Konkurranse med forhandling etter FOA del I og II

KONKURRANSEGRUNNLAG Konkurranse med forhandling etter FOA del I og II Utredning kommunestruktur Oppdragsgiver: Ofoten regionråd Tilbudsfrist: 03.03.2014 kl. 12:00

Innhold 1 KORT OM OPPDRAGET OG KONKURRANSEN... 3 1.1 OPPDRAGSGIVER... 3 1.2 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON... 3 1.3 KONTRAKTENS OMFANG... 3 1.4 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 3 1.5 KUNNGJØRING... 3 1.6 TILLEGGSOPPLYSNINGER... 3 1.7 RETTELSER, SUPPLERINGER ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET... 3 1.8 OFFENTLIGHET... 4 2 KRAVSPESIFIKASJON... 4 2.1 BESKRIVE GJELDENDE RETT OG PROSEDYRER... 4 2.2 KOMMUNESTRUKTUR OFOTEN... 4 2.3 UTFORDRINGSNOTAT... 4 2.4 KOMMUNESTRUKTUR ETS OG HARSTAD... 5 2.5 LEVERANDØRENS ANBEFALINGER... 5 2.6 SKISSE TIL LØSNING AV OPPDRAGET... 5 2.7 ØKONOMI... 5 2.8 OPPDRAGSGIVER PLIKTER:... 5 2.9 AVLEVERING... 5 3 KRAV TIL LEVERANDØR... 6 3.1 GENERELT OM KVALIFIKASJONSKRAV... 6 3.2 OBLIGATORISKE OG UFRAVIKELIGE KRAV... 6 3.3 LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING... 7 3.4 LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET... 7 3.5 LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER... 7 4 KRAV TIL TILBUDET... 7 4.1 TILBUDETS UTFORMING OG LEVERING... 7 4.2 TILBUDSFRIST... 8 4.3 INNLEVERINGSSTED... 8 4.4 VEDSTÅELSESFRIST... 8 4.5 FORBEHOLD... 8 4.6 KOMPLETT TILBUD SKAL BESTÅ AV... 8 5 OPPDRAGSGIVERENS BEHANDLING AV TILBUDENE... 8 5.1 REGISTRERING AV TILBUD... 8 5.2 TILBUDSÅPNING... 9 5.3 AVVISNING AV LEVERANDØRER... 9 5.4 AVVISNING AV TILBUD... 9 5.5 UTSKRIFT AV ANSKAFFELSESPROTOKOLLEN... 9 5.6 AVVISTE OG FORKASTEDE TILBUD... 9 6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN... 9 6.1 AVLYSNING OG TOTALFORKASTELSE... 9 6.2 GJENNOMFØRING AV KONKURRANSE MED FORHANDLING... 9 6.3 UTVELGELSESKRITERIER... 10 6.4 INNSTILLING PÅ TILDELING AV KONTRAKT... 10 2

1 KORT OM OPPDRAGET OG KONKURRANSEN 1.1 Oppdragsgiver Ofoten regionråd (oppdragsgiver) innbyr til konkurranse med forhandling vedrørende utredning kommunestruktur. Navn Ofoten regionråd Postadr Boks 61, 8539 Bogen i Ofoten E-post post@ofotraadet.no Telefon 76984300 / 90996134 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson Navn: Sigbjørn Astrup Postadresse: Boks 61, 8539 Bogen i Ofoten E-post: post@ofotraadet.no Telefon: 90996134 Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.3 Kontraktens omfang Avtalen skal sikre en kvalitativ god utredning og et forsvarlig beslutningsgrunnlag om framtidig kommunestruktur. 1.4 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen skjer i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II. Valgt prosedyre er konkurranse med forhandling. Dette innebærer at tilbyderne umiddelbart etter innlevering av tilbud blir invitert til forhandling om tilbudet hver for seg. 1.5 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin 22.01.2014. 1.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han be skriftlig om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Hvis forespørsel om tilleggsinformasjon i tilknytning til konkurransegrunnlaget er framsatt i tilstrekkelig tid før tilbudsfristens utløp, skal oppdragsgiverens svar sendes samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget. 1.7 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer i konkurransegrunnlaget skal umiddelbart sendes til samtlige som har mottatt konkurransegrunnlaget. 3

1.8 Offentlighet 1.januar 2009 trådde ny offentlighetslov i kraft. Lovendringen innebærer at Leverandørens tilbud og protokoller bare kan unntas offentlighet fram til oppdragsgiver har fattet vedtak om tildeling av kontrakt, jfr. FOA 3-5. Etter dette tidspunkt er det likevel mulig å unnta noen bestemte opplysninger. På forespørsel skal tilbydere levere tilbud hvor det som anses som forretningshemmeligheter er sladdet. Oppdragsgiver har en selvstendig plikt til å vurdere hvilke opplysninger som skal unntas, jf. FOA 3-6. 2 KRAVSPESIFIKASJON Det skal avgis en utredning som minimum omfatter følgende forhold: 2.1 Beskrive gjeldende rett og prosedyrer En faktabasert framstilling om hvilke regler og virkemidler som er gjeldende ved endringer av kommunestruktur. Framstillingen skal kunne benyttes som informasjonsgrunnlag for beslutningstakere og som informasjon ved høringer o.a. 2.2 Kommunestruktur Ofoten Det vises til kommunestyrevedtak fra h.h.v. Ballangen, Evenes, Narvik og Tysfjord kommuner, jf. vedlegg. På bakgrunn av vedtakene skal det: - Beskrive ulike alternativer for sammenslåinger av de fire aktuelle kommunene. - Beskrive begrunnet økonomisk og kvalitetsmessig potensial knyttet til ulike alternative kommunesammenslåinger. - For alle alternativer skal også tilhørighet til fylke og konsekvenser ved endret fylkesgrense belyses. - Beskrive fordeler og ulemper ved ulike modeller, hvilke kommuner bør slåes sammen. - Beskrive demokratiske utfordringer, omtale ulike alternative modeller for å ivareta demokratiaspektet. - Peke på evt. samfunnsmessige konsekvenser av foranstående alternativer. Det forutsettes tilstrekkelig involvering fra kommunene til at aktuelle problemstillinger er belyst og at framstillingen er basert på et forsvarlig faktagrunnlag. 2.3 Utfordringsnotat Utfordringsnotat fra leverandør til politisk nivå i kommunene i Ofoten hvor de: - Utfordres til å definere intensjoner for tjenestenivå og struktur på tjenesteproduksjon ved eventuell endret kommunestruktur. - Utfordres til å anbefale politisk styringsmodell. 4

Hensikten er dette skal være del av grunnlaget som innbyggerne skal inviteres til å uttale seg om gjennom høringer, informasjonsmøter og grunnlag for eventuell folkeavstemming. Tidshorisont for å uttale ambisjonsnivå for effekt på kommunale tjenester settes til de kommende fem år etter eventuell sammenslåing. 2.4 Kommunestruktur ETS og Harstad Det vises til kommunestyrevedtak fra Evenes kommune. Denne delen av utredningen forutsettes å være en faktabasert og teoretisk framstilling med samme hovedelementer som i pkt. 2.1. Ettersom det kun er Evenes kommune som har dette vedtaket, forutsettes ikke involvering fra andre kommuner enn Evenes kommune. 2.5 Leverandørens anbefalinger Leverandøren bes gi sine anbefalinger når det gjelder: Kommunestruktur Ofoten. Kommunestruktur ETS og Harstad. Leverandøren bes også om å gi sine begrunnede anbefalinger om den den videre prosessen etter at utredningen er avgitt, og foreslå tidsplan og milepæler. 2.6 Skisse til løsning av oppdraget Som del av tilbudet skal det presenteres en skisse til hvordan Leverandøren ser for seg å løse oppdraget. Leverandøren står her fritt til å anbefale tatt inn elementer som ikke inngår i foranstående. Skisse til løsning vil være del av utvelgingskriteriene. 2.7 Økonomi Tilbudet skal omfatte alle de kostnader som leverandøren har med oppdraget, dette være seg reiseutgifter, utgifter forbundet med innhenting av informasjon og andre produksjonskostnader. Dette medfører at slike kostnader bør framgå av Skisse til løsning av oppdraget. Oppdraget honoreres når dette er gjennomført i.h.t. kravspesifikasjonen. 2.8 Oppdragsgiver plikter: Oppdragsgiver plikter å være tilgjengelig for nødvendige avklaringer underveis i utredningen. 2.9 Avlevering Utredningen skal avgis i Wordformat, og oppdragsgiver og kommuner som omfattes av utredningen har rett til å benytte deler av denne i sin interne og eksterne kommunikasjon. 5

3 KRAV TIL LEVERANDØR 3.1 Generelt om kvalifikasjonskrav Kravene skal sikre at leverandøren er i stand til å kunne oppfylle forpliktelsene i kontrakten. Oppdragsgiveren skal ta hensyn til leverandørens berettigede interesser når det gjelder beskyttelse av tekniske og forretningsmessige hemmeligheter vedrørende deres foretak. Der leverandøren har gyldige grunner til ikke å kunne fremlegge den dokumentasjon som oppdragsgiveren har bedt om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med ethvert annet dokument som oppdragsgiveren kan akseptere. Dersom leverandøren har slik gyldig grunn, skal leverandøren ta skriftlig kontakt med oppdragsgiveren for å få klarlagt hvilken annen dokumentasjon som kan aksepteres. NB! Samtlige av kvalifikasjonskravene skal oppfylles og dokumenteres. 3.2 Obligatoriske og ufravikelige krav Kun de tilbydere som tilfredsstiller de nedenstående kvalifikasjonskrav vil bli vurdert som leverandør. Skatteattester: Krav Tilbyder må være à jour med innbetaling av skatter og avgifter. Tilbydere skal dokumentere dette med attester som ikke er eldre enn 6 måneder. For utenlandske leverandører: Bevis for å ha oppfylt sine forpliktelser vedrørende innbetaling av trygdeavgifter, skatter og avgifter i samsvar med lovbestemmelser i den stat hvor leverandøren er etablert, eller i Norge. Dokumentasjon Skatteattest for skatt Skatteattest for merverdiavgift (skjema RF- 1244) Det anses tilstrekkelig med attest utstedt av vedkommende myndighet i leverandørens hjemstat. Når leverandørens hjemstat ikke utsteder slike dokumenter eller attester, kan de erstattes av en erklæring avgitt under ed eller forsikring av den aktuelle personen overfor en retts- eller forvaltningsmyndighet, en notarius publicus eller en annen kompetent myndighet i hjemstat. Leverandører med ikke-godkjente anmerkninger i skatteattester vil bli avvist. Attestene skal foreligge ved tilbudsfristens utløp, og ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. HMS-egenerklæring: Krav Leverandøren må ha et fungerende HMSsystem. Egenerklæring skal foreligge innen tilbudsfristens utløp. Dokumentasjon Utfylt HMS-egenerklæring (skjema for HMSegenerklæring følger som vedlegg) 6

3.3 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Det kreves at tilbyderen er et lovlig etablert foretak. Dokumentasjon Firmaattest 3.4 Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Krav Det kreves at leverandøren har evne til å gjennomføre oppdraget i tråd med oppdragsgivers behov og har erfaring fra lignede oppdrag. Tilbyder må ha tilfredsstillende soliditet, slik at oppdragsgiver kan føle seg trygg på at han kan overholde kontraktbetingelsen. Det kreves tilfredsstillende soliditet for de 2 siste år. Dokumentasjon Foretakets siste 2 årsregnskap med årsberetning. Dersom det finnes opplysninger av nyere dato, som har relevans til foretakets regnskapstall, og som ikke fremgår av offentlige registre, forplikter leverandøren å informere om og dokumentere også dette. For eksempel for det tilfelle at tidligere års regnskap er misvisende, og ikke representativt, i forhold til leverandørens soliditet og økonomiske gjennomføringsevne på tidspunkt for tilbudsfrist og avtaleperiode. 3.5 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav 1) Det kreves relevant erfaring fra tilsvarende oppdrag. 2) Det kreves meget god gjennomføringsevne for oppdraget. Dokumentasjon Følgende dokumentasjon skal foreligge i tilbudet: En liste/oppstilling over de viktigste leveranser eller utførte tjenester de siste tre år, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt, samt navnet på den offentlige eller private mottaker. Tilbyder bes beskrive egen organisasjon og gi ei vurdering av evne til å gjennomføre oppdraget. 4 KRAV TIL TILBUDET 4.1 Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert, undertegnet og stemplet med firmaets navn 2. Tilbudet skal leveres på norsk 3. Konvolutten skal merkes: Anbudskonkurranse kommunestruktur 4. Tilbudet skal oversendes i lukket forsendelse 5. Tilbyders navn skal ikke framgå av forsendelsen slik at oppdragsgiver kan identifisere leverandøren uten å åpne forsendelsen. 6. Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes per post. Det er leverandøren som har risikoen for om forsendelsen er oppdragsgiver i hende før tilbudsfristens utløp. For sent innkomne tilbud vil bli avvist 7. Tilbudet kan ikke avgis med elektronisk middel. NB! Tilbudsforsendelse som ikke er i henhold til pkt. 4 over vil bli avvist. 7

4.2 Tilbudsfrist Tilbudet må være oppdragsgiver i hende innen 03.03.2014 kl. 12:00. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 4.3 Innleveringssted Tilbudet bes sendt/innlevert til: Ofoten regionråd Boks 61 8539 Bogen i Ofoten 4.4 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende i 3 -tre- måneder fra tilbudsfrist. 4.5 Forbehold Det er anledning til å ta forbehold dersom de ikke er vesentlige. Tilbud som inneholder forbehold utover dette, vil bli avvist. Forbehold skal klart fremgå i tilbudsbrevet for å være gyldige. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiveren kan vurdere disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne, vil kunne føre til at anbudet anses som ufullstendig og blir avvist. 4.6 Komplett tilbud skal bestå av Tilbudsbrev. Eventuelle forbehold skal tydelig fremkomme i tilbudsbrevet Dokumentasjonskrav på kvalifikasjoner, jf. punktene: 3.2 Obligatoriske krav til leverandør 3.3 Leverandørs organisatoriske og juridiske stilling 3.4 Leverandørs økonomiske og finansielle kapasitet 3.5 Leverandørs tekniske og faglige kvalifikasjoner Beskrivelser/dokumentasjon for kvalitet, 2.6 Skisse til løsning av oppdraget Evt Referanser Annet 5 OPPDRAGSGIVERENS BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1 Registrering av tilbud Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. På anmodning skal oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 8

5.2 Tilbudsåpning Det vil ikke bli avholdt offentlig tilbudsåpning. Det føres protokoll fra tilbudsåpningen. Leverandørene har ikke rett til å være tilstede under åpningen. Under åpning vil det være tilstede to av oppdragsgivers ansatte. 5.3 Avvisning av leverandører Oppdragsgiver har plikt til å avvise leverandører som ikke har sendt inn etterspurt dokumentasjonskrav innen tilbudsfristens utløp. Det samme gjelder for de leverandører som ikke oppfyller fastsatte og kunngjorte kvalifikasjonskrav. 5.4 Avvisning av tilbud Obligatoriske avvisningsgrunner Oppdragsgiveren plikter å avvise tilbudet når det: a) ikke er levert innen fastsatt frist b) Ikke er levert i samsvar med pkt. 4.1 c) inneholder avvik fra konkurransegrunnlaget som er i strid med FOA 11-3 d) på grunn av forbehold eller feil, uklarheter, ufullstendigheter eller lignende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene Valgfrie avvisningsgrunner Oppdragsgiver kan avvise tilbudet når det: a) ikke inneholder alle de opplysninger, oppgaver, prøver mv. som er forlangt b) ikke oppgir prisen slik som forutsatt i konkurransegrunnlaget c) virker unormalt lavt i forhold til produktet som tilbys 5.5 Utskrift av anskaffelsesprotokollen Leverandørene vil ikke få tilsendt utskrift av anskaffelsesprotokollen 5.6 Avviste og forkastede tilbud Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 6 AVGJØRELSE AV KONKURRANSEN 6.1 Avlysning og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. jf. forskriftens 13-1. 6.2 Gjennomføring av konkurranse med forhandling Denne konkurransen følger forskriften del I og II og gjennomføres som konkurranse med forhandlinger. Ved konkurranse med forhandling er det tillatt å forhandle om alle sider ved tilbudet. Gjennomføring av prosedyren konkurranse med forhandling reguleres i hovedsak av de grunnleggende prinsippene om 9

konkurranse, likebehandling, ikke-diskriminering, god forretningsskikk, etterprøvbarhet og fortuberegnelighet. For forhandlinger etter forskriftens del II er 11-8 sentral. Denne konkurransen gjennomføres som en ett trinns prosedyre. Det betyr at alle interesserte gis anledning til å innlevere et tilbud. Leverandørene sender inn dokumentasjon på at de er kvalifisert samtidig med tilbudet. Formålet med forhandlingene er å tilpasse tilbudene til tildelingskriteriene og dermed skaffe et best mulig sluttprodukt for oppdragsgiver. Før forhandlingene kan starte vil oppdragsgiver ta stilling til om leverandøren er kvalifisert, jf kravene i grunndokumentet kap. 3, Krav til leverandør. Alle kvalifiserte tilbydere blir innkalt til forhandlinger. Forhandlingene skal gjennomføres ved at hver enkelt tilbyder gis mulighet til muntlig å redegjøre for sitt tilbud. Oppdragsgiver vil samtidig gi konkrete tilbakemeldinger til tilbudet og leverandøren gis mulighet til å levere revidert skriftlig tilbud til fastsatt tilbudsfrist. Denne tidsfristen vil være felles for alle som er med i forhandlingsrunden. Revidert tilbud må være levert innen tidsfristen og følger for øvrig Forskriftens 11-11. 6.3 Utvelgelseskriterier I konkurransen vektes pris og kvalitet på følgende måte: Pris 40 % Kvalitet 60 % De forhold som vektes under kvalitet kommer fram under punkt 2.6 og referanser fra liknende oppdrag. Kvalitetsindikatorene blir vurdert etter følgende skala: Karakter Kvalitativ beskrivelse 1 Mangelfull oppfylling av krav tilbud avvises 2 Løsningen/produktet noe over minimumskrav 3 God løsning/produkt 4 Meget god løsning/produkt Disse vektes slik: Forslag til løsning: 40 % Referanser liknende oppdrag: 20 % 6.4 Innstilling på tildeling av kontrakt Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, skal skriftlig meddeles samtidig til alle deltakerne i rimelig tid før kontrakt inngås. Med kontrakt er inngått menes tidspunkt for undertegning av kontrakt av begge parter. Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse for valget og angi frist for leverandøren til å klage over beslutningen (karenstid). 10