Avtale mellom Utviklings- og kompetanseetaten og <Leverandør Anskaffelse av nettverksutstyr og tilhørende tjenester. Bilag 4: Administrative bestemmelser BILAG 4 SIDE 1
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Generelt 3 2 Nøkkelpersonell 3 2.1 Kundens nøkkelpersonell 3 2.2 Kundens bruk av tredjeparter 3 2.3 Kundens service desk 3 2.4 Leverandørens administrative nøkkelpersonell 3 2.5 Leverandørens nøkkelpersonell konsulentressurser 4 2.6 Leverandørens underleverandører 4 2.7 Avtalens punkt 5.1 samarbeid 5 3 Møter 5 3.1 Planleggingsmøte 5 3.2 Møtereferater 5 4 Rapporter 5 4.1 Utstyr, lisenser og bistand 5 5 Bestillinger/avrop 6 5.1 Krav til mottak 6 5.2 Frist for å besvare henvendelser fra Kunden 6 6 Dagbot ved forsinkelse 6 6.1 Tilbudsutarbeidelse 6 6.2 Utstyr og lisenser (Kjøp) 6 6.3 tjenester (Bistand) 6 6.4 tjenester - (Oppdrag) 6 7 Lønns- og arbeidsvilkår Feil! Bokmerke er ikke definert. 7.1 Dokumentasjon Feil! Bokmerke er ikke definert. BILAG 4 SIDE 2
1 Generelt Dette Bilaget inneholder administrative bestemmelser for samarbeidet mellom Leverandør og Kunde i Avtaleperioden. 2 Nøkkelpersonell 2.1 Kundens nøkkelpersonell Følgende personale hos Kunden er kategorisert som nøkkelpersonell i forbindelse med administrasjon og utførelse av tjenesteleveransene: Tor Fjellstad Bemyndiget representant IKT-Leverandør tor.fjellstad@uke.oslo.kommune.no Avdelingsdirektør Ola Hope Teamleder IKT-Leverandør ola.hope@uke.oslo.kommune.no leverandøroppfølging Erik Haugen Supplymanager/avtaleforvalter IKT-Leverandør erik.haugen@uke.oslo.kommune.no Tor Arild Teamleder teknologi IKT-Leverandør torarild.sunnevag@uke.oslo.kommune.no Sunnevåg Karl Johan Hanken Teknisk ansvarlig/produktforvalter IKT-Leverandør karlj.hanken@uke.oslo.kommune.no 2.2 Kundens bruk av tredjeparter Kundens valgte tredjeparter til bistand i forbindelse med sine oppgaver under avtalen: Firma Org. Nr Arbeidsområde/rolle Kunden kan fritt engasjere tredjepart til å bistå seg i forbindelse med sine oppgaver under avtalen. Aktuelle tredjeparter er de som Kunden til enhver tid har avtaler med om utførelse av oppgaver relatert til, eller grensende til denne Avtalen. Ved skifte av nøkkelpersonell skal Kunden gi Leverandøren 30 dagers skriftlig varsel. Varslet skal inneholde relevante opplysninger om den nye personen. 2.3 Kundens service desk Service desk Oslo kommune Telefon: 23 47 70 70 e-post: uss@uke.oslo.kommune.no 2.4 Leverandørens administrative nøkkelpersonell Følgende personale hos Leverandøren er kategorisert som nøkkelpersonell i forbindelse med administrasjon og utførelse av tjenesteleveransene: (Legg til eller fjern linjer etter behov) Leverandøren Leverandøren Leverandøren BILAG 4 SIDE 3
Leverandørens nøkkelpersonell skal minimum dekke følgende roller: KAM: Kontakt for salgs- og utviklingsorienterte aktiviteter mot kunden. Er merkantilt og kommersielt ansvarlig for Avtalen mot Kunden Teknisk ansvarlig: Har teknisk kunnskap om leverandørens løsning. Kan være teknisk sparringspartner mot Kundens tekniske ressurser Leverandøren står fritt til å kategorisere flere av sine ansatte som administrativt nøkkelpersonell. Ved skifte av administrativt nøkkelpersonell skal Leverandøren gi Kunden 30 dagers skriftlig varsel. Varslet skal inneholde relevante opplysninger om den nye personen.. 2.5 Leverandørens nøkkelpersonell konsulentressurser Leverandøren skal i sitt tilbud tilby ressurser til bistandsavtaler og oppdragsavtaler som har kompetanse og erfaring som følger av bilag 1 pkt.3. Tilbudte ressurser som skal benyttes listes i tabellen under. Det kan legges til maks 10 linjer. Navn Rolle Kontaktinformasjon Leverandøren Fagspesialist Leverandøren Fagspesialist Leverandøren Prosjektleder Leverandøren Prosjektleder Leverandøren Leverandøren Leverandøren Leverandøren CV for tilbudt personell skal vedlegges tilbudet. Ved skifte av nøkkelpersonell skal ny ressurs minst ha tilsvarende kompetanse og erfaring som ressurs som blir skiftet ut. Leverandør skal fremlegge CV for ny ressurs på forespørsel fra Kunde. Skifte av nøkkelpersonell hos Leverandøren skal godkjennes av Kunden. Godkjennelse kan ikke nektes uten saklig grunn. Leverandørens personell skal avgi taushetserklæring i henhold til Oslo Kommunes retningslinjer. 2.6 Leverandørens underleverandører Dersom underleverandører er planlagt benyttet til deler av Leveransen, skal dette fremkomme i tabellen nedenfor: BILAG 4 SIDE 4
Leverandøren Leverandøren Leverandøren Dersom noen av underleverandørens ansatte er tiltenkt nøkkelroller i leveransen, skal dette fremkomme i tabellen under punkt 2.4. 2.7 Avtalens punkt 5.1 samarbeid Bilag 7 er en koordineringsavtale som danner rammene om Kundens og Leverandørenes samarbeid. 3 Møter 3.1 Planleggingsmøte Planleggingsmøte gjennomføres ved behov eller minimum årlig. Hver av partene kan anmode om planleggingsmøte, og det er Leverandørens ansvar å kalle inn til dette med minimum 3 ukers varsel. Planleggingsmøtet skal ledes av kunden. Møtets hensikt er: gjennomgå de aktuelle utstyrskomponentene som omfattes av avtalen avtale hvilke varer som skal være bestillbare gjennom leverandørens bestillingsportal (pr bestillerkategori) å diskutere oppdateringer av oversikten over aktuelle utstyrskomponenter å gi plangrunnlag for utstyrsutskiftinger i neste periode å gjennomføres forhandlinger ved eventuelle tvister mellom partene 3.2 Møtereferater Referat fra møtene utarbeides av Leverandøren og skal sendes til møtedeltagerne senest 1 uke etter at møtet er avholdt. Dersom referent ikke har mottatt innsigelser til møtereferatet innen fem arbeidsdager, er møtereferatet å anse som godkjent. 4 Rapporter 4.1 Utstyr, lisenser og bistand Leverandør rapporterer månedlig til UKE hva kommunen har kjøpt av utstyr og lisenser, samt kjøp av bistand. Slik rapport skal inneholde elementene som vist i eksempelet i vedlegg 1 (1-4-1 ssa-r bilag 4 vedlegg 1. Eksempel på rapport). Rapporten skal benyttes til statistikkformål og skal leveres i et format som kan leses av Microsoft Excel.. 4.1 Generelt For andre relevante rapporter skal Leverandøren foreslå en egnet rapporteringsform og detaljert layout på de ulike rapportene. Leverandøren skal påse at det rapporteres på alle vesentlige deler av leveransen. Leverandøren står fritt til å foreslå ytterligere rapporteringsdetaljer. BILAG 4 SIDE 5
5 Bestillinger/avrop 5.1 Krav til mottak Leverandøren mottar alle bestillinger på avtalen minimum mellom kl 0800-1600 hverdager, gjennom avtalt saksbehandlingsverktøy som beskrevet i bilag 1 og 2. 5.2 Frist for å besvare henvendelser fra Kunden Bestillinger på avtalen skal besvares i løpet av påfølgende virkedag. I svaret skal det fremkomme forventet leveringstid på bestillingen. Krever bestillingen at Leverandøren utarbeider et tilbud, skal Leverandøren gi et foreløpig svar i løpet av påfølgende virkedag hvor det opplyses om forventet behandlingstid på tilbudsutarbeidelsen. Utarbeidelse av tilbud skal, dersom ikke annet er avtalt, ikke overskride 10 virkedager. 6 Dagbot ved forsinkelse 6.1 Tilbudsutarbeidelse Dersom Leverandøren ikke utarbeider tilbud innen de frister som følger av punkt 5.2 over, eller annen avtalt frist, innrømmes Kunden refusjon på kroner 4000 kroner pr. virkedag forsinkelse. 6.2 Utstyr og lisenser (Kjøp) Utstyr og lisenser skal leveres innen de leveringsfrister som partene har avtalt ved avrop. Ved forsinkelse påløper automatisk dagbot etter de vilkår og satser som følger av SSA-K pkt. 6.2. Dagboten utgjør etter denne bestemmelsen 0,15 % av samlet vederlag for leveransen ekskl. merverdiavgift for hver kalenderdag forsinkelsen varer, men begrenset til maksimalt 100 (hundre) kalenderdager. 6.3 tjenester (Bistand) Frist for oppstart av kontrakt knyttet til konsulenttjenester på enkle oppdrag (1-50 timer) er, dersom ikke annet avtales, 7 dager etter mottatt bestilling. Dersom kontrakt ikke kan startes innen denne fristen, og Kunden ikke har godtatt annen oppstartsdato, innrømmes Kunden en refusjon på kroner 4000 pr. virkedag forsinkelse. På større prosjekter avtales oppstartsdato mellom partene.. Dersom kontrakt ikke kan startes til avtalt tid, innrømmes Kunden en refusjon på kroner 4000 pr. virkedag forsinkelse. 6.4 tjenester - (Oppdrag) Ved bestilling av oppdrag avtales oppstartsdato mellom partene. Dersom kontrakt ikke kan startes til avtalt tid, innrømmes Kunden en refusjon på kroner 4000 pr. virkedag forsinkelse. Blir ikke avtalt tidspunkt for levering (leveringsdag) overholdt, påløper automatisk dagbot etter de vilkår som følger av SSA-O. Dagboten utgjør etter denne bestemmelsen 0,15 prosent av samlet vederlag for leveransen (kontraktssummen) ekskl. merverdiavgift for hver kalenderdag forsinkelsen varer, men begrenset til maksimalt 100 (hundre) kalenderdager. BILAG 4 SIDE 6