YT-PGK YTELSESBESKRIVELSE FOR PROSJEKTERINGSGRUPPE- KOORDINATOR (YT-PGK) Prosjekt 12416 KHiB Kunst- og designhøgskolen i Bergen Dato: 2013-10-04 Saks- og dokumentnr: 201302250-1 Side 1 av 7
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Hovedoppgave... 3 2 Ytelser i samtlige prosjektfaser... 3 2.1 Framdrifts- og leveranseplaner for oppdraget... 3 2.2 Lean prosjektering / Lean konstruksjon... 4 2.3 Møter... 4 2.4 Rapportering... 4 2.5 Kvalitetssikring... 5 2.6 Behandling av prosjektmaterialet ved faseavslutninger... 5 2.7 Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA)... 5 2.8 Ytre miljø... 5 2.9 Universell utforming... 6 2.10 Prosjekteringsforutsetninger... 6 3 Detaljprosjektfasen... 6 3.1 Hovedframdriftsplan... 6 3.2 Beskrivelse av rigg- og drift... 6 3.3 Livssykluskostnader... 6 3.4 Sluttester... 6 3.5 Drift og vedlikehold (DV)... 7 3.6 Konkurransegrunnlaget... 7 3.6.1 Generelt... 7 3.6.2 Drift og vedlikehold (DV)... 7 4 Byggefasen... 7 4.1 Drift og vedlikehold (DV)... 7 4.2 Ferdigstillelse, prøvedriftsperiode og overtakelse... 7 4.2.1 Statsbyggs ferdigmelding... 7 5 Reklamasjonsfasen... 7 Side 2 av 7
1 Hovedoppgave Felles ytelsesbeskrivelse (Felles-YT) for prosjekteringsgruppe (PG) gjelder sammen med denne beskrivelsen. Statsbyggs ytelsesbeskrivelser er standardisert, og prosjektspesifikke endringer/utfyllende bestemmelser vil framgå i egne bokser angitt i dokumentet. Prosjekteringsgruppekoordinator (PGK) er intern leder og koordinator for PG. PGK er PGs representant overfor byggherren når det gjelder administrative/kontraktuelle forhold og faglige forhold som krever byggherrens beslutning/godkjenning. PGK skal styre PGs prosjekteringsarbeid iht. kontrakt og de beslutninger byggherren til en hver tid tar, slik at byggherrens mål for prosjektet nås. PGK har ansvar for å utarbeide og vedlikeholde en oversikt over alle vesentlige forutsetninger for prosjekteringen (design basis) i alle fag. Dette dokument er grunnlaget for all prosjektering i prosjektet. Alle enkeltfag i PG skal gi sine bidrag til denne oversikten. Prosjekteringsgruppen i prosjektet er 2 delt. ARK har egen kontrakt. Se tilbudsinvitasjonens organisering av den totale prosjekteringsgruppen. Prosjektet skal benytte seg av lean metodikk og arbeidsfilosofi i alle ledd. Dette vil legges inn som føringer i alle anbudsutsendelser. Målet er å skape vinn-vinnsituasjoner for alle prosjektinvolverte. Hensikten er at denne arbeidsmetodikken skal gjøre arbeids- og beslutnings-prosessene mer strømlinjeformede, mer rasjonelle og mer effektive i det unødvendig arbeide minimeres og alle bidrar til en kontinuerlig forbedring. Lean er en arbeidsmetodikk og filosofi som PGK og PG forventes å etterleve. Den er følgelig ikke beskrevet nærmere som en egen ytelse. 2 Ytelser i samtlige prosjektfaser 2.1 Framdrifts- og leveranseplaner for oppdraget 1. koordinere og utarbeide felles fremdrifts- og leveranseplaner for PG 2. sende fremdrifts- og leveranseplaner til byggherren for godkjenning 3. følge opp at leveranser skjer i ht omforent leveranseplan og at fremdriften for prosjekteringen overholdes Side 3 av 7
2.2 Lean prosjektering / Lean konstruksjon For å få en mest rasjonell flyt i både prosjekteringen og byggingen, skal prosjektet benytte seg av lean metodikk og arbeidsfilosofi i alle ledd. Dette vil legges inn som føringer i alle anbudsutsendelser. Målet er å skape vinn-vinn-situasjoner for alle prosjektinvolverte. Det er hensikten at denne arbeidsmetodikken skal gjøre arbeids- og beslutningsprosessene mer strømlinjeformede, mer rasjonelle og mer effektive i det unødvendig arbeide minimeres og alle bidrar til en kontinuerlig forbedring. På et oppstartseminar (3-5 dgr) for detaljprosjekteringen, vil lean være hovedtemaet og alle prosjektinvolverte skal delta for å få en felles plattform å arbeide videre fra. Det vil i forkant av dette også arrangeres et 1-2 dagers seminar med fokus på en lean byggeprosess, slik at prosjekteringen dermed kan planlegges riktig ut fra hvordan bygget skal bygges. Lean er en arbeidsmetodikk og filosofi som PGK og PG forventes å etterleve. Den er følgelig ikke beskrevet nærmere som en egen ytelse. 2.3 Møter 1. innkalle til, lede og referere fra interne møter i PG som er nødvendige for gjennomføring av oppdraget 2. delta i prosjekteringsmøter hver 14. dag hvis ikke annet er avtalt 3. delta i andre møter som er nødvendige for gjennomføring av oppdraget 2.4 Rapportering Hver måned skal PG rapportere framdrift i henhold til framdriftsplan og leveranseplan. Framdrift skal også rapporteres separat for hver justering og tillegg til kontrakten. Rapporteringsplikten gjelder i tillegg til kontraktsbestemmelsenes varslingsplikt ved forsinkelse. I forbindelse med rapportering på framdrift skal det av rapporten framgå hva som er utført i perioden, hva som var planlagt, men ikke utført, samt aktiviteter i neste periode. 1. gå igjennom, kvalitetssikre og sammenstille rapportene fra PG og sende samlet til byggherren. 2. gi innspill til og foreslå tiltak til kontinuerlig forbedring. Side 4 av 7
2.5 Kvalitetssikring PG skal bruke sine styringssystem aktivt for å sikre god kvalitet på prosjekteringsarbeidet. Avvik fra kontrakt skal fortløpende føres i en avvikslogg. Avviksloggen skal legges fram ved hver fasebehandling, og som vedlegg til månedsrapport. 1. følge opp at PG bruker sine kvalitetsstyringssystemer aktivt ved å foreta stikkprøvekontroll av kontrollplaner, utfylte sjekklister osv 2. føre samlet avvikslogg for PG, sortert pr fag 3. utarbeide en liste med relevante grensesnitt mellom de ulike fagene, fordele ansvar innad i PG knyttet til det enkelte grensesnitt samt følge opp at dette ivaretas i prosjekteringen. Tiltak/løsninger dokumenteres i egen kolonne i listen. Listen skal holdes løpende oppdatert og være fast tema på alle prosjekteringsmøter. 2.6 Behandling av prosjektmaterialet ved faseavslutninger Ved faseavslutninger skal PGK: 1. ha ansvar for å sammenstille prosjektmaterialet fra hver fase og sende til Statsbygg for gjennomgang. 2. koordinere behandling av faglige tilbakemeldinger fra SB i PG 3. gi skriftlig tilbakemelding til Statsbygg om hvordan de faglige tilbakemeldingene er/vil bli behandlet av PG. Fasene anses ikke som avsluttet før de faglige tilbakemeldingene fra SB er innarbeidet i prosjektmaterialet. 2.7 Sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (SHA) SHA-koordinator for prosjekteringsfasen (KP) innkaller til og leder gjennomføringen av risikoanalyse ved oppstart av hver fase. 2.8 Ytre miljø 1. følge opp risikoanalysen gjennom hver fase og påse at alle i PG følger opp spesiell risiko for sitt fagfelt 2. informere Statsbygg om spesielle risiki som avdekkes 3. sørge for at uakseptabel risiko avdekket i risikoanalysen følges opp med tiltak av PG trinn for trinn: a) elimininere risikoen ved å velge annen arkitektonisk eller teknisk løsning b) risiko som ikke kan elimineres må beskrives med risikoreduserende tiltak c) restrisikoen som gjenstår etter at de to ovennevnte trinn er gjort, skal beskrives i SHA-planen Side 5 av 7
1. sørge for at alle vurderinger og valg vedrørende ytre miljø blir dokumentert og fulgt opp av PG. 2.9 Universell utforming Hensynet til prosjektets krav til universell utforming skal følges opp ved alle fasegjennomganger. Avvik i forhold til prosjektets krav skal dokumenters i avviksloggen. 2.10 Prosjekteringsforutsetninger PGK har ansvar for å vutarbeide et dokument for prosjekteringsforutsetninger for prosjektet. Alle fag har delansvar for at sin del av dette dokumentet til en hver tid er oppdatert. Prosjekteringsforutsetningene inneholder blant annet: Hvilke forskriftskrav som gjelder Vesentlige forutdsetninger fra byggeprogram Vesentlige forutsetninger fra forprosjekt Vesentlige forutsetninger som PG velger for sitt arbeide Vesentlige forutsetninger fra statsbyggs Yter Vesentlige forutsetninger fra Statsbyggs PAer. Listen er ikke uttømmende 3 Detaljprosjektfasen 3.1 Hovedframdriftsplan PGK skal oppdatere og eventuelt detaljere forslag til hovedframdriftsplan. Hovedframdriftsplanen for byggefasen/reklamasjonsfasen skal være en del av konkurransegrunnlaget for entreprisene. 3.2 Beskrivelse av rigg- og drift PGK skal utarbeide riggplan og beskrivelse av rigg og drift iht NS 3420-A. 3.3 Livssykluskostnader 3.4 Sluttester PGK skal sørge for at livssykluskostnader (LCC iht.ns 3454) utarbeides for hele prosjektet. Statsbyggs modell LC Profit med detaljert beregningsmodus, skal benyttes. Beregningen skal gjennomgås med Statsbygg tidlig i detaljprosjektfasen. PGK skal sørge for at forslag til sluttester blir utarbeidet og blir en del av konkurransegrunnlaget i entreprisene. Dette gjelder samtester mellom flere systemer/entrepriser og totaltester for prosjektet. Testene skal være tverrfaglig koordinert av PG. Side 6 av 7
3.5 Drift og vedlikehold (DV) PGK skal følge opp at ID-nummer, designinformasjon og dimensjoneringsunderlag for alle systemer og produkter legges inn i innsamlingssystemet for FDVU-data. 3.6 Konkurransegrunnlaget 3.6.1 Generelt PGK skal ved ferdigstillelse av konkurransegrunnlaget overfor Statsbygg skriflig bekrefte at: 1. PG har fulgt bestemmelsene i PA0301 Utarbeidelse av konkurransegrunnlag 2. PGK har kvalitetssikret at reglene i NS 3420 er fulgt av PG ved utarbeidelse av beskrivelsene for de ulike fag. Dette gjelder spesielt bruk av 9-tall i kodene, samsvar mellom kode og tekst og henvisninger til spesielle krav i Bok 0. 3.6.2 Drift og vedlikehold (DV) 4 Byggefasen PGK skal ved innlevering av konkurransegrunnlaget til Statsbygg for gjennomgåelse skriftlig bekrefte at følgende er medtatt i beskrivelsene for de ulike fag: 1. Entreprenørens ytelser, leveranser m.v. ved utarbeidelse av FDV-dokumentasjon og krav til denne 2. Krav til drifts-/vedlikeholds- og beredskapsavtaler 3. Krav til nødvendig opplæring av byggets eller anleggets driftspersonale og brukere. Avhengig av anleggstype kan det være behov for ekstra oppfølging og/eller oppdelt opplæring etter f.eks. 3 mnd. eller 6 mnd. 4. Framdriftsplan for FDV-dokumentasjon og opplæring 4.1 Drift og vedlikehold (DV) PGK skal påse at PG oppdaterer TIDA før entreprenørene legger sin dokumentasjon inn. All dokumentasjon kontrolleres fortløpende av PG. 4.2 Ferdigstillelse, prøvedriftsperiode og overtakelse 4.2.1 Statsbyggs ferdigmelding PGK sammenstiller forslag til ferdigmeldingens tekst. 5 Reklamasjonsfasen Ingen ytelser utover de som fremkommer i kap. 2 og i Felles-YT. Side 7 av 7