KONKURRANSEGRUNNLAG FOR ANSKAFFELSE AV LEIE, SERVICE OG DRIFT AV KAFFEAUTOMATER SAKSNR. 1600234 TILBUDSFRIST: 14.04.2016 KL 12:00 Anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Lov 16. juli 1999 nr. 69. Ajourført med endringer sist ved lov av 11. mai 2012 nr. 25 (i kraft 1. juli 2012). Forskrift fastsatt ved kgl. res. av 7. april 2006 nr. 402 med hjemmel i lov 16. Juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser 11 første ledd. Endret sist ved forskrift 12. juni 2015 nr. 622. For denne anskaffelsen gjelder forskriftens del I og II (For anskaffelser mellom 500.000-1 100.000 NOK eks. mva, samt for uprioriterte tjenester over kr 1 100.000,- eks mva.) Innholdsfortegnelse 1. Generelt... 2 2. Om oppdragsgiver... 2 3. Om anskaffelsen... 2 4. Kvalifikasjonskrav... 3 5. Tildelingskriterier... 3 6. Frister og fremdriftsplan... 4 7. Tilbudet form og innlevering av tilbud... 4 8. Kontaktperson hos oppdragsgiver... 5 9. Behandling av tilbudene... 5 Side 1 av 6
1. GENERELT Direktoratet for utviklingssamarbeid (Norad) v/dokumentasjons- og driftsseksjonen, heretter kalt Oppdragsgiver, inviterer til åpen anbudskonkurranse for leie, service og drift på kaffeautomater i Norads lokaler. 2. OM OPPDRAGSGIVER Norad er et fagdirektorat under Utenriksdepartementet og har ca. 235 ansatte pr. 1.1.2016. Norad skal bidra til effektiv forvalting av bistandsmidler, sørge for at norsk utviklingssamarbeid kvalitetssikres og evalueres, samt være Norges nytenkende fagmiljø i kampen mot fattigdom i nært samarbeid med nasjonale og internasjonale fagmiljø. Les mer om Norad på www.norad.no. 3. OM ANSKAFFELSEN 3.1 Behovsbeskrivelse Formålet med denne avtalen er å dekke de ansattes og besøkendes behov for kaffe/varm drikke (ikke buljong/supper). 3.2 Tidsplan/omfang for gjennomføring av tjenesten Norad skal flytte til nye lokaler i Bygdøy allé 2, Oslo. Derfor må en ny leie, drifts- og serviceavtale inngås. Det er behov for leie av 7 kaffeautomater, èn kaffeautomat per etasje. Om det i løpet av avtalens varighet skulle bli behov for ytterligere kaffemaskiner skal disse stilles til rådighet for Norad til samme pris som maskinene i tilbudet. Leverandøren må levere og koble opp alle kaffeautomater slik at de skal være operative i Norads lokaler senest 18. mai 2016. Oppdragsgiver ønsker og leverandør kan tilby kortere leveringstid. Installasjon kan imidlertid tidligst finne sted 2. mai, når de nye lokalene overtas. Det er ønskelig å installere kaffeautomatene i periode mellom 2. - 8. mai. Det kan gis tilgang til lokalene da. Vennligst se tildelingskriterier i pkt 6. Oppdragsgiver skal ha mulighet (men ikke plikt) til å bestille produkter utenom automaten, f.eks. kaffemelk, sukkerrør, te og pappkrus. Men det antas at Oppdragsgiver sannsynligvis vil bruke sin rammeavtale for kontorrekvisita for å dekke behov for disse varene. Vennligst se Krav til ytelsen (vedlegg 3), utkast til kontrakt (vedlegg 1) og Tilbudsskjema (vedlegg 4) for nærmere detaljer. 3.3 Kontraktens varighet Avtalen vil ha en varighet på 2 år med opsjon for oppdragsgiver til å prolongere avtalen for ett år av gangen, inntil to år på ellers like vilkår. 3.4 Konkurransegrunnlagets struktur Komplett konkurransegrunnlag består av følgende dokumenter: - Konkurransegrunnlag (dette dokumentet) - Vedlegg 1: Kontrakt - Vedlegg 2: Egenerklæring om vandel - Vedlegg 3: Krav til ytelsen - Vedlegg 4: Tilbudsskjema - Vedlegg 5: Tilbudsbrev Side 2 av 6
4. KVALIFIKASJONSKRAV Kvalifiserte tilbydere vil få sine tilbud vurdert. Tilbydere som ikke kvalifiserer seg i henhold til nedenstående krav, vil bli meddelt dette. Skatteattester Norske tilbydere skal fremlegge skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer i kommunen tilbyderen har sitt hovedkontor. Skatteattestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Enkeltmannsforetak skal fremlegge bekreftelse fra skattefogden/skatteetaten om at de ikke er registrert i merverdiavgiftregisteret. Utenlandske tilbydere må framlegge tilsvarende skatteattester fra sine land. Lovlig etablert foretak Tilbyderen skal vedlegge firmaattest eller registerutskrift (enkeltmannsforetak) fra Enhetsregisteret. Egenerklæring om vandel (vedlegg 2) Oppdragsgiver vil håndheve en streng praksis overfor leverandører som kan knyttes til mislige forhold. Tilbyder må bekrefte at virksomheten ikke er rettskraftig dømt for de forhold som er beskrevet i vedlegget Egenerklæring om vandel. Vedlegget skal legges ved tilbudet i ferdig utfylt og signert stand. Teknisk- og faglig kapasitet Tilbyder må ha tilstrekkelig teknisk- og faglig kapasitet til å kunne oppfylle kontrakten. Dette dokumenteres ved foretakets viktigste leveranser de siste 3 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker Miljøkrav Det kreves systemer og rutiner som sikrer lav miljøbelastning ved utførelse av leveransen. Dokumentasjonskrav: kopi av sertifikat for miljøledelsessystem etter ISO 14001, EMAS, Miljøfyrtårn el. Alternativt kan det leveres en beskrivelse av eget miljøledelsessystem. 5. TILDELINGSKRITERIER Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en totalvurdering av følgende tildelingskriterier. Under evalueringen av tildelingskriteriene vil score bli gitt på en skala fra 0-10, der 0 er dårligste karakter og 10 er beste karakter. Tildelingskriterier Vekt i prosent Pris Pris vil bli evaluert basert på samlet årlig prisprofil i NOK u/mva gitt i vedlegg 4 Tilbudsskjema. 65 % Kvalitet Leverandøren skal oppgi en produktbeskrivelse på 5 typer kaffebønner, 2 varianter av mellombrent og 3 varianter av mørkbrent kaffebønner. Leverandøren skal fylle ut klokker som viser nivå på følgende kriterier: fyldighet, syrlighet og brenthet på alle 5 typer kaffebønner listet opp i vedlegg 4 tilbudsskjema tabell 2. Oppdragsgiver skal kunne velge type kaffebønner etter kontraktssignering og eventuelt bytte ut den ila. kontraktsperiode. Produktutvalg: leverandør skal oppgi utvalg av kaffe og andre drikker som tilbudte maskin kan levere (ikke buljong/supper). Det vurderes utover minimumskrav (vedlegg 3 pkt 2) 20 % Side 3 av 6
Leverandøren skal oppgi muligheter for individuell justering av styrke ved valg av drikke (utover 3 valg som kreves i vedlegg 3 krav til ytelsen pkt 10) Leveringstid kaffeautomater Leverandøren må levere og koble opp alle kaffeautomater slik at de skal være operative i Norads lokaler senest 18. mai 2016. Leverandør kan tilby kortere leveringstid i vedlegg 4 tilbudsskjema. Leverandøren kan velge følgende perioder: 2. 4. mai foretrukket mest 5. 8. mai foretrukket i stor grad 9. 13. mai foretrukket i mindre grad 18. mai et krav 15% 6. FRISTER OG FREMDRIFTSPLAN 6.1 Tilbudsfrist Tilbudene skal være mottatt av Oppdragsgiver innen 14.04.2016 kl. 12:00. 6.2 Vedståelsesfrist Tilbudet er bindende i 2 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Tilbud med kortere vedståelsesfrist vil bli avvist. 6.3 Fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for anskaffelsesprosessen: Aktivitet Tidspunkt/dato Kunngjøring i Doffin 18.03.2016 Frist for spørsmål 1 uke før tilbudsfrist Frist for å levere inn tilbud 14.04.2016 kl. 12:00 Meddelelse om kontraktstildeling (valg av leverandør) 18.04.2016 Karensperiode før inngåelse av kontrakt 25.04.2016 kl. 15:00 Kontraktsinngåelse 26.04.2016 Vedståelsesfrist 13.06.2016 kl. 12:00 Tidspunktene etter frist for å levere inn tilbud er tentative. Det tas forbehold om eventuelle endringer. 7. TILBUDET FORM OG INNLEVERING AV TILBUD 7.1 Tilbudets form Tilbudet skal være skrevet på norsk. Tilbudet skal leveres i henhold til den disposisjonen som følger under inndelt i tilsvarende kapitler og i angitt rekkefølge: 1. Tilbudsbrev (vedlegg 5) Anskaffelsens navn og saksnummer. Firmaets juridiske navn, adresse og foretaksnummer. Bekreftelse på oppfyllelse av kvalifikasjonskrav. Bekreftelse på oppfyllelse av krav til ytelsen Bekreftelse av vedståelsesfrist i punkt 6.2. Informasjon om eventuelle forbehold/avvik, jfr. punkt 9.4. Bekreftelse på at det ikke kan ses potensielle habilitetsproblemer, eller informasjon om forhold som kan skape problemer for vedkommende sin uavhengighet, eller som kan skape interessekonflikt ved gjennomføring av oppdraget. Kontaktperson, e-post, telefon (direkte og sentralbord) og evt. faks. Signatur og dato. Side 4 av 6
2. Dokumentasjon av oppfylte kvalifikasjonskrav, jfr. punkt 4. 3. Dokumentasjon av oppfylte krav til ytelsen, vedlegg 3 4. Besvarelse av oppgitte tildelingskriterier, jfr. punkt 5. Det skal leveres 2 eksemplarer i papirversjon, ett merket original og ett merket kopi. I tillegg skal det leveres en elektronisk versjon på minnepenn inkludert sladdet versjon av tilbudet, se punkt 7.2. Ved motstrid rangerer papirversjonen foran den elektroniske versjonen. 7.2 Sladdet versjon av tilbudet Hvis tilbyderen ønsker at informasjon i tilbudet skal unntas offentlighet må det leveres inn en versjon av tilbudet hvor denne informasjonen er sladdet. Slik informasjon kan være forretningshemmeligheter, eller andre opplysninger som kan unntas offentlighet. Oppdragsgiver har plikt, og rett, til å beslutte hvilken informasjon som vil unntas offentlighet. 7.3 Innlevering av tilbud Ved fremmøte leveres tilbudet i resepsjonen 6. etasje, Ruseløkkveien 26, som vil kvittere for mottatt tilbud. Åpningstider: kl. 0800 1600. Tilbud skal legges i en konvolutt som tydelig merkes med følgende tekst: Joanna Gluszek Norad Dokumentasjons- og driftsseksjonen Tilbud Leie, service og drift av kaffeautomater, saksnr. 1600234 Tilbud kan alternativt sendes, i en konvolutt, til: Joanna Gluszek Norad Dokumentasjons- og driftsseksjonen Postboks 8034 Dep 0030 Oslo Norge Tilbud Leie, service og drift av kaffeautomater, saksnr. 1600234 Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at tilbudet må være mottatt innen tilbudsfristen i punkt 6.1. 8. KONTAKTPERSON HOS OPPDRAGSGIVER Eventuelle spørsmål angående denne tilbudsinvitasjonen kan rettes til Oppdragsgivers kontaktperson, Joanna Gluszek, Dokumentasjons- og driftsseksjonen på e-postadresse joanna.gluszek@norad.no, med kopi til post-dds@norad.no. 9. BEHANDLING AV TILBUDENE 9.1 Åpning Offentlig åpning vil ikke finne sted. Åpningen foretas av minst 2 personer fra Oppdragsgiver og det forventes at tilbudene vil åpnes umiddelbart etter tilbudsfristens utløp. Etter åpning vil Oppdragsgiver evaluere innkomne tilbud. 9.2 Retur av tilbudene Oppdragsgiver vil ikke returnere tilbud som er mottatt innen tilbudsfristen. Tilbud mottatt etter tilbudsfristen vil bli avvist og returnert. Side 5 av 6
9.3 Avlysning av konkurransen Ved en eventuell avlysning av konkurransen vil alle tilbyderne bli skriftlig informert om dette. 9.4 Forbehold/avvik Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget. Tilbud som inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Eventuelle forbehold/avvik som ikke er spesifisert i tilbudsbrevet vil ikke komme i betraktning ved evaluering av tilbudet. Forbehold/avvik skal beskrives, og om mulig prissettes, i tilbudsbrevet, slik at Oppdragsgiver kan analysere og kvantifisere implikasjonene. Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud vil bli avvist. 9.5 Forhandlinger Det vil ikke være anledning til å forhandle, og alle tilbydere oppfordres til å gi sitt beste tilbud innen tilbudsfristen. 9.6 Tildeling av kontrakt Beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, Meddelelse om kontraktstildeling, vil gis skriftlig til samtlige tilbydere. Meddelelsen vil inneholde navnet på den som tildeles kontrakt, en redegjørelse for det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med angitte tildelingskriterier, samt opplyse om karensperioden. Bindende kontrakt er inngått når den er signert av begge parter. Side 6 av 6