RAMMEAVTALE OM TRANSKRIPSJON AV INTERVJUER

Transkript

1 RAMMEAVTALE OM TRANSKRIPSJON AV INTERVJUER Avtalen er inngått mellom: Person eller firma org. nr: (heretter kalt oppdragstaker) og Riksrevisjonen org. nr.: Sted og dato: Riksrevisjonen Oppdragstaker Avtalen undertegnes i to eksemplarer, ett til hver part. Henvendelser Alle henvendelser vedrørende denne avtalen rettes til: Hos Riksrevisjonen: Navn Stilling Telefon e-post Hos oppdragstaker: Navn Stilling Telefon e-post 1

2 Innhold 3 1 Avtalens innhold og omfang mv innhold Personer Varighet Gjennomføring av oppdrag Avrop / bestillinger Vederlag og fakturering Vederlag Fakturering Risiko og ansvar for kommunikasjon og dokumentasjon Opphavs- og eiendomsrett mv Taushetsplikt Forsinkelse fra oppdragstakers side Forsinkelse Dagbot Heving ved forsinkelse Mangel fra oppdragstakers side Mangel Avhjelp - prisavslag Heving ved vesentlig mangel Erstatning Force majeure Mislighold fra Riksrevisjonens side Endringer/tillegg til avtalen Avbestilling Revisors tilgang til informasjon hos konsulenten Oppdragstakers lønns- og arbeidsvilkår Lovvalg og tvisteløsning

3 1 AVTALENS INNHOLD OG OMFANG MV. 1.1 INNHOLD Dette er en rammeavtale om transkripsjon, dvs. utskriving fra opptak av intervjuer i de tilfeller Riksrevisjonen selv ikke foretar utskrivingen. Avtalen gjelder generelt for hele Riksrevisjonen. En bestilling på rammeavtalen (avrop) vil normalt utgjøre leveranser i forbindelse med et enkelt prosjekt. En nærmere beskrivelse rammene for avtalen, herunder kommunikasjonsrutiner, krav til form og kvalitet, frister mv. fremgår av Bilag 1 og pkt. 1.4 og 1.5 nedenfor. Som del av denne avtalen inngår: Bilag 1: Beskrivelse av avtalens innhold og gjennomføring av oppdrag Bilag 2: Taushetserklæring Konkurransegrunnlaget for avtalen samt oppdragstakers tilbud er tolkningsparametere for avtalen og følger som bilag 3 og 4. Riksrevisjonen forbeholder seg retten til å kunne tildele enkeltstående oppdrag/deler av dette til en annen transkribent dersom oppdragstaker ikke har tid eller kapasitet til å gjennomføre tjenestene innenfor de tidsrammer som er nødvendige for en forsvarlig fremdrift av prosjektet. 1.2 PERSONER Oppdraget skal utføres av: Kontaktpersoner: kontaktperson hos oppdragstaker for det enkelte avrop/bestilling er:. Kontaktperson hos oppdragstaker for kontrakten er: Kontaktperson hos Riksrevisjonen for det enkelte transkripsjonsoppdraget er prosjektleder for det aktuelle oppdraget er knyttet til. Navn oppgis ved det enkelte avrop/bestilling, se pkt 1.5. Riksrevisjonens kontaktperson for kontrakten er: 1.3 VARIGHET Avtalen gjelder fra og med xxxx til og med xxxxx. 3

4 1.4 GJENNOMFØRING AV OPPDRAG Oppdragene skal gjennomføres i samsvar med avtalen. Arbeidet skal utføres profesjonelt, effektivt og med høy faglig standard og integritet. Oppdragstaker skal lojalt samarbeide med Riksrevisjonen og ivareta Riksrevisjonens interesser. Henvendelser fra Riksrevisjonen skal besvares uten ugrunnet opphold. Oppdragstaker skal uten ugrunnet opphold varsle om forhold som oppdragstaker forstår eller bør forstå kan få betydning for oppdragenes gjennomføring, herunder eventuelle forventede forsinkelser. 1.5 AVROP / BESTILLINGER Bestillinger på avtalen vil normalt skje i god tid før gjennomføring av konkrete oppdrag, slik at de så langt som mulig kan planlegges og tilpasses både Riksrevisjonens og oppdragstakers behov og ressurssituasjon. En bestilling/oppdrag vil normalt gjelde utskrivinger i forbindelse med et konkret revisjonsprosjekt i Riksrevisjonen. Riksrevisjonen vil i forbindelse med de enkelte bestillinger bl.a. angi: o kontaktperson for oppdraget hos Riksrevisjonen o anslag over antall intervjuer, varighet på intervjuene og maksimalt antall timer med intervjuer som skal transkriberes. o krav til leveransene, se nærmere Bilag 1 o leveringstidspunkt Frister for leveransene avtales mellom partene basert på oppdragets kompleksitet og omfang, men må tilpasses en forsvarlig fremdrift av revisjonsprosjektet. Leverandøren skal fortløpende, og innen avtalt frist for den enkelte bestilling (avrop), oversende utskrift fra transkriberingen til oppdragsgiver på e-post eller cd. Fristen vil normalt være 14 dager etter at leverandøren mottar opptakene. Filene skal krypteres og passordbeskyttes før oversendelse. Det vises ellers til Bilag 1. 2 VEDERLAG OG FAKTURERING 2.1 VEDERLAG Oppdrag i henhold til denne avtalen utføres for en sats på eksklusiv merverdiavgift per intervjutime. kroner 4

5 Prisene kan endres i den utstrekning reglene for offentlige avgifter eller skatter endres med virkning for oppdragstakers vederlag eller kostnader. Prisen kan under enhver omstendighet endres hvert årsskifte, begrenset oppad til et beløp som tilsvarer økningen i Statistisk Sentralbyrås konsumprisindeks (hovedindeksen) med utgangspunkt i indeksen for den måned avtalen ble inngått. 2.2 FAKTURERING Fakturering skjer etterskuddsvis for en måned av gangen, dersom ikke annet er avtalt. Oppdragstakers faktura skal spesifiseres og dokumenteres slik det enkelte avrop kan identifiseres og at fakturaen kan kontrolleres av Riksrevisjonen. Eventuelle utlegg og andre utgifter skal angis særskilt. Merverdiavgiften skal være spesifisert på fakturaen. Betaling skjer i henhold til faktura per 30 dager. 3 RISIKO OG ANSVAR FOR KOMMUNIKASJON OG DOKUMENTASJON Begge parter skal sørge for forsvarlig kommunikasjon, oppbevaring, og sikkerhetskopiering av dokumenter og annet materiale av betydning for prosjektet og konsulenttjenesten. Kravet til forsvarlighet gjelder uansett form, herunder e-post og annet elektronisk lagret materiale. Oppdragstaker har risiko og ansvar for alt materiale som skades eller ødelegges mens det befinner seg under oppdragstakers kontroll. Oppdragstaker plikter å behandle informasjon i samsvar med instruks for informasjonssikkerhet i Riksrevisjonen og utfyllende rutiner for informasjonssikkerhet. Disse skal Riksrevisjonen gjøre tilgjengelig for oppdragstaker. Oppdragstaker plikter å gjøre seg kjent med innholdet. Dersom oppdragstaker skal behandle personopplysninger, skal vedkommende også forplikte seg til å følge sikkerhetskrav i personopplysningsloven, sikkerhetsloven og instruks for informasjonssikkerhet i Riksrevisjonen vedrørende dette. Riksrevisjonen kan ved behov kreve dokumentasjon på at oppdragstaker utøver tilfredsstillende informasjonssikkerhet. 4 OPPHAVS- OG EIENDOMSRETT MV. Opphavsrett, eiendomsrett og andre relevante materielle og immaterielle rettigheter til resultat(er) av oppdraget tilfaller Riksrevisjonen, med de begrensninger som eventuelt følger av denne avtale eller i lov. Rettighetene omfatter også rett til endring og videre overdragelse (jf åndsverksloven 39b). 5

6 5 TAUSHETSPLIKT Taushetspliktbestemmelsene i Riksrevisjonsloven 15 og instruks for informasjonssikkerhet i Riksrevisjonen pkt. 3.2 gjelder for oppdragstaker. Disse skal Riksrevisjonen gjøre tilgjengelig for oppdragstaker. Oppdragstaker plikter å gjøre seg kjent med innholdet. Oppdragstaker og evt. andre som gis tilgang til informasjon fra oppdragstaker og/eller Riksrevisjonen skal undertegne taushetserklæring. 6 FORSINKELSE FRA OPPDRAGSTAKERS SIDE 6.1 FORSINKELSE Dersom oppdragstaker ikke leverer til avtalt tid og dette ikke skyldes forhold på Riksrevisjonens side eller force majeure, foreligger forsinkelse fra oppdragstakers side. Partene kan avtale utsettelse av avtalte frister (tilleggsfrister). Forventende eller forutsette forsinkelser som kan medføre at oppdragstaker ikke leverer til avtalt tid, skal varsles Riksrevisjonen uten ugrunnet opphold. Dersom Riksrevisjonen vil ta imot levering til tross for at oppdraget er eller vil bli forsinket, skal oppdragstaker opplyse om når tjenesten kan forventes levert. Svarer ikke Riksrevisjonen innen 14 dager, legges den opplyste tilleggsfrist til grunn som ny leveringsdato. 6.2 DAGBOT Ved forsinkelse etter pkt 6.1 påløper automatisk dagbot med 0,15 % av avtalt vederlag for hver kalenderdag forsinkelsen varer, oppad begrenset til 15 % av totalt vederlag. Partene kan avtale annet grunnlag for beregning av dagbøter. Omfatter oppdraget flere leveranser påløper dagboten for hver enkelt levering som er forsinket. Det samlede tidsrom dagbøter påløper utgjør dagbotperioden. 6.3 HEVING VED FORSINKELSE Riksrevisjonen kan heve avtalen ved vesentlig forsinkelse. 6

7 Er levering ikke skjedd innen utløpet av dagbotperioden eller innen en avtalt tilleggsfrist for ferdigstillelse av oppdraget, er forsinkelsen under enhver omstendighet å anse som vesentlig. 7 MANGEL FRA OPPDRAGSTAKERS SIDE 7.1 MANGEL Dersom oppdragstaker leverer et produkt som ikke er i henhold til avtalens pkt 1 og dette ikke skyldes forhold på Riksrevisjonens side eller force majeure, foreligger mangel fra oppdragstakers side. 7.2 AVHJELP - PRISAVSLAG Riksrevisjonen kan kreve mangelen rettet eller omlevert for oppdragstakers regning. Slik avhjelp kan bare kreves dersom den ikke er til urimelig kostnad eller ulempe for oppdragstaker. Riksrevisjonen kan sette en rimelig frist for avhjelpen. Riksrevisjonen kan kreve forholdsmessig prisavslag i den utstrekning mangelen ikke blir rettet. Selv om Riksrevisjonen ikke krever det, har oppdragstaker rett til for egen regning å rette mangel eller foreta omlevering. Slik avhjelp kan bare kreves foretatt dersom den ikke er til urimelig kostnad eller ulempe for Riksrevisjonen. 7.3 HEVING VED VESENTLIG MANGEL Riksrevisjonen kan heve avtalen ved vesentlig mangel. 8 ERSTATNING Riksrevisjonen kan kreve erstatning for det tap Riksrevisjonen lider som følge av forsinkelse eller mangel fra oppdragstakers side. Dette gjelder likevel ikke så langt oppdragstaker godtgjør at forsinkelsen eller mangelen skyldes hindring utenfor hans kontroll. Erstatningen inkluderer også tap ved merarbeid og andre kostnader eller utlegg Riksrevisjonen påføres som følge av misligholdet. Riksrevisjonen kan kun kreve erstatning for indirekte tap dersom oppdragstaker har unnlatt å varsle om forventet mislighold eller tapet skyldes grov uaktsomhet eller forsett fra oppdragstakers side. 7

8 9 FORCE MAJEURE Skulle det inntreffe en ekstraordinær hindring som ligger utenfor partenes kontroll som gjør det umulig å oppfylle plikter etter denne avtalen (force majeure), skal kontraktsparten varsles om dette så snart som mulig. Kontraktsparten kan i force majeure-situasjoner bare heve avtalen dersom force majeure-situasjonen varer eller antas å ville vare i mer enn 30 dager, regnet fra det tidspunkt situasjonen oppstår, og da bare med 10 dagers varsel. I forbindelse med force majeure-situasjoner har partene gjensidig informasjonsplikt overfor hverandre om alle forhold som må antas å være av betydning for den annen part. Slik informasjon skal gis så raskt som mulig. 10 MISLIGHOLD FRA RIKSREVISJONENS SIDE Har Riksrevisjonen ikke betalt i tide eller på annen måte unnlatt å medvirke til oppdragets utførelse slik det følger av avtalen, og det ikke skyldes oppdragstakers forhold eller force majeure, foreligger mislighold fra Riksrevisjonens side. Ved forsinket betaling kan oppdragstaker kreve morarente i henhold til lov om rente ved forsinket betaling mv. med den til enhver tid gjeldende rentesats. Oppdragstaker kan heve avtalen ved vesentlig betalingsforsinkelse. Oppdragstaker skal i så fall fastsette en rimelig frist for betaling og varsle Riksrevisjonen om både tilleggsfrist og hevingsgrunn. Er betaling ikke skjedd innen fristens utløp er misligholdet å anse som vesentlig og oppdragstaker kan heve avtalen. Tap oppdragstaker er påført som følge av mislighold fra Riksrevisjonens side kan bare kreves erstattet i den utstrekning det skyldes uaktsomhet fra Riksrevisjonens side. Betalte morarenter kommer til fradrag i erstatningen. 11 ENDRINGER/TILLEGG TIL AVTALEN Endringer av eller tillegg til avtalen - herunder oppdragets innhold eller omfang - skal avtales skriftlig i enighet mellom partene. Hvis oppdragstaker mener oppdragets innhold eller omfang må endres underveis, skal han uten ugrunnet opphold meddele dette skriftlig til Riksrevisjonen. Unnlater oppdragstaker en slik meddelelse, skal tjenesten gjennomføres til avtalt tid og pris. 8

9 12 AVBESTILLING Riksrevisjonen kan si opp avtalen med 1 (en) måneds skriftlig varsel, dersom ikke annet er avtalt mellom partene. Ved avbestilling av igangsatte oppdrag (avrop) før oppdraget er fullført skal Riksrevisjonen betale: 1. Det beløp oppdragstaker har til gode for allerede utført arbeid 2. Oppdragstakers dokumenterte kostnader knyttet til omdisponering av personell 3. Andre direkte kostnader som oppdragstakeren påføres som følge av avbestillingen. 4. Et gebyr på 4 % av den økonomiske rammen for det enkelte avrop, jf. pkt REVISORS TILGANG TIL INFORMASJON HOS OPPDRAGSTAKER Oppdragstaker skal gi Riksrevisjonen og Riksrevisjonens revisor tilgang til relevante dokumenter, underlagsdokumentasjon og informasjon vedrørende inngåelsen og gjennomføringen av denne avtale. 14 OPPDRAGSTAKERS LØNNS- OG ARBEIDSVILKÅR Oppdragstaker og eventuelle underleverandører som direkte medvirker til oppfyllelse av kontrakten skal ha lønns og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale, eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder også for arbeid som skal utføres i utlandet. Oppdragstaker og eventuelle underleverandører plikter på forespørsel å dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til de av sine ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Dersom Oppdragstaker eller underleverandør ikke oppfyller vilkårene i første eller andre avsnitt, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssmmen. Beløpet skal minimum tilsvare et beløp på 2 ganger den anslått besparelse for leverandør eller underleverandør. 15 LOVVALG OG TVISTELØSNING Inngåelse og oppfyllelse av denne avtalen, alle bilag og andre avtaler i sammenheng med denne, reguleres av norsk rett. 9

10 Partene skal søke eventuelle tvister løst gjennom forhandlinger. Dersom forhandlinger ikke fører til enighet skal Riksrevisjonens verneting vedtas som verneting. * * * 10

11 Bilag 1: Beskrivelse av avtalens innhold og gjennomføring av oppdrag Intervjuene sendes oppdragstaker på e-post eller cd. Filene vil krypteres og passordbeskyttes før oversendelse. Utskriftene skal, om ikke annet er avtalt, være en ordrett gjengivelse av intervjuene slik at ikke noe informasjon går tapt. Intervjuene er dokumentasjon av faktiske opplysninger som nyttes i revisjonsprosjekter. Det er derfor av stor viktighet at utskrivingene er korrekte og i samsvar med de instruksjoner oppdragsgiver måtte gi ved enkeltbestillinger. I forbindelse med den enkelte bestilling (avrop) skal leverandør og oppdragsgiver etter transkribering av første intervju, drøfte kvaliteten. Oppdragsgiver tilstreber å foreta bestillinger (avrop) i god tid før transkriberingen skal gjennomføres. Oppdragsgiver utarbeider anslag over: antall intervjuer, tidspunkter for gjennomføring av intervjuene, varighet på intervjuene og maksimalt antall timer med intervjuer som skal transkriberes. Det antas at bestillinger ordinært vil kunne oversendes leverandør et par måneder før arbeidet med transkriberingen skal utføres. Leverandøren må imidlertid være fleksibel for endringer da det kan oppstå forhold som endrer fremdriftsplan, anslag eller eventuelle hastebestillinger med mer. For fremdriften av revisjonsprosjektene er det viktig at transkriberingen skjer så raskt som mulig. Leverandøren skal derfor fortløpende, og innen avtalt frist for den enkelte bestilling (avrop), oversende utskrift fra transkriberingen til oppdragsgiver på e-post eller cd. Fristen vil normalt være 14 dager etter at leverandøren mottar opptakene. Filene skal krypteres og passordbeskyttes før oversendelse.

12 Bilag 2: Taushetserklæring Undertegnede har gjort seg kjent med at taushetspliktbestemmelsene i lov av 7. mai 2004 om Riksrevisjonen 15 og instruks for informasjonssikkerhet i Riksrevisjonen pkt. 3.2 og at disse kommer til anvendelse på vedkommendes oppdrag i Riksrevisjonen. Undertegnede er inneforstått med at brudd på taushetsplikten kan medføre straffeansvar. Navn (BLOKKBOKSTAVER): Fødselsnr (11 SIFFER): Navn på virksomhet hvor vedkommende er ansatt: Sted Dato Underskrift Fylles ut i to eksemplarer 1 eksemplar oppbevares hos Riksrevisjonen 1 eksemplar beholdes av oppdragstaker

13 Lov 7. mai 2004 nr 21 om Riksrevisjonen. 15. Taushetsplikt Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for Riksrevisjonen, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han eller hun i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om forhold av personlig karakter eller opplysninger om drifts- eller forretningshemmeligheter. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. Han eller hun kan heller ikke utnytte opplysninger som nevnt i første ledd i egen virksomhet eller i tjeneste eller arbeid for andre. For øvrig gjelder bestemmelsene i forvaltningsloven 13 a til 13 f så langt de passer. Uten hinder av bestemmelsen i første ledd kan Riksrevisjonens tjenestemenn, etter beslutning av Riksrevisjonens leder, avgi forklaring og legge fram dokumentasjon vedrørende revisjonsoppdrag til politiet når det er åpnet etterforskning i straffesak. Riksrevisjonen kan videre underrette politiet dersom det i forbindelse med revisjonen kommer fram forhold som gir grunn til mistanke om at det er foretatt en straffbar handling. Riksrevisjonen kan også samarbeide med andre offentlige kontrollmyndigheter dersom det er aktuelt. Underretning kan gis selv om revisjonen ikke er avsluttet og uten at forholdet er meddelt revidert virksomhet eller overordnet departement. Ved anvendelse av bestemmelsene i tvistemålsloven 204 nr. 2 og straffeprosessloven 118 gis samtykke av Riksrevisjonens leder. Instruks for informasjonssikkerhet i Riksrevisjonen 3.2 Taushetsplikt Riksrevisjonens tilsatte og eksterne som utfører arbeid for Riksrevisjonen har taushetsplikt om forhold de blir kjent med i forbindelse med arbeidet. Taushetsplikten gjelder ikke bare utad, men også overfor øvrige ansatte eller andre som utfører tjeneste for Riksrevisjonen såfremt det ikke foreligger et tjenestelig behov. Taushetsplikten kommer i tillegg til den som følger av riksrevisjonslovens 15. Bestemmelsen er gitt for å sikre tillit til Riksrevisjonens informasjonsbehandling. Det gjelder egne bestemmelser for uttalelse til media.