Felles studentsystem Telefon: 22852738 USIT, Universitetet i Oslo Telefax: 22852970 Postboks 1086, Blindern E-mail: fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: www.fs.usit.uio.no Referat Møte i gruppe for studentutveksling 7. september 2011 Til stede: Ute Vogel, UiT Pål Erik Megaard, UiO Jan Rønning, NTNU Anna Kolberg Buverud, UiO Sara Mauland, UiS Svein Jarle Nymark, UiB Tonje C. Nore, UMB Geir Vangen, USIT Julie Myhre Barkenæs, USIT (etter kl 12.00) Adelheid Mortensen Huuse, USIT Anne Kathrine Foss Haugen, USIT (etter kl 12.00) Aune Moe, USIT Forfall: Marte Nørve Årvik, UiB Espen Kristensen, UiT Oddrun Maaø, NTNU Karianne Omdahl, UiB Cathrine Strømø, UMB Magdalena Brekke, UiS Møteleder: Referent: Geir Vangen Aune Moe Dato: 20. september 2011 Sist endret: 25. november 2011
Dagsorden 1. Referat fra møte 04.04.2011 2. Orientering om Mobility Project 3. Learning Agreement 4. Søknadsweb for utenlandske søkere 5. Neste møte 6. Eventuelt Side 2
1. Referat fra møte 04.04.2011 Det var innsendt følgende kommentar til referatet: Sak 4 Infotekster for mobilitet: Eksportrutinen 200.040 er utvidet med avtaleinfo. Setningen ovenfor bør med i referatet. Referatet ble godkjent. 2. Orientering om Mobility Project Geir Vangen orienterte om status for arbeidet. Det er utviklet funksjonalitet for utveksling av Business Cards. UiO som har vært pilot, har lagt inn informasjon og sendt til en tjeneste i Polen via webservices. Dette ble gjort i juli, og er en første test på funksjonalitet som gjelder studentutveksling. På møte i NordForum i juni ble det foreslått et prosjekt for utveksling av resultatinformasjon med bruk av Kalmar 2. Kalmar 2 er en føderasjon av id-forvaltere innen nordisk høyere utdanning, der bl a Feide inngår. Med en slik føderasjon kan man få med alle nordiske institusjoner og senere også europeiske institusjoner. Den tekniske løsningen er foreløpig ikke avklart, og prosjektet er heller ikke kommet i gang. Resultatdelen vil i noen grad overlappe Mobility Project, med inkluderer alle studenter som reiser på utvekslingsopphold på eget initiativ (utenfor utvekslingsavtaler). 3. Learning Agreement Learning Agreement (LA) er en avtale om hvilke emner en student skal studere innenfor Erasmus-avtalen. LA skal være klar før studenten ankommer studiestedet. I praksis er ofte ikke emnetilbudet klart ved institusjonen ved studiestart, og dette kan medføre flere endringer til den opprinnelige avtalen som er inngått med studenten. UiT benytter LA for alle utvekslingsavtaler, ikke bare for Erasmus. All saksbehandling ønskes gjort i FS før man skriver ut et endelig LA for signering. UiT: Når LA er godtatt, genereres opptaksbrev som pdf-fil, og sendes studenten via e- post. Deretter må de scannes og lagres i FS. Det er ønske om å kunne generere opptaksbrev via FS med informasjon om emnene som inngår i LA. UiO: Opptaksbrev genereres via FS uten emneinformasjon. Learning Agreement er en utdanningsplan for innkommende studenter. For utreisende studenter skal emnene innen LA inn som del av utdanningsplanen. UiO: Registrere først planelement i utdanningsplanen, deretter erstattes dette med de emner studenten faktisk har gjennomført. Gruppen ønsker en mulighet til å legge ut på nettet hvilke emner som er godkjent. Ønsket må tas videre med i arbeidet med en ny NAG. INNREISENDE (Søkere fra avtaleinstitusjoner skal være nominert for å få lov til å søke.) En løsning kan være å gi tilgang til institusjonene til å foreta en initiell registrering av søkerinformasjon (hvem som er nominert) på samme måte som foretaksregistrering i EVUweb: Side 3
1) Institusjonen registrerer nominasjon (personinformasjon, navn, e-post) og sikrer at en student blir tatt opp på riktig avtale. LA er en del av opptaksprosessen. 2) Søker oppdaterer - opplasting av dokumenter - LA, emne; termin: LA skal ende opp som utdanningsplan. Tilbud på emnenivå skal gi fortrinnsrett ved undervisningsopptak (?) UTREISENDE - Søke via Søknadsweb om å bli nominert til en avtaleinstitusjon. Studenten kan prioritere mellom 3 institusjoner til nominasjon. Hvordan arbeide med LA for denne gruppen? Hva er koblingen til utdanningsplan? Aktuelle dokumenter: Opptaksbrev Study Agreement Learning Agreement 4. Søknadsweb for utenlandske søkere Silingsprosessen Notat med forslag til utsilingsalgoritme og implementasjon var sendt til utvekslingsgruppen. Silingen går i denne forbindelse ut på å kvalifisere seg til å kunne søke via Søknadsweb. Silingen gjøres ved å stille spørsmål som avslører om søkeren er berettiget til å søke eller ikke. Dersom søkeren kommer gjennom silingsprosessen, vil vedkommende kunne opprette seg som bruker på søknadsweb med brukernavn og passord. I denne fasen opprettes søkeren med fiktivt f.nr. Norske statsborgere skal logge inn med eksisterende innloggingsløsing (Feide eller fnr). Gruppen ønsker å kunne overføre svar fra silingsprosessen til Søknad samlebilde. Dette gjør det enklere å behandle søkerne. I dag er dette en rapport i FS. Kravelementer i opptaksmodulen Viktig med god forhåndsinformasjon og linker der man forklarer kravene for å kunne søke. Det skal utvikles løsning der søker skal kunne bli presentert for de ulike kravelementene som finnes for søknadsalternativene. Søkeren skal da kunne angi hvordan vedkommende tilfredsstiller disse før dokumentopplasting foretas. Denne funksjonaliteten vil bli laget på et senere tidspunkt. Grupper av søkere for enkeltopptak Det er behov for å kunne avgrense opptak til grupper av søkere. Gruppen identifiserte følgende grupper: 1) Norsk statsborger 2) Norden med Norge 3) Norden uten Norge Side 4
4) EU/EØS 5) Verden utenfor EU/EØS/Norge 6) Kvoteland (land i en liste som en har kvoteprogrammer for = nasjonal størrelse), felles kode som eies av KD/NORAD. 7) Krav om studierett I Opptak samlebilde er det behov for parameter for å sortere søkere i ulike grupper. EU/EØS har egen søknadsfrist, som betyr at søkere utenfor må søke tidligere på grunn av visumkrav. Det vil ikke legges til rette for dette mht parametere med ulike frister må det lages ulike opptak. Gruppene 1 til 6 baserer seg alle på statsborgerskap, mens gruppe 7 handler om at student må ha en eksisterende studierett ved institusjonen for å kunne søke. Denne er lagt til for opptak som gjelder utreisende på utvekslingsprogram. Vedtak: Forslaget fra USIT ble godkjent. 5. Neste møte Neste møte: Torsdag 24.11.2011 på USIT Gruppen vil ha et formøte i forkant av neste møte. Spørsmål i forhold til kvoten for fiktive f.nr i FS tas opp på neste møte. 6. Eventuelt Ingen saker under Eventuelt. Side 5