Trondheim kommunerevisjon Observasjon som metode erfaringer fra Trondheim kommunerevisjon Arena 2017, Berit Juul Foto: Carl Erik Eriksson Vise dere hvordan vi har benyttet observasjon Inspirere til å vurdere å bruke observasjon der det passer
Observasjon som metode Kvalitet i sykehjem Ranheim (2010), Tiller (2012) og Ilevollen (2014) Medisinhåndtering (2014 og 2016) Kvalitet i spesialundervisning (2015) Kvalitet i hjemmetjenesten (2012) Boligsosialt arbeid (2016) Etterlevelse av etiske retningslinjer (2013) Leangen plasthall (2014) Rehabilitering av Granåsen hoppbakke (2011) Kvalitet i sykehjem Trondheim kommunerevisjon 3 Problemstillinger Får beboerne ved sykehjemmet trygge og sikre tjenester? Får beboerne ved sykehjemmet en helhetlig, samordnet og fleksibel tjeneste? Hvordan ivaretar sykehjemmet brukermedvirkning og individuell tilpasning? Trondheim kommunerevisjon 4
Metode for sykehjem 2014 Intervju, observasjon og dokumentanalyse Intervju med enhetsleder, to fagledere, to sykehjemsleger, tre sykepleiere, to hjelpepleiere, to assistenter, en miljøarbeider og to pårørende som begge var medlem av brukerrådet ved sykehjemmet. To av de ansatte var tillitsvalgte. De ansatte hadde ulike stillingsandeler, hvorav én jobbet som nattevakt. Også intervjuet kommunefarmasøyten, to medarbeidere i Enhet for service og internkontroll, en rådgiver i rådmannens fagstab samt tannpleier ved Byåsen tannklinikk. Forvaltningsrevisjonen er gjennomført etter samme metodikk som de to tidligere rapportene. Gjennomgått registrerte avvik ved sykehjemmet i perioden 1. januar 2013 til 24. februar 2014. Undersøkt sykehjemmets vurderinger av samtykkekompetanse for 18 tilfeldig valgte pasienter Trondheim kommunerevisjon 5 Observasjon Vi benyttet en sjekkliste og observerte dagliglivet ved sykehjemmet ved en ordinær dagvakt, en kveldsvakt, en nattevakt og en dagvakt på helg. I forbindelse med observasjonen leide vi en høyskolelektor ved avdeling for sykepleieutdanning, Høgskolen i Sør Trøndelag. Hun var med og observerte på fire vakter, og har særlig vurdert de sykepleierfaglige sidene ved driften. Under observasjonen snakket vi med ansatte, pårørende og pasienter. Disse samtalene var uformelle, men har vært med på å danne et bilde av dagliglivet ved sykehjemmet. Vi har i tillegg gjennomgått sykehjemmets skriftlige rutiner og dokumenter. Sjekklisten tok utgangspunkt i revisjonskriteriene. En observasjonsdag var uanmeldt, de andre ble meldt få dager i forveien.
Utdrag fra sjekklista Trondheim kommunerevisjon 7
Omsorg og aktivitet Vurdering Trondheim kommunerevisjon 9 Pasientene ved ( )sykehjem får god omsorg og blir behandlet med respekt. Det er positivt at de ansatte gir av seg selv og viser forståelse for pasientenes behov. Revisjonen mener pasientene i all hovedsak får en tjeneste som er individuelt tilpasset Trondheim kommunerevisjon 10
Vurdering Revisjonen mener det manglende renholdet ( ) er kritikkverdig. Selv om dårlig renhold har vært tema ved enheten over lang tid, er det fremdeles for dårlig. Trondheim kommunerevisjon 11 Vurdering Vi ser alvorlig på at det forekommer feil ved istandgjøring av medisiner, og at det har forekommet feil ved håndtering av B preparater. Sykehjemmet bør gjennomgå rutinene og sørge for en felles praksis på området. Undersøkelsen har også vist at sykehjemmet ikke følger rutinen for utdeling av medisin. (...) Revisjonen mener rådmannen må sørge for at Trondheim kommune har en overordnet rutine for dokumentasjon av medisinering. Trondheim kommunerevisjon 12
Medisinhåndtering ved sykehjemmene 2014 og 2016 Trondheim kommunerevisjon 13 Begge medisinprosjektene 2014: Halvparten av enhetene, tilfeldig valgt (med ett unntak) 2016: Halvparten av enhetene: noen var med i 2014 andre valgt ut pga virksomhetstype, antall registrerte avvik i avvikssystemet, spesialoppgaver og organisatoriske forhold Intervju med leder og fagleder (kartlegge rutiner etc) Observasjon av Medisinrom Utdeling av medisiner (tilfeldige avdelinger og perm i tralla) Snakket også med ansatte om (kjennskap til) rutiner Ble varslet dagen før ( det vart noen seine kvelder ) Trondheim kommunerevisjon 14
Eks på sjekkliste Avvik A preparat Enhet oppdaget selv 99,5 tabletter morfin manglet. Oppdaget dagen før observasjon Hadde telt innholdet i medisinskapet og ikke kontrollert at alle preparat som var oppført i A permen var i skapet Vi fant avvik i a regnskapet på åtte av enhetene
Alle hadde avvik i regnskapet på B preparater Alle enhetene som ble kontrollert har ett eller flere avvik i regnskapet for B preparater. Det var betydelig flere avvik i regnskapet for B preparater enn for A preparater. Ansatte hadde i flere tilfeller markert feil og mangler i regnskapet, men det var ikke meldt avvik for hendelsene i avvikssystemet. Noen av avvikene ble oppdaget av revisjonen
Metode: observasjon, intervju, mappegjennomgang, dokumentanalyse, statistikk og spørreundersøkelse til foresatte Om observasjon i metodekapitlet vi har observert spesialundervisningen én dag på hver skole. Alle observasjonene ble gjennomført i etterkant av mappegjennomgangen og intervjuene med skoleledelsen. I forkant av observasjonene hadde vi fått oversikt fra skolen om når de utvalgte elevene hadde timer med spesialundervisning. Vi hadde også utarbeidet en sjekkliste med ulike kvalitetsindikatorer/kriterier for spesialundervisningen, som også ble sendt til rådmannen for faglige innspill. Spesialundervisningen ble observert i eneundervisning, liten gruppe og innenfor klassen gjennomført av både assistenter og lærere. Observasjonene våre har totalt sett fungert bra, også når vi har observert i mindre grupperom. Noen lærere kan likevel ha opplevd situasjonen som kunstig og utfordrende. Observasjon som triangulering: Kontaktlærer opplyser at eleven gis tilrettelegging i klassen, blant annet i form av ekstra utstyr. ( ) Da vi observerte eleven i klasserommet, var vårt inntrykk at eleven klarte seg bra med tilrettelegging fra kontaktlærer.
Intervju og observasjon viser at elevene ved alle de fire skolene mister noen av timene med spesialundervisning på grunn av fravær fra elev eller lærer og ulike aktiviteter på skolen slik som for eksempel skidag. 3 av 18 timer (cirka 17 prosent, én time på tre skoler) ble ikke gjennomført under våre observasjoner. Ingen av skolene i utvalget tar igjen timer som elevene mister Intervju og observasjon viser at for noen elever blir mesteparten av spesialundervisningen utført av assistenter, ofte i eneundervisning. I enkelte av disse tilfellene utgjør spesialundervisningen nesten hele omfanget av elevens skoletimer. Assistentene gir personlig, sosial og praktisk støtte, men de gir også i stor grad faglig støtte og opplæring. Intervju og observasjoner viser samtidig at en del assistenter får tett oppfølging og veileding og følger et program som er utarbeidet av pedagog. Vurderingene: Undersøkelsen viser at assistentene gir pedagogisk undervisning og eneundervisning med elevene, men de har ikke hovedansvaret for spesialundervisningen. De fleste assistentene følger opplegg fra pedagog. Vi har observert at enkelte assistenter har gitt god spesialundervisning etter et slikt opplegg.
Etterlevelse av etiske retningslinjer 2013 Spørreundersøkelse Til alle ansatte i Trondheim kommune Kjenner du til brudd på etiske retningslinjer? Utdyp Svarene behandlet konfidensielt Trondheim kommunerevisjon 24
Tips Privat bruk av bil Kommunlogo er fjernet Boligsosialt arbeid Observasjon tildelingsmøte fagressursgruppe bolig Trondheim kommunerevisjon 25 Befaring av kommunale boliger Trondheim kommunerevisjon 26
Trondheim kommunerevisjon 27 Trondheim kommunerevisjon 28
Trondheim kommunerevisjon 29 Leangen plasthall Trondheim kommunerevisjon 30
Trondheim kommunerevisjon 31 Rehabilitering av hoppbakken i Granåsen Trondheim kommunerevisjon 32