Styresak 60/08 Nye lokaler Bakgrunn: I forrige styremøte vurderte styret ulike alternativer for å samlokalisere selskapets enheter. Etter en vurdering av flere alternativer kom styret frem til at man ønsket å undersøke mulighetene for å samlokalisere mediene i Lucas-bygget. Selskapet har mottatt et tilbud om leie av lokaler i Lucas-bygget, med en basisleie på NOK 360.000. I det følgende forsøker saksbehandler å vurdere selskapets forutsetninger for å samlokalisere enhetene i Lucas-bygget. På grunn av sakens komplekse natur er dette sakspapiret delt opp på følgende måte. 1. Arealbruk a) Lucas b) Samfundet c) Gløshaugen 2. Økonomi a) Kostnader b) Inntekter c) Risiko 3. Sosialt 4. Forholdet til omverden 5. Veien videre Arealbruk Det følgende er et forsøk på å vurdere hvordan selskapet skal fordele de samlede arealene som står til disposisjon ved en samlokalisering på Lucas-bygget. a) Lucas Redaktørene orienterer om forslag til arealfordeling på Lucas i møtet. b) Samfundet Samtlige enheter disponerer i dag arealer på Samfundet. Styreleder har vært i dialog med daglig leder på Studentersamfundet, Nora Hermansen. Utfordringene knyttet til lokalene på Samfundet kan oppsummeres på følgende måte: Det har tidligere vært utfordringer tilknyttet mediegjengenes roller som både journalister og gjengmedlemmer. En flytting av den journalistiske virksomheten kan tydeliggjøre dette skillet og dermed bidra til å redusere konfliktnivået i forbindelse med det redaksjonelle arbeidet på Samfundet Det er et ønske om å redusere høylytt aktivitet i kuppelen på Samfundet på kveldstid. Side 1 av 9
Det har vist seg vanselig å finne produksjonslokaler til Student-TVs flerkamerarigg. Det spørres om det er mulig å løse dette problemet å omdisponere lokalene på Samfundet internt i Mediastud Mediastud blir anmodet om å utarbeide et forslag til arealbruk på Samfundet, som presenteres for Daglig Leder for Samfundet. c) Gløshaugen STV disponerer i dag kontorlokaler i fristasjon på Gløshaugen. Ved flytting vil andre overta disse lokalene. Økonomi a) Kostnader Det følgende er et forsøk på å kartlegge de økonomiske kostnadene forbundet med prosjektet. For enkelhets skyld er kostnadene ikke justert for prisstigning. Siden selskapets driftstilskudd også prisjusteres, vil avvik som følge av prisstigning i stor grad utligne hverandre. Investeringskostnader er kostnadene som er forbundet med selve flytteprosessen, og investeringer som kun gjennomføres en gang. Dette inkluderer kostnader til ombygging av lokalene, investeringer i nødvendig teknisk utstyr, inventar og direkte flyttekostnader. Et foreløpig anslag ser slik ut Investeringskostnader Byggekostnader Flyttekostnader Inventar 350 000 30 000 200 000 580 000 Kostnadene under inventar er i noen grad forsøkt gjennomgått i Vedlegg A. Byggekostnader er bygging av studio til Studentradion. En rask vurdering av de nødvendige innkjøpene tilsier at utstyret kan avskrives på følgende måte. Totalsum Pr år Kostnadsføres 50000 50000 Avskrivning 3 år 180000 60000 Avskrivning 5 år 350000 70000 Driftskostnader er årlige kostnader forbundet med driften av selskapet i de nye lokalene. Driftskostnadene inkluderer også kostnader forbundet med å erstatte noe utstyr som forfaller over tid, samt skader på lokaler o.a. Side 2 av 9
Driftskostnader Leiekostnader Strøm Renhold Vedlikehold lokaler Teknisk utstyr 360 000 65 000 60 000 20 000 10 000 515 000 Vedlegg B og C tar for seg kostnadene til strøm og renhold i større detalj. Vedlikehold lokaler er utregnet på følgende måte. Vedlikehold lokaler Budsjett STV 2008 5000 Budsjett UD 2008 5000 Budsjett SR 2008 0 Tillegg for utvidet drift 20000 30000 Over tid vil de samlede kostnadene fordele seg på følgende måte: 700 000 650 000 600 000 550 000 500 000 450 000 400 000 350 000 300 000 250 000 200 000 150 000 100 000 50 000 0 2009 2010 2011 2012 2013 2014 Drift Investering Kostnadene for 2014 er de langsiktige driftskostnadene som budsjetteres til NOK 515.000. For hele perioden 1 vil kostnadene fordeles på følgende måte 580 000 Investering Drift 1 2009-2014 3 090 000 Side 3 av 9
Det tas forbehold om at enkelte av beregningene må kvalitetssikres ytterligere. De forelagte tallene burde allikevel gi styret et visst bilde av kostnadene forbundet med prosjektet. b) Innteker Det følgende er en vurdering av hvor inntektene for å dekke prosjektets kostnader kan hentes fra. Selskapet har inntekter fra flere kilder, hvor hovedinntektskilden er annonsesalg. Siden Lucas-prosjektet ikke har noen slike inntekter er det grunn til å tro at alle kostnadene forbundet med prosjektet må dekkes igjennom en eller annen form for tilskudd. I tilfeller der samlokalisering reduserer kostnadene til enhetene er det fornuftig å overføre denne inntjeningen til Lucas-prosjektet i form av redusert driftstilskudd. Fordeling av driftstilskudd Foran 2009 er det allerede planlagt interne omdisponeringer av driftstilskuddet som følge av Studentradions 24/7-satsing 2. I tillegg til endringene i driftstilskuddet anses det som sannsynlig at ytterligere 200.000 av driftstilskuddet kan overføres til Lucas-prosjektet. Vi vil da få følgende fordeling av driftstilskudd for 2009 3. Fordeling interne tilskudd 2009 Driftstilskudd 2009 890 000 SR -350 000 STV -250 000 UD 0 Nett/PR 0 Admin/Div -90 000 Nye lokaler -200 000 Andre inntekter Etter fordeling av det interne driftstilskuddet mangler prosjektet fremdeles inntekter for å dekke kostnader. Dette fordeler seg på følgende måte Årlige driftsutgifter Investeringskostnader 315 000 580 000 Disse inntektene kan hentes på følgende områder 1. Interne kostnadsbesparelser 2. Økte inntekter 2 Studentradion får økt sitt driftstilskudd til 350.000, mens Under Dusken som har gode stabile inntekter får redusert sitt driftstilskudd. 3 Størrelsen på driftstilskuddet er beregnet med utgangspunkt i SSBs prognoser for KPI for 2008 Side 4 av 9
Det er god grunn til å tro at en kombinasjon av disse er mest sannsynlig. Interne kostnadsbesparelser Det er på nåværende tidspunkt usikkert hvor stort potensialet er for kostnadsreduksjoner i enhetene. Etter en rask gjennomgang av budsjettene har jeg gått igjennom noen områder der det kan være potensiale for kostnadsreduksjoner (Vedlegg D). Kostnadsreduksjoner kan for eksempel foregå på følgende måte Markedsføring Mer bruk av krysspromotering Telefon Overgang til ip-telefoni/skype Kontorrekvisita felles innkjøp Forpleining felles avtaler og innkjøp IT-kostnader sambruk og lisensdeling Vedlikehold lokaler Er trolig delvis overflødig da dette er inkludert i driftsbudsjettet for Lucas Forsikringer Felles avtaler Økte inntekter Selskapet har de siste årene arbeidet med å posisjonere seg for videre vekst, både i forhold til potensielle brukere av mediene, og annonseflatene. I forhold til det økonomiske aspektet ved Lucas-prosjektet er det selskapets annonseflater som i størst grad bærer relevans. I hovedsak er det annonseflatene på følgende plattformer som har potensiale for videre vekst. 1. Studentradion 24/7 2. Nye sendetider for Student-TV 3. Felles satsing på Internett Det følgende oppsummerer noe av potensialet som ligger i annonseflatene, og kostnadene som pr i dag ligger i hver enhet. Det er viktig å understreke at dette kun illustrerer potensialet som ligger i enhetene, det er ikke et forslag til enhetenes fremtidige inntekter, kostnader eller bidrag til å dekke kostnadene i prosjektet. Studentradion 24/7 På grunn av økt sendeflate og bedre sendetider øker potensialet for annonseinntekter i enheten. Andre lokalradiostasjoner i Trondheim har tidligere hatt betydelige annonseinntekter. Radio Adressa budsjetterer blant annet med annonseinntekter på 5MNOK i 2008. Konsesjonen som er tildelt Studentradion har et mindre dekningsområde, og dermed færre potensielle lyttere. Samtidig er Studentradions kostnader betydelig lavere. Selv med moderate prognoser for inntjening er potensialet stort utover enhetens kostnader. Inntektspotensiale: 1,5MNOK Kostnader: 1MNOK Nye sendetider for Student-TV Side 5 av 9
Student-TV har nylig signert en ny sendeavtale som sikrer nye og mer attraktive sendetider i det digitale bakkenettet (Styresak 2008-58). Student-TV har i lengere tid arbeidet med å få på plass et godt og stabilt annonsesalg. Det forventes at mer attraktive sendetider vil bidra til mer salg. Student-TVs samlede annonseflate legger et tak på de potensielle annonseinntektene på omlag 1,5MNOK med dagens priser, selv om det reelle potensialet trolig er lavere. Inntektspotensiale: 750.000 Kostnader: 500.000 Felles satsing på Internett Selv om enheten nylig er opprettet er det god grunn til å vurdere potensialet for salg av annonser som betydelig. Med utgangspunkt i Under Duskens nåværende annonsesalg er det mulig å beregne sannsynlig salg. Inntektspotensiale: Usikkert Kostnader: 50.000-200.000 4. Ved samlokalisering er det grunn til å tro at enhetene i større grad kan nyte godt av nærhet til Under Duskens annonseavdeling, som pr i dag fungerer meget godt. Utveksling av kompetanse og tettere samarbeid kan gjøre arbeidet med salg enklere for de andre enhetene. Salg av annonsepakker til flere plattformer kan også føre til større inntjening. Økte overføringer eksternt For å skape forutsigbarhet rundt selskapets inntekter i en periode med økt risiko 5, kan det være nødvendig med økte overføringer fra eksterne. Dette kan komme i flere former. Styreleder er i gang med å kartlegge ulike interessenter for denne typen avtaler. I utgangspunktet er det to typer avtaler vi ønsker å se nærmere på. 1. Langsiktig annonseavtale 2. Økt driftstilskudd i en kortere periode En Langsiktig annonseavtale kan tilbys selskapets eiere og andre interessenter. Målet med avtalen er å skape forutsigbarhet rundt selskapets inntekter i en periode der selskapet arbeider med å starte nye annonseavdelinger. Det forventes at disse trenger noe tid før man kan forvente at de skal fylle enhetens annonseflater. Ved å gi rabatterte avtaler i store kvantum kan dette være attraktivt for flere. Ved å pakke flere annonseprodukter sammen kan dette bidra til mer salg på områder som i utgangspunktet ikke virker attraktive for den aktuelle kjøper. 4 Fordi enheten er såpass ny foreligger ingen historiske tall som kan benyttes til å beregne fremtidige kostnader. Det er dog grunn til å tro at kostnadene er lave på kort sikt. 5 SR24/7 og evt nye lokaler på Lucas medfører utvilsomt en økt risiko Side 6 av 9
Økt driftstilskudd i en kortere periode kan gis av selskapets eiere, eller andre som har interesser i å styrke studentmediene i Trondheim. Dette kan bidra til å sikre nødvendige inntekter i en kortere periode, mens det arbeides med å styrke selskapets posisjon i annonsemarkedene. For å utnytte potensialet i et slikt tilskudd i størst mulig grad, kan tilskuddene brukes som utgangspunkt for interne incentivordninger. Dette kan bidra til å øke sannsynligheten for måloppnåelse innenfor strategisk viktige områder. Eksempler på dette kan være. Tilskudd til enhetene ved oppnåelse av et visst nivå av annonseinntekter Andre påskjønnelser i forbindelse med måloppnåelse ifm annonsesalg Økt tilskudd ved god kostnadskontroll Bruken av slike ordninger avgrenser seg ikke til spørsmål av økonomisk art, men kan benyttes innenfor områder man anser som viktige. For å sikre en myk landing kan et slikt tilskudd fordeles utover en lengre periode, med reduserte tilskudd pr år. Det følgende er et tenkt eksempel på hvordan de samlede inntektene kan fordele seg over en lengre periode. 100,00% Inntektsfordeling - Tidsserie 90,00% 80,00% 70,00% 60,00% 50,00% 40,00% Inntektsøkning Kostnadsreduksjoner Eksterne tilskudd Interne tilskudd 30,00% 20,00% 10,00% 0,00% 2009 2010 2011 2012 2013 2014 c) Risiko Gjennomføring av dette prosjektet innebærer en rekke utfordringer for selskapet. Annonseavdelinger må startes utvikles og etter en tid fungere, og kostnader må holdes under kontroll. En del av dette krever at man når mål Side 7 av 9
som krever en betydelig innsats både fra selskapets styre, ledelse og medarbeidere. Fordi det knyttes usikkerhet til den faktiske måloppnåelsen er det en risiko knyttet til prosjektets gjennomføring og suksess. Det er foreløpig ikke gjennomført noen vurdering av prosjektets risiko. Dette forventes å være klart til neste styrebehandling av saken. Sosialt Som frivillig organisasjon anses det sosiale miljøet i enhetene som viktig, både fordi man anser det sosiale som sentralt i forhold til rekruttering, men også fordi et godt sosialt miljø anses som et mål i seg selv. Det har vært ytret bekymringer i noen av enhetene for at det sosiale limet skal gå i oppløsning ved at man flytter hovedproduksjonen ut av Studentersamfundet. For å sørge for at det sosiale limet i enhetene bevares, burde det planlegges tiltak som gir et godt grunnlag for å bevare miljøet. Forslag til tiltak kan være Eget område i lokalene for sosialisering Felles arrangement Forum for konflikthåndtering Arbeidsmiljøundersøkelser Stilling for vurdering og forbedring av arbeidsmiljø Styret må diskutere om, og eventuelt hvilke tiltak man ønsker å iverksette for å bevare/forbedre det sosiale miljøet ved samlokalisering Forholdet til omverden I forbindelse med tidligere styrebehandling av saken har styret tydelig ytret at fortsatt kontakt med Samfundet er viktig for mediegjengene. Styret planlegger å gå i dialog med representanter for Studentersamfundets interne organer. Målet er at disse kan bidra i prosessen med kommunisere selskapets ønsker og utfordringer til andre gjenger på Samfundet. Man håper dette vil redusere eventuelle konflikter og uoverenstemmelser i forbindelse med flytteprosessen. Veien videre 1. Enhetene må diskutere hvorvidt man anser det som sannsynlig at alle enhetenes behov kan tilfredsstilles i Lucas-bygget 2. Beregninger av prosjektets kostnader og inntekter må kvalitetssikres 3. Prosjektets risiko må kartlegges, og om mulig reduseres 4. Det må utarbeides en plan for hvordan prosjektet skal takle utfordringer tilknyttet det sosiale miljøet i gjengene 5. Prosjektet må presenteres for samtlige medarbeidere. Disse må gis muligheter til å komme med tilbakemeldinger. Side 8 av 9
Styret må diskutere selskapets forutsetninger for å gjennomføre prosjektet. Forslag til vedtak Styret har diskutert saken Side 9 av 9