Velkommen til lederkurs Kontinuerlig forbedring (Lean) - 2. mars 2017 Kontinuerlig forbedring
Plan for dagen 09:00: Velkommen ved rådmannen 09:10: Kontinuerlig forbedring (Lean): Endring og forbedring Historikk. Hva er Lean? Verdier, prinsipper, metoder og verktøy Gevinster og gevinstrealisering Ulike verktøy (tavle, verdistrømsanalyse, 5S, osv) Erfaringer fra egen kommune (PPT) 11:30: Lunsj NB: Antall! 12:00: Tavler og tavlemøter Synlig og visuell ledelse Ulike typer tavler Ledelse av tavlemøter Oppbygging og utvikling av tavla Praktiske øvelser / gruppearbeid 15:00: Oppsummering Veien videre i innføringsprosjektene
Hvem er vi? Ledere for enheter/avdelinger som skal starte innføringsprosjekt nå: Brann og redning IKT og digitalisering: Hjemmesykepleie/Sektor Leknes Sykehjemmet/Post 2 Sykehjemmet/Post 3 Lederteam som skal starte med forbedringstavler/tavlemøter nå: Rådmannens ledergruppe Sektor omsorg-lederteam Hjemmesykepleie-Lederteam Sykehjemmet- Lederteam Prosessveilederne for Kontinuerlig forbedring (Lean)
Mål for dagen Få en introduksjon til Kontinuerlig forbedring (Lean) Få høre erfaringer på bruk av Kontinuerlig forbedring (Lean) fra kommunen Få innsikt i leders rolle i forbedringsarbeid Få introduksjon til og trening på bruk av forbedringstavle og tavlemøter
Endring og forbedring Omstillingsprosjektet
Til ettertanke Enhver organisasjon som står stille, blir dårligere Kong Harald
Til ettertanke Life is like riding a bicycle. To keep your balance you must keep moving. Albert Einstein
Entusiasme Endring er utfordrende Berører ikke meg Nå- tilstand Finn syndebukk Offer Forpliktelse Ønsket tilstand Splitt og hersk Forståelse Noen snur: Blir mot endring Løsningsfokus Åpen sabotasje Skjult motstand
Forbedringsarbeid?
Mål for forbedringsarbeidet vi ønsker fornøyde brukere som mottar gode og tilpassede tjenester fra engasjerte og dyktige medarbeidere Refleksjon: Hva legger du i ordene rdene?
Historikk Omstillingsprosjektet
Forbedringsarbeid i praksis Vi må hele tiden drive brannslukking ved hjelp av overtidsarbeid Det er mye stress på jobben og det går ut over trivsel og kvalitet Antall arbeidsoppgaver øker hele tiden Alt. 1: Ansette flere folk Alt. 2: Jobbe raskere Alt. 3: Jobbe annerledes Det er dette forbedringsarbeid handler om!
Kontinuerlig forbedring (Lean) Standardisering og samlebånd Lean som begrep Lean i industri / produksjon ~1900 1940 1970 1980 1990 2000 2016 Toyota Produksjons- System Lean i administrasjon / offentlig virksomhet
Lean blir norsk Fra industri til offentlig sektor Fra Japan og USA til Norge Den norske samarbeidsmodellen Fagforeningene sin holdning Bjarne Berg Wig Monika Rolfsen
Hva er Lean? Kontinuerlig forbedring
Hva er IKKE Lean? «Ovenfra og ned» - strategi «Stoppeklokkestyring» «Nedbemanning og kutt»
Definisjon av Lean Skape bedre flyt i arbeidsprosessene ved å fokusere på det som har verdi for brukerne eller innbyggerne, og fjerne unødvendige operasjoner og ledd. Lytte til brukernes erfaringer med tjenesten og til hva som er viktig for dem. Gi den enkelte medarbeider helhetsforståelse, overblikk og direkte innflytelse over arbeidsprosessene. Ta i bruk en strukturert verktøykasse for å innhente, utvikle, velge ut og implementere ideer som kan forbedre prosessene og skape bedre resultater for brukeren
Viktige prinsipper i Lean Fokus på verdiskapning Hvem er brukerne, og hvilke aktiviteter gir verdi for dem? Identifiser verdikjeden Kartlegg alle prosessene, hvilke gir verdi til bruker og hvilke gjør ikke det? Skap flyt i prosessene Eliminer sløsing, og sikre at prosessene flyter effektivt Etabler trekk i verdikjeden Gjør oppgavene når de blir etterspurt av brukeren Kontinuerlig forbedring Skap synlighet rundt måltall, og jobb aktivt for kontinuerlig forbedring
Kontinuerlig forbedring (Lean) Abstrakt Verdi Verdier -> Adferd Prinsipp Prinsipper -> Tankemåte Metode Metoder -> Handlemåte Verktøy Verktøy -> «Må ha» Konkret Niklas Modig
Kontinuerlig forbedring (Lean) Verdi Verdier (styrer adferd): Prinsipp Metode Sette brukeren i sentrum Ansatte sitter med løsningene Kontinuerlig forbedring av tjenestene Verktøy vi ønsker fornøyde brukere som mottar gode og tilpassede tjenester fra engasjerte og dyktige medarbeidere
Kontinuerlig forbedring (Lean) Verdi Prinsipper (styrer tankemåte): Prinsipp Metode Arbeidsflyt flyteffektivitet / kostnadseffektivitet sløsing Verktøy Oversikt og læring
Kontinuerlig forbedring (Lean) Verdi Prinsipp Metoder (styrer handlemåte): Visualisering Metode Standardisering (redusere variasjon) Verktøy
Kontinuerlig forbedring (Lean) Verdi Verktøy (det organisasjonen «må ha») Prinsipp Metode Tavler og tavlemøter Verdistrømsanalyse («brunpapir») 5S (orden og system) Kvalitetssirkel (Deming/PUKK/PDSA) Verktøy
Kontinuerlig forbedring (Lean) Verdi Eksempel: Redusere feil utbetaling av lønn Verdier? Prinsipp Prinsipper? Metode Metoder? Verktøy Verktøy?
Gevinster og gevinstrealisering Kontinuerlig forbedring
Gevinster og gevinstrealisering Gevinster er nyttevirkninger, fordeler eller positive effekter som forventes oppnådd ved et prosjekt eller tiltak. Gevinster er ønskede og planlagte, og helst forhåndsdefinerte, men kan også oppstå som ikkeplanlagte virkninger underveis og i etterkant av prosjekter. Helsedirektoratet / KS KommIT
Gevinster og gevinstrealisering Inndeling og omfang av begrepet gevinster: 1. Økt kvalitet 2. Spart tid 3. Unngåtte kostnader KS Veikart for tjenesteinnovasjon Refleksjon: Er vi bevisst på å hente ut (realisere) gevinstene? Hva må til for at vi skal gjøre det?
Verktøy i forbedringsarbeidet Kontinuerlig forbedring
Tavler og tavlemøter Skape et overblikk over status for pågående forbedringsarbeid. Kommer fram til, prioritere og vurderer forbedringsideer. Systematisk og regelmessig dialog (møte) om hvordan forbedre eksisterende praksis. Visualiserer både mål, tiltak og resultater, og bidrar til å sette planer ut i livet. Ansvarliggjør ansatte for både forslag og gjennomføring av tiltak. Regelmessighet sikrer fokus og framdrift Arena for tydelig, synlig og visuell ledelse
5 S Orden og system 5S er en filosofi og en måte å organisere arbeidsplassen. Hensikten er at alle til enhver tid vet hvor alt er og ikke bruker tid på å lete. Det skal være raskt å se at noe mangler fra sin plass. Oppbygging av de 5 S ene: - Sortere: - Systematisere - Skinne - Standardisere - Sikre:
Verdistrømsanalyse (brunpapir) Brukes for å sikre involvering og eierskap i analysen av dagens arbeidsprosesser. Hensikten er å synliggjøre alle steg i arbeidsprosessen fra A til Å, og å visualisere dette på en lett forståelig måte. Ansatte deltar og beskriver hvordan dagens prosess gjennomføres. Dette er grunnlag for å definere og prioritere forbedringstiltak Bruker en prioriteringsmatrise der tiltak rangeres etter effekt og gjennomførbarhet.
Interessentanalyse Kartlegge hvilke interessenter som kan påvirke eller bli påvirket av forbedrings-arbeidet. Gjøre seg opp en mening om hvilke ønsker disse har. Eksempler på interessenter kan være brukerne, ledelsen, leverandører, samarbeidspartnere, tilsynsmyndigheter,.. - Hvem som kan være interessenter? - Hva kan være mulige ønsker for tjenesten? - Hvilke ønsker som betyr mest for hvilke interessenter? Vet vi nok om dette, eller må vi spørre mere (f.eks. brukerundersøkelse) - Hvordan følge opp interessentene i prosjektet?
Erfaringer fra Familieenheten / PPT Kontinuerlig forbedring
Lunch Kontinuerlig forbedring
Tavler og tavlemøter Kontinuerlig forbedring
Ulike typer tavler Forbedringstavle Risikotavle Driftstavle
Kontinuerlig forbedring (Lean) =.«looping» (Niklas Modig)
Kvalitetssirkel (PUKK/PDSA/Deming) Planlegge Planlegge Planlegge Planlegge («Plan») («Plan») («Plan») («Plan») Utføre Utføre Utføre Utføre («Do») («Do») («Do») («Do») Kontrollere Kontrollere Kontrollere Kontrollere («(«(«(«Study Study Study Study»)»)»)») Korrigere Korrigere Korrigere Korrigere («(«(«(«Act Act Act Act»)»)»)») Ulike varianter f.eks. pasientsikkerhetsprogrammet
Planlegge («Plan») Utføre («Do») Kontrollere («Check Check») («Study Study») Korrigere («Act Act») Tavla kan gi kontinuerlig fokus på kvalitetssirkelen!
Gjennomføring av tavlemøter 1. Gjennomgå reglene for tavlemøte 2. Gjennomgå målene vi ønsker å oppnå 3. Refleksjon rundt verdier (gode/mindre gode erfaringer) 4. Gjennomgå alle fokusområder / kvalitetsindikatorer (målinger siste periode) 5. Status på tiltaksplan (gjennomføring av forbedringsforslag) 6. Gjennomgå, prioritere og fordele innkomne forbedringsforslag NB: Ikke alle punkt er nødvendig på alle møtene!
Gjennomføring av tavlemøter Hva er det som ikke skal på tavlemøte.? Det som ikke handler om forbedring Det som ikke bidrar inn i målinger, forbedringsforslag eller tiltaksplan Men husk: Ta vare på det som bør tas videre, for eksempel i personalmøte
Ledelse av forbedringsarbeid Kontinuerlig forbedring
Prosessorientert organisasjon Funksjons/avdelingsorientert Prosessorientert Min avdelings oppgaver kommer først Jeg trenger bare å forstå det jeg selv holder på med Prosessfokuset er på kontroll Vi må kontrollere de ansatte Brukerens behov kommer først Jeg må forstå hvordan min jobb påvirker hele prosessen Prosessfokuset er å effektivisere og forbedre Vi må veilede og følge opp de ansatte Vi må finne ut hvem som gjorde feilen Beslutningen må tas av toppledelsen Løsningen på å gjøre ting raskere er å tilføre ressurser Ledelsen vet alltid best hvordan en skal løse problemet Vi må forstå hvorfor feilen oppsto Ledelsen må ha tillit og kunne delegere ansvar Fjerne ikke verdiskapende aktiviteter, skape flyt og jobbe smartere De ansatte som er nærmest problemet vet best hvordan problemet skal løses
Tavlemøter kan gi deg som leder: Visuell og synlig ledelse Bevissthet rundt egen lederatferd Synliggjøring av din lederrolle Synliggjøring av din lederfilosofi Mulighet å anerkjenne medarbeidere visuelt Praktisere læring som leder (ikke hvorfor de tar feil, men hvorfor de har rett) Oppbygging av tillit, respekt, anerkjennelse, trygghet, forutsigbarhet Oppbygging av godt arbeidsmiljø og trivsel
Tavlemøter krever av deg som leder: God forberedelse av tavlemøtene - Skaffe og fylle inn alle målinger - Status på alle tiltak God gjennomføring av tavlemøtene Godt etterarbeid etter tavlemøtene - Fylle inn tiltak i tiltakslistene, oppdatere status på alle tiltak - Sette av tid til å gjennomføre forbedringsforslag, teste ut forslag i liten skala, følge opp de som har fått delegert oppgaver
Synlig og visuell ledelse Synlig ledelse - Du må være tilstede, og kjenne arbeidsprosessene i din virksomhet! Visuell ledelse - Du må sette dine ansatte i stand til å se nåsituasjon og utvikling! - Tenke helhet og samhandling Husk: tålmodighet og stayer-evne! evne!
Praktisk oppgave: Gjennomføre tavlemøter Omstillingsprosjektet
Oppgave: Gjennomføre tavlemøte 1 Vi har laget et eksempel på forbedringstavle, med mål, verdier, fokusområder og kvalitetsindikatorer Har valgt 1 verdi: - Humor Har valgt 3 fokusområder: - Sykefravær / nærvær - Kvalitet / avvik - Trafikksikkerhet
Oppgave: Gjennomføre tavlemøte 1 Dere får 5 minutter til å bli kjent med tavla, og komme med noen kreative forbedringsforslag (på gul post-it-lapp) Velg møteleder i gruppa Bruk ca 10-15 minutter på å gjennomføre tavlemøte 1
Oppgave: Evaluere tavlemøte 1 Hver person bruker inntil 5 minutt på å vurdere hva som var bra i møtet samt forbedringsforslag. - Notere på grønn Post-it-lapp det som var bra og klistre opp på tavla - Notere på gul Post-it-lapp forbedringsforslag og klistre opp på tavla Velge ny møteleder i gruppa og kjøre evaluering.
Oppgave: Gjennomføre tavlemøte 2 Samme nye møteleder gjennomfører så et nytt tavlemøte på inntil 10-15 minutter.
Oppgave: Evaluere tavlemøte 2 Velge en ny person til å lede evalueringen av tavlemøte nr 2 Bruk inntil 5 minutt på evalueringen.
Veien videre i innføringsprosjektene Kontinuerlig forbedring
Innføringsprosessen Drift Opplæring Kartlegging Forberedelse
Forberedelse Kartlegging Opplæring Drift Mål Forankre prosess Aktive, involverte og motiverte ledere Kartlegge status Identifisere og prioritere utfordringer Kompetanse og motivasjon til alle ansatte Bygge forbedringstavle Kontinuerlig forbedring Aktiviteter Opplæring ledere (kurs 1 dag) Utarbeide og forankre avtale (Møte 2 timer) Informasjonsmøte ansatte (2 timer) Fokusintervju? Brukerundersøkelse? Medarbeiderundersøkelse? Andre målinger. Interessentanalyse? Opplæring ansatte (kurs 1 dag) Verdiseminar ansatte (2-3 timer) Ukentlige tavlemøter Bruke verktøy etter behov (brunpapir, 5S, osv) Tertialvis rapportering Jevnlige målinger Deltakere Kommunalsjef, enhets- og avdelingsleder, verneombud og tillitsvalgt Prosessveileder Alle ansatte Brukergrupper? Leder Prosessveileder Alle ansatte Leder Prosessveileder Alle ansatte Leder Prosessveileder Kommunalsjef Resultat / Dokument Egenerklæring fra alle deltakere Plan med tydelige mål «Problemtre» med utfordringer Måleindikatorer med «nullpunktsmåling» Revidert plan? Forbedringstavle med mål og målepunkt. Verdiplakat for enheten? Kultur for / kompetanse om kontinuerlig forbedring Resultater som sikres
Kontinuerlig forbedring + = sant!