HR-kontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv 18.08.2014 51190/2014 2012/6849 614 Saksnummer Utvalg Møtedato 14/155 Formannskapet 03.09.2014 14/117 Bystyret 11.09.2014 Valg av representanter til styringsgruppe - Nye Bodø rådhus Forslag til vedtak 1. Styringsgruppen for prosjektet «Nye Bodø rådhus» skal bestå av 7 medlemmer. Av disse velges 3 blant bystyrets representanter: 1. 2. 3. Som leder for styringsgruppen velges. Formannskapets behandling i møte den 03.09.2014: Forslag Forslag fra SP, H, Frp og V Forslag til representanter fra Bystyret til styringsgruppen Nye Bodø Rådhus foreslås: 1. Ordfører 2. Varaordfører Med Ordfører som leder Forslag fra AP Som representant fra Bystyret til styringsgruppen Nye Bodø Rådhus foreslås: Kirsten Hasvoll Votering Forslagene enstemmig tiltrådt Innstilling Side212
2. Styringsgruppen for prosjektet «Nye Bodø rådhus» skal bestå av 7 medlemmer. Av disse velges 3 blant bystyrets representanter: 1 Ordfører 2 Varaordfører 3 Kirsten Hasvoll Som leder for styringsgruppen velges Ordfører Sammendrag Bystyret vedtok i møte den 19. juni å videreføre prosjektet «Nye Bodø rådhus» med nytt mandat. Mandatet skisserer en større prosjektorganisasjon med behov for tydelig styring fra øverste administrative og politiske nivå. Det fremmes derfor sak om valg av politiske representanter til prosjektets styringsgruppe. Saksopplysninger For å kunne arbeide effektivt med utredningen av et nytt rådhus i Bodø kommune er det etablert en egen prosjektorganisasjon. Bystyret eier dette prosjektet. Oppgavene i prosjektet er ikke en del av linjeorganisasjonens myndighetsområde, men prosjektet skal levere sitt resultat til linjeorganisasjonen og politisk nivå. Det etableres egne styringsmodeller for prosjektet, hvor styringsgruppen inngår som en sentral del. Prinsippskisse, prosjektorganisering: Side213
Bystyret er prosjekteier Bystyret er prosjektets oppdragsgiver og den interessenten som gir det største bidraget inn i prosjektet. Prosjekteier har også den største eierinteressen i prosjektresultatet. Prosjekteier bør være representert i styringsgruppa, ofte er prosjekteier leder av styringsgruppa. Prosjekteiers rolle: Overordnet ansvarlig for prosjektet og dets resultater Godkjenner prosjektplanen Ansvarlig for å etablere prosjektet, sørge for at forutsetninger er tilstede, overordnet overvåke framgangen gjennom styringsgruppa, iverksette tiltak om nødvendig Sikrer at prosjektets formål og mål er i tråd med Bodø kommunes overordnete planer og mål Sikrer at prosjektets mål er i henhold til Bodø kommunes behov Styringsgruppe Styringsgruppa er prosjektets besluttende organ og ansvarlig for forankring mot prosjekteier og linjeorganisasjonen. Styringsgruppa skal behandle forslag til og eventuelle endringer i prosjektplanen, og har det overordnede ansvar for at leveransene i prosjektet er i henhold til prosjektplanen. Alle beslutninger som påvirker mål, omfang, tidsplan eller kostnad skal tas opp i styringsgruppa. Styringsgruppa skal engasjere seg i prosjektet samt være tilgjengelig for diskusjoner og beslutninger. Gruppas størrelse er avhengig av prosjektets omfang, men overstiger vanligvis ikke 5-7 medlemmer. Styringsgruppas leder er ansvarlig for at: prosjekteier er tilstrekkelig informert styringsgruppa og prosjektleder har nødvendig kompetanse prosjektleders rapportering og oppfølging gjennomføres på en tilfredsstillende måte realisering av gevinster Foreløpig tidslinje: Vurderinger Rådmannen har foreslått følgende balanserte sammensetning av prosjektets styringsgruppe: Rådmann Økonomi/finansdirektør HR-sjef Daglig leder for kommunalt eiendomsforetak 3 representanter fra bystyret Side214
Bystyret ga sin tilslutning til mandatet og styringsgruppens sammensetning i møte 19. juni 2014, men står selvfølgelig fritt til å endre denne. Bystyret kan også velge hvem som skal lede styringsgruppen, enten blant bystyrets representanter eller rådmannen. Konklusjon og anbefaling For å sikre representasjon fra bystyret som prosjekteier i prosjektet «Nye Bodø rådhus» bør bystyret velge sine representanter inn i prosjektets styringsgruppe. Rådmannen anbefaler at styringsgruppen skal bestå av 7 medlemmer. Av disse bør 3 velges blant bystyrets representanter. Saksbehandler: Eirik Lie Rolf Kåre Jensen Rådmann Per Gunnar Pedersen HR-sjef Trykte vedlegg: Prosjektmandat «Nye Bodø rådhus» Utrykte vedlegg: Ingen Side215
Prosjektmandat "Nye Bodø ra dhus " 1. Bakgrunn og hensikt med prosjektet Både rådhus, bibliotek og herredshus fremstår i dag som urasjonelle og umoderne kontorbygg. Det er stort oppgraderingsbehov, særlig knyttet til tekniske anlegg. Rådhuset drives i dag på dispensasjon fra Arbeidstilsynet. Kommunens administrasjon er i dag lokalisert på flere ulike steder, som betyr at kommunens drift er både urasjonell og lite publikumsvennlig. Dette er bakgrunnen for at Bystyret har vedtatt at kommunens administrasjon skal samlokaliseres i et nytt rådhus. En slik samordning antas å gi betydelige samordningsgevinster. I det eksisterende rådhuset arbeider i dag ca. 100 personer. Totalt arbeider det ca. 350 personer i Bodø kommunes administrasjon. Alle disse skal inn i det nye rådhuset. I første halvdel av 2012 gjennomførte Bodø kommune en mulighetsstudie hvor det ble sett på muligheten for å etablere et nytt rådhus i Rådhuskvartalet. Mulighetsstudien har fulgt følgende målsetting: «Gi innbyggerne i Bodø et bedre tjenestetilbud og samtidig sikre en mer økonomisk drift av kommunens administrasjon. Dette gjennom en samlokalisering av kommunens administrasjon i et moderne, fleksibelt og energiøkonomisk rådhus med god tilgjengelighet.» Mulighetsstudien konkluderer med at det både teknisk og funksjonelt er mulig å etablere et nytt fremtidsrettet rådhus i rådhuskvartalet på totalt 12.190 m2 som tilfredsstiller dagens krav både til universell tilgjengelighet og arbeidsmiljø. Det nye rådhuset vil kunne bidra til en mer økonomisk drift av kommunens administrasjon. Basert på denne mulighetsstudien vedtok Bodø bystyre den 24.10.12 å gå videre med prosjektet ved å gjennomføre en åpen arkitektkonkurranse. Bystyret behandlet opplegget for gjennomføring og etablering av jury den 21.03.2013. Resultatet fra arkitektkonkurransen ble presentert i midten av januar 2014. En kvalitetssikring av de økonomiske kalkyler ble presentert for bystyret den 19.6.2014, samtidig som dette prosjektmandatet ble vedtatt. 2. Prosjekteier Bystyret 3. Prosjektansvarlig Rådmann Side216
4. Prosjektets overordnede målsetting Prosjektet er en samlende organisasjon for alle involverte aktører og skal sørge for at de overordnede målsettingene realiseres. Den største delen av dette arbeidet er planlegging og gjennomføring av selve byggeprosjektet. Arbeidet mot måloppnåelse forutsetter imidlertid god planlegging og koordinering også av andre innsatsområder. Prosjektet må derfor omfatte både de tekniske, funksjonelle og organisatoriske forholdene knyttet til det nye rådhuset. Siden det nye rådhuset vil være et skall rundt de funksjonene rådhuset skal betjene, bør de funksjonelle og organisatoriske forholdene knyttet til det nye rådhuset være avklart tidlig i planleggingsfasen og i god tid før byggingen tar til. All erfaring viser at det er meget uheldig, både funksjonelt og ikke minst kostnadsmessig, å måtte gjøre større endringer i byggeperioden. Totale byggekostnader er stipulert til ca. 506 millioner kroner inkl. mva. (pr. februar 2014) og byggeperioden er stipulert til ca. 2 år. Byggestart forventes i januar 2016. Besparelser vil komme i form av lavere driftsutgifter av bygningsmassen samt en effektivisering av de administrative ressursene med behov for færre ansatte. Overordnede resultatmål: Overholde prosjektets økonomiske og tidsmessige betingelser Sørge for optimaliserte funksjonelle forhold for alle brukere av det nye rådhuset Sørge for effektiviseringsgevinster, positive synergieffekter og driftsmessige besparelser på til sammen 20 millioner kroner (målt opp mot 2013-nivå) Sørge for at de beste forutsetninger for gode arbeidsplasser skapes gjennom et aktivt samarbeid mellom de ansatte, deres representanter, verneorganisasjon og prosjektorganisasjon Forventet effekt: Bedre tilgjengelighet for publikum (universell utforming), og kun et sted for byens innbyggere å henvende seg Lavere sykefravær pga. bedre inneklima og er funksjonelle arbeidsplasser Enklere å rekruttere nye medarbeidere når arbeidsplassen fremstår som moderne og fremtidsrettet Et signalbygg for byen 5. Oppgavebeskrivelse og avgrensning Prosjektet skal lede, koordinere og administrere aktiviteter innenfor følgende områder: (oversikten er ikke uttømmende) Bygg Arkitektoniske og byggtekniske forhold Fysisk utforming FDV-kostnader Håndtere prosesser, internkontroll og avvik Lokalisering av administrasjonen i byggeperioden Økonomi Egenkapital og finansieringer Oppfølging og kontroll Kalkylejusteringer Side217
Kommunikasjon Kundeservice, forbedringer Informasjon og kommunikasjon (også med publikum og presse) Skape kunnskap og entusiasme Organisasjon Dimensjonering av arbeidsplasser Fysisk plassering i bygget Arbeidsplassorganisering Organisatoriske endringer og omstruktureringer Bemanningsanalyser, bemanningstilpasninger Prosesseffektivisering og synergieffekter Involvering av ansatte, medvirkning IKT IKT infrastruktur Prosesseffektivisering Digitalisering Mobilitet 6. Budsjettrammer/ estimater Kommunen må enten bruke kommunalt ansatt prosjektleder, ansette ny prosjektleder eller kjøpe prosjektledelse hos et anerkjent konsulentselskap. Et eventuelt kjøp må følge lov om offentlige anskaffelser og gjennomgå vanlige anbudsrutiner. Ansettelse av egen prosjektleder anbefales av hensyn til både økonomi og kommunens kompetansebehov (også på sikt). Under følger et grovt overslag over forventede prosjektkostnader ved de ulike alternativene: Prosjektledelse, -bistand og kostnader 2014 Prosjektledelse, -bistand og kostnader 2015 Prosjektledelse, -bistand og kostnader 2016 Prosjektledelse, -bistand og kostnader 2017 Nyansettelse Ansettelsesprosessen, egne ressurser, ca. 20 timer Årslønn + utgifter = 500 000,- Årslønn + utgifter = 2 000 000,- Årslønn + utgifter = 2 000 000,- Årslønn + utgifter = 2 000 000,- Anskaffelse Anskaffelsesprosessen, egne ressurser, ca. 50 timer Ca. 400 timer + utgifter = 800 000,- Ca. 1500 timer + utgifter = 3 000 000,- Ca. 1500 timer + utgifter = 3 000 000,- Ca. 1500 timer + utgifter = 3 000 000,- Side218
7. Overordnede faser og milepæler FRA TIL Beslutning om igangsettelse/ prosjektoppstart Juni 2014 Forberedelser Juli 2014 Desember 2014 Detaljprosjektering Januar 2015 Desember 2015 Byggefase inkl. utflytting. Januar 2016 Desember 2017 Innflytting Januar 2018 Realisering av effektivitetsgevinster Januar 2017 Desember 2018 Prosjektavslutning Desember 2017 Kompleksiteten rundt dette prosjektet er stor, dette må derfor betraktes som en foreløpig plan. Prosjektet utarbeider detaljerte prosjekt- og milepælsplaner. 8. Prosjektorganisering og ansvarsfordeling Prinsippskisse, prosjektorganisering: Bystyret Styringsgruppe Prosjektleder Bygg Økonomi Kommunikasjon Organisasjon IKT Side219
Ansvarsfordeling: Prosjekteier Bystyret Prosjektansvarlig Styringsgruppe Prosjektleder Rådmann Rådmann Økonomi/finansdirektør HR-sjef Daglig leder for kommunalt eiendomsforetak 3 representanter fra bystyret nn (må ansettes/ engasjeres) Delprosjekter/ støttefunksjoner med deltakere Bygg Økonomi Kommunikasjon Organisasjon IKT Byggeledelse Arkitekter Rådgivere teknisk og kunstnerisk Entreprenører og leverandører Eiendomskontoret BHT... Økonomikontoret... Kommunikasjonsenheten... HR-kontoret Bedriftshelsetjeneste HVO HTV Brukergrupper... IKT-kontoret... Styringsgruppen er oppdragsgiver og representerer eieren av prosjektet, og har det totale ansvar forprosjektets gjennomføring. Styringsgruppen skal: Fastsette mål Beslutte planer (milepæler og ressurser) Foreta overordnede prioriteringer mht. innsats og resultater Regelmessig følge opp prosjektet og tilpasse planer, milepæler og delresultater Prosjektleders ansvar er den daglige og direkte ledelsen av prosjektet, og står ansvarlig for å nå prosjektets resultatmål. Prosjektleder deltar i styringsgruppen og forbereder saker til politisk behandling. Prosjektleder må kunne bestille interne eller eksterne bidrag for å kunne løse oppgaver tilknyttet prosjektgjennomføringen, og har koordineringsansvar for de ulike delprosjektene. Delprosjektene skal forestå detaljplanlegging og gjennomføring av aktiviteter. Side220
9. Administrative rutiner Prosjektet har interne oppfølgingsmøter minimum hver måned. Styringsgruppen orienteres fortløpende, månedlig rapportering fra prosjektleder. Styringsgruppen rapporterer jevnlig til bystyret om fremdrift i prosjektet. Milepælsplan godkjennes av formannskapet. Prosjektet dokumenterer arbeidet gjennom referat fra møter og gjennom andre dokumenter som utarbeides. Det opprettes saker i ephorte for elektronisk lagring av dokumenter. Arkivet skal minimum omfatte: Prosjektmandat i oppdaterte versjoner Prosjektadministrative dokumenter Referater fra møter Månedlige statusrapporter til styringsgruppen Sluttrapport 10. Kontrakter og avtaler 11. Kritiske suksessfaktorer Side221