste forhold mellom pris/kostnad og kvalitet ved kontraktstildeling. Følgende kriterier og vekting legges til grunn: Tildelingskriterier Vekting % Priser 40 % Kvalitet 60 % Alle de ovenstående komponentene vil bli tillagt vekt og vil samlet telle mot en totalvurdering av de enkelte tilbudene. Hvert kriterium, eventuelt delkriterium (eventuelt punkt der det er hensiktsmessig) vil bli gitt en karakter (0-10 som siden vektes og summeres i en totalkarakter for hver enkelt tilbyder). Tilbudene vil bli evaluert og rangert som følger: Punkt Tildelingskriterier Priser/ rabatter Karakter Delvekt Sum Totalvekt 4.1 Priser 4.1 = Pris/Totalkostnad og 100 40 grunnlag for evaluering av tildelingskriteriet 4.2 Kvalitet 4.2.1 Nettbank 60 4.2.2 Service og oppfølging 20 4.2.3 Produktkvalitet 20 Totalvurdering av 100 60 tilbyderens besvarelse av de underliggende delkriterier SUM 100 Sum Evaluering av tildelingskriteriet Pris/Totalkostnad Prisen/totalkostnaden justert for eventuelle prismessige forhold, kostnadseffektive tiltak og forbehold vil bli lagt til grunn ved evaluering, Scoren på kriteriet pris/kostnaden vil bli beregnet etter følgende metode: Forholdsmetoden Billigste/beste tilbyder / tilbud * 10 = Score Normalisering av oppnådd score Dersom evalueringen viser at ingen har oppnådd karakteren 10 på ett eller flere kriterier, vil oppnådd score bli normalisert. Normaliseringen utføres i henhold til DIFIs anbefaling etter følgende formel: (10 / beste score) * oppnådd score = Normalisert score. 10/15
5.1 Pris/totalkostnad Om pris: Innenfor tildelingskriteriet pris/totalkostnad vurderes tilbyders priser/rabatter, samt eventuelle påslag/rabatter nevnt under og justeringer som følge av forbehold. Hvordan pris skal angis og evalueres er beskrevet i punktene under. Nr. Angivelser og evaluering av pris 1 Prisangivelse Prisskjemaet i vedlegg 3 i konkurransegrunnlaget er fylt ut og vedlagt som vedlegg 2 i tilbudsmappen. Prisskjema skal også leveres på minnepinne i formatet Excel eller tilsvarende (ikke PDF-format). Hvis det i prismatrisen ikke er angitt alle transaksjonstyper som tilbyder har, skal kostnader for dette være inkludert i det faste årsgebyret. Dette skal da også opplyses om i eget vedlegg fra tilbyder. 5.2 Kvalitet Om kvalitet: Innenfor tildelingskriteriet kvalitet vurderes tilbyders besvarelse av følgende delkriterier: 5.2.1 Nettbank 5.2.2 Service og oppfølging 5.2.3 Produktkvalitet 5.2.1 Nettbank Dokumenter og beskrivelser skal legges ved i egne vedlegg. Hvert av underpunktene vil bli tillagt lik vekt. Nr. Underkriterier 1 Nettbank Kommunen bruker nettbank hver dag. Det er viktig at nettbanktjenesten er brukervennlig og informativ. Denne skal fullt ut integreres med kommunens reskontrosystem, og daglige remitteringer. a) Leverandør skal gi en beskrivelse av sin nettbankløsning, samt eksempler på skjermbilder. b) Tilbyder skal beskrive praktiske løsninger på kommunens behov for bedriftsterminal, kort, nettbank og eventuelt andre elektroniske løsninger. c) Det skal oppgis minst tre referanser på andre relevante brukere av nettbanken, hvorav en er en kunde som nylig (siste 12 mnd.) har byttet til deres nettbank. d) Garantert oppetid på nettbank oppgis. Informasjon som legges frem skal være av en slik karakter og omfang at Oppdragsgiver på selvstendig grunnlag kan vurdere nettbanken. 2 Tilgjengelighet Tilgjengelighet, teknisk kompetanse, service og oppfølging i det daglige skal beskrives. Besvarelsen/inntrykket av underkriteriene vil danne grunnlag for evaluering av dette delkriteriet. Dersom ett eller flere av de nevnte punktene ikke er besvart, vil tilbyder bli scoret 0 på de ubesvarte områdene. 11/15
5.2.2 Service og oppfølging Dokumenter og beskrivelser skal legges ved i egne vedlegg. Hvert av underpunktene vil bli tillagt lik vekt Nr. Underkriterier 1 Kundeteam Det skal oppgis hvilke kontaktpersoner med tilhørende kompetanse som Larvik kommune vil få hos leverandør innenfor følgende ansvarsområder: a) Overordnet ansvar for avtalen. b) Cash management Det skal oppgis minst tre referanser på andre relevante brukere av nettbanken, hvorav en er en kunde som nylig (siste 12 mnd.) har byttet til deres nettbank. 2 Oppstart Det skal beskrives og legges frem en detaljert fremdriftsplan med tilhørende dokumentasjon på hvilke ressurser som blir satt inn for å sikre en smidig oppstart. Hvis eksisterende leverandør (DNB) leverer tilbud vil disse få tildelt karakter 10, og trenger ikke legge ved en slik fremdriftsplan. Besvarelsen/inntrykket av underkriteriene vil danne grunnlag for evaluering av dette delkriteriet. Dersom ett eller flere av de nevnte punktene ikke er besvart, vil tilbyder bli scoret 0 på de ubesvarte områdene. 12/15
5.2.3 Produktkvalitet Dokumenter og beskrivelser skal legges ved i egne vedlegg. Hvert av underpunktene vil bli tillagt lik vekt. Nr. Underkriterier 1 Forvaltning av tredjeparts midler NAV NAV administrerer enkelte klienters personlige økonomi, og har behov for løsninger i forhold til administrering av enkelte brukeres økonomi (nettbankstyring). Det er NAV som styrer/forvalter kontoen i henhold til avtalen. Klienten skal ikke kunne belaste kontoen på noen måte, men har innsynsrett. Kontantuttak etter uttaksmelding (utstedt av NAV) må kunne innløses på et kontor i kommunens område, eller på annen tilfredsstillende løsning (kortløsning). a) Tilbyder skal beskrive løsning. 2 «Kronekort/kontantkort» er et kort til bruk ved tildeling av økonomisk støtte fra NAV og barnevern, herunder også til flyktninger og mindreårige enslige flyktninger. Kortet gis til stønadsmottaker som disponerer kortet med PIN-kode. Kortet knyttes til en bankkonto som eies av kommunen. Kommunen (NAV og Barnevern) tilfører kortet midler gjennom sin nettbank. Tildelt stønad kan disponeres av mottaker når vedkommende har mottatt kort med tilhørende PIN-kode eller når nye stønadsmidler er lastet ned på kortet. Ved årsskifte er det 240 aktive kort, med ca. 100 nye kort i året for Nav og mellom 20-30 aktive kort for Barnevern. Behovet er økende. NAVs klienter er tidvis avhengig av raske utbetalinger, det vil si at klienten trenger pengene samme dag. a) Tilbyder skal beskrive løsning 3 Kontanter Kommunen har fortsatt noe behov for levering av kontanter, i tillegg til nattsafetjeneste. a) Tilbyder skal beskrive hvordan kontanter håndteres i praksis. Besvarelsen/inntrykket av produktkvaliteten vil danne grunnlag for evaluering av dette delkriteriet. Dersom ett eller flere av de nevnte punktene ikke er besvart, vil tilbyder bli scoret 0 på de ubesvarte områdene. 13/15
6. FORBEHOLD Om forbehold: Tilbyder skal henvise til de eventuelle punkter i tilbudsgrunnlaget som eventuelle forbehold refererer seg til. Tilbyder skal oppgi hvilken prismessig konsekvens forbeholdet innebærer dersom oppdragsgiver ikke kan akseptere forbeholdet. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at forbehold av vesentlig karakter vil kunne medføre avvisning av tilbudet Forbehold og konsekvens av forbeholdet Inneholder tilbudet forbehold: Ja: Nei: Hvis ja, spesifiser forbeholdene under. Om det ikke er plass, legges forbeholdene i et eget vedlegg. Vedlegget må settes opp i henhold til malen under. Referanse: Punkt: Forbehold: Konsekvens i pris: Referanse: Punkt: Forbehold: Konsekvens i pris: Referanse: Punkt: Forbehold: Konsekvens i pris: Referanse: Punkt: Forbehold: Konsekvens i pris: Referanse: Punkt: Forbehold: Konsekvens i pris: Referanse: Punkt: Forbehold: Konsekvens i pris: Det bekreftes herved at forbeholdene nevnt ovenfor er en total opplisting av samtlige av våre forbehold til denne konkurransen. Underskrift: Dato Stempel og signatur 14/15
7. VEDLEGG Vedlegg 1 Signert Egenerklæring/PDF Vedlegg 2 Prismatrise Vedlegg 3 Tildelingskriterium 5.2.1 Vedlegg 4 Tildelingskriterium 5.2.2 Vedlegg 5 Tildelingskriterium 5.2.3 Andre vedlegg fra tilbyder: Vedlegg Vedlegg Vedlegg Vedlegg Vedlegg 15/15