Møtebok styret Kommunerevisjon IKS

Transkript

1 Sak / 2018 Møtested : Solstad hotell på Gol Møtedato : Møtetidspunkt : kl Dagsorden for møtet: - Godkjenning av møteinnkalling og saksliste - Godkjenning av møtebok Orienterings- og diskusjonssaker: Daglig leders rapport Orientering fra styreleder Oppsigelse fra, og sluttavtale med, Åge Sandsengen Ny ansatterepresentant til styret - Sak 02/2018 Selskapsstrategi - fortsetter - Sak 10/2018 Styrets instruks daglig leder, utsatt fra forrige møte - Sak 11/2018 Styreinstruks - Sak 12/2018 Konstitusjon og delegasjon, etter at daglig leder har sagt opp. - Sak 13/2018 Kommunale foretak, uoff. iht. off.lovas 13, jf. forv.lovas 13 nr. 2 - Sak 14/2018 Utlysning av stillinger som daglig leder og forvaltningsrevisor - Sak 15/2018 Personalreglement - Styrets avslutningslunch for daglig leder Åge Sandsengen. Følgende deltok i møtet: Finn Hesselberg Styreleder Vestre Slidre kommune Ingrid Skår Nestleder Ål kommune Inger Lise Damslora Medlem Sør-Aurdal kommune Leif Sørum Medlem Vang kommune Kate Sagabraaten Medlem Gol kommune Jan-Egil Halbjørhus Medlem Hemsedal kommune Anders Myrvang Ansatt representant Dagny Thon Hovrud Konstituert daglig leder 2901 FAGERNES Side 1 av 8

2 Formalia Innkalling og saksliste godkjent enstemmig. Møtebok fra godkjent enstemmig. Neste møte tirsdag 9. oktober kl på kontoret på Fagernes, med følgende saker: - Sak 02/2018: Selskapsstrategi, fortsetter - Sak 14/2018: Utlysning av stillinger som daglig leder og forvaltningsrevisor, fortsetter - Sak 16/2018: Budsjett og handlingsplan 2019 Diskusjons- og orienteringssaker Daglig leders rapport Daglig leders rapport i styremøte ble tatt til orientering. Styreleders rapport Styreleders rapport i styremøte ble tatt til etterretning. Oppsigelse fra, og sluttavtale med, Åge Sandsengen Oppsigelse og sluttavtale med Åge Sandsengen ble tatt til etterretning. Ny ansatterepresentant til styret Valg av ny ansatterepresentant til styret, Anders Myrvang, ble tatt til orientering. Sak 02/2018 Selskapsstrategi - fortsetter : - Utkast til selskapsstrategi sendt på høring til kommunene med oversendelsesbrev av 2/ Brev om tilleggsinformasjon til strategien av 15/ Brev fra KS Oppland til rådmennene i Valdres. - Kommunestyresak fra Vang kommune Fylkesmannen i Buskerud sin tilbakemelding i brev av , mottatt Kommunestyresak fra Nord-Aurdal kommune, ettersendt. t Styret drøftet hva utfordringene bak eiernes handlinger er eller kan være og punkter i en selskapsstrategi. Vedtak i møtet : Dokumentet jobbes med frem mot ny behandling i styret. t Styret drøftet hva utfordringene bak eiernes handlinger er eller kan være og punkter i en selskapsstrategi. Vedtak i møtet : Dokumentet jobbes med frem mot ny behandling i styret FAGERNES Side 2 av 8

3 t Skal omfatte konsekvens av at to kommuner kan melde seg ut. Arbeidskraftfordeling Hallingdal og Valdres Henvisning til at selskapet har og følger lov, forskrifter, reglementet om etikk, lønn, kvalitetssikring. Vedtak i møtet Styreleder og daglig leder oppdaterer selskapsstrategien med de siste innspillene og: 1) Sender dokumentet til styremedlemmene for rask gjennomlesning. 2) Når evt. innspill fra styremedlemmene er innarbeidet sendes selskapsstrategien på høring til medlem av representantskapet og eierkommunene v/ordfører. i møte Styrets intensjon har vært at strategidokumentet skal vedtas av representantskapet ved inngangen til hver ny kommunestyreperiode. Samtidig legger styret frem styreinstruksen til behandling/vedtak og instruks for daglig leder til informasjon for representantskapet. I etterkant av styremøtet , er selskapsstrategien oppdatert og sendt på høring til eierne, til NKRF og fylkesmennene i Oppland og Buskerud. Høringsfristen ble satt til utgangen av juni slik at styret kunne innarbeide kommentarene i møte 2/ mai ble det sendt ett tilleggsbrev til eierne for å presisere enkelte forhold. Regionrådet i Hallingdal har meldt tilbake at Hallingdalskommunene ønsker å samordne sin tilbakemelding, og har bedt om utsettelse til 1/ Vi forstår det slik at det er rådmennene som er bedt om å utrede saken for kommunestyrene. Vang kommune behandlet selskapsstrategien i kommunestyremøte 14/ Økonomisjefen er i sin saksutredning skeptisk til struktur og innhalt i selskapsstrategien, og kommunestyret fattet følgende vedtak: «Kommunestyret vedtek å gje høyringsuttale på selskapsstrategien slik det kjem fram i saka og nemner spesielt: - Kommunestyret ynskjer at bedre definererer kvifor dei eksistrer, kva visjon har selskapet, kva mål må oppnåast for å nå visjonen og kva strategiar som vil bringe selskapet nærare måla. - Kva muligheiter og truslar finns for selskapet dei neste åra og korleis ser selskapet for seg å utnytte/takle desse?» Nord-Aurdal kommune behandlet selskapsstrategien i kommunestyret 21/6-2018, uten ytterligere saksutredning og kommunestyret sluttet seg til hovedtrekkene i strategien. Fylkesmannen i Buskerud meldt tilbake i brev av , mottatt at de ikke vil gå nærmere inn i det oversendte dokumentet, men presiserer at regelverket må følges. Forslag til vedtak: Saken legges frem uten forslag til vedtak. : Styreleder redegjorde for høringsbrevene knyttet til selskapsstrategi som er sendt til eierkommunene, NKRF og fylkesmennene i Oppland og Buskerud, og om brev fra KS Oppland til rådmennene i Valdres. Videre om at Hallingdalskommunene og NKRF (Norges 2901 FAGERNES Side 3 av 8

4 kommunerevisorforbund) har bedt om utsettelse på høringen. Det forventes at innspill fra disse kan komme i løpet av september Styret drøftet prosessen, de innspill som har kommet og hvordan styret kan arbeide videre med saken inntil styret har mottatt innspill fra alle høringsinstansene, herunder drøftet styret bl.a. følgende: Strategien kan være kortere, og mer iht. tradisjonelle strategidokumenter. Kanskje bør man 0-stile seg fra formuleringer som tidligere er brukt og som styret har registrert at det reageres på. Eksempelvis «Aktiv og kritisk revisjon». Viktig å legge vekt på at revisjonen skal gi innspill til forbedringer i kommunen. For å beholde, og kunne rekruttere kompetent, arbeidskraft er det viktig at eierne er tydelige på at de vil satse på et felles revisjonsselskap. o Ordinær regnskapsrevisjon er «grei» å samles om. o Må vurdere kompetansen til å gi råd innenfor skatt og avgift. o Må vurdere hvor mye forvaltningsrevisjon enheten kan/bør ha kompetanse til å gjennomføre, og hva man heller kan kjøpe fra andre. Viktig å legge vekt på at alle vesentlige forvaltningsrevisjonsoppdrag skal drøftes med rådmann og/eller ordfører før de iverksettes. Da kan man sammen planlegge hvordan prosjektet skal vinkles og hvilken kompetanse det er behov for. Skal omfatte konsekvens av at to kommuner kan melde seg ut. Skal omfatte arbeidskraftfordeling Hallingdal og Valdres. Skal henvise til at selskapet har og følger lov, forskrifter, reglementet om etikk, lønn, kvalitetssikring. Vedtak i møte Styreleder og daglig leder arbeider videre med strategien iht. de signaler som er mottatt. Sak 10/2018 Styrets instruks til daglig leder, utsatt fra møte : Utkast til instruks for daglig leder, arbeidsdokument uoff. iht. offentleglovas 5. Innholdet i instruks til daglig leder er tidligere innarbeidet i selskapets virksomhetsplan, som nå splittes i en selskapsstrategi og en instruks for daglig leder, etter signaler fra eierne. Styreleder legger i dagens møte frem utkast til instruks for daglig leder. Innledningsvis fremgår de bestemmelsene om daglig leder som fremgår av selskapsavtalen. Styret godkjenner fremlagte instruks til daglig leder. Styreleder redegjorde for instruksen, og saken ble drøftet. Det ble gjort mindre endringer i avsnitt 2 og 3 i paragraf 1. Styrets instruks til daglig leder ble vedtatt med mindre korrigeringer påpekt i møte FAGERNES Side 4 av 8

5 Sak 11/2018 Styreinstruks Utkast til styreinstruks, arbeidsdokument uoff. iht. offentleglovas 5. Iht. til signaler for eierne er det utarbeidet en styreinstruks for som etter planen skal behandles av representantskapet høsten Styreleder legger i dagens møte frem utkast til styreinstruks. Innledningsvis fremgår de bestemmelsene om styret som fremgår av selskapsavtalen. Styret godkjenner fremlagt styreinstruks. Styreleder redegjorde for instruksen, og saken ble drøftet. Det ble gjort en tilføyelse under 5. Styret godkjenner fremlagte styreinstruks, og legger den frem for behandling i representantskapsmøte som er planlagt i oktober Sak 12/2018 Konstitusjon og delegasjon, etter at daglig leder har sagt opp - Styrets dokument om konstitusjon og delegasjon, internt dokument uff. iht. offl Informasjonsbrev til selskapets kunder. - Kopi av uavhengighetserklæringer fra daglig leder og oppdragsansvarlige. - Arbeidsbeskrivelser, internt dokument uff. iht. offl Kvalitetsdokument for selskapet, internt dokument uff. iht. offl. 14. Daglig leder sa opp sin stilling i 31/ Styreleder, nestleder og leder av representantskapet fikk i representantskapsmøte 22/ fullmakt til å kunne konstituere ny ledelse dersom denne situasjonen skulle oppstå. 11/ ble Dagny Thon Hovrud konstituert som daglig leder, Elin Dokken Myhre fikk delegert ansvar som fagansvarlig regnskapsrevisor og oppdragsansvarlig revisor, mens Stine Rogne, Anders Myrvang og Gry Langedrag Engelsen fikk delegert ansvar som oppdragsansvarlige revisorer. Selskapets kunder mottok informasjon om endringen i brev av 13/ Det er avtalt at de nevnte ansatte skal få økonomisk kompensasjon for økt ansvar og arbeidsbelastning. Styret må i dagens møte gi forhandlingsutvalget (styreleder og nestleder) en ramme for disse forhandlingene. Styret tar konstitusjon og delegasjon til etterretning 2901 FAGERNES Side 5 av 8

6 Rammen til forhandlingsutvalget er gitt, uoff. iht. offentleglova 13, jf. forvaltningslovas 13, av styret i møtet. Styreleder redegjorde for prosessen hvor styrets leder og nestleder hadde samtaler både med alle ansatte og med hver av de ansatte. Det var et samlet ønske fra ansatte om at arbeidet skulle organiseres og fordeles iht. fremlagt informasjon om konstitusjon og delegasjon. Videre redegjorde styrets leder for sakens øvrige dokumenter. Styret tar konstitusjon og delegasjon til etterretning. Rammen til forhandlingsutvalget er gitt, uoff. iht. offentleglova 13, jf. forvaltningslovas 13, av styret i møtet. Sak 13/2018 Kommunale foretak, uoff. iht. off.lovas 13, jf. forv.lovas 13 nr. 2 Ingen 2901 FAGERNES Side 6 av 8

7 Sak 14/ Utlysning av stillinger som daglig leder og forv.revisor Ingen har to ledige stillinger både som daglig leder og forvaltningsrevisor. Åge Sandsengen har nettopp sagt opp sin stilling. Regnskapsrevisor Leon Grinde sluttet i kommunerevisjonen sommeren 2017, og en forvaltningsrevisor gikk inn i hans stilling. Forvaltningsrevisorstillingen ble utlyst høsten Selskapet fikk flere kvalifiserte søkere, men man valgte å utsette ansettelsen bl.a. pga. usikkerhet rundt eierskapet til Hol og Flå. Selskapet har nå kun en forvaltningsrevisor som også er konstituert som daglig leder. Styret må drøfte situasjonen. Saken legges frem uten innstilling. Styrets diskuterte saken. Styret utsetter utlysningen av stillinger til høsten. Utlysning avventes til signalene fra eierne vedrørende strategien er mottatt. Sak 15/2018 Personalreglement Dagens lønns- og personaladministrative retningslinjer Administrative retningslinjer Revisjonsretningslinjer Reisereglement Gavereglement Utdrag fra arbeidstilsynet veileder for databriller Styret har fra nyttår 2018 gått gjennom selskapets reglementer, og styret bestemte 18/ at personalreglementet skulle tas opp på styremøtet 2/ Lønns- og personalreglement ble sist behandlet av styret I tillegg foreligger administrative retningslinjer, revisjonsretningslinjer, reisereglement, gavereglement og utdrag fra arbeidstilsynet veileder for databriller. Disse dokumentene gjelder for selskapet, men er ikke styrebehandlet. Dagens retningslinjer er for en stor del basert på retningslinjer fra Nord-Aurdal kommune og retningslinjene til tidligere kommunerevisjon i Hallingdal. Spørsmålet er om retningslinjene bør revideres, slik at de er i samsvar med gjeldende retningslinjer i et flertall av de 12 eierkommunene, og de seks dokumentene samordnes FAGERNES Side 7 av 8

8 Lønns- og personaladministrative retningslinjer godkjennes. Administrasjonen bes om at tilsvarende retningslinjer innhentes fra eierkommunene, og at sitt reglement tilpasses et flertall av disse, og at forslag til nye retningslinjer fremlegges for styret. Styreleder informerte kort. Lønns- og personaladministrative retningslinjer godkjennes. Administrasjonen bes om at tilsvarende retningslinjer innhentes fra eierkommunene, og at sitt reglement tilpasses et flertall av disse, og at forslag til nye retningslinjer fremlegges for styret. Gol Finn Hesselberg Ingrid Skår. Inger Lise Damslora Kate Sagabraaten styreleder nestleder styremedlem styremedlem Jan-Egil Halbjørhus Leif Sørum Dagny Thon Hovrud styremedlem styremedlem konstituert daglig leder 2901 FAGERNES Side 8 av 8