MØTEINNKALLING Utvalg: Administrasjonsutvalget Dato: 08.06.2017 Møtested: Møterom Randaberg Tid: 14:00 SAKSLISTE Utvalgssakstype/nr. Arkivsaksnr. Tittel PS 11/17 14/1664 Sentrale forhandlinger - Hovedtariffavtalen PS 12/17 16/437 Lærlinger og lærekandidater PS 13/17 17/1323 Sykefravær 2017 PS 14/17 17/1328 Bemanningssituasjonen 2017 PS 15/17 17/1488 Eventuelt PS 16/17 17/1489 Godkjenning av protokoll Forfall meldes snarest til utvalgssekretær. Varamedlemmer møter kun etter nærmere innkalling.
Saksframlegg Arkivsak: 14/1664-6 Sakstittel: SENTRALE FORHANDLINGER - HOVEDTARIFFAVTALEN K-kode: 515 Saken skal behandles av: Administrasjonsutvalget Rådmannens tilråding til vedtak: ::: &&& Sett inn innstillingen under ( ikke slett denne linjen) &&& Administrasjonsutvalget tar saken til orientering. ::: &&& Sett inn innstillingen over ( ikke slett denne linjen) &&&... &&& Sett inn saksutredningen under ( ikke slett denne linjen) &&& Grunnlagsdokumenter: http://www.ks.no/globalassets/blokker-til-hvert-fagomrade/arbeidsgiver/tariff-lov--ogavtaleverk/resultat-2017-vedlegg-til-protokoll.pdf Bakgrunnen for saken: I 2017 har de sentrale parter forhandlet frem ett mellomoppgjør, og ble enige om dette 27.04.17. Det fremforhandlede resultatet var i stor grad i tråd med det som fremkom i hovedtariffoppgjøret 2016. Det anbefalte forhandlingsresultatet skal behandles i partenes styrende organer innen 1.6.17. Saksopplysninger: De viktigste elementer i oppgjøret er: En årslønnsvekst på 2.4 prosent. Dette er i tråd med den rammen som tidligere er fremforhandlet mellom NHO og LO i år i privat sektor. Sentrale tillegg gjeldende pr 1.7.17 - jfr tabell som fremkommer i henvisning til grunnlagsdokument. Lokale tillegg i kapittel 4: 0.9 % gjeldende fra 1.8.17 Ledere i kapittel 4: 2 % pr 30.04.17 tillegg gjeldende fra 1.7.17. Stillingsgruppene med krav om høyskole-/ universitetsutdannelse blir samordnet pr 1.7.17 (kapittel 4b og 4c)
Lokale forhandlinger kapittel 4 gjennomføres innen 15.10.17, og frist for å melde inn eventuell anke er 1.11.17 Det skal gjennomføres lokale forhandlinger for kapittel 3, 4 og 5 i løpet av høsten. Lokale forhandlinger skal gjennomføres innenfor en økonomisk ramme hvor det tas hensyn til kommunens økonomiske ramme, krav til effektivitet og lønnsutvikling i KSområdet og andre sammenlignbare tariffområdet. Det innkalles til drøftingsmøte med tillitsvalgte ihht gjeldende kommunens rutiner og HTA. Rådmannens vurdering: Forhandlingsresultatet er innenfor budsjetterte lønnsrammer for inneværende år. Saksbehandler: Kristin Bø Haugeland Tjenesteområdesjef: Hvilke planer har dette konsekvenser for: Særutskrift:... &&& Sett inn saksutredningen over ( ikke slett denne linjen) &&&
Saksframlegg Arkivsak: 16/437-9 Sakstittel: LÆRLINGER OG LÆREKANDIDATER K-kode: 410 Saken skal behandles av: Administrasjonsutvalget Rådmannens tilråding til vedtak: ::: &&& Sett inn innstillingen under ( ikke slett denne linjen) &&& Administrasjonsutvalget tar saken til orientering. ::: &&& Sett inn innstillingen over ( ikke slett denne linjen) &&&... &&& Sett inn saksutredningen under ( ikke slett denne linjen) &&& Bakgrunnen for saken: Randaberg kommune har økt fokus på rekruttering av lærlinger, og det legges frem en orientering for administrasjonsutvalget i forbindelse med rekruttering av nye lærlinger til høsten 2017. Saksopplysninger: I forbindelse med budsjett 2017 er det økt med to læreplasser - fra 12 til 14 læreplasser. Disse læreplassene er fordelt med 7 plasser for 1. års lærlinger og 7 plasser for 2 års lærlinger. Kommunens målsetning om to læreplasser pr 1.000 innbygger er i trådt med KS Rogaland sine målsetninger. Ut fra dagens folketall skulle dette gi 21-22 læreplasser totalt sett. Status våren 2017: Vi har pr. 01.05.2017 12 lærlinger i Randaberg kommune, en sluttet 31.03.2017 og er dermed ikke med i tellingen. En annen slutter 31.05.2017 og en vil fra 01.06.2017 ha 11 lærlinger. Det er gitt tilbud til 7 nye lærlinger som skal starte opp høsten 2017 5 helsefag og 2 barne- og ungdom.
Seks lærekontrakter slutter i løpet av våren/sommeren med fagprøve, så fra høsten 2017 vil det totalt være 12 lærlinger i kommunen (1 og 2 års lærlinger) fordelt på 2 barne- og ungdom og 10 helsefag. Dette er to færre enn kommunestyrevedtaket, og skyldes at to har sluttet uten å gå ut normert læretid. Det er mulighet for en lærling inn via utplassering som institusjonskokk, da vil vi ha en ledig læreplass. Det er ingen på listen over elever med ønske om læreplass innen barn- og ungdom eller helsefag som er fra Randaberg. Fremtidig rekruttering av lærlinger: Randaberg kommune har de siste 10 årene vært med i et KS-støttet prosjekt som heter «Aksjon bli helsefagarbeider» der vi sammen med Stavanger, Sandnes, Sola og SUS har reist rundt og holdt en demonstrasjon/foredrag til alle 10 klassinger, og de på VG1 og VG 2 helsefag på videregående skole. Vi har i de senere årene også hatt med oss barne- og ungdomsarbeider slik at det har mer vært en aksjon om å bli fagarbeider. Dette prosjektet er nå nedlagt lokalt, og fra neste års rekruttering deltar kommunen på noe som heter «Fagsafari» som skal være for samme ungdomsgruppe. Vi ser fram til det og håper det blir et godt alternativ til «Bli helsefagarbeider». Andre lærefag: Det arbeides aktivt med å få på plass andre lærefag i kommunen. For å få godkjenning som lærebedrift for nye fagområder må vi ha fagfolk som kan være instruktører og faglige ledere. Læreplassen må kunne tilby opplæring i alle kompetansemålene som ligger i fagplanen til det bestemte faget. Det tar noe mer tid før en har alt på plass, og en må alternativt samarbeide med andre kommuner/ andre arbeidsplasser for å kunne dekke alle fagområder i opplæringsplanen for faget. Rådmannens vurdering: Det arbeides aktivt for å få lærlinger i tråd med budsjetterte læreplasser. Når det gjelder videre utvidelse av antall læreplasser så vil en komme tilbake til dette i budsjett for 2018 og økonomiplan. Saksbehandler: Kristin Bø Haugeland Tjenesteområdesjef:... &&& Sett inn saksutredningen over ( ikke slett denne linjen) &&&
Saksframlegg Arkivsak: 17/1323-1 Sakstittel: Sykefravær 2017 Saken skal behandles av: Administrasjonsutvalget Rådmannens tilråding til vedtak: K-kode: 461 ::: &&& Sett inn innstillingen under ( ikke slett denne linjen) &&& Administrasjonsutvalget tar saken til orientering. ::: &&& Sett inn innstillingen over ( ikke slett denne linjen) &&&... &&& Sett inn saksutredningen under ( ikke slett denne linjen) &&& Bakgrunnen for saken: Rådmannen vil med dette legge frem tall for sykefravær 1. kvartal 2017 på overordnet nivå totalt pr år, og pr tjenestedsområde for aktuelt kvartal. Tidligere er slike tall kun lagt frem for AMU, men en finner det riktig at kommunens administrasjonsutvalg får saken til behandling. Saksopplysninger: Sykefraværstall for 1. kvartal 2017 er totalt på 11 %. Dette er et høyt sykefravær totalt sett og i forhold til sammenlignbare kommuner. Denne saken gir en status over sykefraværet totalt pr år samt en oversikt over utvikling pr tjenestedsområde for det aktuelle kvartal. Fravær fordelt pr kvartal og per år: År 1. kvartal 2. kvartal 3.kvartal 4. kvartal SUM 2010 7,6 6,8 7,1 7,5 7,2 2011 8,5 8,0 7,2 7,4 7,9 2012 8,2 6,4 6,0 7,8 7,3 2013 7,9 6,8 5,9 7,9 7,2 2014 8,3 8,2 6,5 8,0 7,8 2015 8,7 8,4 6,9 8,0 7,6 2016 9,5 8,5 6,7 9,5 8,2 2017 11,0
Som oversikten viser så varierer fraværet over tid. Den totale prosenten for 2016 var imidlertid høy i forhold til sammenlignbare kommuner i regionen. For 4. kvartal 2016 var det en økning på hele 1.5 prosentpoeng sammenlignet med samme kvartal året før. Tilsvarende økning ser en i 1. kvartal i 2017 sammenlignet med samme kvartal i 2016. Fravær for 1. kvartal fordelt pr tjenestested: 1.kv 2011 1.kv 2012 1.kv 2013 1.kv 2014 1.kv 2015 1.kv 2016 1.kv 2017 Totalt 8,5 7,8 7,9 8,3 8,9 9,5 11,0 Hopp Helse 9,6 9,9 11,0 9,1 9,5 11,3 14,7 Renhold 13,5 9,0 6,5 12,5 16,6 10,1 16,9 Skole 6,6 6,0 6,3 6,5 7,5 7,5 8,0 HOPP barnehager 12,9 11,1 11,0 13,3 13,1 13,3 15,9 Første kvartal er erfaringsmessig det kvartalet som har høyest fravær i løpet av året. I dette kvartalet inngår som regel influensasesongen. Oversikt over utviklingen innenfor de ulike tjenestestedsområdene: Rådmannens vurdering:
Rådmannen ser alvorlig på det høye sykefraværet og den negative utviklingen som har vært over tid. Det vil bli iverksatt ulike tiltak som kan påvirke sykefraværet på kort og lang sikt. En er imidlertid kommet lagt i 2. kvartal 2017 så når denne fraværsoversikten foreligger vil det være viktig å få kartlagt om den økningen som en har sett i 4. kvartal 2016 og 1.kvartal 2017 fortsetter. Det er gjort følgende tiltak: Sak om sykefraværet er behandlet i rådmannens sjefsgruppe Saken legges frem for administrasjonsutvalget 8.6.17 Saken legges frem for arbeidsmiljøutvalget 15.6 Saken legges frem for samarbeidsutvalget for tillitsvalgte 15.6 Det har vært møte med NAV arbeidslivssenter 23.5 for å avdekke hvilken bistand som de kan gi oss i denne situasjonen Andre tiltak som vil bli vurdertsom aktuelle på kort/ lang sikt: Det vil bli arrangert en IA-samling for ledere, tillitsvalgte og verneombud rett over sommerferien hvor en vil ha fokus på ulike tiltak/ områder som en kan arbeide mer målrettet med for å forebygge sykefravær eller redusere fravær Ha en gjennomgang av de tiltak som allerede er i bruk for å se på om disse midlene kan brukes på en her hensiktsmessig måte (avtale om fysioterapeut/ kiropraktor/ psykolog) Revidere rutiner for oppfølging av gravide arbeidstakere Vurdere å tilby influensavaksine for ansatte innen skole/ barnehage/ helse. Dette vil kunne virke forebyggende både for ansatte og beboere Prosjekt med fokus på håndvask. Utarbeide system for oppfølging av korttidssykemeldte. Her ser vi nærmere på det systemet som NAV stat/ kommune har brukt de senere år for å se om dette kan være aktuelt for ansatte i Randaberg kommune Oppfølging av langtidssykemeldte arbeidstakere hvordan arbeide for å få disse tilbake helt eller gradert. Tall viser at en stor del av fraværet er knyttet til langtidssykemeldte arbeidstakere Medarbeiderundersøkelse/ 10 faktor undersøkelsen hvordan gjennomføre og følge opp resultater av disse. Denne kartleggingen gir grunnlag for å arbeide målrettet med arbeidsmiljøet som igjen kan gi økt trivsel. Hvordan forebygge fravær i barnehager kan gjennomgang av ergonomi/ stressmestring være aktuelle tiltak. Støtte av ledere i vanskelige oppfølgingssaker Fokus på sykefraværsoppfølging på ledermøter på alle nivå i organisasjonen Bistand fra NAV Arbeidslivssenter Tiltakene er mange og enda flere forslag til tiltak vil komme opp når saken behandles i Administrasjonsutvalget, AMU og i samarbeidsutvalget for tillitsvalgte. Disse innspill vil tas med inn i det videre arbeidet. Det vil variere mellom tjenestedsområdene hvilke tiltak som er aktuelle. På overordnet nivå er det viktig at det settes fokus på å arbeide målrettet for å få ned sykefraværet og at den overordnede strukturen er på plass. F.eks å ha en gjennomgang av aktuelle rutiner, lederstøtte, forebyggende tiltak på tvers av kommunen og IA-dager.
NAV arbeidslivssenter ønsker å bistå i en periode for å arbeide for å få ned sykefraværet. Det diskuteres om en skal velge ut ett spesielt tjenesteområde i første omgang og at NAV Arbeidslivssenter skal treffe ledergruppen og delta på personalmøter. Det kan også bli aktuelt å bistå ledere med råd og veiledning i en periode. Det er avtalt nytt møte i slutten av juni hvor en blir endelig enige om bistand ut fra de innspill som kommer inn. Rådmannen vil følge utviklingen av sykefravær tett fremover, og status sykefravær vil fremover bli en fast sak i administrasjonsutvalget. Saksbehandler: Kristin Bø Haugeland Tjenesteområdesjef:... &&& Sett inn saksutredningen over ( ikke slett denne linjen) &&&
Saksframlegg Arkivsak: 17/1328-1 Sakstittel: BEMANNINGSSITUASJONEN 2017 K-kode: 400 &24 Saken skal behandles av: Administrasjonsutvalget Rådmannens tilråding til vedtak: ::: &&& Sett inn innstillingen under ( ikke slett denne linjen) &&& Administrasjonsutvalget tar saken til orientering. ::: &&& Sett inn innstillingen over ( ikke slett denne linjen) &&&... &&& Sett inn saksutredningen under ( ikke slett denne linjen) &&& Bakgrunnen for saken: Administrasjonsutvalget har bedt om at status for bemanningssituasjonen er et fast punkt på sakskartet. Det er i hovedsak sykepleier/ vernepleier og barnehagelærere som det har vært vanskelig å rekruttere til i ledige stillinger i Randaberg kommune. Saksopplysninger: Sykepleiere: Heldøgnstjenesten: I dag er det sykepleiere i 21 av 28 stillinger. Det er ledig 7 stillinger hvor 3 er svangerskapsvikariater og 4 er vakant stillinger. Dette gir en sykepleierdekning på 74.6 prosent innen heldøgnstjenesten i juni. Ett par av de som er i svangerskapspermisjon skal etter planen tilbake i sine stillinger inne august måned. De vakant stillingene er ved Vistestølen sykehjem, og en ser at det er spesielt utfordrende å rekruttere til sykepleierstillinger innen demensomsorgen og rus/ psykiatri. Hjemmetjenesten:
Det er lyst ut en nyopprettet 100 % stilling som sykepleier med søknadsfrist 19.5. Det er to søkere til stillingen, og en har nå startet rekrutteringsprosessen. Ut over dette er det ledig ett 20 % vikariat som sykepleier innen psykisk helse/ rus. Andre stillingskategorier: Det er ikke meldt om spesielle problemer å rekruttere til andre stillingsgrupper ut over dette. Rådmannens vurdering: Det er fortsatt hovedsakelig sykepleierstillinger det er vanskelig å rekruttere til. Randaberg kommune er spesielt utsatt i og med at en ligger så tett opp mot Stavanger kommune og SUS. En vil kontinuerlig vurdere de virkemidler som er aktuelle å bruke for å bedre rekrutteringssituasjonen for denne stillingsgrupper. Saksbehandler: Kristin Bø Haugeland Tjenesteområdesjef:... &&& Sett inn saksutredningen over ( ikke slett denne linjen) &&&
Saksframlegg Arkivsak: 17/1488-1 Sakstittel: EVENTUELT Saken skal behandles av: Administrasjonsutvalget K-kode: 033
Saksframlegg Arkivsak: 17/1489-1 Sakstittel: GODKJENNING AV PROTOKOLL Saken skal behandles av: Administrasjonsutvalget Rådmannens tilråding til vedtak: K-kode: 033 &17 Protokollen godkjennes.