Styresak 13/2005 Gjenginstrukser Samfundet.

Transkript

1 Styresak 13/2005 Gjenginstrukser Samfundet. Bakgrunn: Gjengsekretariat ved Studentersamfundet har utarbeidet et forslag til nye instrukser for gjengene. I den sammenheng omfattes også Under Dusken, Studenradio n og Student-TV. Forslaget er basert på en ensartet mal for alle gjengene ved Studentersamfundet, og skal være utarbeidet i samråd med gjengsjefene for de aktuelle gjengene. For at instruksene skal trå i kraft må de godkjennes av styret i MediaStud, noe Gjengsekretariatet selvsagt ønsker skal skje så raskt som mulig. Vurdering: Jeg foreslår at styret diskuterer denne saken, og videre framgangsmåte, nærmere. Årsakene er det komplekse samspillet mellom Samfundet og MediaStud når det gjelder gjenger vs medieredaksjoner. I denne saken er jeg spesielt skeptisk til at instruksen forsøker å beskrive ansvarsområdene for redaktør, gjengsjef (daglig leder) og økonomiansvarlig både ovenfor MediaStud og ovenfor Studentersamfundet. Dette gir uklare retningslinjer og juridiske ansvarsforhold aspekter som er ulne nok i utgangspunktet. Ett eksempel: i den foreslåtte instruksen for Student-TV (under Redaktørens myndighetsområde ) skriver man: Følgende skal klareres med styrets formann: Investeringer på over kr. 2000,-. Reiser på over kr. 1000,-. Følgende skal klareres av styret: Investeringer på over kr. 5000,-. Avvik fra budsjett på mer enn kr. 2000,-. Uten å debattere realiteten i innholdet finner jeg det uholdbart at MediaStud i det tilfellet man ønsker at redaktøren skal være bemyndiget for lavere/høyere summer for å endre instruksen må forholde seg til Studentersamfundets lover og i samråd med StudentTV ns medlemmer. Alle endringer skal forelegges Finansstyret til uttalelse... Summa summarum er det på sin plass med en gjennomgang og klargjøring av vårt avtale- og instruksjungel ovenfor Studentersamfundet. Jeg vil tilrå at vi utsetter vår godkjennelse til vi er ferdig med analyse av egen organisasjon: jeg ser det på ingen måte utenkelig at endringer viser seg å være riktig. Vedtak: Styret tar forslag til revidering av gjenginstrukser til orientering. MediaStud AS Organisasjonsnummer: media@stud.ntnu.no Elgeseter Gate Trondheim

2 INSTRUKS FOR UNDER DUSKEN. 1. FORMÅL a) Under Dusken skal gi ut avis minst annenhver uke for studentene i Trondheim og byens befolkning. Under Dusken er et selvstendig organ for studenter utgitt i Trondheim av A/S Mediastud. Under Dusken blir delt ut gratis på læresteder i Trondheim med medlemsrett i Samfundet og kommer ut annenhver tirsdag, åtte ganger i semesteret. 2. SAMMENSETNING a) Under Duskens redaksjon består av rundt 60 medlemmer. Nye medlemmer tas opp en gang i semesteret, med mulighet for suppleringsopptak utover dette. Opptak utlyses i rimelig tid før opptaksfristen. Bare medlemmer av Studentersamfundet kan tas opp i Under Dusken. b) Et medlem av Under Dusken er aktivt i minimum 1 år. Et medlem kan innvilges permisjon av redaksjonen og kan også fritas fra sitt medlemsskap. c) Ansvarlig redaktør velges av Storsalen som beskrevet i statuttene for Under Dusken. Redaktøren har ansvar for utformingen av og innholdet i og kvaliteten på avisa. Gjengsjefen har ansvar for gjengen innad på Studentersamfundet. d) Redaktør velger gjengsjef etter intervju av en eller flere kandidater. Gjengsjef sitter normalt i sin stilling i ett år. d) Under Dusken opprettholder utgivelsene under UKA. 3. ANSVARSOMRÅDE OG PLIKTER a) Medlemmer i Under Dusken plikter å kjenne innholdet av og overholde følgende instrukser på Huset: Husorden Nøkkelinstruks Rømningsinstruks Branninstruks Under Duskens instruks Studentersamfundets lover b) Under Dusken disponerer og har ansvaret for følgende rom med tilhørende utstyr: Kontor Under Dusken hybel c) Under Dusken kan etter avtale med daglig leder eller arrangerende gjenger legge beslag på lokaler i Huset når dette er nødvendig for Under Duskens arbeid. Arbeid skal utføres på en slik måte at det, så fremt det er mulig, ikke er til ulempe for annen utleie eller andre tilstelninger på Huset. d) Medlemmer i Under Dusken disponerer nøkler etter nøkkelinstruks, og har i forbindelse med arbeid adgang til alle rom i Huset med unntak av gjengarealer, utleide arealer og scenen med tilhørende arealer uten etter avtale med Regi.

3 INSTRUKS FOR UNDER DUSKEN. e) Under Dusken plikter å utføre arbeid i henhold til punkt 1. i tidsrommene primo august til medio november og medio januar til primo/medio mai. Dato for arbeid og andre tidsfrister settes av redaktøren. f) Redaktøren er ansvarlig for Under Duskens utstyr, og for at dette blir fagmessig betjent. Redaktøren er også ansvarlig for at Under Duskens utstyr blir forsvarlig sikret mot tyveri og skade, mens gjengsjef har ansvar for at brannvernforskrifter og sikringsbestemmelser blir overholdt på Under Duskens område. 4. GODTGJØRELSE OG RETTIGHETER a) Gjengsjefen kan søke om funksjonærpensjoniststatus til medlemmer som gjør et viktig arbeid for gjengen etter at de er ferdige med bindingstiden. 5. ØKONOMI, REGNSKAP OG ADMINISTRASJON. a) Gjengsjefens myndighetsområde og ansvar. i) Gjengsjefen er ansvarlig for den biten av økonomien som ikke er knyttet til den redaksjonelle driften av Under Dusken. i Gjengsjefen har ansvaret for å lære og å følge opp avisas sivilarbeider, og har ansvar for den daglige driften. Gjengsjef har delt personalansvar med redaktør, og har ansvaret for å samle inn inntrykk fra gjengmedlemmene når det kommer til sosial trivsel. Gjengsjef står til ansvar innad på Studentersamfundet. b) Redaktørens myndighetsområde i) Redaktøren har myndighet til å disponere Under Duskens økonomiske midler innenfor de rammer som er gitt av styret i Mediastud AS. Redaktøren er øverste ansvarlig for Under Duskens økonomi, og må stå til ansvar overfor styret i Mediastud AS på dette punktet. i Redaktøren skal sørge for at det til enhver tid finnes en økonomiansvarlig. Investeringer må klareres med styret i Mediastud AS i henhold til gjeldende interninstruks mellom Under Dusken og styret i Mediastud AS. Avvik fra budsjett og instruks skal rapporteres til styret i Mediastud AS. Redaktør har delt personalansvar med gjengsjef, og har ansvaret for å samle inn inntrykk fra gjengmedlemmene når det kommer til faglig trivsel og innspill på avisas faglige og redaksjonelle retning og utvikling.

4 INSTRUKS FOR UNDER DUSKEN. c) Redaktørens ansvar i) Redaktøren skal gjøre seg kjent med gjeldende bestemmelser, og se til at den økonomiske siden av virksomheten blir drevet iht. lover, forskrifter, avtaler og styrevedtak. Disse dokumenter skal til enhver tid være tilgjengelig i redaksjonslokalene. Redaktøren skal unngå situasjoner og engasjementer som kan så tvil om redaktørens håndtering av Under Duskens interesser. Studentersamfundet velger redaktør på politisk grunnlag. Redaktøren plikter å arbeide i samsvar med den redaksjonelle linjen redaktøren er valgt på. Redaktøren velger selv sine medarbeidere. Under Dusken er redigert på uavhengig grunnlag, i henhold til de prinsipper som er nedfelt i Redaktørplakaten og i norske mediers etiske normer slik de er uttrykt i Vær Varsom-plakaten. Ansvarlig redaktør står etisk og rettslig ansvarlig for det redigerte innhold, overfor medienes selvjustis (Pressens Faglige Utvalg) og overfor lov og domstol. d) Økonomirapportering i) Under Dusken skal oversende periodiske økonomirapporter til styret i Mediastud AS i henhold til interninstruks mellom Under Dusken og styret i Mediastud AS. Per mai 2005 leveres slike annenhver måned. i Økonomirapportenes innhold skal til en hver tid være i samsvar med gjeldende interninstruks mellom styret i Mediastud AS og Under Dusken. Inntekter og utgifter skal sammenstilles med periodiserte budsjettall. e) Regnskap og budsjett i) Under Dusken skal ha en økonomiansvarlig med ansvar for intern regnskapsførsel. i Bilag skal registreres og oversendes Mediastud AS etter avsluttet regnskapsår. Under Dusken skal føre løpende regnskap over alle kontante inn- og utbetalinger. Under Dusken skal levere budsjettforslag til styret i Mediastud AS innen den tidsfristen som er gitt av styret i Mediastud AS. 2. ENDRINGER AV INSTRUKSEN a) Endringer av denne instruksen skal skje i samsvar med Studentersamfundets lover og i samråd med Under Duskens medlemmer. Alle endringer skal

5 INSTRUKS FOR UNDER DUSKEN. 3. FORMIDLING forelegges Finansstyret til uttalelse og den nye instruksen er først gyldig når den er godkjent av styret i Mediastud AS. a) Gjengsjefen plikter å gjøre nye medlemmer av Under Dusken kjent med denne instruks.

6 INSTRUKS FOR STUDENTRADIO N 1. FORMÅL a) Studentradion skal drive radiosendinger for studentene i Trondheim og byens befolkning. 2. SAMMENSETNING a) Studentradion består av medlemmer med en redaksjon på 6 personer. Nye medlemmer tas opp en gang i semesteret, med mulighet for suppleringsopptak utover dette. Opptak utlyses i rimelig tid før opptaksfristen. Bare medlemmer av Studentersamfundet kan tas opp i Studentradion. b) Et medlem av Studentradion er aktivt i minimum 2 år. Et medlem kan innvilges permisjon av redaksjonen og kan også fritas fra sitt medlemskap. c) Ansvarlig redaktør velges av Storsalen som beskrevet i statuttene for Studentradion. Redaktøren av ansvarlig for utformingen av sendingene samt kvaliteten på disse. d) Daglig leder innstilles av redaktør og velges av Studentradions allmøte. Daglig leder er gjengsjef og har ansvar for den daglige driften og gjengen internt på Samfundet. e) Studentradion opprettholder normale sendinger under UKA. 3. ANSVARSOMRÅDE OG PLIKTER a) Medlemmer i Studentradion plikter å kjenne innholdet av og overholde følgende instrukser på Huset: Husorden Nøkkelinstruks Branninstruks Studentradions instruks Studentersamfundets lover b) Studentradion disponerer og har ansvaret for følgende rom med tilhørende utstyr: Teknikerrom Studio Produksjonsrom Radiogangen Studentradions hybel Klangrom m/kontoret c) Studentradion kan etter avtale med daglig leder eller arrangerende gjenger legge beslag på lokaler i Huset når dette er nødvendig for Studentradions arbeid. Arbeid skal utføres på en slik måte at det, så fremt det er mulig, ikke er til ulempe for annen utleie eller andre tilstelninger på Huset.

7 INSTRUKS FOR STUDENTRADIO N d) Medlemmer i Studentradion disponerer nøkler etter nøkkelinstruks, og har i forbindelse med arbeid adgang til alle rom i Huset med unntak av gjengarealer, utleide arealer og scenen med tilhørende arealer uten etter avtale med Regi. e) Studentradion plikter å utføre arbeid i henhold til punkt 1 i tidsrommene medio august til medio desember og medio januar til primo juni. Dato for arbeid og andre tidsfrister settes av redaktøren. f) Redaktøren er ansvarlig for Studentradions utstyr, og for at dette blir fagmessig betjent. Redaktøren er også ansvarlig for at Studentradions utstyr blir forsvarlig sikret mot tyveri og skade. Gjengsjefen er ansvarlig for at brannvernforskrifter og sikringsbestemmelser blir overholdt på Studentradions område. 4. GODTGJØRELSE OG RETTIGHETER a) Pr. mai 2005 har Studentradion 12 funksjonærer og 55 gjengmedlemmer. Gjengsjefen kan søke om funksjonærpensjoniststatus til medlemmer som gjør et viktig arbeid for gjengen etter de er ferdige med bindingstiden. 5. ØKONOMI, REGNSKAP OG ADMINISTSRASJON a) Gjengsjefens myndighetsområde og ansvar i) Gjengsjefen er ansvarlig for den biten av økonomien som ikke er knyttet til redaksjonell drift av Studentadion. i Gjengsjefen har ansvar for den daglige driften. Gjengsjefen har delt personalansvar med redaktør. Gjengsjefen står til ansvar internt på Studentersamfundet. b) Redaktørens myndighetsområde i) Redaktøren har myndighet til å disponere Studentradions økonomiske midler innenfor de rammer som er gitt av styret i Mediastud AS. Investeringer må klareres med styret i Mediastud AS i henhold til gjeldende intern-instruks mellom Studentradion og styret i Mediastud AS. c) Redaktørens ansvar i) Redaktøren skal gjøre seg kjent med gjeldende bestemmelser, og se til at den økonomiske siden av virksomheten blir drevet iht. lover, forskrifter, avtaler og styrevedtak. Disse dokumenter skal til enhver tid være tilgjengelig i redaksjonslokalene. Redaktøren skal unngå situasjoner og engasjementer som kan så tvil om redaktørens håndtering av Studentradions interesser. Redaktøren er øverste ansvarlig for Studentradions økonomi.

8 INSTRUKS FOR STUDENTRADIO N i Redaktøren er ansvarlig for at det til enhver tid finnes en økonomiansvarlig. Avvik fra budsjett og instruks skal rapporteres til styret i Mediastud AS. d) Økonomirapportering i) Studentradion skal oversende periodiske økonomirapporter til styret i Mediastud AS. Per mai 2005 leveres slike annenhver måned. i Økonomirapportenes innhold skal til enhver tid være i samsvar med gjeldende intern-instruks mellom styret i Mediastud AS og Studentradion. Inntekter og utgifter skal sammenstilles med periodiserte budsjettall. e) Regnskap og budsjett i) Studentradion skal ha en økonomiansvarlig med ansvar for intern regnskapsførsel. i Bilag skal registreres og oversendes Mediastud AS innen etter avsluttet regnskapsår. Studentradion skal føre løpende regnskap over alle kontante inn- og utbetalinger. Studentradion skal levere budsjettforslag til Mediastud AS innen den tidsfristen som er gitt av Mediastud AS. 6. ENDRINGER AV INSTRUKSEN a) Endringer av denne instruksen skal skje i samsvar med Studentersamfundets lover og i samråd med Studentradions medlemmer. Alle endringer skal forelegges Finansstyret til uttalelse og den nye instruksen er først gyldig når den er godkjent av styret i Mediastud AS. 7. FORMIDLING a) Gjengsjefen plikter å gjøre nye medlemmer av Studentradion kjent med denne instruks.

9 INSTRUKS FOR STUDENTTV N 1. FORMÅL a) StudentTV n skal drive fjernsynssendinger for studentene i Trondheim og byens befolkning. 2. SAMMENSETNING a) StudentTV n består av ca. 70 medlemmer. Nye medlemmer tas opp av en gang i semesteret. Opptak utlyses i rimelig tid før opptaksfristen. Bare medlemmer av Studentersamfundet kan tas opp i StudentTV n. b) Et medlem av StudentTV n er aktivt i 2 år. Et medlem kan innvilges permisjon av redaksjonen og kan også fritas fra sitt medlemsskap. c) Ansvarlig redaktør velges av Storsalen som beskrevet i statuttene for StudentTV n. Redaktøren av ansvarlig for utformingen av sendingene samt kvaliteten på disse. d) Daglig leder innstilles av redaktør og velges av StudentTV ns allmøte. Daglig leder er gjengsjef og har ansvar for den daglige driften og gjengen internt på Samfundet. Daglig leder velges for ett år av gangen. e) StudentTV n opprettholder normale sendinger under UKA. 3. ANSVARSOMRÅDE OG PLIKTER a) Medlemmer i StudentTV n plikter å kjenne innholdet av og overholde følgende instrukser på Huset: Husorden Nøkkelinstruks Branninstruks StudentTV ns instruks Studentersamfundets lover b) StudentTV n disponerer og har ansvaret for følgende rom med tilhørende utstyr: StudentTV n hybel Kontrollrom for flerkameraproduksjon c) StudentTV n kan etter avtale med daglig leder og arrangerende gjenger legge beslag på lokaler i Huset når dette er nødvendig for StudentTV ns arbeid. Arbeid skal utføres på en slik måte at det, så fremt det er mulig, ikke er til ulempe for annen utleie eller andre tilstelninger på Huset. d) Medlemmer i StudentTV n disponerer nøkler etter nøkkelinstruks, og har i forbindelse med arbeid adgang til alle rom i Huset med unntak av gjengarealer og utleide arealer og scenen med tilhørende arealer uten etter avtale med Regi. e) StudentTV n plikter å utføre arbeid i henhold til punkt 1. i tidsrommene medio august til medio desember og medio januar til medio juni. Dato for arbeid og andre tidsfrister settes av redaktøren.

10 INSTRUKS FOR STUDENTTV N f) Gjengsjefen er ansvarlig for StudentTV ns utstyr, og for at dette blir fagmessig betjent. Gjengsjefen er også ansvarlig for at StudentTV ns utstyr blir forsvarlig sikret mot tyveri og skade, og at brannvernforskrifter og sikringsbestemmelser blir overholdt på StudentTV ns område. 4. GODTGJØRELSE OG RETTIGHETER a) Pr. mai 2005 har StudentTV n 14 funksjonærer og 56 gjengmedlemmer. Gjengsjefen kan søke om funksjonærpensjoniststatus til medlemmer som gjør et viktig arbeid for gjengen etter de er ferdige med bindingstiden. 5. ØKONOMI OG REGNSKAP a) Redaktørens myndighetsområde i) Redaktøren har myndighet til å disponere StudentTVs økonomiske midler innenfor de rammer som er gitt av styret i Mediastud AS. i Følgende skal klareres med styrets formann: Investeringer på over kr. 2000,-. Reiser på over kr. 1000,-. Følgende skal klareres av styret: Investeringer på over kr. 5000,-. Avvik fra budsjett på mer enn kr. 2000,-. b) Redaktørens ansvar i) Ansvarlig redaktør står etisk og rettslig ansvarlig for det redigerte innhold, overfor medienes selvjustis (Pressens Faglige Utvalg) og overfor lov og domstol. i Redaktøren skal gjøre seg kjent med gjeldende bestemmelser, og se til at den økonomiske siden av virksomheten blir drevet iht. lover, forskrifter, avtaler og styrevedtak. Disse dokumenter skal til enhver tid være tilgjengelig i redaksjonslokalene. Redaktøren skal unngå situasjoner og engasjementer som kan så tvil om redaktørens håndtering av StudentTV ns interesser. Redaktøren er øverste ansvarlig for StudentTV ns økonomi. Redaktøren er ansvarlig for at det til enhver tid finnes en økonomiansvarlig. v) Avvik fra budsjett og instruks skal rapporteres til styret i Mediastud AS. c) Økonomirapportering i) StudentTV n skal oversende periodiske økonomirapporter til styret. Økonomirapporter per 1. mars og 1. oktober skal oversendes styret

11 INSTRUKS FOR STUDENTTV N innen henholdsvis 15. mars og 15. oktober. Halvårsregnskap per 1. juli skal oversendes styret innen 1. september. i Økonomirapportene skal inneholde oversikt over: Internregnskap Kasse og bank/postgirobeholdning Ubetalte regninger på over kr. 2000,- Annonseinntekter Andre inntekter Overskridelser av budsjett på mer enn kr. 2000,- Inntekter og utgifter skal sammenstilles med periodiserte budsjettall. d) Regnskap og budsjett i) StudentTV n skal ha en økonomiansvarlig med ansvar for intern regnskapsførsel og kontakt med regnskapsbyrå. i Bilag skal registreres og oversendes regnskapsbyrået innen den 10. i påfølgende måned. Alle posteringer skal føres etter fakturaprinsippet. StudentTV n skal føre løpende regnskap over alle kontante inn- og utbetalinger. v) StudentTV n skal levere budsjettforslag til styret innen den 15. november hvert år. e) Fakturering. i) Annonsører skal faktureres senest 1 måned etter sending. 6. ENDRINGER AV INSTRUKSEN a) Endringer av denne instruksen skal skje i samsvar med Studentersamfundets lover og i samråd med StudentTV ns medlemmer. Alle endringer skal forelegges Finansstyret til uttalelse og den nye instruksen er først gyldig når den er godkjent av styret i Mediastud AS. 7. FORMIDLING a) Redaktøren plikter å gjøre nye medlemmer av StudentTV n kjent med denne instruks.