Møte dato/tid Tirsdag 14. februar 2017, kl. 13.00-16.00 Møtested Møterom «345», Kommunehuset på Gol Medlemmer/varamedlemmer Leder Tore Dag Skjerdal, nestleder Tore Ness til stede i møtet medlem Sigrun Eng Forfall Andre til stede i møtet Revisor Dagny Thon Hovrud (Kommunerevisjon IKS), ordfører Heidi Granli, rådmann Hege Mørk, kommunalsjef helse og omsorg Aud Torill Sæbø (under sak 03/2017), IKT koordinator Halgrim Medrødningen (sak 04/2017), daglig leder IKT Hallingdal Erling Torkelsgard (sak 04/2017), Sekretariat Hanne Heen Wengen Behandlet saker 01-04/2017 SAKSKART SAKER TIL BEHANDLING 01/2017 Forvaltning av kommunens bygningsmasse 02/2017 Juridiske tvistesaker 03/2017 Brev om mangelfull bemanning i omsorgsboliger 04/2017 Forvaltningsrevisjonsrapport IKT Hallingdal Drøftings-/orienteringssak: Vederlagsberegning Innkallingen og sakslisten: Kontrollutvalgsleder innledet møtet med gjennomgang av innkalling og saksliste. Det var ingen merknader til disse. Protokoll fra møte 01.12.2016: Protokoll fra møtet 01.12.2016 ble formelt godkjent og signert Orientering fra ordfører: Møtet ble enstemmig vedtatt lukket, under orientering fra ordføreren, med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24 Ordfører informerer om situasjonen vedr. helse og omsorg. Det har vært mye blest om helseog omsorg i mediene vedr. bemanning. Fylkesmannen har varslet tilsyn med kommunens omsorgsboliger, dette er noe ordfører ønsker å delta i. Innenfor skole og barnehage fungerer det godt. Orientering fra rådmann: Rådmannen orienterte om: Fremdriften på flerbrukshallen er i rute. Byggingen går etter planen og innenfor budsjett. Det har blitt forhandlet frem avtale med idrettslaget vedr. kjøp av utstyr til hallen. 1
Idrettslaget skal betale kr. 800 000,- i årlig leie. De leier hallen og har rett til å selge reklame i hallen. Avkjøringen fra riksvei 7 går også etter planen og innenfor budsjett. Det blir nødvendig med ekspropriasjon av grunn, da en avtale om kjøp med grunneiere, av en grensetom, ikke har latt seg gjennomføre. Sak 01/2017 Forvaltning av kommunens bygningsmasse Dokumenter: Ingen Saksopplysninger: Forvaltning av kommunens eiendomsmasse, herunder frigjøring av areal for salg eller utleie fremfor økt arealbruk til kommunal tjeneste. Behandling/vurdering i møtet: Rådmannen ga kontrollutvalget, i møte 01.12.2016, en kort gjennomgang av kommunale formålsbygg, som har blitt tatt i bruk av nye brukere, som f.eks. Glitrehaug, Herad skole, Gol skole, og hvordan disse brukes i dag. Vedr. annen bygningsmasse i kommunen har formannskapet vedtatt prosjektet «Fra leie til eie». Dette går ut på å få leietakere til å kjøpe boligen de leier fra kommunen. Kontrollutvalget er noe bekymret for at gamle bygg, som er erstattet med nye, blir tatt i bruk før det er laget en total plan over kommunale eiendommer. Kontrollutvalget etterlyser en kommunal plan over formålsbygg, om de skal realiseres eller brukes til kommunale tjenester. Iflg. rådmannen mangler det et politisk vedtak som gir rådmannen fullmakt til å selge kommunale eiendommer. Dette anser kontrollutvalget som svært viktig da realisering av eldre kommunale bygg er nødvendig med tanke på at Gol kommune har og skal investere stort i nye bygg, samt for å unngå store vedlikeholdskostnader på en eldre bygningsmasse. I møte 01.12.2016 bestemte kontrollutvalget å sette temaet opp som sak i dagens møte. Kontrollutvalget inviterer rådmann til dagens møte for å orientere om: 1. Status i forvaltningen av kommunale eiendommer og eventuelt behov for delegering av fullmakt fra kommunestyret til rådmann på forvaltning og salg av kommunale eiendommer. Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Forslag til vedtak: 2
Behandling i møte: Rådmannen informerte om i møte om: Glitrehaug vil omreguleres til bolig og legges ut for salg. Gol skole, som er et formålsbygg, brukes delvis av opplæringssenteret. Inntektene fra dette dekker kostnadene. Psykisk helse har behov for mer plass og det kan være aktuelt å gi de plass på Gol skole. Det er en plan over hva kommunens bygg skal brukes til, og noen boliger skal legges ut for salg, samt at det jobbes med «fra leie til eie». Vedtak: Enstemmig vedtas: Kontrollutvalget tar rådmannens orientering til etterretning. Sak 02/2017 Juridiske tvistesaker Dokumenter: Eventuell dokumentasjon fremlegges av rådmannen i møtet. Saksopplysninger: Rådmannen anmodes om, i dagens møte, å redegjøre for og fortrinnsvis dokumentere: - Utskrift av konto (art) 270 Kjøp av bl.a. konsulent og juridisk tjeneste pr. funksjon eller tjeneste på drift- og investering for 2016. - Vesentlige beløp i kjøp av juridisk tjeneste, hva dette i hovedsak vedrører og hvem som har anskaffet tjenesten. - En vurdering av om noen av sakene kunne vært løst med mindre bruk av juridisk bistand. Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Forslag til vedtak: Behandling i møte: Rådmannen informerer om: Det er få tvistesaker Gol kommune er representert i. I 2016 ble det brukt kr. 40 000,- på juridisk bistand. I all hovedsak brukes juridisk bistand kun om kommunen må i retten. Vedtak: Enstemmig vedtas: Kontrollutvalget tar rådmannens orientering til etterretning. 3
Sak 03/2017 Brev om mangelfull bemanning i omsorgsboliger Møtet ble enstemmig vedtatt lukket, under sak 03/2017, med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24. Dokumenter: Brev av 07.12.2016 sendt til Pasient- og brukerombudet i Buskerud, med kopi til Aud Torill Sæbø Saksopplysninger: Brevet påpeker mangelfull bemanning i omsorgsboliger i Gol kommune. Det har vært store oppslag i Hallingdølen, både 26. og 28. januar, vedr. eldreomsorgen i Gol. Gol kommune topper klagestatestikken til pasient- og brukerombudet i Buskerud, og lav bemanningen er en gjenganger i klagene. Pasient- og brukerombudet har sendt en bekymringsmelding til fylkesmannen. Fylkesmannen har varslet en ny tilsynssak med det kommunale omsorgsstellet. Rådmann anmodes om å redegjøre for: - Bemanningen i omsorgsboliger i Gol kommune, på generelt grunnlag. - Rutiner og praksis til det tverrfaglige tildelingsteamet, hvordan de fanger opp og kartlegger behovene til de som mottar omsorgtjenester Rådmann må påregne at kontrollutvalget vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. Forslag til vedtak: Behandling i møte: Rådmannen og kommunalsjef helse- og omsorg Aud Torill Sæbø orienterte om flg.: Det har totalt har kommet 3 brev, (fra 2 forskjellige avsendere) hvor det klages på bemanningen innenfor helse og omsorg. Fylkesmannen har varslet at de vil utføre en tilsynssak vedr. Torstadvegen omsorgsboliger. Dette ønsker kommunen velkommen og ordfører ønsker å delta på tilsynet. Beboere i Torstadvegen omsorgsboliger mottar hjelp fra hjemmetjenesten, med dag-, kveldsog nattevakt. Tildelingsteamet har møte hver tirsdag for endringer/utvikling meldes inn, og det avgjøres om det skal foretas en kartlegging for å avklare om bruker har endrede behov. Det er etter en kartlegging det avgjøres hvilke ressurser pasienten skal ha. Etter forrige tilsyn i 2015 ble det utarbeidet kriterier som brukes under kartlegging av brukers behov og tildeling av ressurser. Pasienten, evnt. pårørende, er i sin fulle rett til å avslå tilbud om sykehjemsplass og bli boende i omsorgsboligen. I Torstadvegen omsorgsboliger bor det personer som, ut i fra kartleggingen, burde bo på Helsetunet. Vedtak: Enstemmig vedtas: Kontrollutvalget tar orienteringen til etterretning, og anmoder rådmannen følge opp varslingssaken samt gi kontrollutvalget en orientering om fylkesmannens tilsyn i neste møte. 4
Sak 04/2017 Forvaltningsrevisjonsrapport IKT Hallingdal Dokumenter: Oversendelsesbrev fra Kommunerevisjonen IKS av 27.01.2017 Forvaltningsrevisjonsrapport IKT Hallingdal. Saksopplysninger: Kommunerevisjon IKS har utarbeidet en forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende IKT-samarbeidet i Hallingdal. Det vises til rapporten, og spesielt vurderinger og konklusjoner i rapportens del 3.4, 4.3, 5.3 og 6.3. Sikkerhetskopiering, jf. rapportens del 6 Kontrollutvalget ser det som alvorlig at kommunen ikke har hatt tilfredsstillende internkontroll mht. sikkerhetskopiering, som gir høy risiko for tap av data og som har medført to anledninger ikke uvesentlig datatap. Det er viktig å få etablert nødvendige tiltak ifht dette, og det bør avklares hvem som er ansvarlig for manglende sikkerhetskopiering. Styringsmodellen for IKT-samarbeidet, jf. rapportens del 4 IKT-samarbeidet har en kompleks organisasjon med mange enheter med bl.a. driftsenheten IKT Hallingdal lokalisert på Gol, IKT-koordinator på Ål og drift av ØLF-systemet på Nes. Dagens organisering bygger på en «kunde-leverandør-modell» som kan være lite hensiktsmessig. Rapporten anbefaler en enklere styringsmodell med en leder for hele IKT-samarbeidet, med totalt budsjett- og resultatansvar og et formelt styre med beslutningsmyndighet, da dette ville vært mer oversiktlig og tydeliggjort ansvar og oppgaver på en bedre måte. Kontrollutvalget registrerer at kostnadsnivået på et overordnet nivå er ca. 20% høyere i Hallingdal enn Valdres, men at noe av dette kan forklares med økt digitalisering og innføring av data i skoleverket. Kvalitetsmålinger, jf. rapportens del 5 Rapporten viser også til at kvalitetsmåling bør gjennomføres på en forenklet måte, med bl.a. fokus på oppetid (tilgjengelighet) og utbedring av feilsituasjoner, herunder omfang og alvorlighetsgrad på feil. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar revisjonsrapportens vurderinger og konklusjoner til etterretning, og ser spesielt alvorlig på utfordringene vedrørende sikkerhetskopiering. Kontrollutvalget anmoder rådmannen om å påse at: 1. Det snarlig påses og bekreftes at sikkerhetskopieringen er fullstendig og tilfredsstillende, herunder vurderer om speiling av servere bør innføres. 2. Strukturere organisering av IKT-samarbeidet med klarere ansvarsforhold, i den retning som rapporten omhandler. 3. Innføre nyttig kvalitetsmåling for IKT drift. Kontrollutvalget anmoder om tilbakemelding på ovenstående innen 1. mars 2017. 5
Behandling i møte: I møtet drøftet kontrollutvalget konklusjonene i revisjonsrapporten med revisor, vertskommunerådmannen, regionkoordinator og leder for IKT Hallingdal. Drøftingen kan oppsummeres i punktene nedenfor: Kostnadsnivå: Den overordnede kostnadssammenligningen mellom IKT-samarbeidene i Valdres, Hallingdal og Nord-Gudbrandsdal viser et relativt likt kostnadsnivå, og det kan indikere at kostnadene ligger på et akseptabelt nivå. Det kan være mange og sammensatte årsaker til at totalkostnaden i Hallingdal ligger 20% høyere. Vertskommunerådmannen vektlegger at Hallingdal er største region og har tatt i bruk IKT i større grad i bl.a. skoler og hjemmetjeneste. Revisjonen påpekte at det at Hallingdal har organisert samarbeidet i flere enheter og ikke har felles løsninger på alle fagområder kan bidra til høyre kostander. Det må kontinuerlig arbeides for å effektivisere IKT-driften, men totalkostnaden må forventes å øke over tid fordi kommunene tar i bruk IKT på stadig nye områder. Effektivisering av tjenester gjennom IKT, gir høyere IKT-kostnader, mens gevinsten vises i tjenesteproduksjonen. Kvalitetsmålinger: IKT Hallingdal gjennomfører i liten grad systematisk kvalitetsmåling og rapportering. Det er enighet om at det skal dokumenteres og rapporteres på viktige kvalitetsindikatorer som oppetid og feilsituasjoner. Sikkerhetskopiering: Det regionale IKT-samarbeidet i Hallingdal har ikke hatt tilfredsstillende internkontroll mht. sikkerhetskopiering, hvilket gir høy risiko for tap av data. IKT-leder orienterte i møtet om at han tar problemene på største alvor, og arbeider systematisk for å bedre rutinene. Speiling av servere, eller tilsvarende løsninger, vil bli vurdert. Styringsmodell for IKT samarbeidet: Revisjonsrapporten anbefaler, jf. anbefalinger fra KS, en enklere styringsmodell for IKTsamarbeid enn hva tilfellet er i Hallingdal. Anbefalingen er en organisering etter 27 i kommuneloven med rådmennene som formelt styre, og øvrig IKT-personell organisert i en enhet med tydelig ansvar for effektiv IKT- strategi og IKT-drift. Vertskommunerådmannen påpekte at dagens organisering for en stor del er politisk bestemt, og følgelig ikke ønskelig å endre nå. Styringsgruppen av rådmenn, regionalkoordinator og IKT-leder har etablert en god samarbeidsform, og organiseringen fungerer godt pt. I praksis fungerer dagens organisering av IKT-samarbeid relativt likt KS-anbefalingene, med rådmennene som styre. Modellen rendyrker ikke en kunde-leverandørmodell, men gir både IKTenheten og kommunene sammen med regionkoordinator ansvar for kostnadseffektive IKT-valg. Det er ikke hensiktsmessig å endre organisasjon nå, men det vil løpende vurderes hvilken organisering som best sikrer klare ansvarsforhold og effektiv drift. IKT blir et stadig viktigere 6
verktøy i tjenesteproduksjonen, og det er følgelig viktig at kommunene setter premissene for de valg som tas. Vedtak: Enstemmig vedtas: Kontrollutvalget tar revisjonsrapportens vurderinger og konklusjoner til etterretning, og ser spesielt alvorlig på utfordringene vedrørende sikkerhetskopiering. Kontrollutvalget anmoder rådmannen om å påse at: 1. Det snarlig påses og bekreftes at sikkerhetskopieringen er fullstendig og tilfredsstillende. 2. Organiseringen av IKT-samarbeidet vurderes løpende mht. å sikre effektiv drift, jf. de hovedprinsipper rapporten omhandler. 3. Det innføres nyttige kvalitetsmålinger for IKT driften. Kontrollutvalget anmoder om tilbakemelding på ovenstående i utvalgets neste møte. Drøftings- og orienteringssaker: - Vederlagsberegning: Spørsmål fra Sigrun Eng Møtet ble enstemmig vedtatt lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 13, under drøftelsen av denne saken pga. personopplysninger. I møte 01.12.2016 informerte Sigrun Eng kontrollutvalget om en henvendelse fra en innbygger vedr. vederlagsberegning for fast plass på Helsetunet. Innbyggeren er bekymret for grunnlaget for beregningen og om denne stemmer ut i fra gjeldende regler. Innbyggeren har sendt 2 klager for beregning/sluttavregning for 2014 og 2015. Innbyggeren har fortsatt ikke mottatt svar på disse klagene. Revisjonssjef Åge Sandsengen orienterer rundt regelverket på dette området og av hvilke inntekter det skal beregnes vederlagsavgift av. I møtet, 01.12.2016, ber kontrollutvalget rådmann om å foreta en gjennomgang av vederlagsberegning og praksis rundt dette i Gol kommune, på generelt grunnlag. Rådmannen inviteres til dagens møte for å redegjøre om: - Grunnlag og praksis vedr. vederlagsberegning i Gol kommune - Saksbehandlingstid på klager manglende svar på klager vedr. vederlagsberegning Rådmann må påregne at kontrollutvalget og revisjonen vil drøfte saken/stille oppfølgingsspørsmål til rådmannen i møtet. 7
I møtet: Saken ligger til behandling hos fylkesmannen. Kontrollutvalget anmoder rådmannen om en orientering når tilbakemeldingen fra fylkesmannen foreligger. Annet: - Neste møte: 29. mai 2017 - Saker neste møte: o Orientering om tilsyn fra fylkesmannen. o Orientering om vederlagsberegningen, jf. behandling hos fylkesmannen. o Årsregnskapet for Gol kommune. - Skjema møtegodtgjørelse: Alle medlemmer har fått utdelt skjema i møtet Gol, 14.02.2017 Tore Dag Skjerdal Tore Ness Sigrun Eng leder nestleder medlem Møteprotokollen er sendt: Utvalgsmedlemmer, Gol kommune, ordfører, rådmann, Kommunerevisjon IKS 8