Til interesserte tilbudsgivere Vår referanse: 2013/36 Vår dato: 06.06.2013 Rammeavtale trykkeritjenester Åpen anbudskonkurranse over EØS-terskel (FOA del I og III) Saksnummer: 2013/36
INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Oppdraget... 4 1.1. Anskaffelsens formål... 4 1.2. Anskaffelsens omfang... 4 1.3. Om oppdragsgiver... 4 1.4. Kontraktsbestemmelser... 5 1.5. Kunngjøring... 5 1.6. Antall eksemplarer... 5 1.7. Tilleggsopplysninger - oppdragsgivers kontaktperson... 5 1.8. Rettelser, supplering eller endring... 6 1.9. Tentativ fremdriftsplan... 6 2. Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen... 6 2.1. Regler for konkurransen... 6 2.2. Anskaffelsesprosedyren... 6 2.3. Språk... 7 2.4. Offentlighet... 7 2.5. Taushetsplikt... 7 2.6. Deltakelseskostnader... 7 2.7. Tilbyderkonferanse... 7 2.8. Habilitet... 7 3. Krav til leverandøren... 8 3.1. Lovbestemte kvalifikasjonskrav... 8 3.2. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 8 3.3. Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet... 8 3.4. Organisatorisk og faglig kapasitet... 9 4. Administrative bestemmelser og krav til tilbudet... 9 4.1. Tilbudets utforming og levering... 9 4.2. Tilbudsfrist... 10 4.3. Vedståelsesfrist... 10 4.4. Innleveringssted... 10 4.5. Forbehold... 10 4.6. Tilbud på deler av oppdraget... 10 4.7. Alternative tilbud... 11 2
4.8. Endring og tilbakekall av tilbud... 11 4.9. Komplett tilbud skal bestå av... 11 5. Oppdragsgivers behandling av tilbudene... 11 5.1. Registrering av tilbud... 11 5.2. Tilbudsåpning... 11 6. Avgjørelsen av konkurransen... 11 6.1. Avlysning av konkurransen og totalforkastelse... 11 6.2. Tildelingskriterier... 12 6.3. Avvisning... 12 3
Konkurransegrunnlag 1. Oppdraget 1.1. Anskaffelsens formål Senter for IKT i utdanningen ønsker å inngå en rammeavtale med en leverandør for levering av trykkeritjenester. Avtalen skal dekke Senter for IKT i utdanningen sitt totale behov for de utlyste tjenestene. Senteret har behov for produksjon av trykksaker for senterets prosjekter, men også for senteret som helhet. Senteret har faste maler for publisering i standardformat. Senteret har avtale med grafisk byrå og filene derifra vil komme trykkeklare til trykkeriet. Ansatte har også tilgang på rapport- og veiledningsmaler som er produsert av senterets eget byrå, og når filer basert på disse skal trykkes skal leverandøren kunne utføre kvalitetskontroll av filen før trykk. For ytterligere informasjon om oppdraget / anskaffelsen vises det til spesifikasjon inntatt som bilag til vedlagt kontraktutkast. 1.2. Anskaffelsens omfang Rammeavtalen som skal inngås skal ha en varighet på 2 år. Senter for IKT skal i tillegg ha en ensidig rett til å forlenge avtalen i 1 + 1 år. Det er estimert at rammeavtalens totale omfang vil være om lag 3,2 MNOK. Estimatet er basert på forventet behov for den totale avtaleperioden, men forplikter ikke Senter for IKT i utdanningen. Behovet vil kunne variere fra år til år beroende på bevilgninger, aktivitetsgrad, andre rammevilkår og behov. 1.3. Om oppdragsgiver Norge er et høyteknologisk samfunn der teknologien stadig er i utvikling. Barn og unge i dag vokser opp med en nærhet til digitale verktøy som ingen annen generasjon før har gjort. Svært mange yrker krever digital kompetanse, og arbeidsgivere forventer at dagens og morgendagens arbeidstakere er digitalt kompetente. Digitale ferdigheter og digital kompetanse blir stadig viktigere for å delta i samfunnet. Målet er at barn, elever og studenter tilegner seg nødvendig digital kompetanse og lærer mer ved hjelp av smart teknologibruk. Hovedmålet for senterets arbeid er bruk av IKT for økt kvalitet i utdanningen bedre læringsutbytte og læringsstrategier for barn i barnehagene, elever og lærlinger i grunnopplæringen og studenter i barnehagelærer- og lærerutdanningene I dag har senteret prosjekter, tjenester og driftsoppgaver på følgende områder: forskning, analyse og kartlegging av den digitale tilstanden hos målgruppene 4
utviklingsprosjekter og nettverkssamarbeid i praktisk-pedagogisk bruk av IKT kompetanseutvikling i bruk av IKT for utdanningssektoren utvikling og bruk av digitale læringsressurser og tjenester samordning av infrastruktur, IKT-drift, IKT-arkitektur, identitetsforvaltning og standardisering digital dømmekraft, personvern og informasjonssikkerhet utdannings- og yrkesinformasjon og karriereveiledning på nett innspill til politikkutvikling i feltet IKT i utdanningen veiledninger og anbefalinger innenfor senterets fagområder formidling til og kommunikasjon med målgrupper og samarbeidspartnere Senter for IKT i utdanningen ble opprettet i 2010 og er underlagt Kunnskapsdepartementet. Senteret har hovedkontor i Tromsø og avdelingskontor i Oslo. Senteret har i dag om lag 60 ansatte. Mer informasjon om Senter for IKT i utdanningen finnes på våre hjemmesider www.iktsenteret.no 1.4. Kontraktsbestemmelser Oppdragsgiver har til hensikt å inngå rammeavtale med en -1- leverandør. Kontrakten vil basere seg på vedlagt kontraktsutkast, inkludert vedlegg. Tilbud som inneholder forbehold til kontrakten vil bli avvist. Se også punkt 4.5 der det fremgår at Leverandøren ikke har anledning til å ta forbehold i tilbudet og at tilbud som inneholder forbehold vil bli avvist. 1.5. Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort på DOFFIN den 06.06.2013 og i TED-basen den 06.06.2013 1.6. Antall eksemplarer Leverandøren kan laste ned konkurransegrunnlaget på DOFFIN. 1.7. Tilleggsopplysninger - oppdragsgivers kontaktperson Eventuelle spørsmål leverandørene måtte ha til konkurransegrunnlaget må fremmes innen frist oppgitt i fremdriftsplanen. Fristen er satt slik at oppdragsgiver skal ha tilstrekkelig tid til å utarbeide svar og sende ut til alle leverandørene innen tilbudsfristen. Alle spørsmål fra leverandørene vil bli besvart og sendt i anonymisert form til samtlige som har fått tilsendt konkurransegrunnlaget. Svarene vil bli lastet opp i anskaffelsens dokumentarkiv på doffin.no. Spørsmål vedrørende anskaffelsen sendes skriftlig, per e-post til Senter for IKT i utdanningen ved: 5
Navn: E-post: Torun Olsen torun.olsen@iktsenteret.no Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Saksnummer 2013/36 Rammeavtale trykkeritjenester. 1.8. Rettelser, supplering eller endring Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysningene som oppdragsgiveren gir på forespørsel fra én leverandør, skal umiddelbart og samtidig meddeles alle leverandørene. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i første ledd kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om forlengelsen. 1.9. Tentativ fremdriftsplan Kunngjøring av konkurranse 06.06.2013 Frist for spørsmål til konkurransegrunnlaget 05.07 2013 kl. 12.00 Tilbudsfrist 19.08.2013 kl. 12.00 Evaluering 02.09.2013 Tildeling 09.09.2013 Klagefrist og kontraktsignering 20.09.2013 Tilbudsfristen er endelig. Tilbud som ankommer Oppdragsgiver etter utløpt tilbudsfrist vil bli avvist. Alle tidsfrister etter tilbudsfrist er estimater og forplikter ikke Oppdragsgiver. 2. Alminnelige regler for gjennomføringen av konkurransen 2.1. Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (FOA) med senere endringer. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I, og III. 2.2. Anskaffelsesprosedyren Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. Dette innebærer at alle interesserte leverandører kan inngi tilbud, men at det ikke tillates forhandlinger. 6
2.3. Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne anskaffelsen skal foregå på norsk. 2.4. Offentlighet Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) 23 tredje ledd, jf. FOA 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. 2.5. Taushetsplikt Oppdragsgiver og oppdragsgivers ansatte plikter å hindre at andre får tilgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår, jf. lov 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven) 13 første ledd nr 2). 2.6. Deltakelseskostnader Kostnader som leverandør pådrar seg i forbindelse med utarbeiding og innlevering av tilbud vil ikke bli refundert. Deltakelse i konkurransen påfører ikke Oppdragsgiver plikt til å inngå kontrakt eller andre økonomiske forpliktelser. Innsendte tilbud vil ikke bli returnert. 2.7. Tilbyderkonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbyderkonferanse. 2.8. Habilitet En ansatt hos oppdragsgiver kan ikke delta i konkurransen. Det samme gjelder firma som helt eller i overveiende grad eies av en eller flere av oppdragsgiverens ansatte. Ved gjennomføringen av konkurransen gjelder reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 og kommuneloven 40 nr.3. 7
3. Krav til leverandøren 3.1. Lovbestemte kvalifikasjonskrav Leverandøren må oppfylle følgende krav å få sitt tilbud evaluert. Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsbetaling. For arbeid som utføres i Norge krever Oppdragsgiver at Leverandør fremlegger egenerklæring om at Leverandør oppfyller lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). Dokumentasjonskrav Skatteattester ikke eldre enn 6 måneder fra tilbudsfrist. Med skatteattester menes: Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for merverdiavgift Skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt fra kemner / kommunekasserer for skatt og arbeidsgiveravgift Utenlandske firma må fremlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Egenerklæring om HMS i samsvar med FOA 17-15, jf. vedlegg 1. Benytt gjerne vedlagte mal. 3.2. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav Lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest. Utenlandske selskaper: Dokumentasjon som viser at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor tilbyderen er etablert. 3.3. Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre kontraktsforpliktelsene. Dokumentasjonskrav Årsrapport og revisorbekreftet årsregnskap for to -2- siste avsluttede regnskapsår. 8
Ved bruk av underleverandører må også underleverandørens økonomiske og finansielle kapasitet beskrives og dokumenteres på tilsvarende måte i henhold til tabellen inntatt i punkt 3.3 over. Leverandøren skal i så tilfelle dokumentere overfor oppdragsgiver at den vil ha rådighet over de nødvendige ressursene, for eksempel ved å fremlegge en forpliktelseserklæring om dette fra disse foretakene, jf FOA 17-8. 3.4. Organisatorisk og faglig kapasitet Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag. Leverandøren skal ha tilstrekkelige tekniske og faglige kvalifikasjoner Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet til å gjennomføre avtalen Dokumentasjonskrav Foretakets viktigste leveranser de siste 3 år relatert til denne anskaffelsen. Det skal gis en kortfattet beskrivelse av hvordan leverandøren er organisert for å gjennomføre avtalen, herunder beskrivelse av tilgjengelige ressurser og deres faglige kompetanse. Det skal gis en kortfattet beskrivelse av Leverandørens tilgjengelige ressurser og maskinpark for gjennomføring av avtalen. Ved bruk av underleverandører må også underleverandørens organisatoriske og faglige kapasitet beskrives og dokumenteres på tilsvarende måte i henhold til tabellen inntatt i punkt 3.4 over. Leverandøren skal i så tilfelle dokumentere overfor oppdragsgiver at den vil ha rådighet over de nødvendige ressursene, for eksempel ved å fremlegge en forpliktelseserklæring om dette fra disse foretakene, jf FOA 17-9. 4. Administrative bestemmelser og krav til tilbudet 4.1. Tilbudets utforming og levering Leverandøren er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert, undertegnet av ansvarlig representant, og være stemplet med firmaets navn. Tilbudsbrevet skal også angi kontaktperson for konkurransen med e-postadresse og postadresse. All kommunikasjon og dokumenter som omhandler denne anskaffelsen, herunder tilbudet, skal være på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. Tilbudet skal være merket: Tilbud Rammeavtale Trykkeritjenester, og oversendes i nøytral og lukket konvolutt med tilsvarende merking. Tilbud som ikke tilfredsstiller disse kravene vil bli avvist. 9
Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes per post, jf. punkt 4.4. Tilbudet skal leveres i 2 originale eksemplarer innbundet i harde ringpermer. Tilbudet skal i tillegg innleveres i elektronisk format på CD eller USB-stick. Tilbyder bes spesielt påse at papirversjoner og elektronisk versjon av tilbudet, inkludert alle vedlegg, er identisk. Ved eventuelle avvik mellom eksemplarene vil signert original papirversjon bli lagt til grunn. 4.2. Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 19.08.2013 klokken 12.00. Tilbudet skal være oppdragsgiveren i hende på innleveringsstedet, jf. punkt 4.4, før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 4.3. Vedståelsesfrist Med mindre leverandøren setter en lengre frist skal leverandørens vedståelsesfrist være den 30.09.2013 klokken 12.00. 4.4. Innleveringssted Postadresse: Senter for IKT i utdanningen v/resepsjonen Postboks 530 9256 Tromsø Besøksadresse: Senter for IKT i utdanningen Killengrensgate 6 9256 Tromsø 4.5. Forbehold Leverandøren har ikke anledning til å ta forbehold i tilbudet. Tilbud som inneholder forbehold, vil bli avvist. Se også punkt 1.4, der det fremgår at tilbud som inneholder forbehold til kontraktsutkastet vil bli avvist. 4.6. Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av oppdraget. 10
4.7. Alternative tilbud Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud. 4.8. Endring og tilbakekall av tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes og leveres i samsvar med punkt 4.1. 4.9. Komplett tilbud skal bestå av Utfylt tilbudsbrev. Benytt vedlagte mal. Dokumentasjonskrav på kvalifikasjoner: Skatteattest attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift MVA-attest attest på betalt merverdiavgift HMS-egenerklæring Firmaattest Årsrapport og revisorbekreftet årsregnskap for siste regnskapsår Beskrivelse av leverandørens generelle organisatoriske og faglige kapasitet Utfylt referanseskjema med foretakets viktigste leveranser de siste 3 år relatert til denne anskaffelsen. Utfylt bilagstruktur i henhold til kontraktutkast Innkomne tilbud hvor en eller flere av disse dokumentene mangler vil bli avvist. 5. Oppdragsgivers behandling av tilbudene 5.1. Registrering av tilbud Innkomne tilbud skal umiddelbart påføres tidspunkt for mottakelse. På anmodning skal oppdragsgiver skriftlig bekrefte når et tilbud er mottatt. 5.2. Tilbudsåpning Tilbudsåpning finner sted den 20.08.2013 klokken 12.00. Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. Minst to representanter for oppdragsgiveren vil forestå åpningen. 6. Avgjørelsen av konkurransen 6.1. Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, eksempelvis ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra overordnet myndighet. 11
Oppdragsgiver kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 6.2. Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Tildelingskriterium Vekt Beskrivelse Pris 50% Beregnet totalkostnad for avtalen basert på utfylt prismatrise. Avvik fra utsendte prismatrise kan føre til avvisning. Kvalitet 50% Med kvalitet menes leverandørens svar på utsendt kravspesifikasjon. Tildelingskriterium 1 Pris Vedlagt prismatrise skal utfylles, jf. bilag 3 til vedlagt kontraktutkast. Tilbudet med lavest pris blir tildelt poengsum 10. Øvrige tilbud tildeles poengsum basert på relativ differanse til beste tilbud. Tildelingskriterium 2 Kvalitet Kriteriet vurderes med utgangspunkt i leverandørens utfyllelse av vedlagt kravspesifikasjonen, jf. bilag 2 til vedlagt kontraktutkast. Tilbudet som best tilfredsstiller kravene blir tildelt poengsum 10. Øvrige tilbud tildeles poengsum basert på relativ differanse til beste tilbud. 6.3. Avvisning I konkurransen vil avvisningsreglene i FOA 20-12 til 20-14 komme til anvendelse. Vi anmoder leverandørene om å gjøre seg kjent med disse. 12