Møtebok styret Kommunerevisjon IKS

Transkript

1 Sak 01-4 / 2016 Møtested : Rådhuset Nord Aurdal Møtedato : 29.mars 2016 Møtetidspunkt : kl Følgende deltok i møtet : Frantz A Mietle Leder Hol kommune Ottar Martinsen Nestleder Øystre Slidre kommune Inger Lise Damslora Medlem Sør-Aurdal kommune Kate Sagabraaten Medlem Gol kommune Ingrid Skår Medlem Ål kommune Finn Hesselberg Medlem Vestre Slidre kommune Åge Sandsengen Revisjonssjef Varslet fravær : Elin D Myhre Ansattrepresentant Neste møte kl på Gol kl på Fagernes Innkalling og saksliste, Styreleder ba om oppføring av tilleggssak om «Forhandlingsutvalg», og at dette blir tatt som sak 4/2016. Innkalling og saksliste med ny sak 4/2016 ble godkjent, enstemmig. Møtebok 20.november Godkjent, enstemmig. Daglig leders rapport av Vedtak: Fremlagt rapport tas til orientering FAGERNES Side 1 av 5 Mob.tlf

2 Sak 01/2016 Kontorlokaler Saksdokumenter vedlagt: Husleieavtale i rådhuset i Nord Aurdal kommune av 2014 med kart. Tilbud om nye lokaler i Kiwi bygget Fagernes med kart Kommunerevisjon har leid lokaler i rådhuset i Nord Aurdal kommune lenge, men har flyttet noe rundt på rådhuset. I de senere årene har vi leid dagens lokaler i 3.etasje. Fra 2012 utvidet vi med to kontorer og har i dag seks kontorer i 3.etasje. I de årene vi har vært i 3.etasje har vi hatt en gunstig leieavtale på kr indeksjustert frem til og med I 2014 ble leieavtalen reforhandlet. I tidligere leieavtale hadde vi hatt ett kontor som Nord Aurdal kommune dekket, fordi alle andre kommuner også skulle stille kontor til revisor, samt at vi ikke hadde betalt for det kontoret vi fikk i tillegg i Ved reforhandlingen ba vi om at vi skulle betale for alle kontorene, fordi de øvrige kommuner ikke lenger har ett kontor stående til revisor. Ny husleie ble på 98 kvm kontorlokaler, 12,5 kvm arkiv = 110 kvm + 33 kvm fellesareal = 143 kvm. Pris pr kvm er kr 1.737, som gir en årlig husleie på kr Vi har bedt om nærmere dok på hva som inngår i 33 kvm fellesareal, dvs 30% på rudhuset, men ikke mottatt dette pt. Styret mente i 2014 at husleien var for høy ifht. kvaliteten på lokalene, og at lokalene ikke har den standard som bør ha. Rådmann i Nord Aurdal kommune har flere ganger antydet at kommunen trolig trenger lokalene som har, og at dette kan medføre at vi må flytte ut. Dette skjedde siste gang i desember 2015, da hadde de drøftet dette i kommunen men kommet frem til at det ikke ble aktuelt denne gangen heller. Da hadde vi allerede begynt å undersøke i markedet om mulige alternativer og leiepriser, og rådmann ble informert om dette. Rådmann har i desember og januar bekreftet at det ikke er aktuelt å flytte på oss, og at han derfor garanterer at vi nå skal få sitte lenge på rådhuset. Når det ble kjent at vi nå faktisk vurderer å flytte ut av rådhuset i Nord Aurdal, så har rådmann signalisert at dette ikke oppfattes positivt av kommunen og trolig heller ikke av de andre kommunene i Valdres. Bakgrunnen for dette Vi har undersøkt 3 eksterne alternativer, i tillegg til dagens lokaler: 1. Ett alternativ er nye kontorer som blir laget i 2.etasje i forretningsgården Gjensidige på Fagernes. Disse blir helt nye, og blir ca 147 kvm for 6 kontorer herav ca 50 kvm mingleareal til disse kontorene og tilgang til ett møterom. 2. Lokaler i Valdres Næringshage. Dette er ca fellesareal på 60 kvm inkludert ett stort møterom. Dette er i lokalene til revisjonsselskapet BDO som har trappet ned sin virksomhet på Fagernes og har ledige lokaler. Lokalene er helt topp stand med kontormøbler som følger leien og gunstig kjøpe etter tre års leie. Husleien med møbler er lavere enn for 140 kvm i Nord Aurdal, men vil øke noe fra juni Et prinsipielt spørsmål er om vi skal flytte inn og samlokalisere med BDO FAGERNES Side 2 av 5 Mob.tlf

3 3. Kiwi bygget på Fagernes er i dag helt tomt bygg. Var tidligere Kiwi butikk i 1.etasje og NAV og PPT Nord Aurdal hadde kontorer i 2.etasje, der vi nå tilbys lokaler. Her får vi god plass, ekstra myldreareal i tilknytning til våre kontorer i eget avlukke og tilgang til kjøkken, møterom, eget arkiv, toalett, dusj og heis. 4. Dagens lokaler er status som følger: a. Nak vil sette inn en dør i gangen mellom oss og kirken, noe vi har hatt tilbud om i alle år. b. Nak vil pusse opp alle kontorene i juli c. Nak vil pusse opp bøttekottet til et minikjøkken, noe de har snakket om i flere år og som er gjennomført i alle de andre etasjene. d. Etter branntilsyn må enden vår gang åpnes igjen med dør og vår kopimaskin/skriver og rekvisitalager må flyttes vekk fra gangen. Det vurderes å bygge et kopierings- og rekvisitarom til oss og kirken. e. Vi har bedt om dokumentasjon (tegninger av bygget) som viser hvilke fellesarealer vi er med på som utgjør 30% av kontorarealene, men vi har pt. ikke mottatt dette. Nærmere opplysninger om de ulike alternativene legges frem i møtet. Prisen på de ulike alternativene er ikke vesentlig forskjellige, og er derav ikke et moment for å flytte eller hvilket alternativ vi skal flytte til. Ingen Behandling i møtet Nestleder i styret, Ottar Martinsen, orienterte om forhandlingsmøte han og revisjonssjefen hadde med ordfører og økonomisjef i Nord Aurdal kommune torsdag 17.mars, herunder at kommunen vil bl.a. pusse opp dagens lokaler, sette inn en glassdør mellom revisjon og kirken. Husleien mente vi i møtet at burde settes ned til under kr for å vise at faktisk forhandlingsvilje for å beholde revisjonen på rådhuset, og på den måten sikre husleien i det kommunale systemet, men den absolutte nedre grense var en årsleie på kr Revisjonssjefen orienterte også om at han har drøftet å bytte lokaler med kirken, at alternativer er drøftet med eiendomssjefen senest en ½ time før styremøte og at de uformelle møtene med rådmann og øk.sjef i gangene på rådhuset har en positiv effekt. Styret drøftet grundig: De ulike alternativer jf. saksutredningen og orienteringen fra nestleder i styret. Det ble foretatt en befaring av lokalene på rådhuset og i «Kiwi» bygget. For øvrig ble det bl.a. drøftet nett tilgang, nærhet til kommunen, om lokalene bør være på Fagernes eller om de kan legges ut i andre kommuner, betydningen av å leie i rådhuset eller eksternt bare har betydning for Nord Aurdal kommune og ikke de øvrige 11 kommunene og behovet for sentralbordtjenesten og kantinen på rådhuset. Styrets vedtak, enstemmig: Ut fra en heletsvurdering velger styret at selskapet skal ha bedre lokaler enn de har i dag, uten at dette skal medføre økning i kostnadene, og at dette medfører at styret mener selskapet må flytte ut av rådhuset på Fagernes. Daglig leder får i oppgave å si opp leieavtalen på rådhuset i Nord Aurdal kommune innen utgangen av mars 2016 og søke å inngå en leieavtale i «kiwi» bygget med Golhus AS FAGERNES Side 3 av 5 Mob.tlf

4 Sak 02/2015 Godkjenning av årsregnskap 2015 Dokument Årsregnskap 2015 datert 16.februar Revisor Buskerud kommunerevisjon IKS har revidert regnskapet og har ikke merknader til regnskapet jf. tilbakemelding til daglig leder. Årsregnskapet for 2015 godkjennes med et regnskapsmessig mindreforbruk på kr og et udekket beløp i investering på kr Mindreforbruket på kr går til dekning av udekket beløp kr og kr avsettes til disposisjonsfondet. Styrets vedtak: Som forslaget, enstemmig Sak 03/2016 Godkjenning av årsmelding 2015 Daglig leder har fremlagt årsmelding for 2015 for datert 7.mars Årsmeldingen godkjennes. Vedtak Som forslaget, enstemmig FAGERNES Side 4 av 5 Mob.tlf

5 Sak 04/2016 Delegering av lønnsfastsettelse til forhandlingsutvalg Etter selskapsavtalen 18 bokstav c skal styret fastsetter daglig leders lønn. I styrevedtak 12/1998 ble det enstemmig vedtatt at : Revisjonssjefen skal på vegne av styret påse at lokale lønnsforhandlinger (5.0 og 5.1) på revisormedarbeiderne gjennomføres ihht sentrale retningslinjer. Revisjonssjefens lønn (5.4 forhandlinger) skal årlig tas opp til vurdering samtidig med lokale lønnsforhandlinger, dog senest innen hvert år. Etter selskapsavtalen 8 kulepunkt 7 skal styret velge et tilsettings- og forhandlingsutvalg på 2 personer, hvorav styreleder utgjør den ene, som sammen med daglig leder foretar tilsettinger i ledige stillinger og gjennomfører lønnsforhandlinger. Tilsettings og forhandlingsutvalget utgjør etter dette 3 personer. Det fremgår av selskapsavtalen 18 c) at styret fastsetter revisjonssjefens lønn. Lønnsforhandlinger for øvrige ansatte skjer gjennom forhandlingsutvalget på 3 medlemmer hvorav to er oppnevnt av og blant styrets medlemmer. I sak 6/2010 vedtok styret at forhandlingsutvalget skulle bestå av daværende nestleder i styret, men i vedtaket ble dette angitt med personens navn og ikke funksjon. Styreleders forslag til vedtak Nestleder i styret er medlem av tilsettings- og forhandlingsutvalget sammen med styreleder. Vedtak : Som forslaget, enstemmig. Fagernes 29.mars 2016 Frantz Mietle Ottar Martinsen Inger Lise Damslora Kate Sagabraaten styreleder nestleder styremedlem styremedlem Finn Hesselberg Ingrid Skår Åge Sandsengen styremedlem styremedlem revisjonssjef 2901 FAGERNES Side 5 av 5 Mob.tlf