Informasjon fra styremøte i Sameiet NJB Utsikten Tr. 1 Dato: 22. okt. 2013 Sted. Havnekontoret Tidspkt.: Klokken 18:30 22:00 Deltagere: - Heidi Kristiansen - Håkon Kristiansen - Anders Sletten - William Kornmo - Runar Bakken (vara) Fravær: Oddrun Aasmundrud og Geir Aaby (begge vara) Referat fra forrige styremøte Referat fra styremøte 21. august ble sendt ut 3. sept. Det var ingen bemerkninger til dette. : Referatet fra 21.08.13 ble godkjent. Gjennomgang av regnskapet pr. 30.09.2013. : Styret tok orienteringen rundt økonomi til etterretning. Utestående husleie pr. 22. oktober : Styret følger opp utestående Budsjett 2014 Styrets leder la frem for styret et utkast til budsjett for 2014. Budsjettet er bla. basert på resultatprognosen pr. 30.09.13 og budsjettet for 2013. Det var enkelte kommentarer til budsjettutkastet, som korrigeres inn. Budsjettet vedtas rent formelt på neste styremøte i november. : Utkast til budsjett tatt til orientering Avregning av radiatorvann 201/12, Hus E, F og H2/H3 - oppsummering Fra forrige styremøte ble det besluttet at styrets leder besvarer de brevene som hadde innkommet etter avregningen i juni. Disse brevene ble sendt ut medio september. Med unntak av W. Berntsen har det ikke kommet noen reaksjoner på de utsendte brevene. Styret gjennomgikk det nye brevet fra Willy Berntsen, men kan ikke se at innholdet i dette brevet tilfører saken ny informasjon som skulle endre innholdet i styrets svarbrev av 13. sept. Styret er også usikker på om Berntsen i sitt brev er av den oppfatning at flere beslutninger i sameiet skal fattes i sameiermøte i stedet for av det demokratiske valgte sameierstyret. Henvisninger til sameiermøte og sameierens mulighet til å delta i beslutningsprosessen kan peke i en slik retning. : Styrets leder forfatter en kort tilbakemelding til Willy Berntsen.
Klage på vedtak - Kristen J. Kruge (E-03) Styret har mottatt klage fra Kristen J. Kruge vedrørende avslag på hans søknad om beplantning på sameiets fellesareal, nærmere bestemt ved å bytte ut nåværende beplantning langs vannspeil og trappeløp med søylebarlind (faxus baccata, fastigiata aurer). Da Kruge ble tilskrevet om styrets avslag ble ikke type nålebusk omtalt kun at tiltaket ikke kunne imøtekommes. Dog ble det henvist til vedtak av juni 2013 (til tidl. eier). I klagen fra Kruge er det vedlagt et bilde av en type nålebusk (Søylebarlind) som fraviker fra den nålebusken som er opplyst i vedtak av juni 2013 (Oskeladden). Styret kan ikke at de nye opplysningene endrer vedtaket fra sist. Fortsatt er styret av den oppfatning at privatisering av fellesareal ikke kan tillates, men nålebusk av type Søylebarlind har styret fortsatt ingen innvendinger til så lenge de plantes i potter på egen eiendom. : Klage på vedtak om beplantning på sameiets fellesareal tas ikke til følge av juni 2013 fastholdes, dog slik at nålebusk av type Søylebarlind kan tillates i stedet for Oskeladden (kulepunkt 4) et var enstemmig. Varamann, Runar Bakken, tiltrådte styrets vedtak Befaring av feil/mangler ved overtagelsene ute og inne Håkon K. opplyste at befaringen i slutten av juni omhandlet kun fellesarealene i husene D, K1 og H1 samt kontroll av tidligere feil/mangler i husene E, F og H2/3. I møtet i august fremla Håkon Kristiansen en feil-/mangelliste for styret som ikke fremsto som veldig avskrekkene, og hvor Obas har rettet eller holder på å rette opp disse gjenværende punktene. Overtagelsesbefaring av utomhus for trinn 2 (husene D, K1 og H1) ble gått 12.09.2013. Av overtagelsesprotokollen fremvist i møte fremgikk at det det var ytterst få punkter å utbedre. Det henvises for øvrig til utsendt kopi av overtagelsesprotokollen og tegning (mail 23. okt.) Det ble videre opplyst av Håkon K. i styremøte at kontrollbefaring for tak, fasader, fellesareal (inne/ute) samt ytre deler av parkeringskjellerne P1 og P2 skal overtas hhv. 5. og 19. nov. (endret fra 11. nov.). Fra sameiet stiller W. Kornmo og Geir Aaby. Det ble ikke opplyst når tekniske anlegg skulle overtas. : Styret tok orienteringen rundt befaringer til etterretning. Vannlekkasje primo august I fbm. voldsomt regnvær først i august lakk det inn vann i garasjen og deler av bodrom. Håkon K. opplyste at OBAS langt på vei har tettet lekkasjene med unntak av ett sted i bodarealet i P1 mot nord. Fra tidligere er det opplyst at det ikke har vært store verdier som er blitt skadet av fukt : Styret tok orienteringen rundt vannlekkasjene til etterretning. Diverse rundt driften av sameiet (skjøtsel, renhold, søppel osv.) Skjøtsel av utomhus og reklamasjon Steen og Lund Det er tidligere vedtatt at gartnerarbeidene kontrollbefares sammen med øvrige fellesarealer. Det henvises for øvrig til tidligere møtereferater samt dato for befaring, nevnt i sak nr. 7.
Søppel i fbm. brygge/badestrand Fra tidligere er kjent at det lukter fra avfallsbeholdere, og beboere etterlyser bedre renhold rundt dette. At det skal ligge i rutinene fra avfallsselskapet at beholdere skal rengjøres ser ut til å svikte. Årsaken til lukt kan peke i retning av en spalteåpning mellom beholder og brønnen i bakken hvor matavfall eller fukt/vann fra matavfall renner mellom. Hvorvidt en flens rundt kanten vil bedre forholdet er usikkert. Utbygger vært i kontakt med Namdal Ressurs (leverandør av avfallssystemet) om forholdet, og en løsning kan være å installere et kjemikalieanlegg i angjeldende containere. Denne vil da gi en liten dose ned i beholderen hver gang avkastluken åpnes. I tillegg må spylerutinene hos RDF innskjerpes og profesjonaliseres, noe som er sameiets ansvar. Punktet henger inntil sameiet har tilnærmet 100 % kontroll på lukten (Ansvar for å kontakte renovatør samt følge opp at rutiner blir fulgt settes til Håkon K.) Søppelsystem og frost Det er tidligere blitt stilt spørsmål om sameiet må leve med søppelbeholdere som fryser fast om vinteren. Utbygger har opplyst at dette er et ansvar som påhviler RDF (avfallsselskapet), og at utbygger har gjort det klart for dem at dette må utbedres i løpet av sommerhalvåret 2013. Utbygger vært i kontakt med Namdal Ressurs (leverandør av avfallssystemet) om forholdet, og tilbakemeldingen derfra er at brønnen må suges tom for vann på kalde vinterdager. Et drensopplegg foran kummen, slik at ikke overflatevann renner ned i konstruksjonen, er også noe som må vurderes. Dette må utbygger se på. Frostproblemer mellom rammer og topplokk på vinterstid må sannsynligvis ivaretas med en varmekabel i U-profil som danner anlegget for topplokket. Utbygger utreder dette. : Informasjonen tatt til etterretning. Ansvar for å følge opp ovennevnte til forholdet er i orden settes til Håkon K. Henvisning til leilighetsnr. i brannsentral/brannøvelse Håkon Kristiansen opplyste at Otera har programmert brannsentralene slik at H-nummer vises i display ved alarm, samt hengt opp en oversikt som viser tilhørende leilighet i hht. prospekt samt seksjonsnummer. Fortsatt gjenstår å henge opp en orienteringsplan (O-plan), men denne skal visstnok komme plass i inneværende uke (uke 43) Ad. brannøvelse opplyste Håkon K. at denne da ville finne sted i november. Serviceavtale garasjeport Det har i tidligere styremøter vært diskutert hvorvidt det var interessant å få etablert en serviceavtale på garasjeportene i og med tendenser til slitasje samt at garantitiden var i ferd med å løpe ut (3 år). I møte opplyste Håkon at motor til garasjeport har brent og således er byttet. Håkon K. hadde også medtatt et tilbud på serviceavtale på garasjeportene med kr. 1.200,- /port / år (ekskl. mva). Styret mente dette ikke var noe ublu pris og ønsket at det ble inngått serviceavtale. Serviceavtale inngås snarest. Referat fra sameiermøte (valgkomité)
Saken løst diskutert uten noen konklusjon. Må forberedes noe mer. Saken ble ikke behandlet, men inntas som sak på et senere styremøte Rømningsdører Fra tidligere er det opplyst fra William Kornmo at enkelte rømningsdører hadde feil slagretning. Bl.a. ble det opplyst at dører i samme rømningssluse slo hver sin vei og at klassifiseringen ikke stemte overens med forskriftskravet. Utbyggers brannrådgiver har gjennomgått de påståtte feilene, samt gjennomført 3. parts kontroll av Roar Jørgensen AS. Det ble avdekket enkelte feil mht. retningsavgivelse på rømningsskilt, men forholdene skal nå være brakt i orden eller vil bli det i løpet av kort tid. Saken følges opp av Håkon Kristiansen, og med statusrapport i neste møte Lys i bodrom William Kornmo opplyste i styremøte at forholdet nå er brakt i orden i og med oppsett av ekstra lysbryter ved dør. Hva angår luftavfukter, som henger i hodehøyde med tilhørende fare for beboere å skade seg på, er intet gjort. Håkon Kristiansen opplyste imidlertid at aggregat er polstret. I tillegg er lysbryter ved dør flyttet (nevnt over) slik at bevegelse i nærheten av aggregat anses som lite aktuelt. Lekkasje i kulvert til K1 William Kornmo opplyste i styremøte at det var svært glatt i kulverten fra garasjen og frem til Bygg K1. Håkon K. opplyste at OBAS har startet med søk etter lekkasjestedet, men det er pt. ikke kjent hvor denne lekkasjen kom fra. Det ble opplyst i styremøte at Obas har gjennomført tiltak, og at lekkasjer ikke har forekommet i dette området på en stund. Ståldører fra bl.a. garasjen William Kornmo og flere andre styremedlemmer opplyste i styremøte at ståldørene inn og ut av garasjen er ekstremt tunge å åpne samt at de lukker seg med et «brak». Flere mente årsaken kunne bero på feil innsetting av dørene eller at dørpumper er av det billige slaget. Enkelte mente også at kraften på dørene kunne være direkte skadelig på små barn om de fikk armer eller bein i klemme. Håkon K. og William Kornmo opplyste at dørene var justert, men ikke tilstrekkelig. W. Kornmo fremholdt at kravet til åpningskraft maksimalt skal være 2 kg. (20 Nm.). Mye tyder på at man, på mange dører i fellesarealene, må bruke mer kraft enn dette. Sameiet ønsker nå at Obas kommer «på banen» slik at dette blir løst «en gang for alle». Utbygger og Obas bringer forholdet i orden snarest. Ansvar Håkon K. Levegg Signe Winter status I hht. tidligere vedtak må levegg ved leiligheten til Signe Winther fjernes. Winther ble tilskrevet 5. september med frist til 1. oktober med å fjerne leveggen. Pr. møtedato er kravet ikke etterkommet. Styret ønsket å gi Winther en ny kort frist til å etterkommen kravet fra styret. Styret tilskriver Winther med beskjed om å rive leveggen innen 1. nov. Ansvar for å tilskrive Winther settes til Anders Sletten.
Skyting med softgun på Brygga Eier av leilighet hvor det var grunn til å anta at skytingen hadde kommet fra, er tilskrevet. Etter hva styret har fått opplyst har det ikke forekommet nye tilfeller av skyting etter dette. Lysbryter bak dør Det er kommet inn melding til styret om at lysbryter til bod i P1 er plassert bak døren (når denne åpnes). Utbygger utbedrer dette (speilvende dør, evt. trådløs bryter på rett side). Utbygger opplyste i møte at dette blir utført i uke 43. Diverse feil/mangler i hht. skriv fra W. Kornmo William Kornmo orienterte om at det pågikk et positiv dialog med utbygger rundt noen forhold Kornmo mener ikke er ikke teknisk forskrift fra 2007 med tilhørende veiledning. Styremøtet gjennomgikk ikke i detalj utbyggers svar på flere punkter og Kornmo sine kommentarer til disse, men konstaterte at det er en positiv fremdrift mht. å avklare spørsmålene. Utbyggers kommentarer og Kornmo sine svar på disse tatt til etterretning Krav om EO sameiermøte Flere beboere har tilskrevet styret med krav om ekstraordinært sameiermøte. Bakgrunnen er ønske om at valgkomite kommer på plass som vedtektsendring. Eierseksjonslovens 34, siste ledd, siste punktum sier: «Innkallingen skal bestemt angi de saker som skal behandles i sameiermøtet. Skal et forslag som etter loven eller vedtektene må vedtas med minst to tredjedels flertall kunne behandles, må hovedinnholdet være angitt i innkallingen». Ut fra ovennevnte mener styret at det bør fremsettes et konkret forslag til endring av vedtektene, et forslag som det kan voteres over. Det bør også fremsettes forslag til medlemmer av valgkomitéen, eventuelt forslag til leder hvis leder skal velges særskilt. Styret mente at dette bør meldes tilbake snarest mulig, samtidig som det meddeles at styret raskt vil kunne innkalle til ekstraordinært sameiermøte så snart mer konkrete forslag foreligger. Videre er det slik at styret kan fremme egne forslag, som eventuelt kan være bearbeidede versjoner av det som er «meldt inn». Ansvar for å melde tilbake til beboere settes til A. Sletten Forslag fra Willy Berntsen om måler i tilknytning til radiatorvann Styret har mottatt forslag fra Willy Berntsen som ønsker/krevet at sameiet monterer strømmåler i fbm. sameiets «fyrkjele». Slik systemet er prosjektert/montert kan styret vanskelig forstå hva en slik undermåler skal gi svar på når hver seksjon har egen måler og «reststrømmen» da er å anse som felleskost. En undermåler bør som et minimum gi en kostnadsbesparelse for sameiet slik at investeringen kan forsvares.
W. Kornmo ønsket å undersøke saken direkte med Berntsen slik at ny, relevant informasjon kan tillegges saken ved en evt. ny behandling. Styret fant å støtte et slikt initiativ. Strømmåler (undermåler) monteres foreløpig ikke I den grad Kornmo mottar ny relevant informasjon behandles saken på nå. Kort info fra utbygger ang. Bygg A, B og C, Bygg I samt Hagebyen Håkon K. opplyste at salget av Husene A, B og C pågår for fullt. Oppstart av byggearbeidene vil avhenge av et tilstrekkelig antall salg. Pr. møtedato er det solgt 7 av 39 leiligheter i dette trinnet. I Hus I er 24 av 37 leiligheter solgt. Byggingen her er i hht. fremdriftsplanen For Hagebyen er det i følge Håkon K. solgt kun 1 leilighet. Styret tok informasjonen til etterretning.