Prosjektnamn: Prosjektansvarlig: Prosjektleder: Start: 010407 Slutt: 311207 Helge Møller, Reisemål Hardanger Fjord AS Venatio AS v/ Tom Nøvik 1. Bakgrunn og hensikt De fleste reiselivsdestinasjonene i Hordaland er klar til å begynne med internettbooking. Gjennom BIT Reiseliv er det utviklet løsninger som muliggjør dette til en relativt rimelig kostnad sammenlignet med tidligere presenterte løsninger. Problemstillingen er likevel at for mange av destinasjonene så vil en overgang til internettbooking være ressurskrevende både i forhold til økonomi og personale. En felles paraply som ivaretar felles interesser vil derfor kunne være formålstjenlig, og på den måten sikre at destinasjonene holder fokus på kjernevirksomheten. Reiselivet i Hordaland ønsker å skape konkrete stordriftsfordeler gjennom et felles prosjekt med fokus på implementering av internettbooking. Stordriftsfordeler kan oppnås gjennom et felles fokus på nødvendig tilført kompetanse i området, samt felles utnytting av ressurser. Flere tiltak kan gjennomføres på fylkesnivå for å lette destinasjonens hverdag, og dermed sørge for at de holder fokus på egen kjernevirksomhet: Etablering av felles avtaler Forsterke fokus på trafikkskapende tiltak for å lede flere brukere inn til tilbydernes produkter og destinasjonsselskapenes portaler Etablere egne brukerforum for å styrke og videreutvikle regionens internettposisjon Skape bedre betingelser ved videreutvikling av løsningen Bedre utnyttelse av kompensasjons/infrastrukturmidler (i dag betales det kanskje flere ganger for de samme tjenestene) o felles opplæring, samt bedre kompetanseoverføring o felles prosjektkoordinering o felles forretningsforståelse 2. Hovedmålsettinger 2.1 Overordnet prosjektmål Prosjektet skal i løpet av prosjektperioden bidra til at reiselivsproduktet Hordaland framstår som bookbart på internett på en kvalitetssikret måte. Prosjektet skal være en viktig bidragsyter til at 80% av reiselivsbedriftene i Hordaland innen utgangen av 2008 er tilknyttet BIT Reaktor Portalbooking. 2.2 Delmål Det overordnede prosjektmålet skal sikres gjennom følgende delmål; Skape stordriftsfordeler på tvers av alle destinasjonene i Hordaland. Gjennomføring av direkte tiltak som virker samlende på reiselivet i Hordaland. Bidra til forretningsforståelse, samt øke kompetansen for den enkelte destinasjon. Innen utløp av prosjektperioden ha implementert tilfredsstillende teknisk og markedsmessig bookingløsning for kunde, bedrift og destinasjon
2.3 Effektmål Innen januar 2008 ha gjennomført opplæring hos minimum 75 tilbydere i Hordaland. I løpet av prosjektperioden å redusere implementeringskostnadene for fylket med 30 % gjennom stordriftsfordeler og synergieffekter mellom destinasjonene. Innen prosjektperioden skal det etableres et felles grunnlag for samarbeidsavtaler på tvers av destinasjonene i Hordaland Fylke innenfor elektronisk forretningsutvikling. Innen prosjektperioden å etablere et supportapparat som kan ivareta internettbooking for reiselivet Hordaland fylke. Innen utgangen av 2007 skal grunnlaget i destinasjonene være såpass godt at de kan overta opplæring og implementering på bedriftsnivå i hvert område i egen regi. 2.4 RAMMER Geografisk skal prosjektet arbeide med reiselivsbedrifter over hele Hordaland. 2.5. OMFANG OG AVGRENSNING Prosjektet skal begrenses til opplæring, support og rådgivning innenfor området elektronisk forretningsutvikling i Hordaland fylke. Prosjektets fokus er implementering av internettbooking i Hordaland. Det tas i første omgang sikte på destinasjonene som pr 1.4.07 (*), alternativt 1.7.07 (**) har signert avtale med Reaktor Portalbooking. Dette gjelder antagelig Bergen, Voss (**) og Hardanger, Nordhordland og Sunnhordland (*). Fram til 31.12.07 budsjetteres det med hhv. 20, 10, 15, 15 og 15 bedrifter i disse områdene. Prosjektleder skal koordinere og følge opp destinasjoner, bedrifter og leverandøren Reaktor (inkl. om oppfølging og kontakt med medleverandører/underleverandører Reaktor har til leveranse av bookingssystem). Registrere, rapportere og prioritere konkrete flaskehalser og utfordringer, samt å løse disse på vegne av destinasjonene i Hordaland for å sikre god framdrift og måloppnåing. Prosjektleder skal være en veiledende pådriver for gjennomføring av de tiltak som er skissert i prosjektplanen. Prosjektets varighet er satt til minimum 9 måneder, med oppstart april 2007, og avslutning 31.12.07. Det skal i løpet av prosjektperioden løpende vurderes om det er behov for å tilføre prosjektleder andre oppgaver enn de som er definert i denne prosjektplanen. En implementering av internettbooking vil være direkte relatert til destinasjonenes daglige drift, og framtidige oppfølging, og det vil dermed være naturlig med egeninnsats fra den enkelte destinasjon. 3. Aktiviteter i prosjektet Implementering av bookingportal Utnytte eksisterende grunnlag til å skape en god plattform for elektronisk salg og forretningsutvikling. 1. Innhente og forbedre informasjonsgrunnlaget til den enkelte tilbyder i portalen. a. Tilgjengelig kapasitet b. Bruk av løsning c. Integrasjon mot egne løsninger d. Prising av produkter 2. Initiere og gjennomføre møter med IT-leverandører. 3. Initiere og gjennomføre implementering av løsningen a. Opplæring 4. Innsalg av løsning til nye tilbydere for å skape bedre mangfold. 5. Brukerstøtte
Avtaleverk Sikre nødvendig avtaleverk i forhold til strategi, forretningsmodell og organisasjon. 1. Avtale mellom destinasjoner og lokale reiselivslag/turistinformasjoner el.l. 2. Avtale mellom destinasjon og tilbydere 3. Destinasjon og Leverandør(-er) Drift Drift av portalen vil være summen av overnevnte tiltak, og et viktig område destinasjon og bedrift. Et viktig fokusområde i dette prosjektet vil være å tilrettelegge driften på en slik måte at en oppnår en intern kompetanseheving (tilbyder og destinasjon) og sikre et godt driftsgrunnlag etter prosjektets slutt. 1. Planlegging før drift av internettbooking 2. Budsjettering og potensialberegninger 3. Forhandlingspart mot potensielle samarbeidspartnere og distribusjonskanaler 4. Support av løsning 5. Utarbeidelse av styringsverktøy/resultatmål 6. Oppfølging og kvalitetssikring 7. Videreutvikling av innhold og verktøy i portal Detaljerte tids- og ressursplaner utarbeides på bakgrunn av disponible økonomiske ressurser i starten av prosjektet. Utarbeides i felleskap mellom prosjektleder og prosjektgruppen. 4. Organisering rapportering Prosjektansvarlig; Helge Møller, Reisemål Hardanger Fjord AS. Prosjektleder; Tom Nøvik, Venatio AS. Prosjektleder rapporterer til prosjektansvarlig, som igjen sørger for nødvendig rapportering til Hordaland Fylkeskommune og Innovasjon Norge. Den enkelte destinasjon i Hordaland stiller kontor og møterom til disposisjon for prosjektleder ved opplæring, andre behov, og ved møte i referansegruppa o.a. Styringsgruppe er prosjektleder, sammen med 3 representanter fra reiselivet i Hordaland fylke og 1 representant fra Fylkeskommunen. Styringsgruppen skal sørge for god koordinering med andre grupper og ressursfora, og vil kalle disse inn til møte etter behov. Andre grupper kan være foregangsbedrifter, IT-leverandører, samt andre regioner/ BIT Reiseliv. 5. Beslutningspunkter, oppfølging og milepæler 5.1 BESLUTNINGSPUNKTER Det skal gjennom møter hver 2. måned framlegges statusrapporter til prosjekteierne. Prosjektleder rapporterer virksomheten i prosjektet for siste periode, og legger fram framdrifts- og aktivitetsplaner for neste periode. 5.2 OPPFØLGING Løpende rapportering og kontakt med prosjektgruppen. Prosjektleder rapporterer status i prosjektet i forhold til framlagt milepælsplan hver 2. måned. Prosjektgruppen har beslutningsmyndighet på vegne av reiselivet i HFK i saker som oppfattes som overordnet i prosjektet. 5.3 MILEPÆLER IT-prosjekter har en tendens til å være svært dynamiske, hvor forutsetninger endres kontinuerlig. For
at et prosjekt av denne type skal oppnå best mulig resultater vil det derfor være formålstjenlig med utarbeidelse av kvartalsvise milepælsplaner i forhold til mål og behov i prosjektet. Hovedvekten vil ligge på opplæring og oppfølging av destinasjoner og reiselivsbedrifter i Hordaland, og framdriften i prosjektet vil styres av når den enkelte destinasjon/regions behov for oppfølging. Viktige overordnede milepæler vil være: 1. Oppstart av implementeringsprosjekt 1. april 2007 2. Utarbeidelse av felles tilfredsstillende avtaleverk for tilbydere, distribusjonspartnere og samarbeidspartnere 1.juni 2007 3. Avklaring signert avtale med Reaktor for Bergen og Voss 1.juli 2007 4. Gjennomført innsalgsmøter med aktuelle destinasjoner og tilbyder 1.oktober 2007 5. Gjennomført Opplæring 20.november 2007 6. Evaluering og oppsummering 31. desember 2007 7. Prosjektslutt 31.desember 2007 6. Budsjett og finansiering Kostnader Kostnader prosjektleder 1) 430.000 Reiser 40.000 Kurs og infomøter etc 10.000 Kjøp av tjenester 10.000 Kontorhold m.m. 0 Møter prosjekt -/arb.gruppe 10.000 Sum 500.000 Finansiering Innovasjon Norge Hordaland 150.000 Hordaland Fylkeskommune RUP 150.000 Kompensasjonsutvalget 150.000 Egeninnsats destinasjoner 50.000 Sum 500.000 1) Honorar regnes ut fra opplæring ca. 75 bedrifter, samt support a 3 timer pr. bedrift. Inkluderer kontorhold, samt administrative og sosiale kostnader.
7. Kritiske risikofaktorar PROSJEKTPLAN HOVEDPROSJEKT Kritske suksessfaktorer Forventet kvalitet på løsning Manglende leveranser fra leverandør Manglende eierskap i fylket Samarbeidsproblemer på tvers av destinasjoner Forankring mellom destinasjoner i Hordaland 8. Kontrakter og avtaler Konsekvens Tidlig gjennomgang med prosjektgruppen av mangler, samt bevisstgjøring før innsalg. Sikre nødvendig avtaleverk, og bruke dette! Bidra til, og sikre forankring i prosjektet på tvers av destinasjoner, kommuner og fylker i forkant. Lokalisere eventuelle problemer, og løse disse i en tidlig prosjektfase. Utvikling av samarbeidsformer, og forankring gjennom samarbeidsavtaler Venatio AS utarbeider et kontraktsforslag for gjennomføring av prosjektet, samt økonomiske betingelser vedrørende deres engasjement. Dato: 20.03.07 Helge Møller Prosjektansvarleg