Bilag til vedlegg 5 Kundens kravspesifikasjon (Kjøpsavtalen)

Statlig spesialpedagogisk tjeneste Bilag til vedlegg 5 Kundens kravspesifikasjon (Kjøpsavtalen) DAGENS SITUASJON OG BEHOVSANALYSE Kursadministrasjonssystem

Konkurransegrunnlag Kursadministrasjonssystem Side 2 av 14 Innhold: 1 INNLEDNING... 3 2 DAGENS SITUASJON... 4 3 BEHOVSANALYSE... 6 3.1 AKTØRER... 6 3.1.1 Bruker... 6 3.1.2... 6 3.1.3 Rådgiver... 6 3.1.4 Påmelder... 6 3.1.5 Kursdeltaker... 6 3.1.6 Kursholder... 6 3.2 BRUKSTILFELLER... 6 3.2.1 Kursadministrasjon... 6 3.2.2 Påmelding og kursevaluering... 8 3.2.3 Fagarbeid... 10 3.3 INTERESSENTANALYSE... 10 3.4 INTEGRERTE SYSTEMER... 13 3.5 DATA SOM FLYTTES MELLOM SYSTEMER... 13

Konkurransegrunnlag Kursadministrasjonssystem Side 3 av 14 1 INNLEDNING Det henvises til Bilag 1-K Kundens kravspesifikasjon (Kjøpsavtalen) som oppsummerer alle konkrete krav knyttet til nytt kursadministrasjonssystem. Dette vedlegget til kravspesifikasjonen dokumentet gir en beskrivelse av dagens situasjon knyttet til kursadministrasjon i Statped. I tillegg gir det mer detaljer fra behovsanalysen utført i forbindelse med utarbeidelse av kravspesifikasjonen.

Konkurransegrunnlag Kursadministrasjonssystem Side 4 av 14 2 DAGENS SITUASJON For at tilbyderne bedre skal kunne forstå hva Statped har i dag, og selv kunne knytte dette til deres tilbud, ønsker vi kort å beskrive dagens situasjon i Statped for kursadministrasjon. Fakturagrunnlag Nytt kurs Agresso Publiser Statped.no Se kurs Publiser/se påmeldinger Kurspåmelder Fabris Nytt kurs Påmelding Publiser/se påmeldinger Påmelding Internt kurshåndteringssystem Påmelding Påmelding Påmelding Rådgiver Kursguiden Påmelding Epost Kursadministrasjon i Statped pr i dag er preget av å være forskjellig håndtert i de fire regionene i Statped. Det brukes forskjellige systemer og det er forskjellige prosesser og rutiner. Som en del av anskaffelsen som nå skal gjøres vil et av de viktigste målene være å standardisere i hele Statped hvordan kurs skal håndteres og hvilke systemer som skal benyttes. I region sørøst brukes det et internt web basert system for håndtering av kurs. Dette blir også brukt av region nord ved konferanser. Region midt bruker Kursguiden, samt manuelle skjema/brevhåndtering. Region vest og nord bruker fortrinnsvis e-post/brevpåmelding. Region vest bruker også et system kalt «Publisher Web» for påmelding og deltakerhåndtering. Felles for alle er at kurs blir listet og vist på statped.no. Her er det lagt opp til så langt som mulig at brukeren føler at de jobber på statped.no. Publisering på statped.no er en manuell jobb som går via e-post, hvor kurspresentasjoner er fylt ut i henhold til kurspresentasjonsmaler. Rådgivere i Statped bruker et fagsystem Fabris, som hjelper til og etterser at saksbehandling og daglig arbeid i Statped blir dokumentert og arkivert i ephorte i henhold til NOARK standarden. Kurs, kurspåmelding, kursdeltakelse, søknader og tildeling blir lagt inn manuelt i Fabris av rådgivere/fagpersoner. Disse oppgavene blir håndtert av rådgivere med ansvar for kursadministrasjon. Fakturering av kurs gjøres i Agresso ved hjelp av manuelle rutiner / punching i Agresso basert på e-post med fakturagrunnlag sendt fra rådgivere i Statped. Mange av kursene er av en type som krever invitasjon, og denne invitasjonen er ofte et resultat av saksbehandling for den aktuelle brukeren (kursdeltakeren). Her er det fremdeles mange interne rutiner i Statped som må kartlegges og forenes. I mange av disse tilfellene er det snakk om manuell saksbehandling og utsending av invitasjoner på vanlig post.

Konkurransegrunnlag Kursadministrasjonssystem Side 5 av 14 Det eksisterende systemet for kursadministrasjon i Statped medfører mye manuell saksbehandling og administrasjon for kursholdere og kursadministratorer. Med mange ulike prosedyrer og lite automatikk resulterer dette i lav datakvalitet og mye unødvendig arbeid.

Konkurransegrunnlag Kursadministrasjonssystem Side 6 av 14 3 BEHOVSANALYSE 3.1 AKTØRER 3.1.1 Bruker En «bruker» er et begrep brukt i Fabris/ePhorte på en person som er registrert med saksbehandling på. I noen tilfeller kan det være nyttig/nødvendig å koble aktøren «kursdeltaker» til aktøren «bruker». 3.1.2 De personene i Statped som har ansvar for å administrere kurs. Opprette kurs på Statped.no Opprette påmeldingsskjema Vedlikeholde påmeldinger Videreformidle nødvendig informasjon internt til fagpersoner, kursholdere, kjøkken, renhold osv. og ha kontakt opp mot eksterne aktører I forbindelse med kurs og konferanser. 3.1.3 Rådgiver Rådgivere som er ansvarlige eller involverte i kurs hos Statped. 3.1.4 Påmelder Anonyme sluttbrukere som melder seg på kurs via skjema. Kan være personer med ansvar for påmelding av brukere til kurs i organisasjoner som er samarbeidspartner med Statped (institusjoner, kommuner, osv.). Kan også være deltaker selv, eller foresatte til deltaker. 3.1.5 Kursdeltaker Personen som deltar på kurset. 3.1.6 Kursholder Rådgivere i Statped som holder kurs. 3.2 BRUKSTILFELLER 3.2.1 Kursadministrasjon 3.2.1.1 Opprett kurs Rådgiver, Kursholder (rådgiver) eller kursadministrator har en kurspresentasjon klar. Aktør oppretter kurs i kursadministrasjonssystem basert på informasjon i kurspresentasjon(mal). Når informasjonen er fylt ut og lagret er kurset klar for godkjenning/publisering av kursadministratorer. Integrasjoner: Ingen 3.2.1.2 Publiser/godkjenning av kurs Kurs er opprettet i kursadministrasjonsystem. Alt manuelt arbeid i forhold til klargjøring av kurs er ferdig. publiserer kurs i kursadministrasjonssystem slik at det blir tilgjengelig for påmelding. En

Konkurransegrunnlag Kursadministrasjonssystem Side 7 av 14 kurspresentasjon blir generert i henhold til kurspresentasjonsmal slik at kursadministratoren kan legge inn kurs i kurskalenderen på statped.no. Melding om nytt kurs m/kursinformasjon sendes til tjenestebuss for integrasjon med Fabris. Kurs(Prosjekt) blir opprettet i Fabris som resultat av integrasjon. 3.2.1.3 Endre kurs Kurs eksisterer og er publisert i kursadministrasjonssystem/statped.no/fabris. endrer kursinformasjon og disse blir oppdatert i kursadministrasjonssystemet. Endringer i kurspresentasjon blir vist uthevet i en generert mal for kurspresentasjon slik at informasjonen lett kan oppdateres på statped.no. oppdaterer kurset i kurskalenderen på statped.no. Melding om endret kurs m/kursinformasjon sendes til tjenestebuss for integrasjon med Fabris. Kurs(Prosjekt) blir endret i Fabris som resultat av integrasjon. 3.2.1.4 Avsluttet kurs (Avholdt) går gjennom en manuell sjekkliste når kurset er avholdt. Fakturagrunnlag utarbeidet og sendt Kursbevis utstedt Endelige deltakerlister oppdatert. melder kurs for avholdt i Fabris. Fabris sender melding om avholdt kurs gjennom tjenestebuss. Kursadministrasjonssystem mottar meldingen og setter status avholdt for kurs. Når kurset er satt til denne statusen skal det ikke være mulig å endre kursinformasjon/påmeldinger/melde seg på. 3.2.1.5 Velg påmeldingsskjema Et kurs er opprettet i kursadministrasjonssystemet. Det må settes et påmeldingsskjema for kurset før publisering. Det skal være mulig å velge et eksisterende skjema. Når skjemaet er valgt er dette skjemaet satt for kurset. I tilfelle kurset er publisert og et nytt skjema er valgt så skal dette utløse brukstilfellet «endring av kurs». Ved endring av skjema på eksisterende kurs vil dette medføre en manuell oppdatering på nye/endrede felter. 3.2.1.6 Lag påmeldingsskjema Et kurs har behov for et påmeldingsskjema som ikke finnes/dekkes tilstrekkelig av de eksisterende påmeldingsskjemaene som ligger i løsningen. lager skjema som skal brukes til utfylling ved påmelding. Det skal være mulig å velge et eksisterende skjema som utgangspunkt. Når skjemaet er opprettet skal det være tilgjengelig å velge/sette dette for det aktuelle kurset. 3.2.1.7 Legge inn kursmateriell for deling blant kursdeltakere Når kurs er avholdt er det ønskelig å kunne publisere stoff fra kurset/video/presentasjoner fra det aktuelle kurset. laster opp aktuelle filer til kursadministrasjonssystem. kan da sende ut e-post via kursadministrasjonssystemet til alle kursdeltakere med link til de aktuelle filene.

Konkurransegrunnlag Kursadministrasjonssystem Side 8 av 14 3.2.1.8 Generering av fakturagrunnlag Når et kurs er avholdt må kursadministrator sende fakturagrunnlag til økonomisystem (Agresso). Fakturagrunnlaget skal komme fra kursadministrasjonssystemet. Alle kurs må kunne prises En påmelding må kunne ha 1-flere deltakere som blir til en faktura (detaljfaktura) Dynamiske elementer - mat, overnatting, pakker osv. - må kunne sette egne priser Det må være mulig for kursadministrator å legge inn dette i påmeldingsskjema for kurset. Det må være mulig å individuelt endre sluttsum på hvert detalj per deltaker for å kunne håndtere eventuelle rabatter og avtaler. Når kursadministrator velger «generer fakturagrunnlag» genereres det en Excel fil med fakturagrunnlag som sendes på epost til regnskapsavdelingen i Statped. Dette grunnlaget er standardisert og skal kunne leses automatisk av Agresso/DFØ. Standarden på dokumentet avtales på forhånd mellom leverandør av kursadministrasjonssystem og Statped. 3.2.1.9 Sende informasjon til aktører Det er flere situasjoner som krever at aktører blir informert. Dette er beskrevet i sine respektive brukstilfeller (ved endringer av kurs/påmeldinger osv.). Det er da aktuelt å sende informasjon til følgende aktører: Kursdeltakere Kurspåmelder Kursholder Involverte rådgivere Der det er registrert e-postadresse på aktuelle aktører skal det være mulig å sende ut e-post til alle aktører. Der e-post ikke er registrert/finnes så håndteres dette manuelt av saksbehandler ved vanlig post. Det er også ønskelig at kursadministrasjonssystemet støtter SMS utsending for viktige endringer, påminnelser og lignende. Til enhver tid skal det være mulig for kursadministrator å klikke knappen «send informasjon» på kursdetalj siden i kursadministrasjonssystemet. En vil da få opp et skjema med tittel og beskrivelse, samt mulighet for å velge hvilke typer aktører som skal motta informasjonen. Det skal også være mulig å legge til vedlegg som kan bli sendt med i e-posten. Når informasjonen er fylt ut kan en trykke «send» og e-post blir sendt ut til de aktuelle aktørene. 3.2.1.10 Se oversikt over kursevalueringer Når et kurs er avsluttet og deltakere har lagt inn kursevalueringer skal det være mulig å se kursevalueringer knyttet til hvert kurs. 3.2.2 Påmelding og kursevaluering 3.2.2.1 Vis tilgjengelige kurs Kurspåmelder

Konkurransegrunnlag Kursadministrasjonssystem Side 9 av 14 Kurspåmelder skal kunne navigere til hovedside for kurs/kurskalender. Her skal en kunne få listet opp fremtidige kurs som en kan melde seg på. Det skal også være mulig å begrense visningen/navigere til undersider som viser en kursliste begrenset på fagområde/tema. Det skal være mulig å filtrere/navigere basert på lokasjoner. Når kurspåmelder klikker på et aktuelt kurs navigeres det til kursdetaljsiden (kurspresentasjonen). Denne funksjonaliteten skal være mulig både på statped.no og i kursadministrasjonssystemet. Statped.no håndterer dette selv og baserer seg på informasjon som kursadministratorene har fått generert i kurspresentasjonen ved publiseringen av kurset. Da det oppstår mye ekstraarbeid med håndtering av e-post adresser på deltakere som har blitt registrert feil, er det ønskelig at kursadministrasjonssystemet har funksjonalitet for å kvalitetssikre denne informasjonen best mulig. 3.2.2.2 Vis kursdetaljer Kurspåmelder Kurspåmelder har navigert seg til kursdetaljer fra liste, eller har navigert seg til kursdetaljer basert på link i e-post eller lignende. Side med kursdetaljer (kurspresentasjon) blir vist. Det skal være mulig å klikke på link til påmeldingsskjema. 3.2.2.3 Påmelding - åpen Kurspåmelder Kurspåmelder har navigert seg til kurspåmeldingsskjema. Aktøren fyller ut felter i skjemaet som er satt for kurset. Når skjemaet er sendt inn er deltakere påmeldt kurset og allokert plass, eventuelt satt på venteliste. Kurspåmelder, påmeldte kursdeltakere, kursholder, kursadministrator aktørene får melding (e-post) med informasjon om påmelding. Melding om påmelding/deltakerliste sendes til tjenestebuss for integrasjon med Fabris. Kursdeltakelse blir registrert i Fabris som resultat av integrasjon. 3.2.2.4 Påmelding med invitasjon Kurspåmelder Kurspåmelder har navigert seg til kurspåmeldingsskjema via direkte link mottatt i post (vanlig brev). Aktøren fyller først ut en brukerkode og kurskode for å bekrefte invitasjonen. Aktøren fyller så ut felter i skjemaet som er satt for kurset. Når skjemaet er sendt inn er deltakere påmeldt kurset og allokert plass, eventuelt satt på venteliste. Kurspåmelder, påmeldte kursdeltakere, kursholder, kursadministrator aktørene får melding (e-post) med informasjon om påmelding. Melding om påmelding/deltakerliste sendes til tjenestebuss for integrasjon med Fabris. Kursdeltakelse blir registrert i Fabris som resultat av integrasjon. 3.2.2.5 Endre påmelding Kurspåmelder kommuniserer via e-post med kursadministrator. Dersom dette gjelder en påmelding med invitasjon så er kursadministratoren i stand til å få/finne brukerkoden/kurskoden. navigerer til angitt kurs og påmelding og klikker link for å redigere påmeldingen. Påmeldingsskjema blir så endret. Endrede deltakere er da påmeldt/avmeldt kurset og allokert/deallokert plass. Ved behov så kan kursadministrator sende ut melding på e-post til kurspåmelder, påmeldte kursdeltakere, kursholder, kursadministrator om endring av påmelding.

Konkurransegrunnlag Kursadministrasjonssystem Side 10 av 14 3.2.2.6 Søknad/invitasjon til kurs som krever innvilgede tjenester Søknaden/invitasjonen håndteres i Fabris dette er ikke aktuelt for kursadministrasjonssystemet. Fabris må kunne generere en gyldig brukerkode/kurskode som kan sendes til kursadministrasjonssystemet. Melding om brukerkoder/kurskoder sendes til tjenestebuss for integrasjon med kursadministrasjonssystem. Brukerkoder/kurskoder blir registrert i kursadministrasjonssystem og brukt til validering av påmelding til kurs som krever innvilgede tjenester. 3.2.2.7 Kursevaluering Kursdeltaker / kurspåmelder Når et kurs er avsluttet skal kursdeltakere og kurspåmeldere få tilgang til en nettside hvor de kan legge inn en evaluering av kurset de har deltatt på/har hatt deltakere på. 3.2.2.8 Pålogging/Min side Kursdeltaker / kurspåmelder I fremtiden ser Statped for seg at det vil være til stor nytte for kurspåmeldere og kursdeltakere at de kan ha en identitet/pålogging mot kursadministrasjonssystemets del for kursinformasjon/påmelding/evaluering slik at de kan få mulighet til å se på tidligere kursdeltakelse, endre/se på påmeldinger, gi evaluering på kurs. 3.2.3 Fagarbeid 3.2.3.1 Se kursinformasjon i Fabris Rådgiver Kursinformasjon m/oppdatert deltakerliste er mottatt og oppdatert i Fabris. Rådgivere kan se informasjon om kurset/deltakerliste i Fabris. 3.2.3.2 Rapportering/statistikk Rådgiver Kursinformasjon m/oppdatert deltakerliste er mottatt og oppdatert i Fabris. Rådgivere kan få/hente ut statistikk/rapporter i Fabris basert på denne informasjonen. 3.3 INTERESSENTANALYSE Interessent Berørt som Ønsker Realistisk forventning Rådgiver Sluttbruker, kursholder Å kunne opprette kurs Påmelding for deltakere (fra søknader/saksbehandling osv.) At det blir mye enklere å håndtere kurs påmelding for kurs som krever innvilgede tjenester. Noen avdelinger har sekretærer som håndterer kun slike oppgaver. Fins ikke håndtering av dette nå i eksisterende system. Påmeldingsstatus lett tilgjengelig for kurs som de skal holde Tettere knytning til saksbehandling Sterk forventing om at dette blir automatisert / forenklet At det er mulig å se påmeldingsstatus Bekymringer Å lage invitasjoner er tidkrevende nå. Som brev i konvolutter arkiveres via Fabris til hver bruker. Knytte dette mot aktuelt kurs At en ikke må

Konkurransegrunnlag Kursadministrasjonssystem Side 11 av 14 Interessent Berørt som Ønsker Realistisk forventning Bekymringer inn i andre system for å sjekke påmeldinger osv. Administrator Klargjøre nye kurs Publisere kurs Godkjenne kurs Administrere kurs Administrere påmeldinger fikse feil i påmelding, ansvarlig for å generere fakturagrunnlag Kunne generere kursbevis Håndtere kursevalueringer Kursdeltaker Sluttbruker Person som deltar på kurs. Kan også være påmelder. Forventer at en er påmeldt kurs, får oppdateringer, at systemet holder rede på preferanser Mulig å gi tilbakemelding på kurs/evaluering Påmelder Sluttbruker Påmelding for en eller flere deltakere knyttet til skole/institusjon/kommune. Kan også være foresatt for privatperson eller kursdeltaker selv. Melde på en eller flere deltakere Få oppdatering ved endringer Ikke aktuelt i denne omgang, men i fremtiden: Aktuelt å endre påmelding/se historikk/påmeldinger som en pålogget bruker. Arkivar Økonomi arbeider Kurslokale ansvarlig Statped.no (publiseringssystem) redaktører Sluttbruker i ephorte/fabris Sluttbruker i tilhørende system/agresso Indirekte/Eksternt ansvarlig for allokering av lokaler Sluttbruker i annet system Dokumentert saksbehandling, tilbud, søknader, deltakelse Sterkt ønske om at sak skal genereres automatisk Sende faktura til kunder En eller flere deltakere Godkjenner det som er eksportert til Agresso Kurs system må generere fakturagrunnlag Krever at alle kurs er priset. Har grunnpris, +middager etc. Få genererte navnelapper fra kursansvarlig Ha en oppdatert liste over tilgjengelige kurs Link til skjema for påmelding Få informasjon om nye kurs, varighet osv. Oppdateringer på kurs, dato, lokaler osv. Har oppsett på dette i dag feltnavn samme som statped.no Ønskelig at dette skal være i statped.no Automatikk / forenkling At det blir mer automatisk på sikt. NÅ: Oppretter i ephorte (kurs) som en sak slik at rådgiverene har en plass som er arkvivverdig Sender inn lister kurs kommer ofte flere samtidig i perioder Grunnlag for telling/rapportering osv. At de mister «kontroll» på publisering av kurs (tilgjengelighet, annonsering, tilhørighet til statped.no, tilgjengelighet i søkemotorer) Kommuner / Fylke Statped regiondirektør / ledere At Statped tilbyr kurs Oversikt over kursvirksomhet i region/totalt Har bestemt at Fabris skal håndtere/vise dette

Konkurransegrunnlag Kursadministrasjonssystem Side 12 av 14 Interessent Berørt som Ønsker Realistisk forventning Statpedeier/Udir At Statped tilbyr kurs Automatisering av arkivering Universelt utformet SIKT Drift/Ansvar Integrasjon mot Fabris Stor forskjell om det hostes internt/eksternt Ønske om høy grad av tilgjengelighet/respons Minst mulig vedlikehold Minst mulig kostnad/arbeid for videreutvikling. Bruker Indirekte via Fabris saksbehandling Bruker i Fabris/ePhorte som blir saksbehandlet. Denne brukeren bruker ikke systemet selv, men det er ønskelig at kurspåmelding/deltakelse blir koblet til denne brukeren Bekymringer At en tar hensyn til behov i Fabris/statped.no for en helhetlig vurdering av IT systemer ved innkjøp og vedlikehold.

Konkurransegrunnlag Kursadministrasjonssystem Side 13 av 14 3.4 INTEGRERTE SYSTEMER System Fabris ephorte Agresso Statped.no publiseringssystem Kursadministrasjonssystem Beskrivelse Fagsystem som hjelper til og etterser at saksbehandling og daglig arbeid i Statped blir dokumentert og arkivert i ephorte. Fabris har behov for å kunne vise kursinformasjon relatert til saksbehandling, rapportering, samt daglig arbeid for rådgivere. Arkivsystem som støtter NOARK standarden. System for økonomioppfølging/fakturering. Kursadministrasjonssystem må kunne danne et fakturagrunnlag og sende dette Excel regnearket på e-post til regnskapsavdelingen i Statped for bruk mot Agresso. Statpeds publiseringssystem / websider. Kurspåmelding skal føles som en integrert del av statped.no. I utgangspunktet skal statped.no publisere kurs med egne publiseringsmaler for kurs. System som skal tilbys. Skal kunne håndtere kursadministrasjon, kurslister/-detaljer, påmelding, integrasjon mot Fabris. 3.5 DATA SOM FLYTTES MELLOM SYSTEMER Data Kursinformasjon Beskrivelse Brukes ved integrasjon til Fabris. Fabris må ha kursdetaljer for nye og endrede kurs for å kunne vise informasjon om dette. Fabris bruker også informasjonen for å kunne rapportere kursinformasjon. Data: Detaljinformasjon om kurs Datoer Kurssted (venue) Rådgivere som er involvert (event employee) Kursholder Avdeling (event department) Fagområde (Event theme) (mulig med flere) Status Påmeldingsmetadata Påmeldingsdeltaker liste Melding om avholdt kurs Liste over kursholdere/rådgivere -Signup faktura referanse -Signup navn -Referanse -(se signup tabell) -Adresse (på påmelder) -Navn på påmelder (navn eller navn på organisasjon) -Deltakere - Liste på personer som meldes på med navn, status, e-post, telefon, stilling Kursid. Sendes til kursadministrasjonssystem ved avsluttet kurs. Navn, Id på rådgivere tilgengelige for kurs/kursholder/kurs involvert

Konkurransegrunnlag Kursadministrasjonssystem Side 14 av 14 Data Andre metadata fra Fabris som er nødvendig i kursadministrasjonssystem/påmeldingsskjema Brukerkurs koder Fakturagrunnlag til Agresso Statped.no kurspresentasjon Beskrivelse Avdelinger id-er og navn? Fagområder id-er og navn? Id-er/koder for Fabris brukere, samt kurskoder Kursnavn Kursid Pris på kurs -en påmelding må kunne ha 1-flere deltakere som blir til en faktura (detaljfaktura) -Dynamiske elementer - mat, overnatting, pakker osv. - må kunne sette egne priser Brukes som grunnlag for utfylling av informasjon til kurspresentasjon og utlisting på statped.no. Kurspresentasjon Navn, beskrivelse, datoer i henhold til mal for publisering på statped.no Nøkkelord/tags? Tekstbeskrivelse på e-post