Sak 09-11 / 2016 Møtested : Lokalene til på Fagernes Møtedato : 28.november 2016 Møtetidspunkt : kl 09.30 14.00 Følgende deltok i møtet : Frantz A Mietle Leder Hol kommune Ottar Martinsen Nestleder Øystre Slidre kommune Inger Lise Damslora Medlem Sør-Aurdal kommune Ingrid Skår Medlem Ål kommune Finn Hesselberg Medlem Vestre Slidre kommune Kate Sagabraaten Medlem Gol kommune Åge Sandsengen Varslet fravær : Elin D Myhre Revisjonssjef Ansattrepresentant ikke innkalt men informert om sakslisten Neste møte 28.03.2017 kl 09.00 12.00 på Gol Innkalling og saksliste, Saksnr ble endret fra 8-10 til 9-11, pga. sakslisten ble nr feil. Innkalling og saksliste ble godkjent, enstemmig. Møtebok 01.09.2016 - Godkjent, enstemmig. Daglig leders rapport av 18.11.2016 Vedtak: Fremlagt rapport tas til orientering. 2901 FAGERNES Side 1 av 5 Mob.tlf 90 94 47 97
Orientering og drøftinger. Styreleder ba om oppføring av en ny orienteringssak pkt. b) etter møte i representantskapet 21.november 2016. a) Kan det forhold at selskapet utfører sin kontroll- og tilsynsoppgave, ved å ta opp vesentlige kritikkverdige forhold, medføre risiko for selskapets egen eksistens? b) Selskapets egenkapitalbehov. Drøfting i møtet: a) Kan det forhold at selskapet utfører sin kontroll- og tilsynsoppgave, ved å ta opp vesentlige kritikkverdige forhold, medføre risiko for selskapets egen eksistens? Styret støtter selskapet i de saker som har kommet opp, og mener selskapet har godt omdømme blant politikerne. Det er viktig at kommunerevisjonen er aktiv og sier klart fra om forhold de mener er av vesentlig kritikkverdige forhold i kommunen. Styret ser at det er flere saker i horisonten som selskapet kan bli tildelt fra eierkommunene, og som kan medføre konflikter og uenighet opp mot kunden. Men dette er selskapet rolle og viktig med åpenhet og ryddighet om dette, og da skal ikke dette medføre en risiko for selskapets eksistens. Selskapet skal være flinke i håndtering av konflikter og uenighet mot kunden. Alle vesentlige forhold skal tas opp muntlig, og ved behov rapporteres skriftlig. Styret og daglig leder støtter 100% opp om hver ansatt i selskapet. Revisjonssjef tar dette opp på kontormøte i selskapet. b) Egenkapitalstørrelse i selskapet jf. spørsmål fra representantskapet Styreleder ba om at det settes opp egen sak til neste styremøte om selskapets egenkapital. 2901 FAGERNES Side 2 av 5 Mob.tlf 90 94 47 97
Sak 09/2016 Klage på saksbehandling av kommunerevisjon Klage fra styret i PPT og OT Nedre Hallingdal Svar på klagen fra Saksopplysninger Styret i PPT Nedre Hallingdal IKS klaget på saksbehandlingen som gjennomførte på forvaltningsrevisjonsrapporten på omfang på spesialundervisning i PPT Nedre Hallingdal. Etter å ha besvart klagen inviterte revisjonssjefen seg til et møte i PPT Nedre Hallingdal med skolesjefene/oppvekstsjefene i Nedre Hallingdal den 17.oktober 2016 på Gol. Det ble et godt møte der forholdene ble oppklart og med felles forståelse av at skolesjefene har samme målsetting som budskapet i rapporten. Styret godkjenner behandlingen. Som forslag, enstemmig. Sak 10/2016 Klage på begjæring om innsyn v/fylkesmann Begjæring om innsyn fra Fylkesmann i Buskerud Svar til Fylkesmann i Buskerud fra Styret tar saken til orientering. Som forslag, enstemmig. 2901 FAGERNES Side 3 av 5 Mob.tlf 90 94 47 97
Sak 11/2016 Lønnsjustering revisjonssjef med virkning fra 1.12.2016 Ingen Saksopplysninger Styret i fastsetter lønn til revisjonssjef jf. selskapsavtalen 18 bokstav c. Tidligere har dette skjedd etter at forhandlingsutvalget har gjennomført lokale lønnforhandlinger med ansatte jf. selskapsavtalen 8. Revisjonssjef har gjennom tidligere styrevedtak rett til å be styret om å vurdere lønnsplasseringen til revisjonssjef, og at eventuell lønnsjustering skal gjennomføres med virkning fra 1.desember i forhandlingsåret. Revisjonssjefen har hatt en årslønn på kr 927.000 fra 1.12. 15, da den ble økt fra kr 900.000. Revisjonssjef har ikke overtid eller andre tillegg til sin lønn, har ikke ekstra feriedager som kompensasjon for kommunestyremøter eller annet arbeid som utføres ut over ordinær arbeidstid. Revisjonssjefen har siden han ble ansatt i 1996 årlig jobbet vesentlig mer enn ett årsverk, og han skriver ikke timer ut over ordinær arbeidsdag når han er på møter/tillitsverv for Norges kommunerevisorforbund, God kommunal regnskapsskikk e.l. Revisjonssjef var aktiv tillitsvalg i kommunerevisorforbundet, Foreningen for God kommunal regnskapsskikk og foreleste på landsbasis for Norges kommunerevisorforbund (NKRF) fra 1997 til 2013. I juni 2016 ble han bedt om å gå inn som leder for regnskapskomiteen i Norges kommunerevisorforbund, og ble valgt på årsmøtet i juni 2016. I etterkant er han valgt inn som representant for NKRF i fagkomiteen i Foreningen for God kommunal regnskapsskikk, hvor han tidligere også har sittet som medlem. Høsten 2016 ble han spurt om å bistå som foreleser på et landsdekkende innføringskurs i kommunalt regnskap, og er nå engasjert som foreleser på et to dagers landsdekkende kurs i revisjon av årsavslutningen av et kommuneregnskap. Revisjonssjefen var frem til april 2016 nestleder i styret for Sparebank 1 Hallingdal Valdres. Disse møtene gjennomførte han alltid med bruk av avspasering. Revisjonssjefen sa i mars fra seg gjenvalg til styret, fordi rådmann i Øystre Slidre kommune skriftlig forespurte om hvordan revisjonssjefen kan være kommunens revisor og samtidig sitte i styret i kommunens hovedbankforbindelse. Revisjonssjefen besvarte dette spørsmålet skriftlig i brev av 17.11.2015 til rådmann, og konkluderte med at det ikke var et problem ifht habilitet og uavhengighet. Men for å unngå unødig støy sa revisjonssjefen fra seg styrevervet, selv om dette tilførte han kompetanse som var nyttig (svarbrevet til rådmann i Øsk følger vedlagt). Daglig leder har: høyt arbeidspress og stort ansvar, og bidrar i stor grad til at er godt synlig overfor kommuner, innbyggere og på nasjonalt nivå. Utfører arbeidet med stort engasjement og er ikke redd for å stille nødvendige spørsmål til forvaltningen i kommunene, og har kompetanse som er til nytte for kommunene. Daglig leder står alene «i vinden» med kontroll og tilsyn av forvaltningen i kommunene, og når det stilles kritiske spørsmål står han alene mot administrasjonen i kommunene. 2901 FAGERNES Side 4 av 5 Mob.tlf 90 94 47 97
Ingen forslag Ny årslønn fastsettes til kr 950.000 med virkning fra 1.12.2016. Fagernes 28.november 2016 Frantz Mietle Ottar Martinsen Inger Lise Damslora Kate Sagabraaten styreleder nestleder styremedlem styremedlem Finn Hesselberg Ingrid Skår Åge Sandsengen styremedlem styremedlem revisjonssjef 2901 FAGERNES Side 5 av 5 Mob.tlf 90 94 47 97