23.07.2013 REGLER FOR ARBEIDSSTEDER OG FOR BEREGNING AV ARBEIDSGIVERAVGIFT FOR DISSE Beregning av arbeidsgiveravgift... 2 Firma som har kun en avdeling/ett arbeidssted... 3 Hvordan løses dette i HogiaLønn?... 3 Ansattregisteret... 5 Terminoppgaven... 6 Årsoppgaven for arbeidsgiveravgift... 6 Firma som har mer enn en avdeling/flere arbeidssteder... 7 Hvordan løses dette i HogiaLønn?... 8 Ansattregisteret...11 Terminoppgaven...12 Årsoppgaven for arbeidsgiveravgift...12 Firma som fordeler lønnen til de ansatte pr. arbeidssted...13 Hvordan løses dette i HogiaLønn?...14 Ansattregisteret...17 Lønnsarter...18 Lag lønn...19 Terminoppgaven...20 Årsoppgaven for arbeidsgiveravgift...21 Firma som går inn under reglene for ambulerende virksomhet...22 Hvordan løses dette i HogiaLønn?...23 Ansattregisteret...26 Lønnsarter...27 Lag lønn...28 Terminoppgaven...29 Årsoppgaven for arbeidsgiveravgift...30
2 Beregning av arbeidsgiveravgift Arbeidsgiveravgift skal beregnes på grunnlag av arbeidsgivers lokalisering. Arbeidsgiveravgift skal som hovedregel beregnes på grunnlag av avgiftssatsen som gjelder i den kommune hvor arbeidsgivers virksomhet er registrert og hvor arbeidsgiver anses å drive sin virksomhet. Arbeidsgiver anses å drive virksomhet i den kommune hvor foretaket er pliktig registrert i Enhetsregisteret. Når arbeidsgiver er en privatperson og ikke et foretak, anses vedkommende å drive virksomhet i den kommune vedkommende er registrert i folkeregisteret. Hvis foretaket har registrerte underenheter i Enhetsregisteret, anses hver registrerte underenhet som egen beregningsenhet for arbeidsgiveravgift. Avgift skal da beregnes med den sats som gjelder for den kommune hvor underenheten er registrert for de arbeidstakere som er tilknyttet denne enheten. Dette vil kunne gjelde i de tilfeller et foretak driver virksomhet som er geografisk adskilt eller der foretaket er adskilt på grunnlag av ulike bransjer/næringer. Feilaktig eller unnlatt registrering vil utløse plikt til å beregne avgift etter den sats som gjelder i virksomhetskommunen hvis dette vil medføre en høyere avgiftssats. Man har således plikt til å beregne avgift etter høyere sats hvis enheten arbeidstaker er tilknyttet skulle vært registrert i en sone med høyere avgiftssats, men man har ingen rett til å benytte lavere avgiftssats hvis en slik enhet ikke er registrert i en sone med lavere avgiftssats. Nærmere opplysninger om registreringsplikt i Enhetsregisteret kan innhentes i Brønnøysundregistrene (www.brreg.no)
3 Firma som har kun en avdeling/ett arbeidssted Kolonialforretningen AS driver virksomhet i Oslo kommune (sone 1). Virksomheten er registrert i Enhetsregisteret. Under Arkiv, Innstillinger, Regel for arbeidsgiveravgift ser det slik ut: Regel velges fra listen, IKKE hake på verken Fordeling av lønn pr. arbeidssted eller Ambulerende virksomhet. Hvordan løses dette i HogiaLønn? Ved opprettelsen av firmaet med adresse i Oslo, vil det automatisk bli opprettet et arbeidssted som heter Oslo:
4 Du må nå finne nummeret for Underenhet/Virksomhet. Selv om firmaet kun har kontor på ett sted, vil det alltid finnes et Underenhets/Virksomhetsnummer. Gå inn på http://w2.brreg.no/enhet/sok/ Oppgi Organisasjonsnummeret til firmaet og klikk Søk Du får da opp Nøkkelopplysninger fra Enhetsregisteret. Nederst på siden finner du følgende lenk: Klikk på den og du få opp: Om det finnes flere Underenheter/Virksomheter vil de komme opp under hverandre.
5 Dette nummeret skal registreres som Underenhet/Virksomhet. Ansattregisteret På de ansatte velges arbeidssted etter hvor de har sitt faste arbeidssted:
6 Terminoppgaven Arbeidsstedet blir skrevet ut på terminoppgaven med Underenhets/Virksomhetsnummer. Ansatt Anna har bostedskommune Trysil og ansatt Vilde har bostedskommune Bærum. Årsoppgaven for arbeidsgiveravgift Arbeidsstedet blir skrevet ut på Årsoppgaven med Underenhets/Virksomhetsnummer.
7 Firma som har mer enn en avdeling/flere arbeidssteder Bokhandelen AS driver virksomhet i Oslo kommune (sone 1) og har også en avdeling på Trysil(sone 2). Både forretningen i Oslo og avdelingen i Trysil MÅ registreres i Enhetsregisteret, og det skal beregnes arbeidsgiveravgift på grunnlag av den satsen som gjelder for den kommune hvor den enkelte enhet er registrert. Forretningen i Oslo skal derfor beregne avgift etter satsen i sone 1 for sine ansatte, og avdelingen i Trysil skal beregne avgift etter satsen for sone 2 for de ansatte som er tilknyttet denne avdelingen. I dette eksemplet operer man altså med to arbeidssteder, ett i Oslo og ett i Trysil. Under Arkiv, Innstillinger, Regel for arbeidsgiveravgift ser det slik ut: Regel velges fra listen, IKKE hake på verken Fordeling av lønn pr. arbeidssted eller Ambulerende virksomhet.
8 Hvordan løses dette i HogiaLønn? Ved opprettelsen av firmaet med adresse i Oslo som er hovedkontoret, vil det automatisk bli opprettet et arbeidssted som heter Oslo: Du må nå finne nummeret for Underenhet/Virksomhet. Selv om firmaet kun har kontor på ett sted, vil det alltid finnes et Underenhets/Virksomhetsnummer. Gå inn på http://w2.brreg.no/enhet/sok/ Oppgi Organisasjonsnummeret til firmaet og klikk Søk Du får da opp Nøkkelopplysninger fra Enhetsregisteret.
9 Nederst på siden finner du følgende lenk: Klikk på den og du få opp: Om det finnes flere Underenheter/Virksomheter vil de komme opp under hverandre. Dette nummeret skal registreres som Underenhet/Virksomhet.
10 I tillegg må arbeidsstedet Trysil opprettes: Det blir da slik i listen:
11 Ansattregisteret På de ansatte velges arbeidssted etter hvor de har sitt faste arbeidssted:
12 Terminoppgaven Hvert av arbeidsstedene vil bli skrevet ut på terminoppgaven med Underenhets/Virksomhetsnummer. Ansatt Anna har bostedskommune Trysil og ansatt Vilde har bostedskommune Bærum. Årsoppgaven for arbeidsgiveravgift Arbeidsstedene blir skrevet ut på Årsoppgaven med Underenhets/Virksomhetsnummer.
13 Firma som fordeler lønnen til de ansatte pr. arbeidssted Bokhandelen AS driver virksomhet på to steder i Oslo (sone 1) og har også en avdeling på Trysil(sone 2). Begge forretningene i Oslo og avdelingen i Trysil MÅ registreres i Enhetsregisteret, og det skal beregnes arbeidsgiveravgift på grunnlag av den satsen som gjelder for den kommune hvor den enkelte enhet er registrert. Forretningene i Oslo skal derfor beregne avgift etter satsen i sone 1 for sine ansatte, og avdelingen i Trysil skal beregne avgift etter satsen for sone 2 for de ansatte som er tilknyttet denne avdelingen. I dette eksemplet operer man altså med tre arbeidssteder, to i Oslo og ett i Trysil. Det er også slik at de ansatte har et fast arbeidssted, men i tillegg også er tilknyttet de andre arbeidsstedene. Under Arkiv, Innstillinger, Regel for arbeidsgiveravgift ser det slik ut: Regel velges fra listen, hake på Fordeling av lønn pr. arbeidssted.
14 Hvordan løses dette i HogiaLønn? Ved opprettelsen av firmaet med adresse i Oslo som er hovedkontoret, vil det automatisk bli opprettet et arbeidssted som heter Oslo: Du må nå finne nummeret for Underenhet/Virksomhet. Selv om firmaet kun har kontor på ett sted, vil det alltid finnes et Underenhets/Virksomhetsnummer. Gå inn på http://w2.brreg.no/enhet/sok/ Oppgi Organisasjonsnummeret til firmaet og klikk Søk Du får da opp Nøkkelopplysninger fra Enhetsregisteret.
15 Nederst på siden finner du følgende lenk: Klikk på den og du få opp: Om det finnes flere Underenheter/Virksomheter vil de komme opp under hverandre. Dette nummeret skal registreres som Underenhet/Virksomhet.
16 I tillegg må det andre arbeidsstedet i Oslo og arbeidsstedet i Trysil opprettes: Det blir da slik i listen:
17 Ansattregisteret På de ansatte velges arbeidssted etter hvor de har sitt faste arbeidssted:
18 Lønnsarter I Lønnsartsregisteret må du bestemme hvilke lønnsarter som skal fordeles på arbeidssteder. Det er ikke nødvendig å angi arbeidssted i Lag lønn på lønnsarter som ikke påvirker grunnlaget for arbeidsgiveravgift som for eksempel 710 Trekkfri bilgodtgjørelse, men derimot 010 Timelønn og 030 Månedslønn er viktig at blir fordelt. Hak av på Registrere arbeidssted på skillekortet Diverse.
19 Lag lønn I Lag lønn vil du få forslag på arbeidsstedet registrert i ansattregisteret. Om denne lønnsarten gjelder et annet arbeidssted, så velger du det arbeidsstedet som er aktuelt fra listen:
20 Terminoppgaven Hvert av arbeidsstedene vil bli skrevet ut på terminoppgaven med Underenhets/Virksomhetsnummer. Ansatt Anna har bostedskommune Trysil og ansatt Vilde har bostedskommune Bærum.
21 Årsoppgaven for arbeidsgiveravgift Arbeidsstedene blir skrevet ut på Årsoppgaven med Underenhets/Virksomhetsnummer.
22 Firma som går inn under reglene for ambulerende virksomhet Byggefirmaet er lokalisert i Oslo kommune (sone 1). P.g.a. virksomhetens karakter arbeider de ansatte på flere steder. Trysil(sone 2), Bærum (sone 1) og Drangedal (sone 1A). Det er kun hovedkontoret i Oslo, som er registrert i Enhetsregisteret. Men det skal beregnes arbeidsgiveravgift etter reglene for ambulerende virksomhet. Se veiviser Arbeidsgiveravgift Ambulerende virksomhet. I dette eksemplet operer man altså med fire arbeidssteder, ett i Oslo, ett i Bærum, ett i Trysil og ett i Drangedal. Det er også slik at de ansatte har et fast arbeidssted, men p.g.a. virksomhetens karakter, fordeles lønnen mellom ulike arbeidssteder. Under Arkiv, Innstillinger, Regel for arbeidsgiveravgift ser det slik ut: Regel velges fra listen, hake på Fordeling av lønn pr. arbeidssted og Ambulerende virksomhet.
23 Hvordan løses dette i HogiaLønn? Ved opprettelsen av firmaet med adresse i Oslo som er hovedkontoret, vil det automatisk bli opprettet et arbeidssted som heter Oslo: Du må nå finne nummeret for Underenhet/Virksomhet. Selv om firmaet kun har kontor på ett sted, vil det alltid finnes et Underenhets/Virksomhetsnummer. Gå inn på http://w2.brreg.no/enhet/sok/ Oppgi Organisasjonsnummeret til firmaet og klikk Søk Du får da opp Nøkkelopplysninger fra Enhetsregisteret.
24 Nederst på siden finner du følgende lenk: Klikk på den og du få opp: Om det finnes flere Underenheter/Virksomheter vil de komme opp under hverandre. Dette nummeret skal registreres som Underenhet/Virksomhet. I dette tilfellet er Oslo hovedarbeidsstedet og skal derfor ikke ha hake på Kun ambulerende virksomhet.
25 I tillegg må arbeidsstedene Bærum, Trysil og Drangedal opprettes: I og med at de arbeidsstedene som skal brukes i forbindelse med ambulerende virksomhet ikke er registrerte Underenheter/Virksomheter, skal de ha samme Org. Nummer og Underenhet/Virksomhetsnummer som hovedkontoret. Dette vil komme automatisk når du haker av på Kun ambulerende virksomhet. En annen årsak til å hake av på Kun ambulerende virksomhet, er at når vi senere evt. skal reberegne arbeidsgiveravgiften vet vi hvilke arbeidsseder som er aktuelle. Det blir da slik i listen:
26 Ansattregisteret Arbeidsstedet på de ansatte skal være hovedarbeidsstedet:
27 Lønnsarter All lønn som skal gi grunnlag for arbeidsgiveravgift må ha en hake på registrere arbeidssted. Hak av på Registrere arbeidssted på skillekortet Diverse. I forbindelse med at det skal regnes ut hvor stor andel av arbeidet til en ansatt som er utført på et arbeidssted, må man også få med antall timer, dager eller uker på arbeidsstedet. Det kan gjøres via lønnsarten for Timelønn. Da må man i tillegg til å hake av på Registrere arbeidssted også hake av på Registrere tid pr. arbeidssted. Se for øvrig veiviseren Arbeidsgiveravgift Ambulerende virksomhet.
28 Lag lønn I Lag lønn vil du få forslag på arbeidsstedet registrert i ansattregisteret. Om denne lønnsarten gjelder et annet arbeidssted, så velger du det arbeidsstedet som er aktuelt fra listen:
29 Terminoppgaven Hvert av arbeidsstedene vil bli skrevet ut på terminoppgaven med Underenhets/Virksomhetsnummer tilhørende hovedarbeidsstedet. Ansatt Anna har bostedskommune Trysil og ansatt Vilde har bostedskommune Bærum og ansatt Harald har bostedskommune Oslo.
30 Årsoppgaven for arbeidsgiveravgift Arbeidsstedene blir skrevet ut på Årsoppgaven med Underenhets/Virksomhetsnummer tilhørende Hovedarbeidsstedet.