Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Orkdal kommune

Transkript

1 Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Orkdal kommune Møtedato/tid: kl 12:00-15:20 Møtested: Rådhuset Orkdal Møtende medlemmer: Berit Ingeborg By Johnny Danielsen Joar Syrstadeng. Sak 33-37, til kl Mads Løkeland Vigdis Bye Olsen Andre møtende: Oddbjørn Bang, ordfører. Sak 34. Morten Wolden, rådmann. Sak 34. Kristin Wangen, kommunalsjef. Sak 34. Marit Risvaag, varslingsombud. Sak 34. Gard S.G. Lyng, Revisjon Midt-Norge IKS. Sak Arvid Hanssen, Konsek Arkivsak: 15/163 Merknader: Det fremkom ingen merknader til innkalling og saksliste. Sakliste: Saksnr. Saktittel 33/15 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte den /15 Situasjonen ved Orkdal helsetun - orientering fra rådmannen. 35/15 Orientering om forvaltningsrevisjon med utgangspunkt i prosjektplan - samhandlingsreformen. 36/15 Avtaler finansiell revisjon og forvaltningsrevisjon /15 Referatsaker til kontrollutvalgets møte /15 Prioritering av revisjonsressurser /15 Møteplan 2016 for kontrollutvalget. 40/15 Eventuelt

2 Sak 33/15 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte den Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Orkdal kommune /15 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Behandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Protokollen godkjennes. Sak 34/15 Situasjonen ved Orkdal helsetun - orientering fra rådmannen. Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Orkdal kommune /15 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten innstilling. Behandling: Rådmann Morten Wolden, kommunalsjef Kristin Wangen og varslingsombud Marit Risvaag, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget ba om at rådmannens Power Point presentasjon ble lagt med som vedlegg til protokollen. Følgende omforente forslag ble fremmet og vedtatt: Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Vedtak: Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering.

3 Sak 35/15 Orientering om forvaltningsrevisjon med utgangspunkt i prosjektplan - samhandlingsreformen. Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Orkdal kommune /15 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken tas til orientering. Behandling: Gard S.G. Lyng, Revisjon Midt-Norge IKS, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken tas til orientering. Sak 36/15 Avtaler finansiell revisjon og forvaltningsrevisjon Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Orkdal kommune /15 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til forslagene til avtaler om forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon for Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å signere avtalene. Behandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets leder signerte avtalene i møtet. Vedtak: Kontrollutvalget slutter seg til forslagene til avtaler om forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon for Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å signere avtalene.

4 Sak 37/15 Referatsaker til kontrollutvalgets møte Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Orkdal kommune /15 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering. Behandling: Følgende referatsaker ble presentert i møtet: 1. Sak 115/15 Rapport selskapskontroll - eierstyring i Orkdal kommune,behandlet i kommunestyret Kontrollutvalgets innstilling ble vedtatt. 2. Sak 116/15 Rapport fra KU om tilsyn og kontroll og virksomhet i perioden ,behandlet i kommunestyret Kontrollutvalgets innstilling ble vedtatt. 3. Invitasjon til kontrollutvalgskonferanse Gardermoen 3.-4.februar Felles forhandlingsutvalg skal ha åpne møter, Kommunal rapport Oppsummering fra samling for kontrollutvalg på Tiller Fire medlemmer av kontrollutvalget deltok. Vedrørende pkt 3: Sekretariatet melder på Joar Syrstadeng. Andre interesserte melder fra til Konsek innen 16.desember. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Referatsakene tas til orientering. Sak 38/15 Prioritering av revisjonsressurser Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Orkdal kommune /15 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet legger signaler fra diskusjon i møtet til grunn for videre prioritering av revisjonsarbeidet i 2016.

5 Behandling: Kontrollutvalget diskuterte prosjekter som ligger inne i plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll. Videre kom det innspill om miljø som tema i forhold til fremtidige prosjekt. Nærvær, fravær og drift av Helsetun og hjemmetjenester ble også nevnt som mulige tema. Kontrollutvalget ønsket å følge prioriteringen som kommunestyret har vedtatt i gjeldende plan for forvaltningsrevisjon for Følgende omforente forslag ble fremmet og vedtatt: Kontrollutvalget ber om at sekretariatet legger frem sak om bestilling av forvaltningsrevisjon med tema tilpasset opplæring og spesialundervisning i Orkdal kommune i neste møte. Utvalget ønsker at revisjonen deltar under behandlingen av saken. Vedtak: Kontrollutvalget ber om at sekretariatet legger frem sak om bestilling av forvaltningsrevisjon med tema tilpasset opplæring og spesialundervisning i Orkdal kommune i neste møte. Utvalget ønsker at revisjonen deltar under behandlingen av saken. Sak 39/15 Møteplan 2016 for kontrollutvalget. Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Orkdal kommune /15 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møtene i kontrollutvalget avvikles kl på følgende dager i 2016: 1.mars, 3.mai, 7.juni, 6.september, 25.oktober og 6.desember. Behandling: Omforent forslag om å endre møtedag 7.juni til 14.juni, slik det fremgår av saksfremlegget, ble enstemmig vedtatt sammen med øvrig innstilling i saken. Kontrollutvalget ba sekretariatet avklare med Helsetunet om det er mulig å avholde møte der den 6.september Vedtak: Møtene i kontrollutvalget avvikles kl på følgende dager i 2016: 1.mars, 3.mai, 14.juni, 6.september, 25.oktober og 6.desember.

6 Sak 40/15 Eventuelt Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Orkdal kommune /15 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten innstilling. Behandling: Ingen saker ble fremmet. Vedtak:

7 Vedlegg til protokoll i kontrollutvalget Orientering kontrollutvalget v/ kommunalsjef for Helse-og omsorg, Kristin Wangen

8 I forbindelse med kommunevalget ble det nødvendig å si nei til at politikere skulle «gå vakter» på Orkdal helsetun og i hjemmetjenesten. Bakgrunnen for dette var hensynet til den enkelte beboer og Helsepersonellovens bestemmelse om taushetsplikt

9 Helsepersonelloven: 21.Hovedregel om taushetsplikt Helsepersonell skal hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om folks legemseller sykdomsforhold eller andre personlige forhold som de får vite om i egenskap av å være helsepersonell. Det var aldri sagt at Orkdal helsetun var stengt hverken for politikere eller andre

10 Allmøte på Orkdal Helsetun , med opplesing av brev Ikke nok mat og drikke Liggedøgn Ikke tid til å følge beboere på WC i tide Enhetsleder og avdelingsleder var ikke gjort kjent med dette Ikke dokumentert hverken i journalsystem eller avvikssystem

11 Dialogmøte med tillitsvalgte, verneombud, avdelingsledere, Orkdal kommunes varslingsombud Marit Risvaag og enhetsleder Konklusjon: Dette var ikke en varsling Ingen kjente seg igjen eller stilte seg bak påstandene

12 Oppfølging Møte med Fylkesmannen 6. oktober Godt dialogmøte, FM var fornøyd med tilbakemeldingen Evalueringsmøte 8. januar Allmøte på Orkdal helsetun 20. oktober Enhetsleder og avdelingsleder ved den aktuelle avdelingen har hatt samtaler med alle ansatte Resultat: enkelthendelser knyttet til ferieavvikling I følge avdelingsleder har det vært en travel men faglig forsvarlig sommeravvikling

13 Videre tiltak Økt fokus på varslings og avvikshåndtering Tema på to enhetsledermøter 4 internkurs på Orkdal Helsetun Åpent internkurs for alle ansatte Melderutiner Økt fokus på dokumentasjon Ferieavvikling

14 De neste foilene ble presentert av varslingsombud Marit Risvaag (Tekst på denne foilen skrevet inn av A. Hanssen, Konsek)

15 Avviksbehandling i Orkdal kommune Avviksbehandlingen er en del av virksomhetens HMS-arbeid. Overordnet mål: Et fullt forsvarlig arbeidsmiljø for alle Helsefremmende og meningsfylt arbeidssituasjon Overordnet strategi: Virksomheten skal arbeide systematisk og målrettet for å følge kravene i lov-og regelverk Orkdal kommune 2015

16 Orkdal kommune 2015

17 Informasjon og bruk av systemet Det er et ønske i organisasjonen om at de ansatte skal kjenne til og benytte systemet. Grunnkurs nyansatte Internkurs åpne og ute på enhetene Informasjon på intranett ved endringer eller nyheter Rutiner og informasjon i kvalitetssystemet Orkdal kommune 2015

18 Formål med avvik Melde fra og dokumentere uønskede hendelser Lære av feil og gjennomføre forbedringer Få eller mange avvik? Vurdering av terskel for innsending Oppfølging har ingen funksjon om avvikene ikke følges opp Forskjell fra sektor til sektor Orkdal kommune 2015

19 Mål med avviksmeldesystemet i våre prosedyrer Å bedre kvaliteten på våre tjenester. Å bedre arbeidsmiljøet og redusere risiko for helseskader hos våre ansatte. Å gi bedre vern mot helse- og miljøskader fra produkter. Å gi bedre vern av det ytre miljø. Å sikre at brudd på lover, forskrifter og virksomheters egne prosedyrer ikke gjentar seg Å tilrettelegge for at forslag til tiltak som kan forbedre arbeidsmiljøet og øke kvaliteten på tjenestene våre blir håndtert på en systematisk og god måte. Orkdal kommune 2015

20 Offentlighet og avvik Våre avvik vurderes som interne dokumenter og er dermed unntatt fra offentlighet. Orkdal kommune ønsker åpenhet og vurderer meroffentlighet der dette er mulig. Hensyn som må vurderes er personvern for ansatte og brukere. Forespørsel om innsyn i avvik fra lokalavisen besvart positivt, som i Trondheim. Orkdal kommune 2015

21 Varsling Reglene om varsling framgår av arbeidsmiljøloven 2-4 og 2-5. Arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. Arbeidstakers fremgangsmåte ved varslingen skal være forsvarlig. Gjengjeldelse mot arbeidstaker som varsler i samsvar med dette er forbudt. Orkdal kommune 2015

22 Krav til forsvarlig varsling Arbeidstakers fremgangsmåte ved varsling skal være forsvarlig. Kravet til forsvarlig varsling gir rammer for måten varsling skjer på, ikke retten til å si fra. De mest sentrale momentene i vurderingen om varsling er forsvarlig er: Forsvarlig grunnlag Intern varsling Allmenn interesse Orkdal kommune 2015

23 Varslingsrutiner i Orkdal kommune Orkdal kommune har rutiner ved varsling samsvar med arbeidsmiljølovens bestemmelser. Varslingsrutinene sist revidert i Varslingssekretariatets evaluering Orkdal kommune 2015

24 Hvem skal varsles? Orkdal kommune ønsker at hovedregelen for varsling skal bygge på en åpen organisasjonskultur: Alle kan varsle nærmeste leder, eller der dette ikke er hensiktsmessig overordnet leder Kritikkverdige forhold kan også meldes til tillitsvalgte, verneombud eller hovedverneombud Varsling kan også skje til varslerombudet som er jurist i kommunen/kommunens varslersekretariat som består av personalsjef, hovedverneombud og jurist. Orkdal kommune 2015

25 Hva kan det varsles om? Opplysninger om kriminelle forhold og mislighold av andre lovbestemte påbud og forbud Virksomhetens etiske retningslinjer og alminnelige etiske standarder som det er bred tilslutning til i samfunnet Orkdal kommune 2015

26 Hva er ikke varsling? Faglige eller politiske ytringer Rene personalsaker, egne eller andres, som ikke er av allmenn interesse Formidling av subjektive opplevelser, følelser og tanker Uenighet i en beslutning fattet av arbeidsgiver med mindre beslutningen er kritikkverdig Orkdal kommune 2015

27 Behandling av varsler Varsler behandles i kvalitetssystemet Varsler gis bekreftelse på at varselet er mottatt Alle varsler sendes varslerombudet for utredning/behandling. Varsler skal gis tilbakemelding på hvilken behandling som er foretatt Kan benytte ekstern bistand Sikre rettighetene for den det varsles om Orkdal kommune 2015

28 Avklaring av saker Dialogmøte Helsetun den med ledere, tillitsvalgte og verneombud. Varslerombud var med for å bidra til avklaring av saken. De tilstedeværende på møtet sto ikke bak innholdet i informasjonen og det var ikke gjort undersøkelser rundt dette. Dialogen gav ikke nødvendige svar, derfor behov for avklaring/dokumentasjon i etterkant. Orkdal kommune 2015