9 Vedlegg - til Bilag VALGTE EKSEMPLER PÅ STILLINGSKATEGORIER FOR BRUK I UTLYSNING AV RAMMEAVTALE REKRUTTERING Rammeavtale. Strategisk nivå og ledere Kategorisjef * (for grupper av kategorier) Kategoriansvarlig (for ulike kategorier) Leder Avtaleforvaltning Rammeavtale. Taktisk nivå Rammeavtale. Operasjonelt nivå Merkantil saksbehandler Innkjøper* Jurist Avtaleforvalter* Rammeavtale. Støttefunksjoner Målesystem ansvarlig* Forbruksanalytiker Leder Kompetanseutvikling Analyseansvarlig * Eksempel på rollebeskrivelse, kompetanse og oppgaver vedlagt
9 Vedlegg - til Bilag EKSEMPEL LEDER/STRATEGISK NIVÅ () ROLLEBESKRIVELSE KATEGORISJEF VEDLIKEHOLD Kategorisjef Vedlikehold Generell beskrivelse Hovedansvarlig for oppfølging av strategier og realiseringen av denne for respektiv kategoriportefølje. En sentral del av arbeidet er oppfølging av kategoriansvarlige innenfor egen kategori, gjennom sparring, «coaching» og bidrag inn i strategiske prosesser og vurderinger. Stedfortreder Annen Kategorsjef / Leder Driftsanskaffelser Rapporteringslinje Leder Driftsanskaffelsesfunksjonen Ledelsesmessige oppgaver Sikre gjennomføring av kategoristrategi innen sitt kategorikluster Lede og utvikler sitt respektive team med kategoriansvarlige Sørge for godt samarbeid mellom sine kategoriteam og andre funksjonelle avdelinger Utvikle samarbeid med behovseiere og interne kunder Kompetanse Analyse (eks. spend) Prestasjonsindikatorer Kategorispesifikke mål i henhold til utarbeidelse av handlingsplan Realiserte kostnadsbesparelser i forhold til forbruk og estimerte besparelser Rammeavtaledekning for kategorier, og avtalelojalitet Leverandørspesifikke MRI-er Forsvarlig forvaltning (avvik og kvalitet) Realisering av planlagte anskaffelser i henhold til anskaffelsesplan
9 Vedlegg - til Bilag EKSEMPEL LEDER/STRATEGISK NIVÅ () KOMPETANSEPROFIL KATEGORISJEF VEDLIKEHOLD Kategorisjef Vedlikehold Kompetansekart Kompetansekrav konflikthåndtering: Må kunne involvere og kommunisere svært godt, da rollen innebærer et tett grensesnitt mot behovseiere, interne kunder og andre funksjoner i FLO : Skal lede kategoriansvarlige innenfor sitt kluster. Bør fungere som en god prosjektstyrer og ha svært gode samarbeidsevner : Bør ha grunnleggende kompetanse for å forstå, men skal støttes av juridisk avdeling i aktuelle saker : Analyse (eks. spend) Leverandørstyring / Ansvar for å ha helhetlig oversikt over grunnlag og beregninger av besparelser for sine kategorier. I tillegg benytte seg av og styre etter KPI-er, men er ikke ansvarlig for gjennomføringen av målingen og beregningen : Bør ha god kjennskap til inngåtte kontrakter og varighet, og kompetanse til å benytte informasjonen strategisk : Bør ha tilstrekkelig kjennskap til behov og produkter til å kunne benytte informasjonen strategisk
9 Vedlegg - til Bilag EKSEMPEL LEDER/STRATEGISK NIVÅ () KOMPETANSEPROFIL KATEGORISJEF VEDLIKEHOLD Kategorisjef Vedlikehold Kompetansekart Kompetansekrav : Bør ha svært god kjennskap til markedet til å kunne benytte informasjonen strategisk Analyse: Må kunne benytte seg strategisk av analysefunn, men skal ikke gjennomføre analyser Strategisk innkjøp: Kjerneområdet for en kategoriansvarlig, og bør ha særdeles høy kompetanse til å styre og utvikle kategoriene : Leverandørstyring / Bør ha god innsikt til anskaffelsesprosessen for å kunne legge strategier og utviklingsplaner for kategorien : Analyse (eks. spend) Bør ha grunnleggende kjennskap til bestillingsprosessen for å legge strategier og utviklingsplaner for kategorien : Bør ha grunnleggende kjennskap til hvordan SAP fungerer for å legge strategier og utviklingsplaner for kategorien
9 Vedlegg - til Bilag EKSEMPEL LEDER/STRATEGISK NIVÅ () OPPGAVEBESKRIVELSE KATEGORISJEF VEDLIKEHOLD Kategorisjef Vedlikehold Faglige oppgaver Faglige oppgaver Forvalter og optimaliserer kategorien i henhold til de mål som er satt av leder driftsanskaffelser Implementerer og kontroller definerte strategier i samråd med leder driftsanskaffelser ; rapporterer i henhold til spesifiserte rapporteringslinjer Ansvarlig for identifikasjon og videreutvikling av taktiske og kategorispesifikke strategiske prosesser for den respektive kategorien i hele organisasjonen (i og utenfor driftsanskaffelsesfunksjonen) Optimalisere og synliggjøre potensialer (dvs. standardisering, konsolidering av forbruk, optimalisering av kravspesifikasjoner, kontraktsform og lengde, ende til ende prosess), samt initierer, støtter og driver beslutninger innenfor egne kategorier Forvaltning av kategorispesifikk leverandørportefølje for hele organisasjonen i samråd med sitt eget kategoriteam og leder driftsanskaffelser Driver kontinuerlig identifisering og realisering av besparelser og kategorispesifikke mål Benchmark av kategorien (innkjøpsbetingelser, prosesser) og kontinuerlig optimaliserer innkjøpsprosesser / systemer og (subkategori) portefølje Driver standarder og prosedyreimplementering for kategorien Utdyper og gir produkt-, markeds- og leverandørinformasjon for kategorien til innkjøpsorganisasjonen og andre forretningsområder / funksjoner i samarbeid med Leverandørstyring Legger rammer for oppfølging av kontrakter og leverandører i samråd med leder Leder taktisk prosess Opprettholder en standardisert rapportering for sin kategori Overvåker det leverandørmarkedet for kategorien, spesielt mtp. valg av leverandørmarked (nasjonalt / internasjonalt) Støtte i investeringsprosjekter der FMA har ansvaret med analysekompetanse innen total livssykluskostnader (LCC) Identifisering av risiko (f.eks. leveringsdatoer, kapasitet, valutakurser / priser for materialer) Evaluering og dokumentasjon av identifiserte risikoer, utvikling av risikoreduserende tiltak og scenarier Informerer interne grensesnitt om innkjøpsaktiviteter og samler tilbakemeldinger. Utvikler tiltak i tråd med strategiske krav Utvikling og gjennomføring av interne markedsføringsstrategier for innkjøp for å utvikle det generelle modenhetsnivået til organisasjonen innenfor innkjøp Ansvarlig for internkundeforvaltning innen respektiv kategori Ansvar for strategisk oppfølging av leverandører, samt samarbeid om identifisering av effektive løsninger i samarbeid med leverandører gjennom hele avtalens levetid
9 Vedlegg - til Bilag EKSEMPEL TAKTISK NIVÅ () ROLLEBESKRIVELSE AVTALEFORVALTER Avtaleforvalter Generell beskrivelse Ansvarlig for å gjennomføre avtale- og kontraktsoppfølging innen respektiv kategori. Avtaleforvaltning inkluderer oppfølging av kontrakter mot interne kunder og leverandører, inkludert onboarding, implementering, utvikling, måling, evaluering, kommunikasjon av avhending hvis nødvendig. Stedfortreder Annen avtaleforvalter i kategorien Rapporteringslinje Kategoriansvarlig/ leder taktisk prosess Ledelsesmessige oppgaver Forvaltning av avtaler innen eget kategoriområde i hele kontraktens levetid fra oppstart til slutt Prioritere oppgaver og styret avtaleforvaltning i det daglige innenfor sitt respektive team Koordinere prioritering løpende med kategoriansvarlig Kompetanse Analyse (eks. spend) Prestasjonsindikatorer Avtalelojalitet Gjennomførte leverandørmøter Leverandørrisiko Korrekt kontraktmasterdata Implementeringstid (nivå ) Overholdelse av årshjul for kontraktsoppfølging (nivå )
9 Vedlegg - til Bilag 7 EKSEMPEL TAKTISK NIVÅ () KOMPETANSEPROFIL AVTALEFORVALTER Avtaleforvalter Kompetansekrav Kompetansekrav konflikthåndtering: Sentralt for å sikre riktig dialog og utvikling med leverandør og interne interessenter : Ha gode samarbeidsegenskaper da samhandling på tvers av andre avdelinger vil være sentralt for rollen : Bør ha tilstrekkelig kjennskap og forståelse av LOA/FOA. Rollen innebære å fronte, men ikke å følge opp. Tvister håndteres av juridisk ekspertise : Analyse Utarbeide konkrete KPIer på alle leverandører. Mottar behandlede analyser, men må vite hvilke KPIer som skal brukes og hvordan styre etter disse : Kjernekompetanse. Skal kunne følge opp kontrakt gjennom hele avtalens levetid med eierskap og oppfølging : Bør ha tilstrekkelig kunnskap om behov og produkter. Skal ikke vurdere kontrakter opp mot hverandre, men sørge for å følge opp inngåtte kontrakter
9 Vedlegg - til Bilag 8 EKSEMPEL TAKTISK NIVÅ () KOMPETANSEPROFIL AVTALEFORVALTER Avtaleforvalter Kompetansekrav Kompetansekrav : Må ha basiskunnskap om markedet til å kunne følge opp en allerede inngått avtale Analyse: Må kunne benytte seg av strategisk analysefunn, men skal ikke gjennomføre analyser Strategisk innkjøp: Må ha tilstrekkelig kunnskap for å sikre at optimaliseringsdrivere benyttet i anskaffelsen følges opp og realiseres : Analyse Tilstrekkelig forståelse for den merkantile anskaffelsesprosessen, herunder spesielle forhold som følger bruk av rammeavtale som avtaleform : Bør ha grunnleggende kjennskap til prosessen, men skal ikke bestille noe selv : Må kunne legge inn og vedlikeholde kontraktsdata i SAP (Inntil erstatningsrolle er etablert)
9 Vedlegg - til Bilag 9 EKSEMPEL TAKTISK NIVÅ () OPPGAVEBESKRIVELSE AVTALEFORVALTER Avtaleforvalter Faglige oppgaver Faglige oppgaver Gjennomføre oppstartsmøte med leverandør Gjennomføre nødvendige «onboardings»- /implementeringsaktiviteter for å sikre at leverandør har tilstrekkelig forståelse og innsikt i Forsvarets Forsyningsprosess for å sikre leveranser fra dag én Kommunisere relevant avtaleinnhold til interessenter Ansvarlig for at teknisk implementering (SAP/SRM) gjennomføres Med dette menes innleggelse av kontrakt og artikkelinformasjon i SAP på en hensiktsmessig måte (Inntil erstatningsrolle er etablert) Ansvarlig for at prisendringer, endringer i sortiment håndteres og oppdateres Dialog med leverandør for å identifisere mulige forbedringsområder knyttet til prosess, logistikk og sortiment Gjennomføre systematiske måling av leverandørens/interne kunders prestasjon og ytelse og sørge for at forbedringstiltak iverksettes. Herunder sørge for at leverandøren rapporterer nøkkeltall og informasjon etter hva som følger av avtale Gjennomføre årlig evaluering av leverandøren for et utvalg interne interessenter blir involvert og ulike dimensjon vurderes Løpende oppføling av leverandør basert på mottatte innspill fra organisasjonen I samråd med kategorileder; Oppdatere interessenter på endringer i avtale og innhold
9 Vedlegg - til Bilag Introduksjon Ansvarlig for å gjennomføre avtale- og kontraktsoppføling innen respektiv kategori. Avtaleforvaltning inkluderer oppfølging av kontrakter mot interne kunder og leverandører, inkludert «onboarding», implementering, utvikling, måling, evaluering, kommunikasjon, samt avhending hvis nødvendig. EKSEMPEL TAKTISK NIVÅ() STILLINGSANNONSE AVTALEFORVALTER Kvalifikasjoner Relevant høyere utdanning (lang og relevant erfaring kan oppveie kravet til høyere utdanning) Minimum års erfaring fra tilsvarende arbeidsoppgaver og fagfelt God innsikt og spisskompetanse i oppfølging og forvaltning av kontrakter/ avtaler God innsikt i anskaffelsesprosesser God innsikt for relevant kategori Arbeidsoppgaver Forvaltning av avtaler innen eget kategoriområde i hele kontraktens levetid fra oppstart til slutt Aktiv bidragsyter i tverrfaglig kategoriteam og utvikling av dette Gjennomføre jevnlig dialog og oppfølging med leverandører/interne kunder for å identifisere forbedringsområder knyttet til prosess, logistikk og sortiment Tydeliggjøre og kvalitetssikre leverandørens ansvar for rapportering og kvalitetsforbedringer Måle og følge opp overholdelse av kontraktsvilkår Gjennomføre tverrfaglig leverandørevalueringer og iverksette relevante tiltak Sikre teknisk og operasjonell implementering av avtaler Personlige Egenskaper Gode samarbeidsevner og evne til god nettverksbygging internt og eksternt Innovativ og løsningsorientert Analytisk og strukturert Evner å arbeide selvstendig og i team mot felles mål Resultatorientert og trives med å ta initiativ
9 Vedlegg - til Bilag EKSEMPEL OPERATIVT NIVÅ () ROLLEBESKRIVELSE INNKJØPER Innkjøper Generell beskrivelse Kompetanse Hovedoppgaven er å saksbehandle rekvisisjoner opprettet av rekvirenter innenfor sitt ansvarsområde (innkjøpsgruppe). Hovedvekten av innkjøp vil være avrop på eksisterende kontrakter, hvor hensiktsmessige bestillingskanaler benyttes. Innkjøper skal også saksbehandle øvrige rekvisisjoner som omfattes av gitt fullmakt innenfor eget ansvarsområde. Stedfortreder Andre innkjøpere Rapporteringslinje Leder forsyningsprosess Ledelsesmessige oppgaver N/A Analyse (eks. spend) Prestasjonsindikatorer IO- er pr. innkjøper Gjennomførte rammeinnkjøpsordre Gjennomsnittlig behandlingstid pr. ordre i Driftsanskaffelser Gjennomsnittlig ledetid PP Korrekte leveranser
9 Vedlegg - til Bilag EKSEMPEL OPERATIVT NIVÅ () KOMPETANSEPROFIL INNKJØPER Innkjøper TO-BE kompetansekart basert på taksonominivå Kompetansekrav konflikthåndtering: Må ha tilstrekkelig kunnskap for å fremskaffe informasjon slik at rekvisisjonen kan behandles og følges opp på hensiktsmessig : Ikke relevant kompetanse for rollen : Må ha kjennskap til ARF, i tillegg til grunnleggende forståelse for og kunnskap om LOA/FOA/ FOSA : Ikke relevant kompetanse for rollen : Ikke relevant kompetanse for rollen Analyse : Skal i all hovedsak benytte eksisterende avtaler. Behov for spisskompetanse er kun relevant for sentrale innkjøpere innen vedlikeholdskategorien, hvor ekstra kompetanse er påkrevd frem til rammeavtaledekningen har nådd et tilstrekkelig nivå
9 Vedlegg - til Bilag EKSEMPEL OPERATIVT NIVÅ () KOMPETANSEPROFIL INNKJØPER Innkjøper TO-BE kompetansekart basert på taksonominivå Kompetansekrav : Må ha grunnleggende kompetanse Analyse: Grunnleggende kompetanse Strategisk innkjøp: Begrenset kompetanse : Må være i stand til å gjennomføre enkle forespørsler opp til fullmaktsnivå. Må ha forståelse for merkantile betingelser : Kjerneområde. Sterk for forståelse for bestillingsprosessen og bestillingskanaler Analyse : Jobber i all hovedsak i SAP
9 Vedlegg - til Bilag EKSEMPEL OPERATIVT NIVÅ () OPPGAVEBESKRIVELSE INNKJØPER Innkjøper Faglige oppgaver innkjøper Saksbehandle rekvisisjoner opprettet av rekvirenter innenfor ansvarsområdet (innkjøpsgruppe) Ansvar for å koordinere og konsolidere behov meldt inn fra rekvirenter Gjennomføre avrop på rammeavtaler Sikre at gjennomføring og dokumentasjon ivaretas i henhold til regelverket Saksbehandle øvrige innkjøp som omfattes av gitt fullmakt innenfor eget ansvarsområde Benytte anbefalte bestillingskanaler (standardordre, FFP). Gjennomføre oppfølging av egne innkjøp Avvikshåndtere fakturaer knyttet til sine respektive innkjøpsordre Være bindeledd mellom egen avdeling og sentral driftsanskaffelsesfunksjon Sikre gode innkjøpsrutiner ved egen avdeling (DIF og/eller BRA) Faglige oppgaver innkjøper Rekvisisjon og godkjenning Behandle mottatt rekvisisjon Initiere innkjøpsordre gjennom riktig system og prosedyre Generere IO Verifiser tilgjengelige rammeavtaler Initier Innkjøpsordre Send innkjøpsordre og ordrebekreftelse Motta ordrebekreftelse Sjekk etter avvik i ordrebekreftelsen, håndtere og eskalere ved behov Kontroll og sjekk av leveransedato Varemottak (der dette gjøres av innkjøper) Motta vare / tjeneste Undersøke om kvalitet og kvantitet er i henhold til innkjøpsordre Eskalere ved behov Dokumentere Intern distribusjon Fakturahåndtering Behandling av avvik ved tilfeller hvor automatisk match ikke gjennomføres Oppfølging av avvik Dokumenter avvik Kommuniser avvik til leverandør Hold igjen betaling til avvik er rettet
9 Vedlegg - til Bilag EKSEMPEL STØTTE/STYRINGSFUNKSJONER () ROLLEBESKRIVELSE MÅLESYSTEMANSVARLIG Målesystemansvarlig Generell beskrivelse Ansvarlig for å følge driftsanskaffelsesfunksjonens KPI-landskap, herunder økonomi, effektivitet, risiko og kvalitet, samt videreutvikle dette. Vedkommende må forstå sammenhenger med KPI og prestasjoner gjennom verdikjeden, og behøver gode analytiske og verktøyspesifikke egenskaper. Kompetanse Stedfortreder Analyseansvarlig Analyse (eks. spend) Rapporteringslinje Prestasjonsindikatorer Analyseansvarlig Rapporteringspresisjon i forhold til tid og kvalitet (nivå ) Ledelsesmessige oppgaver Styre interessenters forventninger, som for eksempel leder driftsanskaffelser, kategorisjef eller kategoriansvarlig Kundetilfredshet (interne kunder) og feedback (nivå ) Grad av relevante analyser / dominant informasjon (nivå )
9 Vedlegg - til Bilag EKSEMPEL STØTTE/STYRINGSFUNKSJONER () KOMPETANSEPROFIL MÅLESYSTEMANSVARLIG Målesystemansvarlig Kompetansebehov Kompetansekrav konflikthåndtering: Skal kunne presentere funn fra analyser på en god måte. Ikke behov for konflikthåndtering : Ansvar for øvrige ressurser som fyller rollene knyttet til prestasjonsmåling : Ikke relevant kompetanse for rollen : Kjernekompetanseområde: Bør ha svært gode egenskaper innen dette område. Forstå sammenhenger med KPI og prestasjoner gjennom verdikjeden : Analyse Ikke relevant kompetanse for rollen : Bør ha elementær kunnskap om behov og produkt
9 Vedlegg - til Bilag 7 EKSEMPEL STØTTE/STYRINGSFUNKSJONER () KOMPETANSEPROFIL MÅLESYSTEMANSVARLIG Målesystemansvarlig Kompetansebehov Kompetansekrav : Begrenset innsikt Analyse: Bør ha særdeles gode analytiske evner og kompetanse i bruk av analyseverktøy, som excel Strategisk innkjøp: Må ha en viss forståelse for å identifisere relevante parametere som påvirker KPIer : Bør ha tilstrekkelig kjennskap til prosessen for å gjennomføre behovsanalyse : Analyse Viss forståelse for å identifisere relevante parametere som påvirker KPIer : Må ha god for å kunne måle effektivitet på taktiske- og operasjonelle prosesser
9 Vedlegg - til Bilag 8 EKSEMPEL STØTTE/STYRINGSFUNKSJONER () OPPGAVEBESKRIVELSE MÅLESYSTEMANSVARLIG Målesystemansvarlig Faglige oppgaver Faglige oppgaver Bidra til utvikling av styringsverktøy Vedlikeholde MRI regime gjennom hele verdikjeden Rapportere og verifisere gevinster opp mot leder for driftsanskaffelsesfunksjonen Rapportere og verifisere gevinster opp mot kategorisjef og kategoriansvarlig Oppfølging av MRI`er og resultatmål for den enkelte funksjonsområde Bidra i utvikling og oppføling av anskaffelsesfunksjonens mål, resultat og risikostyring. Gjennomføre ulike stikkprøver for å verifisere rapporteringskvalitet Gi riktig informasjon til riktig leder driftsanskaffelser, kategorisjef og kategoriansvarlig Bistå beslutningstakere i ulike innkjøpsprosesser med MRI / rapporter Legge til rette for å gi støtte til leder driftsanskaffelser, kategorisjef og kategoriansvarlig Ansvarlig for datakvaliteten
9 Vedlegg - til Bilag 9 EKSEMPEL STØTTE/STYRINGSFUNKSJONER () STILLINGSANNONSE MÅLESYSTEMANSVARLIG Introduksjon Prestasjonsmålingsansvarlig er ansvarlig for å følge opp Driftsanskaffelsesfunksjonens KPI-landskap, herunder økonomi, effektivitet, risiko og kvalitet, samt videreutvikle dette. Vedkommende må forstå sammenhenger med KPI og prestasjoner gjennom verdikjeden, og behøver gode analytiske og verktøyspesifikke egenskaper. Kvalifikasjoner Utdannelse på bachelor/masternivå innen økonomi/it Har erfaring fra ledelse av team Minimum års erfaring i en ledende rolle knyttet til prestasjonsmåling og etablering av modeller for effektiv ledelsesrapportering Arbeidsoppgaver Bidra til utvikling av styringsverktøy Vedlikeholde MRI regime gjennom hele verdikjeden Rapportere og verifisere gevinster opp mot leder for driftsanskaffelsesfunksjonen Rapportere og verifisere gevinster opp mot kategoriansvarlig Oppfølging av MRI`er og resultatmål for den enkelte funksjonsområde Bidra i utvikling og oppføling av anskaffelsesfunksjonens mål, resultat og risikostyring. Gjennomføre ulike stikkprøver for å verifisere rapporteringskvalitet Gi riktig informasjon til leder driftsanskaffelser, kategorisjef og kategoriansvarlig Bistå beslutningstakere i ulike innkjøpsprosesser med MRI / rapporter Personlige Egenskaper Proaktiv og evne til å omsette analyseresultater til forbedringsinitiativer Gode kommunikasjons og samarbeidsevner Gode evner til å kunne transformere data til beslutningstøtte Evner å arbeide selvstendig