Kontroll av Saltdal kommune Rapport om forvaltningskontroll innen landbruk Kontrollert ordning: Produksjonstilskudd i jordbruket STATENS HUS fmnopost@fylkesmannen.no Moloveien 10, 8002 Bodø Telefon: www.fylkesmannen.no/nordland Telefon: 75 53 15 00 Telefaks: Telefaks: 75 52 09 77
Rapport om forvaltningskontroll innen landbruk Kontrollert kommune : Saltdal kommune Dato rapport : 17.12.2014 Kontroll avholdt dato : 9.12.2014 Gjennomført av : Jostein Øvervatn og Regie Sjø Kontrollert(e) ordning(er) : Produksjonstilskudd i jordbruket Sammendrag Fylkesmannen i Nordland gjennomførte forvaltningskontroll av tilskuddsordninger innen landbruket i Saltdal kommune den 9. desember 2014. Tema for kontrollen var kommunens forvaltning av tilskuddsordningen produksjonstilskudd i jordbruket, med fokus på kommunens stedlige kontroll ute hos foretak og tilhørende miljøplan. Dokumenter fra søknadsomgangene august 2013 og januar 2014 ble kontrollert og det ble avdekket 5 avvik og 3 merknader under kontrollen. Avvik er brudd på formelle krav fastsatt i lover, forskrifter, rundskriv eller jordbruksavtalen. Merknad er forhold som vi mener det er nødvendig å påpeke for å sikre god forvaltning av kontrollerte ordninger. Grunnlag for kontrollen Grunnlag for kontrollen er reglement for økonomistyring i Staten 14 og 15, forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket 11 og forskrift om miljøplan 5, samt rundskriv fra tidligere SLF (Statens landbruksforvaltning) som fra 1. juli 2014 har byttet navn til Landbruksdirektoratet (Ldir). For søknadsomgang 20. august 2013 og 20. januar 2014: Rundskriv 28/2013 fra SLF - kommentarer til reglene om produksjonstilskudd i jordbruket og rundskriv 13/1-2 fra SLF - saksbehandlingsrutiner. Fylkesmannen har det regionale ansvaret for at tilskudd i landbruket blir forvaltet i samsvar med forutsetningene. Forvaltningskontroll av kommuner er et virkemiddel i dette arbeidet. Gjennomføring av kontrollen Forvaltningskontrollen ble gjennomført ved dokumentgjennomgang av søknader fra 15 av i alt 50 foretak. Kommunens delegeringsreglement og miljøplaner fra to foretak, som kommunen valgte til stedlig kontroll for søknadsomgang 20. august 2013, ble kontrollert før kontrollen ute hos kommunen. Side 2 av 8
Åpningsmøte Intervju Sluttmøte Kontrolldagen bestod av: - Åpningsmøte for å snakke om kontrollens hensikt og omfang - Intervju med saksbehandler av produksjonstilskudd - Gjennomgang av saksdokumenter for ordningen Produksjonstilskudd - Søknader fra 15 av 50 foretak ble undersøkt for begge søknadsomgangene - Sluttmøte for å oppsummere kontrollen og presentere funn Tabellen under viser en oversikt over personer som deltok under kontrollen og hvilke deler av kontrollen de deltok på. Navn Funksjon Fra kommunen Marianne Hoff Jordbrukssjef X X X Kristian Øse Stedfortreder for rådmann X X Ivar Skogset Virksomhetsleder Plan og utvikling X X Ben Stenvold Kommunalleder Tekniske tjenester X Fra fylkesmannen Jostein Øvervatn Fagansvarlig kontrollør X X X Regie Sjø Kontrolleder X X X Generelt om kommunen For søknadsomgangene august 2013 var det 50 jordbruksforetak som søkte om produksjonstilskudd og for januar 2014 var det 48 jordbruksforetak som søkte om produksjonstilskudd. I 2013 ble det utbetalt i overkant av 12,8 millioner kroner i produksjonstilskudd, avløsertilskudd og pristilskudd til gårdbrukere i kommunen. Side 3 av 8
Kontrollområder 5.1 GENERELL KOMMENTAR Saksbehandling Tilgjengelige dokumenter ble lagt frem i permer og noen dokumenter var tilgjengelig elektronisk. Kommunen har skriftlige rutinebeskrivelser for behandling av søknader om produksjonstilskudd, skriftlige rutiner for arkivering av søknad om produksjonstilskudd og skriftlige kriterier for utplukk til stedlig kontroll av foretak. Kommunen ønsker oversikt på Fylkesmannens nettside over lover og forskrifter mv. innen landbruk, med kobling til ansvarlig for dette på internett. Arkivering og journalføring Alle dokumenter og søknader som gjelder produksjonstilskudd blir lagret i permer for søknadsomgang august 2013 og journalføres etter at de er ferdig behandlet. Fra januar 2014 journalfører kommunen en del søknader for hver søknadsomgang på ett saksnummer i kommunens elektroniske arkiv (ephorte) og ellers behandles dokumentene slik som i 2013. Kontrollen viste at kommunen arkiverer og journalfører søknader slik: Samleliste fra Wespa arkiveres i ephorte. Manuell behandling arkiveres i ephorte. Papirsøknader lagres i permer og skannes og arkiveres i ephorte. Elektroniske søknader skrives ut fra Wespa (saksbehandlersystem fra Landbruksdirektoratet) og lagres i permer. E-post som forklarer endringer som kommunen gjør, lagres i permer. Telefonsamtaler som gjelder endringer i søknad noteres på søknad og lagres i permer. Produksjonstilskudd For søknadsomgangene august 2013 og januar 2014 er 15 av 50 søknader vurdert av Fylkesmannen. Dette med utgangspunkt i kommunens utvalg til stedlig kontroll og fra feil- og varselmeldinger i Wespa. 80 prosent av foretakene i Saltdal kommune, som søker om produksjonstilskudd i jordbruket, benytter elektronisk søknadsskjema. Endringer som kommunen foretar i søknader blir ikke notert i kommentarfeltet i Wespa. Endringer blir notert på papirsøknad i perm, men dato mangler i noen tilfeller. Foretak blir ikke bedt om å sende dokumentasjon ved endringer som kommunen gjør i søknader til foretak. Se også avvik 1. Telefonsamtaler med foretak som gjelder endringer i søknad, blir notert på søknadsskjemaet med tidspunkt for når samtalen har vært og hvorfor søknaden er endret. Kommentarfeltet i Wespa blir ikke benyttet. Se også avvik 1. Side 4 av 8
Stedlig kontroll Kommunen har skriftlige rutiner for risikobasert utvelgelse til stedlig kontroll. Og det blir foretatt en vurdering av hvem som skal kontrolleres for hver søknadsomgang. Hvilke foretak som skal kontrolleres for hver søknadsomgang, blir vurdert før utvelgelsen til stedlig kontroll. Kommunen kan også vise til skriftlig oversikt over valgte foretak, for hver søknadsomgang fra og med søknadsomgang august 2012 til august 2014. Stedlig kontroll varsles pr. telefon og pr. brev. Foretaket blir forklart om kontrollens hensikt og omfang. Kopi av søknad blir underskrevet og datert etter kontroll av både foretaket og kommunen. Kommunen har ikke gjort noen merknader i Wespa etter stedlig kontroll for august 2013 og januar 2014. Se også avvik 2, 3 og 4, samt merknad 3. Miljøplan Ved kommunens stedlige kontroll blir dokumenter som tilhører en miljøplan kontrollert. Etter kommunens stedlige kontroll for søknadsomgang august 2013 er to miljøplaner sendt Fylkesmannen for kontroll. Begge er godkjent av kommunen og av oss. Tips om misligheter eller økonomisk kriminalitet Det er ikke fremlagt skriftlige rutinebeskrivelser for behandling av tips om ulovligheter. Kommunen har blant annet mottatt tips om brudd på merkeforskrift for øremerking, samt misligheter angående forurensning i bekk. Tips følges opp av landbrukssjef ved å kontakte tipser og om nødvendig Mattilsynet, samt reise ut og sjekke aktuell sak. Det er generelt svært få tips i kommunen. Side 5 av 8
5.2 REGISTRERTE AVVIK Avvik 1 Ved kommunens behandling av søknader er det manglende sporbarhet for endringer, rettinger og/eller tilføyelser i Wespa. Org. nr. 869 156 922. Rundskriv 13/1-2 punkt 4.8.1 fra Statens landbruksforvaltning (nå Kommentar Kommentarfeltet i Wespa skal alltid brukes til å forklare hvorfor rettinger er gjort. Ved lagring vil saksbehandlers brukernavn og tidspunkt for rettingen bli lagret som en del av historikken til søknaden. Avvik 2 Ingen registrering av kommunens utvalg til stedlig kontroll i Wespa. Rundskriv 13/1-2 punkt 5.2 fra Statens landbruksforvaltning (nå Kommentar Søknadene som kommunen plukker ut til stedlig kontroll må merkes for kontroll i Wespa. Det er ikke registrert stedlige kontroller i Wespa siden august 2011. Avvik 3 Ingen registrering av resultatet etter kommunens stedlige kontroll i Wespa. Rundskriv 13/1-2 punkt 5 fra Statens landbruksforvaltning (nå Kommentar Opplysninger fra stedlige kontroller skal registreres i Wespa. Dette for å sikre at riktig tilskudd blir utbetalt. Avvik 4 En feilmelding er ikke rettet etter to av tre inputkontroller i Wespa. I tillegg er det ikke sendt søknad om dispensasjon innen fristen før tredje inputkontroll. Org. nr. 894 801 522. Rundskriv 13/1-2 punkt 7 fra Statens landbruksforvaltning (nå Kommentar Kommunen skal følge opp feilmeldinger og om nødvendig kontakte søker. Når kommunen ikke retter feilmeldinger, vil søknader ikke komme med i den sentrale utbetalingen og føre til eventuell unødvendig manuell utbetaling. Avvik 5 Mangler kart over 17 dekar økologisk drevet areal. Org. nr. 991 927 913. Rundskriv 13/1-2 punkt 13.3 fra Statens landbruksforvaltning (nå Side 6 av 8
Kommentar Kommunen har et selvstendig ansvar for å godkjenne antall dekar det kan gis tilskudd for. 5.3 REGISTRERTE MERKNADER Merknad 1 Delegeringsreglementet fra kommunestyret til rådmannen er ikke oppdatert etter gjeldende lover. Gjelder konsesjonslov og skogbrukslov. Videredelegering fra rådmann til jordbrukssjef er mangelfull. Kommuneloven 6. Kommentar Reglementet er sist oppdatert i 2012 og henviser til lover der nye lover har overtatt. Sub-delegeringen har følgende mangler: Ikke underskrevet Ikke delegert fra ny rådmann Henviser til gamle lover Delegering til nye personer er påført med penn To år er gått etter at kommunestyrets nye delegeringsreglement i 2012 ble vedtatt, men ingen oppdatert subdelegering. Kommunen opplyser at de er i gang med en prosess der oppdatert delegeringsreglement og sub-delegering vil være på plass innen 1.1.2016. Fylkesmannen bemerker at kommunen bør få dette på plass, så snart som mulig, for å unngå ugyldige vedtak. Merknad 2 Kommentar Merknad 3 Kommunen benytter kopi av søknadsskjema og ikke kontrollskjema fra Wespa, som grunnlag for telling og vurdering, ved stedlig kontroll av foretak. Rundskriv 13/1-2 punkt 5.2 fra Statens landbruksforvaltning (nå Landbruksdirektoratet og Fylkesmannen anbefaler at kommunen bruker de elektronisk genererte kontrollskjemaene ved gjennomføring av stedlig kontroll. Utplukk til stedlig kontroll av færre foretak enn det som er fastsatt av Landbruksdirektoratet. Side 7 av 8
Kommentar Rundskriv 13/1-2 punkt 5 fra Statens landbruksforvaltning (nå Det skal velges ut minst 5 prosent av foretakene som har søkt om produksjonstilskudd, til stedlig kontroll. For begge de kontrollerte søknadsomgangene hadde kommunen vært ute på kontroll hos 2 foretak. Det skulle vært minst 2,5 og 2,4 foretak, dvs. 3 foretak skulle vært kontrollert i hver av søknadsomgangene. Side 8 av 8