Innkalling Møte i Studentutvekslingsgruppen Til: Tid: Møtested: Kart med veibeskrivelse

Transkript

1 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Innkalling Møte i Studentutvekslingsgruppen Til: Espen Kristensen, UiT Ute Vogel, UiT Anna Kolberg Buverud, UiO Pål Erik Megaard, UiO Oddrun Maaø, NTNU Jan Rønning, NTNU Marte Nørve Årvik, UiB Karianne Omdahl, UiB Sara Mauland, UiS Bjarte Hoem, UiS Cathrine Strømø, UMB Tonje C. Nore, UMB Geir Vangen, USIT Julie Myhre Barkenæs, USIT Adelheid Mortensen Huuse, USIT Anne Kathrine Foss Haugen, USIT Aune Moe, USIT Tid: Onsdag 7. september 2011, kl 10:00 15:00 Møtested: Møterom 5. etg., USIT, Forskningsveien 3b, Oslo Kart med veibeskrivelse 1

2 Saksdokumenter Sak 1 FS Referat fra møte 4. april 2011 FS-UTV Silingsprosessen Tilbakemeldinger fra institusjonene: NTNU Sak 6 FS-UTV UiB FS-UTV UiO FS-UTV FS-UTV FS-UTV UiS UMB Notat, forslag til silingsprosess Sak 7 FS-UTV Learning Agreement Dagsorden 1. Referat fra møte Orientering om Mobility Project v/geir Vangen 3. Starte arbeidet med Learning Agreement - Hvordan skal vi støtte Learning Agreement? - Kobling mot utdanningsplan - Kobling mot utvekslingsperson 4. Søknadsweb for utenlandske søkere Ferdigstille kravspesifikasjon for silingsprosessen. Tilbakemeldinger fra institusjonene diskuteres. 5. Neste møte 6. Eventuelt FS Innkalling til møte i Studentutvekslingsgruppen Side 2

3 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte i gruppe for studentutveksling 04. april 2011 Til stede: Espen Kristensen, UiT Ute Vogel, UiT Pål Erik Megaard, UiO Oddrun Maaø, NTNU Jan Rønning, NTNU Karianne Omdahl, UiB Sara Mauland, UiS Magdalena Brekke, UiS Cathrine Strømø, UMB Geir Vangen, USIT Julie Myhre Barkenæs, USIT Adelheid Mortensen Huuse, USIT Aune Moe, USIT Tonje Fredriksson, USIT (til stede under sak 7) Forfall: Anna Kolberg Buverud, UiO Marte Nørve Årvik, UiB Møteleder: Referent: Julie Myhre Barkenæs Aune Moe Dato: 16. mai 2011 Sist endret:

4 Dagsorden 1. Referat fra møte Orientering om Mobility Project v/geir Vangen 3. Oppsummering fra gruppens formøte? 4. Infotekster for mobilitet, forslag fra UiT og tilbakemeldinger fra institusjonene 5. Gjennomgang av endringer i godkjenningsmodulen FS-versjon 6.8 (Student ekstern studium). Endringsnotat vil bli sendt ut senere. 6. Søknadsweb for utenlandske søkere Ferdigstille kravspesifikasjon for silingsprosessen. Demo av resultatet så langt. 7. Endringsønske rapport FS Utvekslingsavtaler v/hist 8. Opptak til utveksling 9. Starte arbeidet med Learning Agreement Dersom tid, ev. utsettes til neste møte. 10. Neste møte 11. Eventuelt FS Referat fra møte i gruppe for utvekslingsstudenter Side 2

5 1. Referat fra møte Det var ingen merknader til referatet. Referatet ble godkjent. 2. Orientering om Mobility Project Geir Vangen orienterte om status for arbeidet. Det er avholdt 2 møter i Mobility Project siden sist. Det ene møtet hadde sikkerhet rundt tjenester for utveksling av studentinformasjon som tema. Det andre møtet var en 3-dagers Code Camp. Den første dagen var avsatt til diskusjoner med representanter fra institusjonenes internasjonale avdeling. Tema var bl.a. arbeidsoppgaver, hvilke utfordringer institusjonene har i forbindelse med utveksling av dokumenter. De 2 siste dagene arbeidet utviklere med testing av datautveksling mellom institusjonene. Der ble konklusjonen at det lages et business card for institusjonene rundt Erasmusutveksling før sommeren. UiO er pilot for FS. 3. Oppsummering fra gruppens formøte Gruppen hadde ikke formøte denne gangen. Saken utgår. 4. Infotekster for mobilitet forslag fra UiT og tilbakemeldinger fra institusjonene Gruppen hadde fått forslag til infotekster til utvekslingsavtaler fra UiT, og hadde sendt inn kommentarer til disse. Et samlenotat over tilbakemeldingene var sendt til gruppen, og det ble gjennomgått på møtet. Forslag fra UiO: S-SPESIELL utgår L-SPESIELL utgår A-VARIGHET deles i 2 koder til A-VARIGHET og A-GODKJENNING Forslag fra UiS: A-GENERELL utgår A-SPRÅKKRAV innføres i tillegg til A-UNDSPR Språkkrav er mest hensiktsmessig å angi som fritekst. Konklusjon: Forslag fra UiO og UiS innføres med de endringer som ble bestemt på møtet. FS Referat fra møte i gruppe for utvekslingsstudenter Side 3

6 5. Gjennomgang av endringer i godkjenningsmodulen i FS-versjon 6.8 (Student ekstern studium). Endringsnotatet for versjon 6.8 inneholder oversikt over endringer i Godkjenningsmodulen. Gruppen fikk presentert et nytt bilde for Person Ekstern Studium: - Hovedendringen i øvre del av bildet er at person knyttes til en institusjon istedenfor et løpenr. - Flere felt er fjernet. Merknadsfelt er oppdatert med innholdet som var der fra før. - All data vedrørende nedre del av bildet er konvertert. - Mulighet for å importere tekstlig informasjon om et emne. Ikke mulig å legge det inn manuelt. Når det foreligger informasjon om et emne, vil et info-symbol vises bak Emne-feltet. - URL til emne - Terminkode: Det er i første omgang innført egen tabell for ekstern tid - Feltet Resultat er nå et fritekstfelt - Det er innført flere infofelt under Detaljer I øvre del av bildet er noen av feltene beholdt inntil det kommer en avklaring på strukturen i øvrige deler av godkjenningsmodulen. Dette gjelder feltene NUSkode, Dato siste eksamen og utvekslingsprogram. Dette er informasjon som resultat av selve godkjenningsprosessen, og ikke med i resultatinformasjonen fra den eksterne institusjonen. 6. Søknadsweb for utenlandske søkere Tonje Fredriksson presenterte arbeidet som er gjort hittil med tilrettelegging av søknadsweb for utenlandske søkere. - Dokumentopplasting gjelder både for norske og utenlandske søkere. - Dokumentene er knyttet til personen, ikke søknaden - Forhåndsvisning av dokumenter foreslås endret til at linken viser dokumentet når man fører musen over linken. Sparer plass. - I Dokumenttype kan man definere hvilke dokumenttyper som søker kan laste opp. - Hovedkategoriene vil være felles for alle institusjonene (vitnemål/karakterutskrift, praksis, annet) - Tittelen Vitnemål/karakterutskrift endres til Utdanning - Tittelen Praksis endres til Praksis/arbeidserfaring - Filter på hvilke filformat som kan lastes opp er ønskelig, og bør kunne styres av institusjonen. - Ønskelig å kunne se når et dokument er lastet opp slik at det kan kontrolleres i forhold til ettersendingsfrist. Ettersendingsfrist for den enkelte søknad bør vises i dokumentopplastingsbildet. Det er ikke ønskelig med en sperre mot at søkere laster opp dokumenter etter fristen. Det kan evt. gis et varsel om at dokument muligens ikke kommer til å bli tatt hensyn til i behandlingen dersom det lastes opp etter frist. - Ønskelig å kunne registrere periode, og ikke bare fullføringsåret for en utdanning. Periode ønskes da med måned-år. - Sensitiv informasjon skal ikke lastes opp. Opplyse søkere at enkelte typer dokumentasjon må sendes inn manuelt av søkeren. Innføre en sjekkboks der søkeren bekrefter at dokumentene ikke inneholder sensitiv informasjon. - Vitnemål og praksis skal sendes som pdf-filer FS Referat fra møte i gruppe for utvekslingsstudenter Side 4

7 - Dokumentasjon under Annet må kunne sendes som ulike typer filer, ev. ha tilgang via en link. Sjekke hvilken type filer institusjoner med kunstutdanning mottar fra søkere. USIT sendte et notat til institusjonene med beskrivelse av hvordan søknadsweb kan videreutvikles for å tilfredsstille kravene til applikasjonene der utenlandske søkere skal kunne søke om studieplass. På bakgrunn av tilbakemeldingene fra institusjonene, har USIT laget et forslag til innlogging og søkeprosess med siling. Dette ble delt ut på møtet. Spørreskjemaet der siling skal foretas kan bli komplisert. Det er fortsatt ikke helt klart hvilke krav som skal stilles til funksjonalitet for siling. Søkerens klagerett ble diskutert. På gruppens formøte 3. mai 2010 fikk alle i oppgave å sjekke med institusjonens jurister med hensyn til klagerett. Det er viktig å få avklart når i søkeprosessen klageretten oppstår. Konklusjon: USIT sender ut mail til studentutvekslingsgruppen og søknadswebgruppen om behov for å begrense tilgangen til hvilke opptak den enkelte søker har anledning til å velge, og om utenlandske søkere eventuelt kun skal ha anledning til å søke enkelte opptak. Gruppen sender inn eksempler på silingsprosessen til USIT. Fristen settes til mandag 11. april kl. 12: Endringsønske rapport FS Utvekslingsavtaler HiST har sendt inn et ønske om å få ut en rapport over alle aktive utvekslingsavtaler på et sted i en bestemt periode. HiST foreslår en hake for kun aktive avtaler i rapporten FS Utvekslingsavtaler, alternativt et datofelt som viser hvor lenge en avtale skal være aktiv. Infotyper (selve teksten) skal ikke med i rapporten. Konklusjon: Gruppen går inn for ønsket fra HiST. Gruppen ønsker også at rapporten kan angi hvilke avtaler som går ut innenfor en gitt periode. 8. Opptak til utveksling UiO presenterte hvordan de registrerer opptak til utveksling i Opptak studieprogram samlebilde. Noen kommentarer: - Lager søknadsalternativ til alle avtaler. Alternativene knyttes til en avtale - Når søkeren har takket ja til opptak, kjøres rutinen FS , som også oppretter søkerne som utvekslingspersoner. - Vedlikehold av opptakstudieprogram må i dag gjøres manuelt. Det er ønskelig å få på plass en rutine som vedlikeholder opptakstudieprogram for utvekslingsavtaler. Det meste skal være på plass i databasen for å kunne legge til rette for en slik rutine. Dette kan styres av informasjon som oppdateres i rammen Opptak for betingelser i bildet Utvekslingsavtale. FS Referat fra møte i gruppe for utvekslingsstudenter Side 5

8 - UiO legger inn det utenlandske institusjonsnr. i feltet øverst i Opptakstudieprogram samlebilde, noe som en slik oppdateringsrutine også vil gjøre. - Feltet Studietypenr.: tall lavere enn 1000 er forbeholdt SO! 9. Arbeid med Learning Agreement Utsettes til neste møte. 10. Neste møte Neste møte: Tirsdag 6. september 2011 på USIT 11. Eventuelt a. Kobling mellom utvekslingsavtaler for forskere og for studenter v/uit UiT etter lyser en tettere kobling mellom utvekslingsavtaler for forskere og for studenter. Dette for å kunne benytte samme funksjonalitet til publisering av informasjon om forskningsavtaler. UiT mener det er mulig å legge inn alle typer avtaler i FS, men ønsker å få dette avklart med de andre institusjonene først. Avtalene skal kunne registreres i Utvekslingsvtale samlebilde, med en lokal kode for avtaletype, for eksempel FORSKAVTALE. UiB ønsker også å legge inn all avtaleporteføljen i FS for å kunne generere informasjon om avtalene, og er i gang med dette. Forskere rapporterer sin forskerutveksling i Cristin. USIT sjekker hvordan dette gjøres i Cristin. Bruk av lokale koder er uproblematisk. FS Referat fra møte i gruppe for utvekslingsstudenter Side 6

9 Original Message Subject: [fs-sekretariat] RE: Eksempler på silingsprosess Date: Sun, 10 Apr :54: From: "Oddrun Walstad Maaø" Reply-To: Walstad Maaø" To: CC: "Jan Sverre Rønning" Hei Se teksten under for kommentarer fra NTNU. Vi mener at utenlandske søkere skal deles inn i tre ulike grupper, som > genererer ulike silingskrierier. Disse gruppene bør være norsk/ > nordiske søkere, søkere fra land innen EU/EØS og søkere fra land > utenfor EØS-området. Skillet bør gå på statsborgerskap, da det er > dette som avgjør hva slags dokumentasjne som er nødvendig for å kunne > bli tatt opp som student ved et norsk universitet. > > De ulike gruppene bør få tilgang til å velge bare et visst antall > opptak. Når det gjelder norske/ nordiske søkere, så bør disse få > tilgang til alle opptak utenom norskkurs og (muligens) utveksling inn. > EØS-søkere bør så få et visst utvalg av opptak, men bør kanskje ikke > får muligheten til å søke på norske studieprogram, da norskkunnskaper > er blant opptaksksravene til disse. Søkere fra land utenfor EU bør få > tilgang til internasjonale masterprogram, utvekslingsstudier og > norskkurs. > > Etter at vi har identifisert disse gruppene, bør søkerne få opp et > spørreskjema/ forenklet søknad/ egenerklæring. Dette skjemaet vil være > mer komplisert for søkere fra land utenfor EU enn for søkere fra land > innenfor EU/ EØS. Vi ser for oss føløgende kriterier: > > * Finansiering Her bør det være mulig å velge enten kvote eller > egenfinasniert. Dersom man velger kvote, bør søkeren i neste steg få > opp en nedtrekksmeny med de samarbeidsinstitusjonene som åpner for > kvotesøknader, slik at han kan velge en av disse. Dersom han ikke > kommer fra en av disse instutusjonene (som selvfølgelig vil varierer > fra lærested til lærested), vil han ikke kunne fullføre søknaden om > kvoteplass. Kvoteavtaler bør merkes - kanskje som egen kategori under betingelser (UTVAVTALEBET) > > *Engelskkrav - ja eller nei. En boks eller et felt med informasjon om > språkkrav bør finnes her, slik at søkeren kan sette seg inn i > gjeldende engelskkrav før han krysser av for hvorvidt han møter disse > kravene på en eller annen måte. Ettersom det er så mange måter å > tilfredsstille engelskkravet på, er det ikke hensiktsmessig med flere > kategorier enn ja/ nei her. > > * Karaktersnitt - søker må legge inn sitt karaktersnitt med lokal > karakterskala. Igjen bør det være på plass en infoboks led infromasjon FS-UTV NTNU Silingsprosessen

10 > om institusjonens karakterkrav. > > * Lærested - nedtrekksmeny eller fritekst? Vanskelig å se for seg at > man kan legge inn alle vredens læresteder i en nedtrekksmeny, så > fritekst er vel det mest hensiktsmessige. > Spørreskjema må forøvrig kunne varieres både pr statsborgerskap-kategori og pr opptak. Ta bare kontakt med meg dersom noe skulle være uklart. Mvh Oddrun Walstad Maaø FS-UTV NTNU Silingsprosessen

11 Silingskriterier master og kvote, UiB: Kvote: Nationality: Which country are you from? (Velge nasjonalitet fra en nedtrekksliste. Kun studenter som har nasjonalitet som inkluderes i kvoteprogrammet skal kunne søke videre) Do you reside in your home country? Yes/No Collaborating Institutions: Only applicants from institutions with a formal, active collaborating agreement with the University of Bergen can be considered for admission. Please choose your institution from the list below: (Nedtrekksliste over kvoteavtaler) Educational background Have you obtained a Bachelor's degree equivalent to a Norwegian Bachelor degree? Please note that for applicant from most countries outside Europe a Bachelor degree of 4 years duration is normally required. Please check the list of the requirements for your country (lenke til landliste lik den UiO har laget)) Yes/No Does your degree include courses equalling at least 1-1 1/2 years of full-time studies in a subject relevant to that of the programme applied for? Yes/No Grades Are your grades equal to or higher then 2nd Class - Upper Division, B or the equivalent? Yes/No Proficiency in English Documented proficiency in English is required for admission. Do you fulfil the English requirements (lenke til krav)? Yes/No Master: Mulighet for å sile på nasjonalitet og/eller de som har/ikke har norsk personnummer Educational background Have you obtained a Bachelor's degree equivalent to a Norwegian Bachelor degree? Please note that for applicant from most countries outside Europe a Bachelor degree of 4 years duration is normally required. Please check the list of the requirements for your country (lenke til landliste som feks UiO har laget)) Yes/No FS-UTV UiB Silingsprosessen

12 Does your degree include courses equalling at least 1-1 1/2 years of full-time studies in a subject relevant to that of the programme applied for? Yes/No Grades Are your grades equal to or higher then 2nd Class - Upper Division, B or the equivalent? Yes/No Proficiency in English Documented proficiency in English is required for admission. Do you fulfil the English requirements (lenke til krav)? Yes/No Finansiering Applicants who are not EU/EEA citizens must provide documentation of financing (lenke til krav). Can you document sufficient finances in order to apply for your residence permit? Yes/No FS-UTV UiB Silingsprosessen

13 Subject: [fs-sekretariat] Re: Eksempler på silingsprosess Date: Mon, 11 Apr :57: From: Pål Erik Megaard Reply-To: Erik Megaard To: CC: Kristensen Espen Dybwad Anna Kolberg Buverud Oddrun Walstad Maaø Geir Magne Vangen Julie A Monrad Myhre Barkenæs <julie.barkenas@usit.uio.no>, Adelheid Mortensen Huuse <a.m.huuse@usit.uio.no> Hei! Her er forslag fra UiO. Her er et eksempel på en slik silingsprosess for opptak til master (i form av en liten web-applikasjon): Poenget er følgende: Silingen inneholder krav om manglende bostedstillatelse i Norge, videregående utdanning, høyere utdanning av en viss lengde, ev. engelsk test og finansiering. Hvilke krav som stilles til utdanning er forklart her, og eksempelet følger disse kravene: Altså: - Dersom man har videregående utdanning fra et land som krever et bestemt antall års universitetsutdanning på toppen, så får man ikke søkt dersom man har mindre enn dette. - Hvis man har videregående utdanning fra et land som ikke krever engelsk, slipper man å fylle inn engelsk test (det samme gjelder høyere utdanning fra visse land). - Hvis man har engelsk test, må man fylle poengkravet til denne testen. *Obs* Eksempelet har selvsagt visse svakheter ettersom det er satt sammen i en fei. Det er to ting som som understrekes: - I eksempelet så kan man velge enten finansiering via penger eller kvotesøknad. Vi ønsker nok en mulighet der disse ikke utelukker hverandre (men at dette utelukker hva man kan søke på). - For høyere utdanning er det i eksempelet kun mulig å velge ett land/én utdanning, her burde det være mulig å legge til flere land/utdanninger som systemet selv kunne "legge sammen". FS-UTV UiO Silingsprosessen

14 <sideskift>

15 Hei, Her er et forslag fra Stavanger. Vi synes at UiO har lagt en imponerende web-applikasjon og den kunne vi gjerne bygge på. Best regards / Med vennlig hilsen, Magdalena UiS synes det er vanskelig å formulere ja/nei spørsmål for silingsprosessen. Så langt det er mulig, bør spørsmålene skrives slik at de oppfattes å være nøytrale. Det å stille ja/nei spørsmål, kan påvirke søkere mot å trekke en konklusjon at svaret ja er det riktige svaret. Det kan tenkes at man bør bruke multiple choice spørsmål hvor søkere kan velge ett svar (eller flere) og indikere hva de mener med å velge ett av våre definerte svaralternativ som legges i nedtrekksmeny. For eksempel: English language proficiency: TOEFL IELTS CAE NO ENGLISH TEST REQUIRED (Please state exemption reason here:..- bør de også listes her?) Date and score of the English test Her trenger vi flere svar avhengig av forrige valget. For IELTS, for programmer hvor det er 6.0 som minimalt krav, kan vi ha: More than 6.0 Please specify the length of your previous degree(s): Less than 3 years 3 years 4 years 5 years

16 Bør vi ha en automatisk kontroll over alder til søkere? Hvis noen er under 18 blir det umulig å søke til masterprogram (bare til grunnstudier). Utfordringen her er at alle institusjoner har sine egne språkkrav når det gjelder masterprogram. Opptak til grunnstudier (norskspråkkurs) har like krav ved alle institusjoner. Finansieringsspørsmål er en stor utfordring siden våre søkere kan søke både om Kvote, UiS Stipend (flere typer) og selvfinansiere sitt opphold. Her er formulering av spørsmål viktig kan kun sile ut de som ikke aksepterer at de må ha en plan for hvordan de skal dekke kostnadene sine siden dette egentlig ikke er en del av opptakskravene. Spørsmålet må formuleres slik at det har en bevisstgjøringsfunksjon men det må være opplagt for søker at dette er et kontrollspørsmål. Vi mener også at hvis studenten siles ut pga manglende partnerinstitusjon eller når vedkommende ikke når opp mht GPA, må han/hun ha anledning til å registrere en søknad for selvfinansierende studenter. Forslag til JA/NEI spørsmål: Do you have a Norwegian Identity Number also called a "personnummer" in Norwegian (11- digits)? Question relevant only for students who have already visited Norway. JA (må legges inn xxxxxx xxxxx) eller NEI Have you previously applied for admission to a programme at the University of Stavanger? JA eller NEI Are you applying individually? YES/NO Are you applying through an educational agent? Søknaden bør avslås med informasjon om at bare individuelle søknader behandles. YES/NO

17 Subject: [fs-sekretariat] Forslag til siling ved UMB Date: Mon, 11 Apr :44: From: Cathrine Strømø Reply-To: Strømø To: Hei Ved UMB har vi i år silt våre internasjonale søkere på: 1) Antall år høyere utdannelse 2) Engelskkravet 3) Finansiering 1) Høyere utdannelse Utfra hvilket land en har avlagt sin videregående utdannelse så sier NOKUT sin GSU-liste ( /GSU_Lista_ pdf) noe om hvor mange år høyere utdannelse en må ha for enten å bli tatt opp til grunnutdanninger ved universiteter og høyskoler i Norge eller for å bli tatt opp til master. Eks en person fra Pakistan må i tillegg til sin videregående skole ha 1 års høyere utdannelse for å bli tatt opp til bachelor i Norge eller da 4 års høyere utdannelse for å bli tatt opp til master. Dette er nasjonale krav, og noe som vi alle må ta hensyn til. Den videregående utdannelsen følger i de fleste tilfeller statsborgerskapet, men det kan hende i enkelte tilfeller at søker har tatt videregående i et annet land enn sin nasjonalitet. Vi hadde f.eks i år en søker som var statsborger i Kina og som søkte master i Norge basert på sin 3 årige bachelor fra Australia. Vi silte da henne ut fordi det fra Kina er krav om 4 års høyere utdannelse uavhengig av hvor hun har tatt sin bachelor. Det viste seg så at hun hadde tatt sin videregående utdannelse i Nederland, og da er det ikke krav om 4 år høyere utdannelse for henne likevel men 3 år. Så det jeg tenker at det kan være lurt å ha et spørsmål om fra hvilket land videregående skole er avlagt. Og så deretter hatt et spørsmål som sier at for søkere fra land X er det krav om Y år fullført høyere utdannelse ved opptak til master. Har du dette? Ja/Nei. Og X er da hentet fra søkers svar på videregående spm og Y hentes fra GSU-listen. Da Y er 3 eller 4. Det samme vil jo da også gjelde for opptak til bachelor, hvor da Y enten er 1 år eller 0 år. 2) Engelskkkravet NOKUT og GSU-listen sier også noe om engelskkravet fra de forskjellige landene. ( se både GSU-listen og utfyllende info om språkkravet: Spraakkrav_GSU.pdf) FS UMB Silingsprosessen

18 For bachelorprogrammet vårt så følger vi dette engelskkravet for de enkelte land som GSUlisten viser. Så her er da engelskkravet avhenging av hvilket land videregående er tatt i. Men for opptak til engelske master så har vi et strengere krav til engelsk. Der er kravet: - Test of English as a Foreign Language (TOEFL) with a result of at least 550 points for the Paper-based test (PBT), 213 points for the Computer-based test (CBT) and 80 points for the Internet-based test (IBT) - International English Language Testing Service (IELTS) with a score of at least English as Native language We can also accept other ways to document English, for example if you completed one year at university in an English-speaking country (Australia, Canada, Ireland, New Zealand, United Kingdom, USA), provided that the language of instruction was English. Or if you have completed university education where THE SUBJECT ENGLISH comprised the main component of the course of study. Så enten så lister en disse kravene og søker må hake av på de ulike alternativene eller så spør en om søker tilfredsstiller engelskkravet listet ovenfor og søker svarer JA/NEI 1) Finansiering I år spurte vi om de hadde finansiering til å dokumentere opphold i Norge. Kravet fra UDI er 90500,- for et studieår. Og det må alle som er utenfor EU/EEA/EFTA dokumentere. Så spørsmålet kan være noe lignende: - Ja, jeg tilfredsstiller kravet til finansiering på NOK - Jeg er EU/EEA/EFTA- borger - Nei De som svarer nei bli da silt ut. Jeg håper at dette ble forståelig. Har dere spørsmål, så ta gjerne kontakt. Mvh Cathrine Strømø Opptaksleder FS UMB Silingsprosessen

19 FS-UTV Versjonsdato: Bakgrunn Det er ønske om å bruke søknadsweb for å ta i mot søknader fra utenlandske søkere. I den forbindelse ønsker man å gjøre en utsiling av søkerne, slik at personer som ikke oppfyller kriterier for å søke slipper å sende søknad. For de som skal behandle søknadene er det praktisk at alle søknader kommer via Søknadsweb, samt at man slipper å behandle søknader der søkeren ikke tilfredsstiller søkekriteriene. Vi har gått gjennom innspill fra institusjonene og eksempelapplikasjonen på og har utarbeidet et forslag som vi mener kan tilfredsstille behovene man har til utsiling. Krav/ønsker Man ønsker ikke å opprette personer i Søknadswebdatabasen med mindre de tilfredsstiller en del formelle krav. Derfor skal man gjøre silingen før det opprettes en bruker i Søknadsweb. Disse personene skal senere logge seg inn ved å bruke epost og passord. Det er ønske om at institusjonene selv kan angi utsilingsspørsmålene man skal bruke, og at man skal kunne gjøre dette i FS-klienten. Hensikten med utsilingen er å finne ut om personen er kvalifisert til å søke, og det er derfor ikke viktig å lagre svarene til søkeren. Kriteriene for å kunne få søke er offentlige, og det er derfor et ønske om at personer som blir utsilt får beskjed om hvorfor de blir utsilt. Dersom personene kommer gjennom silingen, og får logge seg inn i Søknadsweb vil personene måtte dokumentere at de tilfredsstiller silingskravene ved å laste opp skannede dokumenter i dokumentarkivmodulen. Vi ser for oss at alle spørsmål med svaralternativer angis kun på et språk, engelsk. Forslag til algoritme for utsiling I silingsprosessen vil man ha 3 mulige typer utfall per spørsmål og svar: Utfall 1: (VANLIG_SOKER) Brukeren er blitt silt ut fordi brukeren kan bruke Søknadsweb på vanlig måte (eksempel: brukeren har norsk fødselsnummer). Brukeren blir henvist til innloggingssiden i Søknadsweb. Utfall 2: (IKKE_KRAV) Brukeren er blitt silt ut fordi han/hun ikke tilfredsstiller kravene for å få søke i Søknadsweb (eksempel: brukeren tilfredsstiller ikke krav til finansiering). Brukeren blir dirigert til side der det blir forklart hvorfor han/hun ikke får søke. Utfall 3: (FORTSETT)

20 Brukeren er ennå ikke silt ut, og får fortsette med flere silingsspørsmål. Hvis det ikke er flere spørsmål blir brukeren dirigert til siden for opprettelse av ny utenlandsk søker i Søknadsweb. De eneste spørsmålene som skal stilles er spørsmål som kan dirigere i en av disse retningene, altså om dette er en person som kan bruke Søknadsweb på vanlig måte, eller om det er en person som ikke tilfredsstiller kravene til en utenlandsk søker. Når det ikke lenger er flere spørsmål å stille og personen ikke har blitt silt ut, så er personen kvalifisert for å bruke Søknadsweb. Vi ser derfor for oss i første omgang å stille spørsmål for å finne ut om brukeren er en person som kan bruke Søknadsweb på vanlig måte. Det er greit å få disse silt ut så raskt som mulig. Deretter vil det komme rekker av spørsmål som er knyttet til personens utdanningsbakgrunn, engelskkunnskaper og finansiering. Alle spørsmålene har til hensikt å finne ut om personen tilfredsstiller kravene eller ikke. Forslag til implementasjon Vi ser at dersom spørsmålene kan registrereres i FS som vanlige spørreskjemaspørsmål vil det være greit å implementere dette som et spørreskjema og en spørreundersøkelse der vi ikke trenger å lagre svarene til brukeren. Eksempel for vanlig ja/nei-spørsmål: Her vil de som velger Yes bli sendt til en side som forklarer at de må søke på vanlig måte., mens de som velger No får fortsette prosessen. (utfall FORTSETT) Eksempel for krav om engelskkompetanse: Når det gjelder krav om engelskkompetanse så ser vi for oss at institusjonen oppretter et spørsmål om dette i FS, og man angir kravene tekstlig i svaralternativene. Her vil de fire første alternativene ha utfall FORTSETT, mens valg av det siste fører til at brukeren blir silt ut. Ved trykk på NESTE-knappen vil brukere som har valgt de første alternativene gå videre i

21 prosessen, mens de som velger det siste kommer til en side der de blir forklart at de ikke er kvalifisert til å søke fordi de ikke oppfyller kravet om engelskkompetanse. Eksempel for krav om finansiering I dette tilfellet vil de fem første alternativene ha utfall FORTSETT, mens valg av det siste alternativet vil føre til at brukeren blir silt ut og kommer til en side der det blir forklart at han/hun ikke er kvalifisert til å søke fordi de ikke oppfyller krav om finansiering. Siden hensikten med silingen er å vurdere om personen tilfredsstiller kravene, ikke hvordan personen tilfredsstiller kravene, vil detaljer om hvilket universitet eller videregående skole personen har gått på ikke være relevant. Siden vi ikke skal lagre informasjonen, virker det lite hensiktsmessig å be brukeren om å oppgi mye detaljer, siden de vil bli bedt om å dokumentere dette seinere i søknadsprosessen. Vi ser altså for oss at institusjonene selv kan opprette spørsmål med forskjellig utfall. For de utfallene som tilsvarer at brukeren har blitt silt ut, kan man opprette tekstkoder med tekster som tilsvarer innholdet i sidene man blir dirigert til. For eksempel, dersom brukeren ikke oppfyller krav om finansiering kan man komme til en side der det står: Du oppfyller ikke krav til finansiering, og er derfor ikke kvalifisert til å søke opptak gjennom Søknadsweb. Les gjerne reglementet på og hvis du har ytterligere spørsmål ta kontakt med sporsmal-internationalstudent@uni.no Vi ser for oss at USIT setter opp et standard spørsmålssett som er likt for alle, så kan de enkelte institusjoner legge til/endre informasjon og spørsmål. Vi vil implementere en spesiell versjon av spørreskjema/spørreundersøkelse med kun et spørsmål per side. Dette er fordi hvert spørsmål skal ha til hensikt å sile ut personer, og dermed vet man ikke før personen har svart på et spørsmål om personen skal få et nytt spørsmål, eller om personen blir silt ut av prosessen. Institusjonen kan selv angi rekkefølgen på spørsmålene på vanlig måte.

22 <sideskift>

23 LIFELONG LEARNING PROGRAMME/ ERASMUS ECTS LEARNING AGREEMENT ACADEMIC YEAR: 20 /20 FIELD OF STUDY: STUDY PERIOD: from.. to Name of student:. Student s address: Sending Institution:... Country:.. DETAILS OF THE PROPOSED STUDY PROGRAMME ABROAD/LEARNING AGREEMENT Receiving institution:.. Country:.. Course unit code (if any) and page no. of the information package Course unit title (as indicated in the course catalogue) Semester (autumn/ spring) Number of ECTS credits.. Student s signature.. SENDING INSTITUTION We confirm that the learning agreement is accepted. Departmental coordinator s signature Date:. Date: Institutional coordinator s signature Date:..

24 RECEIVING INSTITUTION We confirm that the learning agreement is accepted. Departmental coordinator s signature Date:. Institutional coordinator s signature Date:.. LEARNING AGREEMENT PAGE 1 Name of student: Sending Institution:.. Country:.. CHANGES TO ORIGINAL LEARNING AGREEMENT (to be filled in ONLY if appropriate) Course unit code and page no. of the course catalogue Course unit (as indicated in the course catalogue)..... Deleted course unit Added course unit Number of ECTS credits If necessary, continue this list on a separate sheet Student s signature.. Date: SENDING INSTITUTION We confirm that the above-listed changes to the initially accepted learning agreement are approved. Departmental coordinator s signature Institutional coordinator s signature Date:. Date:..

25 RECEIVING INSTITUTION We confirm that the above-listed changes to the initially accepted learning agreement are approved. Departmental coordinator s signature Institutional coordinator s signature Date: Date:.. LEARNING AGREEMENT PAGE 2