Barnehage- og utdanningsavdelingen TILSYNSRAPPORT. Forvaltningskompetanse avgjørelser om særskilt tilrettelegging. Vestby kommune Vestby ungdomsskole

Barnehage- og utdanningsavdelingen TILSYNSRAPPORT Forvaltningskompetanse avgjørelser om særskilt tilrettelegging Vestby kommune Vestby ungdomsskole 14. oktober 2016

2 Innholdsfortegnelse Sammendrag... 3 1. Innledning... 6 1.1 Vestby ungdomsskole... 6 1.2 Lesehjelp til tilsynsrapporten... 6 2. Om tilsynet med Vestby kommune Vestby ungdomsskole... 8 2.1 Fylkesmannen fører tilsyn med offentlige skoler... 8 2.2 Tema for tilsynet... 8 2.3 Om gjennomføringen av tilsynet... 9 3. Generelle saksbehandlingsregler for enkeltvedtak...11 4. Enkeltvedtak om spesialundervisning...19 5. Enkeltvedtak om særskilt språkopplæring...28 6. Frist for retting av brudd på regelverket...34 7. Kommunens frist til å rette...36 Vedlegg: Dokumentasjonsgrunnlaget...37

3 Sammendrag Tema og formål Felles nasjonalt tilsyn 2014-17 handler om skolens arbeid med elevenes utbytte av opplæringen og består av tre områder for tilsyn: skolens arbeid med elevenes utbytte av opplæringen forvaltningskompetanse (som denne rapporten omhandler) skolebasert vurdering Tema for tilsynet på Vestby ungdomsskole er forvaltningskompetanse i avgjørelser om særskilt tilrettelegging av opplæringen. Hovedpunkter er: generelle saksbehandlingsregler for enkeltvedtak enkeltvedtak om spesialundervisning enkeltvedtak om særskilt språkopplæring Gjennomføring Fylkesmannen åpnet 1. februar 2016 tilsyn med forvaltningskompetanse avgjørelser om særskilt tilrettelegging ved Vestby ungdomsskole i Vestby kommune. Fylkesmannens vurderinger og konklusjoner i denne rapporten er basert på skriftlig dokumentasjon, herunder rektors egenvurdering og kopier av tilfeldig utvalgte elevers saksdokumenter. Se vedlagte oversikt over dokumentasjonsgrunnlag. Forhåndsvarsel og foreløpig rapport ble sendt til Vestby kommune og Vestby ungdomsskole i brev av 2. september 2016. Vestby kommune ble gitt frist den 19. september 2016 med å uttale seg om forhåndsvarselet og innholdet i den foreløpige rapporten. Vestby kommune ønsket ikke å benytte seg av muligheten til å komme med en uttalelse. Dette ble bekreftet i e-post til Fylkesmannen av 28. september 2016. På denne bakgrunn har Fylkesmannen kommet til at det ikke er grunnlag for å gjøre endringer i vurderingene og konklusjonene fra foreløpig tilsynsrapport. Avdekkede lovbrudd Fylkesmannen har i dette tilsynet vurdert totalt 13 rettslige krav, og vi har i kapitlene 3, 4 og 5 konstatert lovbrudd. Følgende pålegg kan bli aktuelle å vedta: Kapittel 3: Generelle saksbehandlingsregler for enkeltvedtak Vestby kommune må sørge for at saksbehandlingen ved Vestby ungdomsskole oppfyller forvaltningslovens krav til forhåndsvarsling, jf. forvaltningsloven 16. Vestby kommune må i denne forbindelse se til at: - Elever/foresatte varsles før det fattes enkeltvedtak om avvik fra det ordinære opplæringstilbudet

4 - Forhåndsvarselet om spesialundervisning og særskilt språkopplæring redegjør for hva saken gjelder, gir opplysninger om hvilke bestemmelser vedtaket bygger på og hvilke forhold rundt elevens skolesituasjon som er grunnlaget for vedtaket. Vestby kommune må sørge for at saksbehandlingen ved Vestby ungdomsskole oppfyller forvaltningslovens krav til enkeltvedtak, jf. forvaltningsloven 24, 25 og 27. Vestby kommune må i denne forbindelse se til at: - Enkeltvedtakene om særskilt språkopplæring inneholder en begrunnelse som viser til de faktiske forholdene som er lagt til grunn og hvilke hensyn som er vektlagt. Kapittel 4: Enkeltvedtak om spesialundervisning Vestby kommune må sørge for at Vestby ungdomsskole ved behov for spesialundervisning oppfyller opplæringsloven 5-1, 5-3 og 5-4, jf. forvaltningsloven 2 og kapittel IV og V. Vestby kommune må i denne forbindelse se til at: - Skolen innhenter samtykke fra foreldrene eller elever over 15 år før det igangsettes utredning av behovet for spesialundervisning. - Skolen gir eleven/foreldre mulighet til å uttale seg om innholdet i den sakkyndige vurderingen før enkeltvedtak fattes. - Det fattes enkeltvedtak for elever etter at den sakkyndige vurderingen er gjennomført. - Enkeltvedtaket inneholder opplysninger om omfanget og organiseringen av spesialundervisningen, samt opplysninger om fag/områder og eventuelle avvik fra LK06. - Enkeltvedtak om spesialundervisning inneholder begrunnelse for eventuelle avvik fra sakkyndig vurdering. Kapittel 5: Enkeltvedtak om særskilt språkopplæring Vestby kommune må sørge for at Vestby ungdomsskole ved behov for og opphør av behov for særskilt språkopplæring oppfyller forvaltningsloven 2 og kapittel IV og V og opplæringsloven 2-8. Vestby kommune må i denne forbindelse se til at: - Det fattes enkeltvedtak for elever som har rett til særskilt språkopplæring. - Enkeltvedtaket inneholder opplysninger om vedtakets varighet og om organisering av den særskilte språkopplæringen. - Det fattes enkeltvedtak om opphør av særskilt språkopplæring når eleven overføres til den ordinære opplæringen.

5 Status på rapporten og veien videre I denne tilsynsrapporten er det satt frist for retting av lovbrudd som er avdekket under tilsynet. Fristen er 16. januar 2017. Dersom lovbrudd ikke er rettet innen fristen, vil Fylkesmannen i Oslo og Akershus vedta pålegg om retting med hjemmel i kommuneloven 60 d. Et eventuelt pålegg om retting vil ha status som enkeltvedtak og vil kunne klages på, jf. forvaltningsloven kapittel VI. Fylkesmannen gjør oppmerksom på at våre konklusjoner bygger på det konkrete kildematerialet som foreligger, og tar bare utgangspunkt i status på det tidspunktet tilsynsrapporten er datert. Tilsynsrapporten er avgrenset til tilsynstemaet, og er ikke noen uttømmende tilstandsvurdering av skolens øvrige virksomhet.

6 1. Innledning Fylkesmannen åpnet 1. februar 2016 tilsyn med forvaltningskompetanse avgjørelser om særskilt tilrettelegging ved Vestby ungdomsskole i Vestby kommune. Felles nasjonalt tilsyn 2014-17 handler om skolens arbeid med elevenes utbytte av opplæringen og består av tre områder for tilsyn: skolens arbeid med elevenes utbytte av opplæringen forvaltningskompetanse (som denne rapporten omhandler) skolebasert vurdering Utdanningsdirektoratet har utarbeidet veiledningsmateriell 1 knyttet til tilsynet, og Fylkesmannen har gjennomført informasjons- og veiledningssamlinger. Det er kommunen som har det overordnede ansvaret for at kravene i opplæringsloven blir overholdt, jf. opplæringsloven 13-10 første ledd. Kommunen er derfor adressat for denne tilsynsrapporten. I denne tilsynsrapporten er det fastsatt frist for retting av brudd på regelverket som er avdekket under tilsynet. Fristen er 16. januar 2017. Dersom brudd på regelverket ikke er rettet innen fristen, vil Fylkesmannen i Oslo og Akershus vedta pålegg om retting med hjemmel i kommuneloven 60 d. Et eventuelt pålegg om retting vil ha status som enkeltvedtak og vil kunne påklages, jf. forvaltningsloven kapittel VI. 1.1 Vestby ungdomsskole Vestby ungdomsskole er en ny skole som åpnet høsten 2015, og erstattet tidligere Risil ungdomsskole. Skolen tar i mot elever fra barneskolene Vestby, Bjørlien og Garder. Skolen er bygget for 540 elever, men har kun rundt 320 elever skoleåret 2015-2016. Elevene er fordelt med 4 paralleller på 8. og 9. trinn og 5 paralleller på 10. trinn. Skolen er Vestby kommunes mottaksskole for nyinnflyttede ungdomsskoleelever med minoritetsspråklig bakgrunn. 1.2 Lesehjelp til tilsynsrapporten Rapporten har ett kapittel for hvert hovedområde for tilsynet: Kapittel 3: generelle saksbehandlingsregler for enkeltvedtak Kapittel 4: enkeltvedtak om spesialundervisning Kapittel 5: enkeltvedtak om særskilt språkopplæring Kapitlene 3-5 er delt inn på følgende måte: Rettslig krav Fylkesmannens undersøkelser Fylkesmannens vurderinger 1 http://www.udir.no/regelverk-og-tilsyn/tilsyn/felles-nasjonalttilsyn/forvaltningskompetanse-avgjerder-om-sarskild-tilrettelegging2/

7 Fylkesmannens konklusjon Dersom Fylkesmannen konkluderer med at et rettslig krav ikke er oppfylt, framkommer dette som korreksjonspunkt. I rapportens kapittel 6 Frist for retting av brudd på regelverket er det en oppsummering av alle korreksjonspunkt. Fylkesmannen har benyttet enkelte forkortelser i denne foreløpige tilsynsrapporten: LK06: Læreplanverket for Kunnskapsløftet EVS: Egenvurderingsskjema PPT: Pedagogisk-psykologisk tjeneste

8 2. Om tilsynet med Vestby kommune Vestby ungdomsskole 2.1 Fylkesmannen fører tilsyn med offentlige skoler Fylkesmannen fører tilsyn med offentlige skoler jf. opplæringsloven 14-1 første ledd, jf. kommuneloven kap. 10 A. Fylkesmannens tilsyn på opplæringsområdet er lovlighetstilsyn jf. kommuneloven 60 b. Fylkesmannens tilsyn med offentlige skoler er myndighetsutøvelse og skjer i samsvar med forvaltningsrettens regler for dette. I de tilfeller Fylkesmannen konkluderer med at et rettslig krav ikke er oppfylt, betegnes dette som lovbrudd, uavhengig av om det er opplæringsloven eller forskrifter fastsatt i medhold av denne, som er brutt. 2.2 Tema for tilsynet Temaet for tilsynet er skolens forvaltningskompetanse i avgjørelser om særskilt tilrettelegging av opplæringen. Særskilt tilrettelegging for elever innebærer avvik fra ordinært opplæringstilbud og er enkeltvedtak etter loven. Hovedpunkter i tilsynet vil være: Generelle saksbehandlingsregler for enkeltvedtak Enkeltvedtak om spesialundervisning Enkeltvedtak om særskilt språkopplæring Vestby ungdomsskole ved rektor har ikke gitt noen opplysninger om punktskriftopplæring og tegnspråkopplæring. Fylkesmannen legger til grunn at skolen per i dag ikke har elever som har behov for slik opplæring. Dette tilsynet omfatter dermed ikke disse elevgruppene. Det overordnede formålet med det nasjonale tilsynet er å bidra til at elever får et godt utbytte av opplæringen. For å sikre at dette gjelder for alle elever, er elever med behov for særskilt tilrettelegging gitt egne rettigheter i opplæringsloven. Tilsynet skal bidra til at kommunen som skoleeier sørger for at skolen: sikrer elevens rettssikkerhet gjennom å involvere elever og foreldre i vurderingene før skolen tar avgjørelser om avvik fra ordinært opplæringstilbud følger reglene for innhold i enkeltvedtak sørger for å vurdere og kartlegge elevens behov på en faglig forsvarlig måte fatter vedtak som gir gode føringer for å tilrettelegge innholdet i opplæringen Manglende forvaltningskompetanse i avgjørelser om særskilt tilrettelegging av opplæringen kan medføre at elevene ikke får ivaretatt sine rettigheter. Det kan også medføre at avgjørelsene ikke gir gode faglige føringer for innholdet i opplæringen. Elevene står da i fare for å få en opplæring som ikke gir et forsvarlig utbytte. Det er bare utvalgte deler av saksbehandlingsreglene for enkeltvedtak som kontrolleres i tilsynet; totalt 13 rettslige krav blir vurdert. Opplæringsloven og forskrift til loven har også krav som gjelder spesialundervisning og særskilt språkopplæring som ikke er inkludert i dette tilsynet.

9 2.3 Om gjennomføringen av tilsynet Tilsyn med Vestby kommune ble åpnet gjennom brev 1. februar 2016. Fylkesmannen har krevd at kommunen legger fram dokumentasjon, jf. kommuneloven 60 c. Fylkesmannens vurderinger og konklusjoner er basert på skriftlig dokumentasjon fra skolen. Forhåndsvarsel og foreløpig rapport ble sendt til Vestby kommune og Vestby ungdomsskole i brev av 2. september 2016. Vestby kommune ble gitt frist den 19. september 2016 med å uttale seg om forhåndsvarselet og innholdet i den foreløpige rapporten. Vestby kommune ønsket ikke å benytte seg av muligheten til å komme med en uttalelse. Dette ble bekreftet i e-post til Fylkesmannen av 28. september 2016. På denne bakgrunn har Fylkesmannen kommet til at det ikke er grunnlag for å gjøre endringer i vurderingene og konklusjonene fra foreløpig tilsynsrapport. Dokumenter som inngår i dokumentasjonsgrunnlaget for tilsynet Fylkesmannen ba i varselbrev av 1. februar 2016 om at rektor/skoleledelsen skulle fylle ut et egenvurderingsskjema (EVS) og gi en oversikt over alle elever ved Vestby ungdomsskole som mottok særskilt tilrettelagt undervisning ved skolen. I brev av 10. februar 2016 oversendte Vestby kommune utfylt EVS med vedlegg, samt nummererte elevlister med oversikt over elever med rett til spesialundervisning og «elever med minoritetsspråklig bakgrunn som følger velkomstklassen». Av hensyn til personvern viser vi til elevnumrene, når vi i rapporten viser til dokumentasjon knyttet til enkeltelever. Fylkesmannen ba i e-post av 26. februar 2016 om at den delen av EVS som omhandler generelle saksbehandlingsregler skulle fylles ut på nytt. Dette grunnet at skolen hadde besvart denne med utgangspunkt i de ulike typer enkeltvedtak som skolen fatter (fritak fra nasjonale prøver, iverksetting av tiltak etter opplæringsloven kap. 9a m.m.). Fylkesmannen presiserte at tilsynet var begrenset til kun å gjelde avgjørelser om særskilt tilrettelegging og ba om at skolen skulle besvare EVS med utgangspunkt i enkeltvedtak om spesialundervisning og enkeltvedtak om særskilt språkopplæring. Vi ba også om at skolen skulle sende inn rutinebeskrivelser eller lignende knyttet til disse enkeltvedtakene, dersom de hadde dette. Fylkesmannen ba til sist om at det på oversikten over elever med særskilt språkopplæring ble skilt mellom de som gikk i ordinær klasse og de som gikk i særskilt organisert innføringstilbud. Fylkesmannen mottok svar per e-post fra Vestby kommune den 4. mars 2016. Vedlagt var korrigert EVS og liste over elever med særskilt språkopplæring. Videre oversendte kommunen blant annet rutine og prosedyrebeskrivelse for spesialundervisning. Fylkesmannen plukket ut fem tilfeldige elever fra listen over elever som mottok spesialundervisning og ba per e-post den 4. mars 2016 om elevdokumentasjon for disse. Herunder ba vi om nyeste vedtak om spesialundervisning, samt informasjon om hvorvidt eleven tidligere har hatt vedtak om spesialundervisning, sakkyndig vurdering(er) som vedtaket er basert på, samtykke fra foreldre og/eller elev før det igangsettes utredning

10 av behovet for spesialundervisning og samtykke til iverksetting av spesialundervisning og /eller annen dokumentasjon. Fylkesmannen plukket også ut tre elever med særskilt språkopplæring som gikk i ordinær klasse og tre elever som gikk i «velkomstklasse» og ba per e-post den 4. mars 2016 om at få tilsendt elevdokumentasjon for disse. Herunder ba vi om forhåndsvarsel, samt eventuelt samtykke fra elev/foresatte, og nyeste vedtak om særskilt språkopplæring. Vi ba også om informasjon om hvorvidt eleven tidligere har hatt vedtak om særskilt språkopplæring. I tillegg ønsket vi tre eksempler på enkeltvedtak om opphør av særskilt språkopplæring. Fylkesmannen mottok elevdokumentasjon fra Vestby kommune i brev av 14. mars 2016, både for elever som mottok spesialundervisning og elever som mottok særskilt språkopplæring. For fullstendig oversikt over mottatte dokumenter viser vi til dokumentoversikten som er vedlagt denne rapporten. Fylkesmannen ba i tillegg, i e-post av 26. april 2016, om å få tilsendt tidligere sakkyndige vurderinger for to av elevene med spesialundervisning. Vestby kommune oversendte dette i brev av 27. april 2016.

11 3. Generelle saksbehandlingsregler for enkeltvedtak Nedenfor har vi oppgitt de rettslige kravene i tilsynet som gjelder generelt for enkeltvedtak. Vi viser også til hvilke bestemmelser i opplæringsloven og/eller forvaltningsloven kravene er knyttet til. Rettslig krav 1 Elever og foreldre skal varsles før det fattes enkeltvedtak om avvik fra ordinært opplæringstilbud Dersom foreldre eller elever ikke allerede har uttalt seg i saken, skal de varsles før skolen gjør et vedtak. De skal ha anledning til å uttale seg innen en nærmere angitt frist, jf. forvaltningsloven 16. Skolen skal gi forhåndsvarselet skriftlig. Varsel til foreldre gjelder for elever under 18 år. Når eleven er over 15 år, skal skolen varsle eleven selv om eleven er representert av foreldre. Skolen kan la være å varsle dersom eleven eller foreldre har - søkt eller bedt om vedtaket - hatt anledning til å gi sine synspunkter i saken - fått kjennskap på annen måte til at skolen skal gjøre et vedtak og har hatt rimelig tid til å uttale seg Fylkesmannens undersøkelser Spesialundervisning For «elever som søker om spesialundervisning» svarer rektor i egenvurderingsskjemaet (EVS) ja på dette spørsmålet. Som dokumentasjon viser rektor til Vestby kommunes «Prosedyrebeskrivelse for spesialundervisning», som er datert oktober 2008, og til «Rutiner for spesialundervisning», datert desember 2015. Av prosedyrebeskrivelsen fra 2008 fremgår det at PPT skal utarbeide en sakkyndig rapport hvor funn fra utredningen og tiltak skal beskrives. Foresatte skal deretter innkalles til et tilbakemeldingsmøte med PPT og skolen. Der skal det gis informasjon om hvorvidt eleven har rett til spesialundervisning eller ikke. I etterkant av dette skal skolen/foresatte skrive «Melding om spesialundervisning». Skolen utarbeider så en foreløpig individuell opplæringsplan (IOP) som sendes til PPT. PPT utarbeider deretter sakkyndig uttalelse om innhold, organisering og omfang som sendes til skolen. Deretter utarbeider skolen IOP (skrives i august og januar), og rektor fatter enkeltvedtak. I rutinen for spesialundervisning fra 2015 står det at det skal være et møte mellom skole og PPT i januar for elever som har spesialundervisning. Omfanget av spesialundervisningen for neste skoleår skal vurderes i dette møtet. I etterkant skal det sendes en søknad om spesialundervisning til PPT innen 1. februar. Denne søknaden skal foresatte signere. PPT utarbeider deretter en sakkyndig tilråding som gjøres tilgjengelig for rektor. Av tilsendt dokumentasjon ser Fylkesmannen at det foreligger maler for «henvisning for barn i Vestby kommune Pedagogisk-psykologisk tjeneste», «søknad om spesialundervisning» og «enkeltvedtak om spesialundervisning».

12 Fylkesmannen har bedt om dokumentasjon for fem elever som mottar spesialundervisning. Herunder har vi bedt om samtykke til iverksetting av spesialundervisning og/eller annen dokumentasjon som viser at foresatte har fått uttale seg om innholdet i den sakkyndige vurderingen før enkeltvedtak fattes. Fylkesmannen har mottatt følgende: elev 3: Sakkyndig vurdering av 11. mars 2015 Enkeltvedtak om spesialundervisning av 7. september 2015 elev 9: Sakkyndig tilrådning av 19. februar 2015 Søknad om spesialundervisning av 16. mars 2015 Enkeltvedtak om spesialundervisning av 7. september 2015 elev 16: Søknad om spesialundervisning av 29. januar 2015 Sakkyndig tilråding av 20. februar 2015 Enkeltvedtak om spesialundervisning av 7. september 2015 elev 22: Sakkyndig vurdering av 12. august 2014 Videreføring av sakkyndig vurdering av 17. februar 2015 Enkeltvedtak om spesialundervisning av 7. september 2015 elev 31: Sakkyndig vurdering av 14. november 2014 Videreføring av sakkyndig vurdering av 16. februar 2015 Enkeltvedtak om spesialundervisning av 7. september 2015 I fire av enkeltvedtakene som foreligger (elev 3, 9, 16 og 22) viser rektor til foresattes «søknad om spesialundervisning». Fylkesmannen har mottatt kopi av slik søknad for to elever (elev 9 og 16). Både malen og de søknadene som foreligger har følgende standardtekst: «foresatte ber om at eleven får spesialundervisning og godkjenner at det blir gitt spesialundervisning i de fag/områder eleven har IOP». Søknadene er undertegnet av rektor og av foresatte. Særskilt språkopplæring På spørsmål i EVS om elev og foresatte forhåndsvarsles før det fattes vedtak om særskilt språkopplæring svarer rektor ja. For nyankomne elever med behov for grunnleggende norskopplæring viser rektor til «maler og/eller eksempler på utfylte varsler». Rektor opplyser at for elever som følger velkomstklasse på skolen, avholdes det velkomstmøte med utfylling av velkomstmøteskjema. Rektor viser også til skjema for utviklingssamtale. Videre opplyser rektor at elevene samtaler med skolen for redegjørelse i saken og foresatte informeres om hendelser og konsekvenser. Fylkesmannen mottok i brev av 10. februar 2016 liste over «Elever med minoritetsspråklig bakgrunn som følger velkomstklassen». I e-post av 26. februar 2016 ba Fylkesmannen om spesifiserte oversikter over elever som går i henholdsvis «ordinære klasser» og elever som går i «særskilt organisert innføringstilbud for nyankomne minoritetsspråklige elever». I oversikten vi mottok fra skolen, i brev av 2. mars 2016, er det skilt mellom elever i «velkomstklasse» og elever i ordinær klasse. Fylkesmannen legger derfor til grunn at skolen med begrepet «velkomstklasse» mener særskilt organisert innføringstilbud for nyankomne minoritetsspråklige elever jf. opplæringsloven 2-8 femte ledd.

13 Fylkesmannen har fått oversendt følgende maler: - skjema som foresatte skal fylle ut på velkomstmøte - skjema for utviklingssamtale - mal for enkeltvedtak om særskilt språkopplæring - mal for klage på enkeltvedtak om særskilt språkopplæring - mal for avslag på særskilt språkopplæring Fylkesmannen har videre fått oversendt enkeltvedtak om særskilt språkopplæring for seks elever (elev 37, 40, 42, 46, 51 og 57). For elevene som går i velkomstklassen (elev 46, 51 og 57), har Fylkesmannen også mottatt kopi av «Informasjon til foresatte av elever i velkomstklassen på Vestby ungdomsskole». Her informeres det om retten til fritak for vurdering med karakter for elever i innføringstilbud. Skjemaene er undertegnet av foresatte. Fylkesmannen har ikke mottatt mal for, eller eksempler på, forhåndsvarsel om særskilt språkopplæring. Fylkesmannens vurderinger Dersom foreldre eller elever ikke allerede har uttalt seg i saken, skal de varsles før skolen gjør et vedtak. Formålet med forhåndsvarselet er å sikre at saken er så godt opplyst som mulig før skolen fatter vedtak, og å ivareta elevenes og foresattes rettssikkerhet ved å gi dem anledning til å uttale seg om forhold som angår dem. Spesialundervisning: Det foreligger ikke eget brev med forhåndsvarsel om vedtak i noen av de fem sakene Fylkesmannen har mottatt. Krav om forhåndsvarsel etter forvaltningsloven 16 kan falle bort dersom elev/foresatte har søkt eller bedt om vedtaket, har hatt anledning til å gi sine synspunkter i saken eller på annen måte har fått kjennskap til at skolen skal gjøre et vedtak og fått rimelig tid til å uttale seg. Elev/foresatte har i henhold til opplæringsloven 5-4 annet ledd, rett til å gjøre seg kjent med og uttale seg om den sakkyndige vurderingen. Elev/foresatte skal også samtykke til iverksetting av spesialundervisning. Dersom skolen ivaretar disse rettighetene, vil kravet til forhåndsvarsel etter forvaltningsloven 16 kunne være ivaretatt gjennom dette. For to elever (elev 9 og 16) foreligger det søknad om spesialundervisning. Det fremgår av rutinen for spesialundervisning at «søknad om spesialundervisning» er et dokument som sendes fra skolen til PPT. Fylkesmannen anser derfor at det her dreier seg om en gjentatt henvisning til PPT. Selv om foresatte her skriver under på at de godkjenner at det blir gitt spesialundervisning, er Fylkesmannen av den oppfatning at de kun kan anses å ha samtykket til ny utredning, jf. rettslig krav 6 i denne rapporten. Samtykke til iverksetting av spesialundervisning forutsetter at foresatte er gjort kjent med innholdet i en eventuell ny sakkyndig vurdering og skal derfor gis etter at denne foreligger. Slik malen for «Søknad om spesialundervisning» er utformet vurderer Fylkesmannen det slik at dette dokumentet ikke kan erstatte forhåndsvarsel etter forvaltningsloven 16. Fylkesmannen har ikke mottatt eksempler på samtykke til iverksetting av spesialundervisning. Hverken Vestby kommunes Rutiner for spesialundervisning eller Prosedyrebeskrivelse for spesialundervisning omtaler forhåndsvarsel. Det er heller ikke

14 beskrevet rutiner som sikrer at eleven/foresatte, på annen måte gis anledning til å uttale seg i saken etter at den endelige sakkyndige vurderingen foreligger og før enkeltvedtak fattes. Etter Fylkesmannens vurdering er det ikke tilstrekkelig at det har foregått et samarbeid mellom foresatte og PPT under utredningen. Fylkesmannen vil understreke at elev/foresatte må gis anledning til å uttale seg om den endelige sakkyndige vurderingen før enkeltvedtak fattes. Fylkesmannen vurderer derfor at verken skolens rutine, prosedyrebeskrivelse eller skolens praksis tilfredsstiller forvaltningslovens krav til forhåndsvarsel. Særskilt språkopplæring Det foreligger ikke forhåndsvarsel for noen av elevene med særskilt språkopplæring hvor Fylkesmannen har bedt om elevdokumentasjon. For elevene som går i ordinær klasse er det ikke gitt noen informasjon som viser at foreldre/elever på annen måte har fått anledning til å uttale seg i saken før vedtak om særskilt språkopplæring blir fattet. For elevene i velkomstklassen, dvs. elever i særskilt organisert opplæringstilbud for nyankomne elever, holdes det velkomstmøte med foresatte. Av tilsendt dokumentasjon ser Fylkesmannen at hverken «velkomstmøteskjema» eller «skjema for utviklingssamtale» inneholder spesifikk informasjon om at det skal fattes enkeltvedtak om særskilt språkopplæring og hva dette innebærer. Skjemaet «informasjon til foresatte av elever i velkomstklassen på Vestby ungdomsskole» informerer om retten til fritak for vurdering med karakter for elever i innføringstilbud. Skjemaet gir imidlertid ingen informasjon som kan erstatte et forhåndsvarsel. Skolen har ikke gitt opplysninger som viser at den informasjonen som blir gitt på velkomstmøte er individualisert og gir tilstrekkelig informasjon om at det skal fattes enkeltvedtak og hva slikt vedtak innebærer. Rektor har i EVS vist til «skjema for utviklingssamtale». Av det skjemaet som foreligger går det ikke frem at dette er relevant når det gjelder forhåndsvarsel om enkeltvedtak. Fylkesmannen vil for øvrig bemerke at begrepet «utviklingssamtale» vanligvis er knyttet til underveisvurdering og skal være en samtale som foregår underveis i opplæringen. Fylkesmannen ser at foresatte skal underskrive og godkjenne selve vedtaket. Tre av vedtakene Fylkesmannen har fått tilsendt har slik underskrift. Et forhåndsvarsel skal imidlertid gis før enkeltvedtaket fattes. Den det gjelder skal få anledning til å uttale seg innen en nærmere angitt frist. Et samtykke som er gitt etter at vedtaket er fattet kan derfor ikke erstatte et forhåndsvarsel. Fylkesmannen vurderer det slik at skolens praksis ikke tilfredsstiller forvaltningslovens krav til forhåndsvarsel. Fylkesmannens konklusjon Det rettslige kravet er ikke oppfylt.

15 Rettslig krav 2 Forhåndsvarslet skal gjøre rede for hva saken gjelder, og gi opplysninger om hvilke bestemmelser vedtaket bygger på, og hvilke forhold rundt elevens skolesituasjon som er grunnlaget for vedtaket Forhåndsvarslet skal inneholde det som er nødvendig for at elever og foreldre kan ivareta sine interesser på en forsvarlig måte, jf. forvaltningsloven 16. Varselet må derfor inneholde de faktiske forholdene: Hva det varslede vedtaket vil innebære for eleven, hvilke type avvik fra ordinær opplæring det dreier seg om og hvilke forhold som er grunnlag for vedtaket. Fylkesmannens undersøkelser Rektor svarer bekreftende i EVS, både når det gjelder spesialundervisning og særskilt språkopplæring, på at det i forhåndsvarselet redegjøres for hva saken gjelder, bestemmelser i loven vedtaket bygger på og forhold rundt elevens skolesituasjon som er grunnlaget for vedtaket. Når det gjelder spesialundervisning, skriver rektor i EVS at «det står i henvisningsskjemaet til PPT som fylles ut av skolen i samarbeid med foresatte». Det vises til dokumentene «Prosedyrebeskrivelse for spesialundervisning i Vestby kommune», «Huskeliste for skriving av enkeltvedtak» og «Henvisning for barn i Vestby kommune PPT». Når det gjelder særskilt språkopplæring viser rektor i EVS til den samme dokumentasjonen som det er vist til under rettslig krav 1. Fylkesmannens vurderinger Både når det gjelder spesialundervisning og særskilt språkopplæring har Fylkesmannen ovenfor konkludert med at skolens praksis ikke tilfredsstiller krav til forhåndsvarsel jf. forvaltningsloven 16. Det følger av dette at lovkravet heller ikke her er oppfylt. Fylkesmannen vil bemerke at de opplysninger som gis på henvisningsskjemaet før PPT sin utredning ikke er tilstrekkelig som et forhåndsvarsel for vedtak om spesialundervisning. Varselet skal inneholde opplysninger om de faktiske forholdene; hva det varslede vedtaket vil innebære for eleven, eventuelt hvilke type avvik fra ordinær opplæring det dreier seg om, samt hvilke forhold som er grunnlag for vedtaket. Dette er opplysninger som først foreligger når PPT har utredet elevens behov ferdig og har gitt sin tilrådning. Fylkesmannens konklusjon Det rettslige kravet er ikke oppfylt. Rettslig krav 3 Enkeltvedtaket skal inneholde begrunnelse for vedtaket med henvisning til hjemmelen, faktiske forhold som er lagt til grunn, og hvilke hensyn som er vektlagt Eleven eller foreldrene har rett til å klage på enkeltvedtaket. For å gi eleven eller foreldrene en reell mulighet til å argumentere for sitt syn, må vedtaket være skriftlig og begrunnet, jf. forvaltningsloven 24 og 27. Begrunnelsen skal vise til de regler og

16 faktiske forhold vedtaket bygger på, og hvilke hensyn skolen har lagt mest vekt på, jf. forvaltningsloven 25. Skolen trenger ikke å begrunne vedtaket dersom vedtaket innvilger en søknad, og skolen ikke har grunn til å tro at elevene og foreldrene vil være misfornøyd med vedtaket. Fylkesmannens undersøkelser Spesialundervisning: Rektor svarer i EVS bekreftende på at enkeltvedtakene oppfyller lovkravene til begrunnelse. Hun viser til pedagogisk rapport ved henvisning til PPT skole og søknad om spesialundervisning. I alle fem vedtakene om spesialundervisning som Fylkesmannen har mottatt, er det oppgitt at hjemmelen for vedtaket er opplæringsloven 5-1. Lovbestemmelsen er også sitert. Når det gjelder de faktiske forhold som vedtaket bygger på, står det i alle fem vedtakene at «Enkeltvedtaket bygger på sakkyndig utredning, vurdering og/eller tilrådning utført av Pedagogisk-Psykologisk tjeneste (PPT) i Vestby kommune». Videre er det i alle vedtakene tatt med et innrammet felt hvor det er skrevet noe om hvordan PPT beskriver elevens utfordringer og behov. Særskilt språkopplæring For elever med særskilt språkopplæring har rektor ikke besvart dette spørsmålet i EVS. I kolonnen i EVS for dokumentasjon o.a. som kan bekrefte/underbygge svar, har midlertid rektor vist til skjema for enkeltvedtak om særskilt språkopplæring. I kommunens mal for enkeltvedtak om særskilt språkopplæring er det, under overskriften «Rektor har forholdt seg til gjeldende regelverk», vist til opplæringsloven 2-8 og 3-12. Deler av lovteksten er referert sammen med henvisninger til forarbeider o.a. Denne vedtaksmalen er benyttet i alle vedtakene Fylkesmannen har mottatt. Når det gjelder informasjon i vedtaket om de faktiske forholdene som er lagt til grunn, har Fylkesmannen sett at det under overskriften «Begrunnelse for vedtaket» er gitt begrunnelse i ett vedtak (elev 46). I de øvrige vedtakene er malen ikke utfylt under denne overskriften. I to av vedtakene (elev 51 og 57) går det frem annet sted i vedtaket at eleven ikke har noen forkunnskaper i norsk. Fylkesmannens vurderinger Spesialundervisning Alle fem vedtakene om spesialundervisning viser til hjemmelen for vedtaket, opplæringsloven 5-1. Når det gjelder de faktiske opplysningene som ligger til grunn for vedtaket, mener Fylkesmannen det er uheldig at det ikke er spesifisert med dato hvilken sakkyndig vurdering som ligger til grunn for vedtaket. Vi har likevel kommet til at kravet til begrunnelse etter forvaltningsloven er tilstrekkelig ivaretatt ved at det er tatt med noen opplysninger i vedtaket om hvordan PPT beskriver elevens utfordringer og behov.

17 Særskilt språkopplæring Alle vedtakene har henvisning til lovhjemmel. Fylkesmannen vil imidlertid bemerke at det under overskriften «Rektor har forholdt seg til gjeldende regelverk» dels er referert lovtekst og dels gitt annen informasjon. Fylkesmannen vil påpeke at uriktig bruk av anførselstegn og kursiv flere steder her gir et feilaktig inntrykk. Tekst som er annen informasjon fremstår som lovtekst. Kommunen/skolen kan velge å gjengi innholdet i regelverket med egne ord eller å referere lovteksten. Dersom man referer lovtekst, må imidlertid denne være gjengitt korrekt. Fylkesmannen vil også bemerke at det er uheldig at det vises til opplæringsloven 3-12. Denne bestemmelsen gjelder videregående opplæring og er ikke relevant for grunnskolen. For mottaker av vedtaket vil denne henvisningen kunne virke forvirrende. Fylkesmannen vurderer likevel at alle vedtakene viser til hjemmel. Kommunens vedtaksmal har «Begrunnelse for vedtak» som egen overskrift. Slik skolen har brukt malen, er det likevel bare ett av vedtakene som inneholder begrunnelse. I de øvrige vedtakene er det ikke skrevet noe under denne overskriften. For to av vedtakene går det likevel frem annet sted i vedtaket at eleven det gjelder er uten forkunnskaper i norsk. Tre av vedtakene har imidlertid ingen begrunnelse som gir informasjon om de faktiske forholdene som er lagt til grunn, og om hvilke hensyn som er vektlagt. Fylkesmannen vurderer derfor at skolens praksis ikke ivaretar kravet til at begrunnelsen for vedtaket skal inneholde informasjon om de faktiske forhold som er lagt til grunn, og hvilke hensyn som er vektlagt. Fylkesmannens konklusjon Det rettslige kravet er oppfylt når det gjelder vedtakene om spesialundervisning. Det rettslige kravet er ikke ivaretatt når det gjelder særskilt språkopplæring. Rettslig krav 4 Enkeltvedtaket skal inneholde informasjon om klageadgang, klagefrist, klageinstans og framgangsmåte ved klage Det er et krav at brevet med enkeltvedtaket skal opplyse om de formelle forhold som gjelder dersom eleven eller foreldrene vil klage, jf. forvaltningsloven 27. Nærmere regler for saksbehandling ved klage går fram av forvaltningsloven 27-32. Skolen må opplyse om at klagefristen er tre uker fra eleven eller foreldrene fikk vedtaket, at klagen skal sendes til skolen, og hvem som er klageinstans. Klageinstans ved de ulike aktuelle typer enkeltvedtak går fram av opplæringsloven 15-2. Fylkesmannens undersøkelser Rektor opplyser i EVS at enkeltvedtakene for elever med spesialundervisning og enkeltvedtakene for elever i velkomstklasse inneholder informasjon om klageadgang, klagefrist, klageinstans og fremgangsmåte ved klage. Rektor viser til mal for enkeltvedtak om spesialundervisning og særskilt språkopplæring. Fylkesmannen ser at kommunens maler, både når det gjelder enkeltvedtak om spesialundervisning og enkeltvedtak om særskilt språkopplæring, inneholder informasjon om klageadgang, klagefrist, klageinstans og fremgangsmåte ved klage.

18 Kommunens maler er benyttet for alle vedtakene Fylkesmannen har mottatt. Fylkesmannens vurderinger Både kommunens maler, og de vedtakene som foreligger, inneholder informasjon om klageadgang, klagefrist, klageinstans og framgangsmåte ved klage. Dette gjelder både for spesialundervisning og for særskilt språkopplæring. Fylkesmannens konklusjon Det rettslige kravet er oppfylt. Rettslig krav 5 Enkeltvedtaket skal inneholde informasjon om retten til å se sakens dokumenter Foreldrene og elevene har rett til å gjøre seg kjent med dokumentene som inngår i saken, jf. forvaltningsloven 27. Brevet om enkeltvedtaket skal informere om denne retten. I noen tilfeller har skolen grunn til å gjøre unntak fra innsynsretten. Nærmere om innsynsretten og unntak fra innsyn går fram av forvaltningsloven 18 og 19. Fylkesmannens undersøkelser Rektor opplyser i EVS at enkeltvedtakene om spesialundervisning inneholder informasjon om retten til å se sakens dokumenter. Når det gjelder særskilt språkopplæring viser rektor til skolens skjema for klage på vedtak om særskilt språkopplæring. Fylkesmannen ser at kommunens mal for enkeltvedtak om spesialundervisning inneholder informasjon om retten til å se sakens dokumenter. Det samme gelder kommunens maler for enkeltvedtak om særskilt språkopplæring og skolens skjema/mal for klage på vedtak om særskilt språkopplæring. Fylkesmannens vurderinger Både kommunens maler, og de vedtakene som foreligger, inneholder informasjon om retten til å se sakens dokumenter jfr. forvaltningsloven 27. Dette gjelder både vedtakene om spesialundervisning og vedtakene om særskilt språkopplæring. Fylkesmannens konklusjon Det rettslige kravet er oppfylt.

19 4. Enkeltvedtak om spesialundervisning Nedenfor har vi oppgitt de rettslige kravene i tilsynet som gjelder for enkeltvedtak om spesialundervisning. Vi viser også til hvilke bestemmelser i opplæringsloven og/eller forvaltningsloven kravene er knyttet til. Kravene kommer i tillegg til de generelle saksbehandlingsreglene som er omtalt i kapittel 3. Rettslig krav 6 Foreldre/elever over 15 år skal gi samtykke før det settes i gang utredning av behovet for spesialundervisning Skolen må hente inn samtykke fra foreldrene til elever under 15 år, før PPT foretar sakkyndig vurdering av behovet for spesialundervisning, jf. opplæringsloven 5-4. Elever som har fylt 15 år, skal selv gi samtykke i saker om spesialundervisning og om at foreldre skal orienteres (forutsatt at de er samtykkekompetente). Dersom foreldrene/eleven selv har bedt om spesialundervisning, ligger samtykket implisitt i søknaden. Fylkesmannens undersøkelser Rektor skriver i EVS at henvisning drøftes med foresatte i forkant, og at foresatte gir samtykke på henvisningsskjema. Hun viser til henvisningsskjema til PPT, samt mal for pedagogisk rapport. Rektor skriver også at hun viser til eksempler på ferdig utfylte henvisninger og rapport ved henvisning. Det fremgår av henvisningsskjemaet, «Henvisning for barn i Vestby kommune pedagogisk psykologisk tjeneste», at deler av skjemaet skal fylles ut av skolen og deler av foresatte. Til sist i skjemaet er det en samtykkeerklæring som foresatte skal signere hvor det står: «Jeg/vi samtykker til at PPT foretar sakkyndig vurdering med henblikk på spesialundervisning/ spesialpedagogisk hjelp (iht Opplæringslovens 5-1, 5-3, 5-4 og 5-7).» I «Prosedyrebeskrivelse for spesialundervisning i Vestby kommune» fremgår det også at henvisningsskjemaet skal fylles ut av skolen i samarbeid med foresatte. I «Rutiner spesialundervisning, Vestby kommune» fremgår det at søknad om spesialundervisning skal sendes skolekontoret innen 1. februar. Søknaden skal underskrives av foresatte. For de fem elevene som Fylkesmannen har bedt om dokumentasjon for, ba vi eksplisitt om samtykke fra foreldre og/eller elev før det ble igangsatt utredning av behovet for spesialundervisning. Vi har ikke mottatt slikt samtykke eller henvisningsskjema til PPT for noen av disse elevene. For elev 9 og 16 har Fylkesmannen imidlertid mottatt «søknad om spesialundervisning». Fylkesmannens vurderinger Slik Fylkesmannen oppfatter mottatt dokumentasjon, omhandler prosedyrebeskrivelsen de tilfeller elever skal henvises til utredning av PPT for første gang. Rutinen derimot omfatter saksgang når elevene allerede mottar spesialundervisning. Ved behov for

20 gjentatt henvisning til PPT, forstår Fylkesmannen det slik at kommunens rutine er at det ikke benyttes nytt henvisningsskjema, men at det benyttes «søknad om spesialundervisning». Foresatte skal på dette skjemaet blant annet signere på at de «ber om at eleven får spesialundervisning». Som nevnt under rettslig krav 1 anser Fylkesmannen foresattes signatur på dette søknadsskjemaet som samtykke til henvisning. For fire av de fem vedtakene som foreligger (elev 3, 9, 16 og 22 ) viser enkeltvedtakene til «søknad om spesialundervisning». Fylkesmannen har imidlertid kun mottatt slik søknad for to elever (elev 9 og 16). For elev 16 har foresatte signert søknaden den 29. januar 2015 og sakkyndig vurdering er datert 20. februar 2015. For denne eleven har dermed skolen innhentet samtykke fra foresatte før PPT har foretatt sakkyndig vurdering av behovet for spesialundervisning. For elev 9 er derimot søknaden signert av foresatt 16. mars 2015, mens sakkyndig vurdering er datert 19. februar 2015. Samtykket til gjentatt henvisning er dermed innhentet etter at eleven allerede er utredet av PPT. For tre elever (elev 3, 22 og 31) har Fylkesmannen ikke mottatt dokumentasjon som viser at foresatte har samtykket før PPT har foretatt sakkyndig vurdering. For én elev (elev 3) ble henvisning til PPT sendt mens eleven gikk på barneskolen. Det var da barneskolen som hadde ansvar for å innhente samtykke til at PPT kan foreta sakkyndig vurdering. For elev 22 og 31 fremkommer det imidlertid at elevene ble utredet av PPT i 2014. Elevene gikk da på 9. trinn, og det var Vestby ungdomsskole sitt ansvar å innhente samtykke. Fylkesmannen har med bakgrunn i overnevnte kommet frem til at det kun er for elev 16 at det er dokumentert at det rettslige kravet er oppfylt. Elev 3 ble henvist til PPT før eleven begynte på Vestby ungdomsskole. Fylkesmannen har derfor ikke vektlagt at det ikke foreligger samtykke til iverksetting for denne eleven. For elevene 9, 22 og 31 er det derimot ikke dokumentert at det rettslige kravet er oppfylt. Fylkesmannen konkluderer med at skolen ikke har sannsynliggjort at den har en praksis som sikrer at den innhenter samtykke fra eleven/foresatte før PPT foretar en sakkyndig vurdering av elevenes behov for spesialundervisning. Fylkesmannens konklusjon Det rettslige kravet er ikke oppfylt. Rettslig krav 7 Foreldrene/eleven skal ha mulighet til å uttale seg om innholdet i en sakkyndig vurdering før enkeltvedtaket fattes Foreldrene har rett til å gjøre seg kjent med innholdet i den sakkyndige vurderingen og til å uttale seg før skolen fatter et enkeltvedtak, jf. opplæringsloven 5-4. Skolen kan gi begrensinger i denne retten, jf. forvaltningsloven 19 og reglene om taushetsplikt. Skolen og PPT har ansvar for at samarbeidet med eleven og foreldrene blir ivaretatt på en god måte på de ulike trinnene i prosessen. Foreldrene må få se den sakkyndige vurderingen og få rimelig tid til å uttale seg om innholdet.

21 Fylkesmannens undersøkelser Rektor skriver i EVS at resultatet av utredning drøftes i eget møte med foresatte, PPT og skole før endelig sakkyndig vurdering foreligger. Det oppgis at foresatte gis mulighet til å uttale seg i møtet. Rektor viser til eksempler på sakkyndige vurderinger og at det står der at saken er drøftet med foresatte, skole og PPT. I prosedyrebeskrivelsen for spesialundervisning fremgår det at foresatte blir innkalt til et tilbakemeldingsmøte med PPT og skole. Dette møtet holdes etter at eleven er kartlagt, men før den endelige sakkyndige vurderingen foreligger. I dette møtet blir det informert om hvorvidt eleven har rett til spesialundervisning eller ikke. Deretter skriver skole/foresatte «Melding om behov for spesialundervisning», og skolen utarbeider foreløpig IOP som sendes til PPT. PPT skriver deretter den endelige sakkyndige vurderingen. Etter at denne foreligger, utarbeider skolen IOP, og rektor fatter deretter enkeltvedtak. Fylkesmannen har ikke fått oversendt mal for, eller eksempler på, «Melding om behov for spesialundervisning». Av rutinen for spesialundervisning fremgår det ikke hvorvidt foreldrene/eleven blir gitt mulighet til å uttale seg om innholdet i sakkyndig vurdering før enkeltvedtaket fattes. Fylkesmannens vurderinger Fylkesmannen mener det ikke er tilstrekkelig for å oppfylle lovkravet at foresatte/elev, som en del av PPT sin utredning, gis mulighet til å uttale seg før endelig sakkyndig tilrådning om innhold, organisering, omfang og kompetanse foreligger. Et samarbeid mellom elev/foresatt og PPT under utarbeiding av sakkyndig vurdering sikrer ikke at foresatte har fått anledning til å uttale seg om innholdet i den endelige sakkyndige vurderingen. Av de sakkyndige vurderingene Fylkesmannen har mottatt fremkommer det at det er sendt kopi til foresatte. Vi mener imidlertid at det å ha mottatt kopi av sakkyndig vurdering, ikke er det samme som å ha fått mulighet til å uttale seg om innholdet i den sakkyndige vurderingen. Skolen må aktivt gi foresatte/eleven mulighet til å uttale seg om endelig sakkyndig vurdering før skolen fatter enkeltvedtak om spesialundervisning. Vi kan ikke se av foreliggende dokumentasjon at Vestby ungdomsskole har sannsynliggjort at de har en praksis som ivaretar dette. På denne bakgrunn har vi kommet til at det rettslige kravet ikke er oppfylt. Fylkesmannens konklusjon Det rettslige kravet er ikke oppfylt. Rettslig krav 8 Elever som etter sakkyndig vurdering har behov for spesialundervisning, skal ha et enkeltvedtak Etter den sakkyndige vurderingen må skolen fatte et vedtak. Dette gjelder både dersom skolen innvilger spesialundervisning og dersom skolen ikke innvilger dette. Kravet om enkeltvedtak gjelder både når PPT anbefalte spesialundervisning og når de ikke anbefalte

22 dette. En avgjørelse om spesialundervisning gjelder rettigheter for en bestemt person og er derfor et enkeltvedtak, jf. forvaltningsloven 2 og kapittel IV og V. Fylkesmannens undersøkelser Rektor svarer i EVS at sakkyndig vurdering sendes direkte fra PPT til foresatte og at skolen mottar kopi. Videre oppgir hun at enkeltvedtak skrives i etterkant av dette, som regel ved skolestart etter at timeplan er lagt og lærer-/assistentkabalen er på plass. I Vestby kommunes prosedyrebeskrivelse for spesialundervisning står det at «enkeltvedtak fattes av rektor ved skolen om eleven skal ha spesialundervisning eller ikke». I kommunens rutine for spesialundervisning står det at der det foreligger flerårig sakkyndig tilråding, kan man skrive flerårig enkeltvedtak. Videre er det oppgitt at vedtaket skal sendes i papir til foresatte. Hverken prosedyrebeskrivelsen eller rutinen setter noen frister for når det skal fattes enkeltvedtak. I alle fem sakene Fylkesmannen har mottatt, ble det innvilget spesialundervisning, og rektor har fattet vedtak etter at PPTs sakkyndige vurdering forelå. Fylkesmannens vurderinger På bakgrunn av innsendte enkeltvedtak ser Fylkesmannen at Vestby ungdomsskole fatter vedtak for elever som etter sakkyndig vurdering har behov for spesialundervisning. Det fremkommer imidlertid av innsendte dokumenter at de sakkyndige vurderingene er fra februar-mars, mens vedtakene er fattet 7. september. Det gikk altså 6-7 måneder fra sakkyndig vurdering forelå til enkeltvedtak ble fattet. Saksbehandlingstid i forbindelse med vedtak om spesialundervisning er omtalt i Utdanningsdirektoratets veileder om spesialundervisning 2. Forvaltningslovens regler gjelder for hele prosessen fra skolen starter vurderingen av elevens (videre) behov for spesialundervisning og til enkeltvedtaket er fattet. Saksbehandlingen skal være forsvarlig og det må fattes vedtak innen rimelig tid. For to elever (elev 22 og 31) er sakkyndig vurdering videreført. Den lange saksbehandlingstiden har derfor ingen praktisk betydning for disse elevene. For de øvrige elevene (elev 3, 9 og 16) mener Fylkesmannen at det har gått for lang tid fra sakkyndig vurdering forelå til enkeltvedtak ble fattet. For disse elevene er behovet for spesialundervisning endret, og det er derfor viktig at nytt vedtak blir fattet så snart som mulig, slik at eleven får den opplæringen eleven har behov for og rett til. Fylkesmannen mener derfor at det for tre av elevene gikk uforsvarlig lang tid fra sakkyndig vurdering forelå til vedtak ble fattet. Det er Fylkesmannens vurdering at Vestby ungdomsskole ikke i tilstrekkelig grad sikrer at elever som etter sakkyndig vurdering har behov for spesialundervisning raskt nok får et enkeltvedtak. På denne bakgrunn konkluderer Fylkesmannen med at det rettslige kravet ikke er oppfylt til tross for at det foreligger vedtak om spesialundervisning for dette skoleåret. 2 http://www.udir.no/laring-og-trivsel/sarskiltebehov/spesialundervisning/spesialundervisning/

23 Fylkesmannen vil for øvrig bemerke at mal for IOP sier at ferdig IOP skal foreligge ved skolestart i august. Ettersom IOP skal utarbeides i samsvar med det som innvilges i enkeltvedtaket, forutsetter dette også at enkeltvedtak må fattes i forkant av nytt skoleår. Fylkesmannens konklusjon Det rettslige kravet er ikke oppfylt. Rettslig krav 9 Enkeltvedtaket skal inneholde opplysninger om hvilke omfang, innhold og organisering spesialundervisningen skal ha, og kompetansekrav for de som skal gjennomføre opplæringen Den sakkyndige vurderingen skal ta stilling til hva som gir et forsvarlig opplæringstilbud, ta stilling til innholdet i opplæringen og gjøre rede for andre særlige forhold som er viktig for opplæringen, jf. opplæringsloven 5-3. Skolens vedtak om spesialundervisning skal bygge på den sakkyndige vurderingen. Enkeltvedtaket må vise antall timer med spesialundervisning, hvilke fag og områder spesialundervisningen skal dekke, om det skal være avvik fra LK06, hvordan undervisningen skal organiseres, og hvilken kompetanse personalet skal ha. Fylkesmannens undersøkelser Rektor skriver i EVS at skolen har tatt i bruk den foreslåtte malen for enkeltvedtak og hun svarer bekreftende på at enkeltvedtakene inneholder opplysninger om omfang, innhold, organisering og kompetansekrav. Hverken kommunens prosedyrebeskrivelse eller rutine for spesialundervisning sier noe om hva enkeltvedtakene skal inneholde. I de fem vedtakene om spesialundervisning som Fylkesmannen har mottatt, er det benyttet kommunens mal for enkeltvedtak om spesialundervisning. I samtlige vedtak vises det innledningsvis til at «enkeltvedtaket bygger på sakkyndig utredning, vurdering og/eller tilrådning». Når det gjelder opplysninger om omfang og kompetanse, er det i vedtaksmalen et felt hvor rektor kan fylle inn hvor mange timer spesialundervisning som skal gis av pedagog og hvor mange timer som skal gis av assistent. I alle fem vedtakene er dette feltet utfylt, slik at det fremkommer hvor mange årstimer á 60 minutter med spesialundervisning eleven er innvilget med henholdsvis pedagog eller assistent. For de elevene som har spesialundervisning i flere fag, er det ikke oppgitt hvordan timene skal fordeles mellom fagene. Når det gjelder innhold er det i alle vedtakene innledningsvis nevnt noe av PPTs anbefaling om fag/områder under overskriften «PPT beskriver faglige behov, organisering og omfang slik». I selve vedtaket, under overskriften «Vestby kommune v/rektor har gjort følgende vedtak for skoleåret 2015-16», er følgende standardtekst benyttet under «Innhold»: «Innholdet i det spesialpedagogiske tiltaket vil være i overensstemmelse med sakkyndig vurdering. Skolen utarbeider i etterkant individuell opplæringsplan (IOP) som en