Oslo kommune Byrådsavdeling for finans Seksjon for virksomhetsutvikling Hallstein Bjercke hallstein.bjercke@oslo.kommune.no
Bakgrunn I 2008 ble det foretatt en ekstern gjennomgang av IKTområdet. Det ble avdekket svakheter til: Styring, ledelse, samordning og koordinering på IKTområdet hvordan informasjonssikkerheten ble ivaretatt. Arbeidet med nytt IKT-reglement Høsten 2008. Representanter fra flere byrådsavdelinger, virksomheter og UKE deltok i arbeidet Våren 2009 Høringsrunde for alle virksomhetene Høsten 2009 Høringsrunde for byrådsavdelingene 14.oktober 2010 Reglementet ble vedtatt av byrådet (Sak 1099.1/10 2
Innholdet i IKT- reglementet Regler om: Kap 1: Formål, virkeområde og definisjoner Kap 2: Overordnet IKT-styring og ledelse og informasjonssikkerhet Kap 3: IKT-styring, ledelse og informasjonssikkerhet i byrådsavdelingene Formål, virkeområde og begrepsdefinisjoner Ansvar, oppgaver og fullmakter i byrådsavdelingene og virksomhetene Kap 4: IKT-styring, ledelse og informasjonssikkerhet i virksomhetene Kap 5: Klassifisering av og eierskap til systemer Kap 6: Systemeier Kap 7 Intern leverandør Kap 8: Samhandling og koordinering Systemeierskap, ansvar og oppgaver for systemeiere Ansvar, oppgaver og fullmakter for Intern leverandør Behandlingsprosesser og samhandlingsfora 3
FELLESSYSTEMER FAGSYSTEMER KANALER Systemer Systemkategorier i Oslo kommune Kontor Telefon Post E-post SMS Portal Andre Tverrsektorielle systemer Sektorsystemer Virksomhetsspesifikke systemer Ekstern data Fellesregistre Intern data Støtte systemer Økonomi Internett/ intranett HR Innkjøp og logistikk Kontorstøtte Dokumenthåndtering Andre adm. syst. 4
Samhandlings- og koordineringsfora IKT-styringsforum 12 Overordnede og kommuneovergripende prinsipielle spørsmål og beslutninger IKT-sektorforum 13 Overordnede spørsmål innenfor sektoren Endringsforum infrastruktur og endringsforum systemer 14 Prioritering av endringsbehov infrastruktur Prioritering av endringsbehov systemer IKT-brukerforum 15 Informasjon om bruk og planlagte endringer IKT-forum 16 Overordnet informasjon av status på IKT-området Ledes av : Ledes av FIN Ledes av byrådsavdeling med representanter for virksomhetene Infrastruktur ledes av FIN Endringsforum systemer ledes av systemeier Brukerforum ledes av systemeier IKT-forum ledes av FIN 5
Bakgrunn IKT-infrastruktur 6
IKT-infrastruktur 2012 I 2009 foreslo byrådet å bevilge 200 millioner, etter budsjettforhandlingene ble det avsatt 185 millioner i perioden 2010-2012 for å gjennomføre nødvendige tiltak i den sentrale IKT-infrastrukturen. Arbeidet er organisert som et prosjekt som er nærmere beskrevet i byrådssak 277/10. I 2011 er analyse og utredningsfasen for IKTinfrastrukturprosjektet gjennomført. Det er utarbeidet helhetlig beskrivelse av løsningsbehov og valg (overordnet design) og et styringsdokument for gjennomføringsfasen i 2012. 7
IKT-arkitektur definert i IKT-reglementet Hva er kommunens IKT-arkitektur iflg IKT-reglementet? IKT-arkitektur: Forholdet mellom informasjon(data), verktøy, systemer og infrastruktur nedfelt i et sett av prinsipper, sammenhenger og tekniske valg for å oppnå ønsket forretningsmessig og teknisk standardisering og integrasjon. IKT-arkitektur Arbeidsprosess Eller sagt på en annen måte: På overordnet nivå er IKT-arkitektur relasjonen mellom kommunens arbeidsprosesser og opplysninger (data) som inngår i disse, hvilken funksjonalitet IKT-systemene innehar for å håndtere informasjonen, og hvilken underliggende infrastruktur (maskiner og nettverk) IKT-systemene kjører på Informasjon(data) = Understøtter Systemer Infrastruktur = Generer behov og krav 8
Sikkerhet, administrasjon, etc Sikkerhet, administrasjon, etc Overordnet målbilde - framtidig konsern IKT-arkitektur for Oslo kommune Brukernes Brukernes selvbetjente felles arbeidsflate Ny Integrasjonslag Felles Infrastruktur Morgendagens systemplattform Felles tjenester Felles e-tjenester Spesifikke tjenester e-tjenester Ny Integrasjonslag Felles Infrastruktur Dagens Dagens systemplattform systemplattform Spesifikke systemer Sektorsystemer Infotrygd, DSF, BOST, Fellessystemer Data Ikke etablert Under etablering Plattform etablert 9
Konsekvensvurderinger ved systemendringer og/eller nyanskaffelser Dette må vurderes: Arkitektur/arkitekturprinsipper Systemgrensesnitt og fellesregistre Målbilder for utviklingen av IKT-arkitekturen Følgekostnader for IKT-infrastruktur 10
Begreper Informasjonssikkerhet Begrepet informasjonssikkerhet i dette reglementet omfatter fysiske, systemtekniske, og organisatoriske tiltak for å sikre tilfredsstillende konfidensialitet, integritet, tilgjengelighet og kvalitet for personopplysninger og annen informasjon Fysisk sikkerhet Eks adgangskontroll Organisatorisk ansvar Hvem gjør hva? Konfidensialitet Integritet Tilgjengelighet Systemteknisk Eks tilgangsregulering 11
Informasjonssikkerhetsprosjektet Prosjekt informasjonssikkerhet skal: utvikle og klargjøre for implementering et helhetlig internkontroll- og styringssystem for informasjonssikkerhet med styrende dokumenter på overordnet nivå. Dette innebærer: Overordnet instruks (hovedprinsipper) System, rutiner og kontroll knyttet til blant annet organisering av informasjonssikkerhetsarbeidet risikovurdering og risikohåndtering informasjonsverdier kontinuitetsplanlegging personellsikkerhet, fysisk sikkerhet, tilgang, kommunikasjon og drift, anskaffelser, informasjonsverdier og sikkerhetshendelser kompetanseutviklingstiltak 12
Alle har ansvar for at kommunen ivaretar god informasjonssikkerhet Særskilte roller Linjeansvar Intern leverandør infrastruktur Byråden for finans overordnet + egen sektor Systemeiere - system Byrådene - sektor Virksomhetsledere egen virksomhet 13
Fra byrådets tiltredelseserklæring Byrådet vil: utvikle flere og bedre elektroniske tjenester etablere en egen selvbetjeningsportal der alle digitale tjenester for innbyggerne er samlet innføre elektronisk saksbehandling og kommunikasjon mellom borger og kommunen som hovedprinsipp, men samtidig ivareta og legge til rette for de som ikke bruker digitale løsninger begrense skjemavelde, byråkratiske prosesser 14
Kundesenter Trinn IV Trinn I Sentralbord Tilgang til kalender til ansatte i kommunen Trinn II Informasjon om kommunen og generell informasjon til brukerne Registre avtale pr bruker i kalender Trinn III Behandle E - post fra brukerne Gi veiledning i bruk av internettsider, elektroniske tjenester, skjemaer og faglig veiledning Gi status i sak som er registrert i fagsystemer på bruker Registrere henvendelser og opprette sak på bruker bruk av fagsystemer Ferdigbehandle enkle saker for bruker bruk av fagsystemer Krav til Kompetanse: Håndtere sentralbord Generell bred kunnskap om Kommunens tjenester og organisering Fagkompetanse og kompetanse i IKT - fagsystemer Fagkompetanse og kompetanse i IKT - fagsystemer 15
Mål for sentral etatsreform: Elektroniske tjenester Bedre kommunikasjon med brukere og samfunn Redusere dobbeltarbeid og overlappende funksjoner Frigjøre ressurser Tiltak for å nå målene: Etablering av ny bruker- og tjenesteorientert internettløsning Etablering av nødvendig fellesfunksjonalitet og løsninger for kommunens virksomheter Utredning, prioritering og utvikling av nye elektroniske tjenester mot innbyggere og næringsliv 16
Funksjonelt målbilde for innbyggere fra virksomhetsperspektiv til tjenesteperspektiv Etablert ny og brukervennlig internettløsning som: sikrer digitalt førstevalg for kommunens brukere tilbyr flere og nye elektroniske tjenester mot innbyggere og næringsliv tilbyr en solid internettløsning og moden ITleverandør for Oslo kommune som effektivt publiserer og støtter videreutvikling av tjenester til innbyggere og næringsliv Potensielle kilder Eksterne fellesregistre Fellesløsninger i offentlig sektor Oslo kommunes systemer
Elektroniske tjenester - tjenestetrappen Fokus for prosjektet Mål Nå Figur fra Stortingsmelding nr. 17 (2007-2008)
Felles prosesstilnærming digitale tjenester Alle tjenester vil bli presentert på web Standardisert prosess der man fanger søknad og henvendelse gjennom elektronisk skjemaløsning Felleskomponent for dynamisk skjema og sikker innlogging. Saksbehandling med integrasjon med Journal/Arkiv. Vedtak som kommuniseres tilbake til bruker (Fellestjeneste Svar Ut). 19
Hvor er de største utfordringene? Teknologi; Presentasjonslag, felleskomponenter, fagsystemer og integrasjoner Organisasjon; Implementere nye prosesser og ny teknologi > virksomhetsutvikling og gevinstrealisering Prosesser; Felles prosesstilnærming - «Digitale tjenester» 20
Bakgrunn K10 K10= samarbeid på IKT-området mellom de ti største kommunen: Bergen, Bærum, Drammen, Fredrikstad, Kristiansand, Oslo, Sandnes, Stavanger, Tromsø, Trondheim. Startet formelt etter initiativ fra Oslo desember 2009. Mandat for 10 kommune samarbeid bidra til å øke elektronisk samhandling og styrke IKT-utviklingen Mål og hensikt med samarbeidet: Utvikle mer effektive kommuner, og gi bedre løsninger som støtter opp under brukerrelaterte behov og endringer gjennom å etablere felles rammeverk og standarder Etablere og utvikle samarbeid relatert til statlige satsningsområder, og øke muligheten for påvirkning ut fra kommunenes interesser. Utveksling av kunnskap, sikre sambruk og gjenbruk av løsninger (organisatorisk, strategisk og teknisk) på tvers av kommunene, - og med staten. Realisere konkrete fellestiltak. Viktig grunnlag for dialog og samarbeid med KS, FAD og DIFI på IKTområdet 21