Anskaffelsesstrategi for Strand kommune for perioden 2014-2017 Dokumentansvarlig: Jon Ola Syrstad Utarbeidet av: Bente Aanestad Fjelde Dato opprettet: 28.02.14 Dato sist endret: 28.02.14 Arkivreferanse: 14/474 Filnavn: Anskaffelsesstrategi 2014-2017 Versjon: 1 1
Ledelsesforankring Godkjennes av Navn Versjon/ dato /signatur Formannskap 12.03.14 Kommunestyre 09.04.14 Endringsoversikt Versjon Dato Beskrivelse av endring Utført av Forkortelser LOA FOA Lov om offentlige anskaffelser Forskift om offentlige anskaffelser Definisjoner Anskaffelser Anskaffelsesregelverket Anskaffelsesstrategi Doffin E-handel E-faktura Konkurransegjennomføringsverktøy KGV Leverandør Livssykluskostnader Rammeavtale Samlebetegnelse for kjøp eller leie av varer, tjenester og bygge- anleggsarbeider Lov og forskrifter og instrukser om offentlige anskaffelser (LOA, FOA) En anskaffelsesstrategi, i denne betydningen, er et dokument for innkjøpsfunksjonen i den enkelte offentlige virksomhet som skal lage målsetninger, overordnede og detaljerte, og handlingsplaner for å nå målsetningene basert på kartlagt status for innkjøpsfunksjonen og framtidige behov Den norske offisielle databasen for kunngjøringer Elektronisk handel fra leverandører som kommunen har avtale med, elektronisk ordrehåndtering Elektronisk faktura som sendes fra leverandør til kommunen og fra kommunen til privatpersoner og bedrifter Et elektronisk system som bistår innkjøper i hele konkurransegjennomføringssprosessen og som sikrer ulike krav som stilles i lov og forskrift om offentlige anskaffelser Den eller enheter som har ansvaret for å levere varer eller tjenester til avtalt tid, pris og kvalitet (LCC eller livsløpskostnad) Totale kostnader knyttet til å anskaffe, eie, drive og utfase en vare, tjeneste eller bygg- og anlegg. Avtale inngått mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører som har til formål å fastsette 2
Universell utforming vilkårene for de kontrakter som skal tildeles i løpet av en gitt periode, særlig med hensyn til pris og eventuelt planlagte mengder Utforming eller tilrettelegging av hovedløsningen i de fysiske forholdene slik at virksomhetens alminnelige funksjon kan benyttes av flest mulig. 3
Forord Anskaffelsesstrategien skal fastsette mål og strategier for hvordan Strand kommune skal organisere sin anskaffelsesvirksomhet i perioden 2014-2017. Strategien vil også fastsette kommunens overordnede veivalg og satsinger for anskaffelsesfunksjonen. Strategien vil vise hvilke områder som skal prioriteres de nærmeste år for at kommunen skal nå sine overordnede og langsiktige mål. Strand kommune er en kommune i vekst og tallet på innbyggere forventes å øke betydelig fremover. Folkeveksten vil kreve betydelige investeringer i barnehager, skoler, omsorgsboliger og infrastruktur. Dette stiller store krav til kvaliteten på innkjøpsfunksjonen til kommunen. Anskaffelsesstrategien for 2014-2017 etablerer målsettinger, strategier og planer for virksomhetenes innkjøp som inkluderer bruk av elektroniske prosesser. E-handel ble innført i kommunen i 2012. Bruk av e-handel har økt kraftig i 2013 og det gjennomføres ca 500 elektroniske bestillinger i året for ca 3 mill. E-faktura ble innført i 2013. Strand kommune kan både motta og sende ut elektroniske fakturaer. Ca 10 % av inngående fakturaer er nå elektroniske. Bakgrunn og hensikt med dokumentet Stortingsmelding 36 Det gode innkjøp gir klare føringer for hvordan offentlige virksomheter skal arbeide målrettet med innkjøp og at det skal utarbeides mål og strategier for dette arbeidet: Innkjøp er ein av dei sentrale verksemdsprosessane i alle offentlege verksemder. Leiinga i kvar enkelt verksemd er ansvarleg for at innkjøp av varer og tenester støttar opp under måla som er sette for verksemda, og at dei vert utførte i samsvar med gjeldande lovar og reglar. Dette ansvaret kan ein leiar ikkje delegere. Leiarar har ansvar for å setje innkjøpsarbeidet inn i ein strategisk samanheng og sortere mellom ulike typar innkjøp. Det må utarbeidast mål og strategiar for innkjøpsarbeidet. Særleg gjeld dette innkjøp som har tydeleg samanheng med dei oppgåvene som verksemda skal løyse. Strategien for innkjøp må setjast i samanheng med verksemdas ressursar, både dei personellmessige, faglege og økonomiske. Leiaren må sjå til at planlegging av innkjøp vert sett i samanheng med verksemdas budsjett og verkemiddel som kunnskapsbygging og teknologi. Ønsket ståsted i 2017- visjon Strand kommunes anskaffelsesfunksjon skal være kjennetegnet med profesjonelle holdninger, høy kompetanse og fokus på etikk og miljø Det skal arbeides tverrfaglig og systematisk på alle nivåer i en anskaffelsesprosess og en skal ha gode prosedyrer for oppfølging av leverandører 4
Gjennom målrettet satsing skal elektroniske virkemidler som e-handel, innkjøpssystem og e-faktura brukes ved alle anskaffelser Strand kommune skal være en naturlig samarbeidspart og rådgiver for andre offentlige aktører i Ryfylke. Innkjøpssamarbeid med aktuelle aktører utvikles og forvaltes i en balanse mellom markedsmakt og samfunnsansvar Ønsket utvikling Strand kommune ønsker en utvikling på følgende områder i perioden: 1. Oppnå formålseffektive innkjøp Mål: Strand kommune sine innkjøp skal være basert på langtidsplanlegging, tidlig dialog med bruker og leverandør for best mulig å kunne dekke de aktuelle behovene som kommunen har. Starte tidlig opp med planlegging av kommunen sine vedtatte investeringer Definere kommunen sine reelle anskaffelsesbehov Stimulere til nytenking i egen organisasjon gjennom arbeidet med behovsdefinering Samarbeide med leverandørmarkedet for å finne de beste løsningene for å dekke kommunen sitt behov 2. Oppnå kostnadseffektive anskaffelser Mål: Strand kommune skal ha en rasjonell og kostnadseffektiv anskaffelsesprosess med klar og entydig arbeidsflyt som sikrer krav til dokumentasjon og internkontroll God kompetanse er en forutsetning for å gjøre offentlige anskaffelser. Dette gjelder både bestiller, innkjøpsfaglig og juridisk kompetanse. Utnytte våre stordriftsfordeler ved å koordinere innkjøp: o o Internt i kommunen I samarbeid med andre kommuner når dette er formålstjenlig Legge til rette for god konkurranse ved å utarbeide gode konkurransegrunnlag med klare krav og kriterier Innføring av Visma Innkjøpsmodul i 2015 Øke bruk av e-handel 5
Øke bruk av e- faktura Øke lojalitet til inngåtte avtaler Sikre god kontraktsoppfølging slik at vi oppnår de vilkår som er avtalt Innføre konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) i strategiperioden 3. Samfunnsansvarlige innkjøp Mål: Strand kommune skal være en krevende og konstruktiv innkjøper som skal påvirke næringslivet til å tilby løsninger med vekt på samfunnsansvar I 6 i Lov og forskrift om offentlige anskaffelser står det: «Statlige, kommunale og fylkeskommunale myndigheter og offentligrettslige organer skal under planleggingen av den enkelte anskaffelse ta hensyn til livssykluskostnader, universell utforming og miljømessige konsekvenser av anskaffelsen» Vurdere pris ut fra livssykluskostnader Kreve universell utforming Stille sosiale og etiske krav til leverandører og deres underleverandører Følge opp de etiske kravene Bidra til at kommunens leverandører følger forskrift om lønns- og arbeidsvilkår Stille miljøkrav i alle vare-anskaffelser 4. Skape tillit til kommunen som innkjøper Mål: Strand kommune skal gi profesjonell og rettferdig behandling av alle leverandører i samsvar med lov og forskrift om offentlige anskaffelser I formålsparagraf i «Lov om offentlige anskaffelser» 1 understrekes det at offentlige anskaffelser skal baseres på: «forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal og bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte». Strand kommune skal opptre med forutsigbare og balanserte kontrakter, slik at kommunen står frem som en seriøs og attraktiv kontraktspart Innkjøpsarbeidet skal være organisert med klare ansvarslinjer Kommunen skal ha gode rutiner for intern kontroll for å skjerpe etterleving av regelverket for offentlige anskaffelser, forvalte ressurser på en god måte og for å forebygge korrupsjon og feil ved offentlige anskaffelser 6
Strand kommune skal legge vekt på likebehandling av aktuelle leverandører og gi mulighet for leverandør til å bli kjent med de forhold som vektlegges ved deltakelse og tildeling av kontrakt Sammendrag fra kartleggingen av nåværende situasjon Strand kommune har pr. feb 2014 63 rammeavtaler. Ved anskaffelser i 2013 var 88% av innkjøpene foretatt gjennom rammeavtaler eller andre kontrakter. Flere mindre innkjøp kommer under terskelverdi på kr 100 000 for konkurranseutsetting og har dermed ikke avtaler. Dagens innkjøpsvolum fordelt på anskaffelses art og leverandører 1 Totaloversikt - Innkjøpsvolum/leverandører: Totalt innkjøpsvolum til drift i kroner for siste regnskapsår for virksomheten: 220 mill. Antallet aktive leverandører 960 stk. 2 Leverandøroversikt De 10 største leverandørene Strand kommune handler med (målt i kr) Prioritet Leverandør-navn Kjøp i kroner siste Finnes det skriftlig Hva kjøpes hos leverandør? etter str. regnskapsår avtale? 1 Storebrand Livsforsikring 48 mill. Ja Pensjon erstattes av KLP i 2014 2 KLP kommunekreditt 26 mill. Ja Lån, renter og avdrag 3 IVAR IKS 21 mill. Ja Vann og avløpstjenester 4 Kommunalbanken 15 mill. Ja Lån, renter og avdrag 5 Incita AS 12 mill. Ja Bemanningsoppdrag, Psykiatri 6 Statens Pensjonskasse 11 mill. Ja Pensjon 7 Lyse AS 9 mill. Ja Kraft 8 Prosjekt Felles Framtid 6 mill. Ja Institusjonsplass 9 Nordbø Maskin 5 mill. Ja Rundkjøring Jørpeland 10 Admi-senteret 4 mill. Ja Leie lokaler 3 Datagrunnlag for innkjøp av varer og tjenester: 5 største varegruppene Prioritet Varegrupper/artskonti:: Kjøp i kroner siste Antall leverandører etter str regnskapsår 1 Pensjon 60 mill. 3 2 Vedlikehold 23 mill. 10+ 3 Husleie 9 mill. 10+ 4 Kraft 9 mill. 1 5 Driftsmateriell 6 mill. 4 Handlingsplan Vedlagt følger handlingsplan for perioden 2014-2017. Handlingsplanen inneholder tiltak som må gjennomføres for å sikre oppnåelse av anskaffelsesstrategiens mål. 7
HANDLINGSPLAN FOR ANSKAFFELSESSTRATEGI 2014-2017 Handlingsplan Delmål 1: Oppnå formålseffektive anskaffelser Tiltak Aktivitet Ansvar Tidlig planlegging av Bruke økonomiplan som Bygg & vedtatte investeringer grunnlag for planlegging av Eiendom Definere kommunens reelle anskaffelsesbehov Stimulere til nytenking ved behovsdefinering Samarbeide med leverandørmarkedet for å finne de beste løsningene oppstart Kartlegge og systematisere kommunens fremtidige anskaffelser. Etablere rutiner for innmelding av behov. Bruker er med på å definere det reelle behovet. Etablere samarbeid i god tid før anskaffelsesprosessene Bygg & Eiendom Bygg & Eiendom Handlingsplan Delmål 2: Oppnå kostnadseffektive innkjøp Tiltak Aktivitet Ansvar Utnytte stordriftsfordeler ved å koordinere innkjøp Etablere samarbeid internt og med andre kommuner Øke innkjøpskompetansen i organisasjonen Ajourført intralink med informasjon om regelverk, retningslinjer og inngåtte avtaler. Intern opplæring av virksomhetsledere og bestillere. Kompetanseheving for innkjøpsansvarlig Økonomisjef Innføring av Visma innkjøpsmodul Opplæring av alle kommunens bestillere. Etablere rutiner for bestilling-varemottakfakturakontroll. Legge inn leverandørenes varekataloger. Økonomisjef 1
Øke bruk av e-handel Øke antall leverandører i e- handel Følge opp og tilrettelegge for bestillere Virksomhetsledere Øke bruk av e-faktura Leverandøraktivering Økonomiavd Øke lojalitet til inngåtte avtaler Sikre god kontraktsoppfølging Innføre konkurransegjennom- Føringsverktøy (KGV) Tydeliggjøre krav til rammeavtalelojalitet og besparelser ved bruk av avtaler. Tildele roller og ansvar i fbm. Kontraktsoppfølgingsfasen Innføres i strategiperioden for å forenkle anbudsprosessen Handlingsplan Delmål 3: Samfunnsansvarlige anskaffelser Tiltak Aktivitet Ansvar Vurdere pris ut fra Vurdering ved investeringer Bestiller livssykluskostnader Krav til universell utforming Krav i anbudskonkurranser Bygg & Eiendom Stille sosiale og etiske krav til leverandører og underleverandører Stille krav til etisk handel i anbudskonkurranser Følge opp de etiske kravene Bidra til at kommunens leverandører følger forskrift om lønns- og arbeidsvilkår Stille miljøkrav i alle vareanskaffelser Risikokartlegging og krav om egenrapportering fra leverandører. Utføres i samarbeid med Initiativ for Etisk handel. Krav i anbudskonkurranser og oppfølging av oppdrag. Krav i anbudskonkurranser og kan vektes som tildelingskriterie Innkjøps- Ansvarlig Bygg & Eiendom 2
Handlingsplan Delmål 4: Skape tillit til kommunen som innkjøper Tiltak Aktivitet Ansvar Gi profesjonell og rettferdig behandling av alle leverandører i tråd med lov og forskrift om offentlige anskaffelser Utarbeide ryddige og oversiktlige konkurransegrunnlag. Utarbeide forutsigbare og balanserte kontrakter. Kommunisere med leverandører og stå frem som en seriøs og attraktiv kontraktspart. 3