Hvordan ha orden på internkontrollen?

Hvordan ha orden på internkontrollen? Ola Otterdal Kundeforum 2014 Direktoratet for økonomistyring Side 1

Agenda 1. Kort om DFØs veiledningsmateriell og kompetansetilbud 2. Hva er internkontroll og hva betyr ansvaret for internkontroll for deg som leder? 3. Hvorfor er internkontroll viktig? 4. Hvordan etablere et hensiktsmessig kontrollopplegg? Direktoratet for økonomistyring Side 2

Veiledningsmateriell for internkontroll Hovedveileder Ledersammendrag Praktiske verktøy www.dfo.no/internkontroll Bedre internkontroll, ikke nødvendigvis mer internkontroll! Side 4

DFØ bidrar til bruk av veiledninger Seminar for ledere om risikotoleranse 06.12.2013 13 virksomheter og 4 departementer deltar i samarbeidsforum for internkontroll (2014) Kurs i internkontroll Presentasjoner og rådgivningsoppdrag Direktoratet for økonomistyring 22.09.2014 Side 5

DFØs definisjon av internkontroll Internkontroll er en prosess, gjennomført av foretakets styre, ledelse og ansatte som er utformet for å gi rimelig sikkerhet vedrørende måloppnåelse innen følgende områder: Målrettet og effektiv drift Pålitelig rapportering Overholdelse av lover og regler Side 7

Internkontroll orden også på operasjonelle forhold Strategisk risiko Gjøre de riktige tingene Operasjonell risiko Gjøre tingene riktig Direktoratet for økonomistyring Side 8

Eksempler - statlige virksomheter Flere personer i etaten, inkludert den siktede, har hatt fullmakter til å attestere utbetalinger for opp til 100.000 kroner, for varer de selv bestilte. Årsaken til at en slik svikt kunne skje, var mangel på intern kontroll, opplæring og erfaringsoverføring. Derfor er det mest naturlig å straffe foretaket. Men da papirene mine kom i posten, manglet det ganske mange dokumenter. I tillegg har jeg fått de personlige papirene til en mann jeg ikke kjenner. Direktoratet for økonomistyring 22.09.2014 Side 9

Tre «kontrollspørsmål» til deg som leder Har du god nok kontroll på det som skjer i virksomheten din? Hva har du på plass for å gi rimelig sikkerhet for måloppnåelse, effektivitet, pålitelig rapportering, overholdelse av lover og regler? Bruker du for mye ressurser på å hindre avvik fremfor å oppnå resultater? Direktoratet for økonomistyring 22.09.2014 Side 10

Effektiv internkontroll gir merverdi! Enklere å gjøre tingene riktig og vanskeligere å gjøre feil Reduserer sannsynligheten for bevisste og ubevisste feil Gir fornøyde medarbeidere og ledere Gir bedre etterlevelse og dermed økt legitimitet Bidrar til kvalitet og effektivitet i produkt og tjenesteleveranser Bidrar til fornøyde brukere Frigjør ressurser til strategisk styring Bedre sikkerhet for måloppnåelse Bidrar til kvalitet i ledelsens beslutningsgrunnlag Bidrar til kontinuerlig forbedring i virksomheten Improve your business, and keep out of trouble Side 12

Hvordan etablere og forbedre internkontroll? Fundament Internkontrollprosessen Omfatter et godt styrings- og kontrollmiljø og en hensiktsmessig informasjon og kommunikasjon. Et godt fundament er en forutsetning for effektiv internkontroll, og for at ledelsen skal kunne oppnå målrettet og effektiv drift, pålitelig rapportering og overholde lover og regler. En strukturert prosess i seks steg for etablering, forbedring og oppfølging av internkontroll. Systematisk gjennomføring av stegene bidrar til kontinuerlig forbedring, slik at virksomheten skal kunne oppnå målrettet og effektiv drift, pålitelig rapportering og overholde lover og regler. Side 14

Styrings- og kontrollmiljø Formelt styrings- og kontrollmiljø Strukturer Strategier Systemer Styrende dokumenter Organisering Motivasjon Kompetanse Uformelt styrings- og kontrollmiljø Verdier og normer Interesser Tenkemåter Følelser Side 15

Eksempel på den formelle delen av styrings- og kontrollmiljøet I de styrende dokumentene er virksomhetens internkontrollsystem dokumentert og beskrevet Overordnede føringer og krav Hvem og hva Policyer Hvordan Prosedyrer Gjennomført IK

Internkontrollprosessen Internkontrollprosessen - en kontinuerlig prosess i seks steg for etablering, forbedring og oppfølging av internkontroll. Et kontinuerlig forbedringsperspektiv! Systematisk gjennomføring av stegene bidrar til å oppfylle de tre internkontrollmålsettingene og kontinuerlig forbedring av virksomheten. Side 17

Hvor er det viktigst å ha god internkontroll? Mål og krav Risikovurdering på virksomhetsnivå Identifisering av vesentlige prosesser Kartlegging og risikovurdering av vesentlige prosesser 2 3 4 3 4 5 3 3 2 7 9 5 3 7 8 5 4 5 3 4 5 Side 18

10 råd for en effektiv internkontroll Fundament Internkontrollprosessen 1. Etabler et styrings- og kontrollmiljø som reflekter ønsket holdning og kultur 2. Tydeliggjør myndighet, roller og ansvar 3. Dokumenter etablert internkontroll 4. Etabler informasjons- og kommunikasjonsflyt tilpasset styrings- og kontrollbehovet 5. Planlegg, avsett ressurser og fastsett rammer for intern kontrollarbeidet 6. Gjennomfør risikovurderinger på virksomhetsnivå og lavere nivå 7. Sørg for at risikoreduserende tiltak utformes 8. Sørg for god implementering av nye tiltak 9. Følg opp at etablert internkontroll etterleves og gir ønsket effekt, og benytt informasjonen til læring og forbedring 10. Sørg for at resultater fra oppfølgingen blir rapportert til riktig nivå til rett tid

Ikke mulig og ønskelig å være feilfri på alle områder finn riktig balanse! Verdiskapning/ måloppnåelse Effektiv internkontroll Styrer risiko for å skape verdier og nå målene. Underkontrollerer Stor risikovilje Bremsene av ute av kontroll Overkontrollerer Risikoaversjon Bremsene på kommer ingen vei Kostn. Internkontroll

Takk for oppmerksomheten! dfo.no/internkontroll ola.otterdal@dfo.no 91717647 Direktoratet for økonomistyring 22.09.2014 Side 21