Informasjon fra styremøte i Sameiet NJB Utsikten Tr. 1 Dato: 18. mars 2014 Sted: Salgskontoret Tidspkt.: Klokken 18:30 21:00 Deltagere: Håkon Kristiansen, Heidi Kristiansen, Anders Sletten, William Kornmo, Runar Bakken (vara), Oddrun Aasmundrud (vara), Geir Aaby (vara) Referat fra forrige styremøte : Referatet fra 29.01.14 ble godkjent. Gjennomgang av regnskapet pr. 28.02.2014. : Styret tok orienteringen rundt økonomi og likviditet til etterretning. Utestående husleie pr. 31. desember og pr. møtedato : Styret følger opp utestående Innkomne saker til ordinært sameiermøte i april Styrets leder orienterte om at det ikke har innkommet noen saker til det ordinære sameiermøtet innen fristen som var satt. Eneste sak på agendaen, utenom ordinære saker som regnskap og valg av styremedlemmer (de som er på valg), er å foreslå å endre vedtektene hva angår antall styremedlemmer (5-6) og varamedlemmer (3-2), jf. møte med valgkomitéen i slutten av februar. : Informasjon tatt til etterretning Leie av kajakkrom av utbygger Det har kommet inn ønske fra flere beboere angående leie av rom ved K1 for lagring av bl.a. kajakker, seilbrett og «stå-/padlebrett». W. Kornmo informerte om at han, sammen med Grethe Werner, kunne «ta et tak» for å få på plass et kajakkrom. Kornmo informerte også om at dette rommet også kunne brukes til å smøre ski på vinteren samt vedlikeholde sykler på våren/sommeren. Håkon Kristiansen opplyste at utbygger hadde sett for seg en årlig leie på 18.000,- / år, hvorav prisen for lagring av kajakk var tenkt å utgjøre kr. 1.000,- / år (?) og betales av de respektive kajakk- og bretteierne. Hvorvidt kr. 1.000,- er «riktig pris» må utredes ytterligere. Med leiebidrag som nevnt over (kr. 500,- til 1.000,-) fra eiere av kajakk og brett mente styret at «restleien» lå innenfor hva sameiet bør benytte på gode fellestiltak for beboerne. Videre mente styret at det er mest praktisk at sameiet leier lokalene av utbygger og viderefakturerer leie til dem som lagrer kajakk og brett der. Oppsett av hyller/bøyler mv. for lagring av kajakk/brett bekostes av den enkelte og er ikke sameiets ansvar. Sameiet inngår leieavtale med utbygger for leie av lagerrom Årlig leie skal utgjøre kr. 18.000,- Søknad fra K07 angående ekstra terrasse over redskapsbod og v/trapp mot Bygg I Styret har mottatt søknad fra eier av leilighet K07 hvor det søkes om å anlegge en ekstra terrasse på betongtak over redskapsbod for leilighet K04. Søknaden begrunnes bl.a. med dårligere utsikt, spesielt fra det minste soverommet. Adkomst til omsøkte terrasse er tenkt å skje gjennom ei dør fra det minste soverommet.
Søker mener at balkongen vil ligge godt integrert i omgivelsene, og de hevder videre at utvidelsen er mulig uten at bygget teknisk sett eller visuelt blir forringet. Av eierseksjonsloven 30, 2. ledd, følger at slikt tiltak (omgjøring av fellesareal) krever 2/3-dels flertall av de avgitte stemmer på sameiermøtet. Styret i sameiet har således ikke mandat til å beslutte et slikt tiltak. Tiltaket er også en fasadeendring, som vil kreve offentlig tillatelse. Uavhengig av ovennevnte begrensing er sameiets styret generelt svært skeptisk til å omgjøre fellesareal til eksklusive arealer, ikke minst av hensyn til tidligere avslag om det samme samt mulig presedens i det videre. Styret har ikke mandat til å behandle omsøkte tiltak. Dersom slik søknad ønskes fremmet for sameiermøtet vil styrets innstilling overfor sameiermøtet være å si nei til tiltaket. HC brukere / aut. portåpnere sameiets evt. håndtering av dette, jf. mail fra W. Kornmo Styret har mottatt mail fra Emil Widerøe som ønsker at sameiet ser på mulighetene for å installere automatiske døråpnere / lukkere fra garasjene og inn til postkassene. Begrunnelsen er bl.a. at eldre mennesker og handikappede har vanskeligheter med å passere dørene uten hjelp. Styret har behandlet saken på sitt møte nr. 1/14 og fra referatet gjengis: Sameiet NJB Utsikten Trinn 1 er bygget etter forskrift TEK 97 og revisjon 07. Automatiske døråpnere har således ikke vært påkrevd slik TEK 10 nå krever. Evt. ønsker om automatiske døråpnere må av den grunn rettes mot kommunens hjelpemiddelsentral. I den grad beboere får innvilget et slikt hjelpemiddel er sameiets styret positive til at dette effektueres i sameiet. Styret ønsker ikke å gå til innkjøp av HC-åpnere/-lukkere mv. i sameiets regi, jf. også pkt. 9F. Styret ser likevel positivt på tiltaket og evt. installasjon av nødvendige åpnere om dette skulle bli effektuert i regi av det offentlige eller andre. Status feil/mangler ved overtagelsene ute og inne, oppsummering Overtagelsesbefaring av utomhus for trinn 2 (husene D, K1 og H1) ble gått 12.09.2013. Av overtagelsesprotokollen fremvist tidligere fremgikk at det det var ytterst få punkter å utbedre. Det er tidligere henvist til utsendt kopi av overtagelsesprotokollen og tegning (mail 23. okt. 13) I nærværende styremøte opplyste Håkon Kristiansen at gjenstående feil/mangler er på et absolutt minimum og at listene kan «kvitteres ut» i løpet av kort tid. Innmeldt svank i garasjedekket (reklamasjon) vil bli utbedret våren 2014. : Styret tok orienteringen rundt befaringer til etterretning. Siste frist for å lukke punktene settes til neste styremøte (Håkon K.)
Div. rundt driften av sameiet Avregning av radiatorvann 2013 - alle husene Styrets leder informerte om at avregningen av radiatorvann/oppvarming for 2013 nå har funnet sted og at utbetalingene til beboere skjer fortløpende. : Styret tok orienteringen rundt avregningen til etterretning. Sak lukkes Etablere styrerom /arkiv for sameiet, jf. mail fra W. Kornmo I forrige styremøte ble det redegjort for hvor sameiet har sitt arkiv og saken ble således avsluttet i det møtet. Men, for god ordens skyld referatføres at det ikke var mulig for sameiet å disponere et mindre areal inne i teknisk rom, adskilt fra tekniske anlegge. Videre har W. Kornmo mottatt sameiets FDV på minnepinne, noe Kornmo var tilfreds med i og papirversjoner er tilgjengelig hos styrets leder eller utbygger. W. Kornmo har også fått nøkkel av utbygger til å kunne følge opp sameiets FDV. Sak lukkes Søppel i fbm. brygge/badestrand Fra tidligere er kjent at det lukter fra avfallsbeholdere, og beboere etterlyser bedre renhold rundt dette. At det skal ligge i rutinene fra avfallsselskapet at beholdere skal rengjøres ser ut til å svikte. Årsaken til lukt kan peke i retning av en spalteåpning mellom beholder og brønnen i bakken hvor matavfall eller fukt/vann fra matavfall renner mellom. Hvorvidt en flens rundt kanten vil bedre forholdet er usikkert. Utbygger vært i kontakt med Namdal Ressurs (leverandør av avfallssystemet) om forholdet, og en løsning kan være å installere et kjemikalieanlegg i angjeldende containere. Denne vil da gi en liten dose ned i beholderen hver gang avkastluken åpnes. I tillegg må spylerutinene hos RDF innskjerpes og profesjonaliseres, noe som er sameiets ansvar. Nytt siden sist er at desinfiseringsanlegg skal monteres, mens aquadrain er satt på vent. Punktet henger inntil sameiet har tilnærmet 100 % kontroll på lukten (Ansvar for å kontakte renovatør samt følge opp at rutiner blir fulgt settes til Håkon K.) Søppelsystem og frost Det er tidligere blitt stilt spørsmål om sameiet må leve med søppelbeholdere som fryser fast om vinteren. Utbygger har opplyst at dette er et ansvar som påhviler RDF (avfallsselskapet), og at utbygger har gjort det klart for dem at dette må utbedres i løpet av sommerhalvåret 2013. Utbygger vært i kontakt med Namdal Ressurs (leverandør av avfallssystemet) om forholdet, og tilbakemeldingen derfra er at brønnen må suges tom for vann på kalde vinterdager. Et drensopplegg foran kummen, slik at ikke overflatevann renner ned i konstruksjonen, er også noe som må vurderes. Dette må utbygger se på. Frostproblemer mellom rammer og topplokk på vinterstid må sannsynligvis ivaretas med en varmekabel i U-profil som danner anlegget for topplokket. Utbygger utreder dette. Nytt siden sist er at utbygger har satt varmekabler og aquadrain på vent. : Informasjonen tatt til etterretning. Ansvar for å følge opp ovennevnte til forholdet er i orden settes til Håkon K.
Henvisning til leilighetsnr. i brannsentral/brannøvelse Håkon Kristiansen opplyste at Otera har programmert brannsentralene slik at H-nummer vises i display ved alarm, samt hengt opp en oversikt som viser tilhørende leilighet i hht. prospekt samt seksjonsnummer. Orienteringsplan er nå hengt opp og det er orientert om møteplass samt hengt opp branninstruks. Ad. brannøvelse opplyste Håkon K. at dette ville finne sted i nær fremtid. Etterskrift: Informasjon rundt brannvarslingsanlegg og brannøvelse avholdes hhv. 2. og 9. april Ståldører fra bl.a. garasjen William Kornmo og flere andre styremedlemmer opplyste i styremøte at ståldørene inn og ut av garasjen er ekstremt tunge å åpne samt at de lukker seg med et «brak». Flere mente årsaken kunne bero på feil innsetting av dørene eller at dørpumper er av det billige slaget. Enkelte mente også at kraften på dørene kunne være direkte skadelig på små barn om de fikk armer eller bein i klemme. Håkon K. og William Kornmo opplyste at dørene var justert, men ikke tilstrekkelig. W. Kornmo fremholdt at kravet til åpningskraft maksimalt skal være 2 kg. (20 Nm.). Mye tyder på at man, på mange dører i fellesarealene, må bruke mer kraft enn dette. Sameiet ønsker nå at Obas kommer «på banen» slik at dette blir løst snarest, og da innenfor veilederen til TEK 07, 10-21. Intet nytt siden i høst Utbygger og Obas bringer forholdet i orden snarest. Ansvar Håkon K. Levegg Signe Winter status I hht. tidligere vedtak må levegg ved leiligheten til Signe Winther fjernes. Winther ble tilskrevet 5. september 13 med frist til 1. oktober med å fjerne leveggen. Styret har i nov. 13 gitt Winther en ny kort frist til å etterkommen kravet fra styret, noe som ikke har avstedkommet noe som helst. Sak ble fremmet på ekstraordinært sameiermøte 4. des., men trukket. Saken er ikke fremmet på nytt til årets ordinære sameiermøte. Prosess med å rive leveggen iverksettes. Ansvar A. Sletten Diverse feil/mangler i hht. skriv fra W. Kornmo William Kornmo orienterte om at det pågikk et positiv dialog med utbygger rundt noen forhold Kornmo mener ikke er i hht. teknisk forskrift fra 2007 med tilhørende veiledning. Styremøtet gjennomgikk ikke i detalj utbyggers svar på flere punkter og Kornmo sine kommentarer til disse, men konstaterte at det er en positiv fremdrift mht. å avklare spørsmålene. Styret fikk utdelt ajourført liste, herunder merknadsfelt for status. Kornmo tar resten av punktene opp med utbygger slik at saken kan lukkes Forslag fra Willy Berntsen om måler i tilknytning til radiatorvann Styret har mottatt forslag fra Willy Berntsen som ønsker/krevet at sameiet monterer strømmåler i fbm. sameiets «fyrkjele». Slik systemet er prosjektert/montert kan styret vanskelig forstå hva en slik undermåler skal gi svar på når hver seksjon har egen måler og «reststrømmen» da er å anse som felleskost. En undermåler bør som et minimum gi en kostnadsbesparelse for sameiet slik at investeringen kan forsvares.
W. Kornmo ønsket å undersøke saken direkte med Berntsen slik at ny, relevant informasjon kan tillegges saken ved en evt. ny behandling. Styret fant å støtte et slikt initiativ. W. Kornmo opplyste at Berntsen fortsatt befinner seg i Spania og at saken avventes inntil Berntsen melder tilbake hva han mener sameiet kan oppnå ved å installere nevnte strømmåler, jf. over. Informasjon tatt til etterretning Evt. tiltak som bør iverksettes før sommer/vår 2014 Sameiet beveger seg mot den årstiden hvor det er mest liv og rør «på Brygga». I den forbindelse har styret igangsatt en idédugnad mht. hva slags gode tiltak styret kan iverksette frem mot sommerhalvåret. Følgende tiltak er diskutert som både viktige og mulige å få gjennom neste kvartal - ansvarlig i (): - Innhente tilbud samt iverksette beising av sørfasadene på E, F og H2-3. (Håkon Kristiansen og William Kornmo) - Beplante blomsterkasser på brygga i egen regi eller sammen med kommunen. (Heidi Kristiansen) - Anskaffe fotballmål til byparken (ca 3,5 x 2 m) (Runar Bakken) Ovennevnte tiltak er tenkt effektuert innen vår og sommer 2014 Kort info fra utbygger ang. Bygg A, B og C, Bygg I samt Hagebyen Håkon K. opplyste at salget av Husene A, B og C pågår for fullt. Oppstart av byggearbeidene vil avhenge av et tilstrekkelig antall salg. Pr. møtedato er det solgt 9 av 39 leiligheter i dette trinnet. I Hus I er 25 av 37 leiligheter solgt. Byggingen her er i hht. fremdriftsplanen For Hagebyen er det i følge Håkon K. iverksatt en omprosjektering med det formål å finne rekkehus/leilighetshus som bedre er tilpasset markedet i Sande. Utbygger vil informere mer om Hagebyen så snart dette er klart. Utbygger er også i gang med å klargjøre Hus K2 for salg, men salgsstart er ikke helt avklart. Styret tok informasjonen til etterretning. Evt. Ny skjøtselsavtale Sameiet har mottatt utkast til ny skjøtselsavtale fra Eiker Grøntmiljø for sesongen 2014. Tjenesten er tilbud for kr. 41.000 + mva. Under sin behandling av saken ønsket styret at avtaleteksten rettes opp slik at «ugresskontroll» erstattes med «fjerning av ugress» samt at evt. vanning ved behov flyttes ned sammen med andre tilleggsbestillinger. Med ovennevnte endringer aksepteres det mottatte tilbudet. Ansvar for å melde tilbake til Eiker Grøntmiljø settes til Håkon K. Videoovervåkning av garasjene Styret har gjennom en beboer mottatt tilbud fra GDX Security på overvåkning av garasjene. Under behandlingen var det skepsis til at et firma fra Halden ville klare å gi en tilfredsstillende oppfølgning såpass langt unna.
Runar Bakken hadde også innhentet noen prisen fra Securitas i Drammen, et tilbud som skulle bearbeides gjennom et nært forestående besøk i anlegget. Styret ønskes også at Buskerud vaktselskap (??) og evt. Enter i Sande ga tilbud på overvåkning. Styret ønsker å avvente behandlingen inntil det foreligger et tilstrekkelig antall tilbud slik at beslutningen fattes med bakgrunn relevant informasjon (pris, service, oppfølgning mv). Parallelt med ovennevnte ønsket styret at det henges opp 3-5 skilt som viser at garasjen er videoovervåket, som et foreløpig tiltak Saken behandles på neste styremøte når flere tilbud foreligger Infolapper i og ved felles inngangspartier Styret har registrert at det henges opp diverse lapper på og ved bl.a. inngangsdørene. Styret ønsker ikke at dette skjer (er stygt) og vil at vaktmester fjerner slike lapper omgående. I den grad det er behov for å informere beboere, helt eller delvis, kan styret evt. bistå med å sende dette ut pr. mail. Relevant informasjon kan også legges ut på sameiets nettside.