KVALIFIKASJONSGRUNNLAG Konkurranse med forhandlinger (FOA Del III)

KVALIFIKASJONSGRUNNLAG Konkurranse med forhandlinger (FOA Del III) Rammeavtale for kjøp av konsulenttjenester ifm programkontoret for elektronisk samhandling mellom legemiddelindustrien og Statens legemiddelverk Statens legemiddelverks ref: 09/09037 Brev stiles til Statens legemiddelverk. Vennligst oppgi vår referanse. Statens legemiddelverk Tlf.: 22 89 77 00 www.legemiddelverket.no Kto. 7694 05 00903 Sven Oftedals vei 6, 0950 Oslo Fax: 22 89 77 99 post@legemiddelverket.no Org.nr. 974 761 122

Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING... 3 1.1 Om oppdragsgiver... 3 1.2 Generelt om anskaffelsen... 3 1.3 Regler for gjennomføringen... 3 2 BESKRIVELSE AV LEVERANSEN / KRAVSPESIFIKASJON... 4 2.1 Leveransen... 4 2.2 Omfang... 5 2.3 Hvem skal rammeavtalen gjelde for... 5 3 ADMINISTRATIVE VILKÅR OG BESTEMMELSER... 6 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon... 6 3.2 Språk... 6 3.3 Tidsfrister... 6 3.4 Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlaget... 7 3.5 Feil i kvalifikasjonsgrunnlaget... 7 4 KVALIFIKASJONSKRAV... 7 5 ANMODNINGEN OM DELTAKELSE... 9 5.1 Språk... 9 5.2 Innlevering av anmodning om deltakelse... 9 6 MOTTAKELSE OG BEHANDLING AV ANMODNINGER... 9 6.1 Registrering og åpning... 9 6.2 Avvisning av leverandører... 9 6.3 Utvelgelseskriterier for prekvalifiseringen... 9 6.4 Kostnader... 9 6.5 Retur av anmodninger om deltakelse... 9 6.6 Lønns- og arbeidsvilkår...10 7 VEDLEGGSOVERSIKT... 10

1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Statens legemiddelverk ( Legemiddelverket eller oppdragsgiver ) er forvaltningsorganet på legemiddelområdet. Legemiddelverket fører tilsyn med produksjon, utprøvning og omsetning av legemidler. Etaten godkjenner og overvåker legemidlene, og skal bidra til riktig og økonomisk legemiddelbruk. For mer informasjon om Legemiddelverket, se www.legemiddelverket.no 1.2 Generelt om anskaffelsen Legemiddelverket er i ferd med å gjennomføre et program (Sikker elektronisk samhandling) bestående av ulike prosjekter med klare mål og leveranser og med gjensidig avhengigheter. Programmet omfatter elektronisk samhandling som vil være todelt; ekstern samhandling mot forsyningskjeden (Legemiddelverkets kunder) og intern samhandling knyttet til den interne saksbehandlingen (Legemiddelverkets ansatte) som muliggjør en effektiv og forutsigbar verdikjede fra søknad til beslutning. Her tenkes det både på produktorienterte søknader (for eksempel markedsføringstillatelse) og aktørorienterte søknader (for eksempel narkotikasertifikat). Programmet skal også koordinere øvrige prosjekter som er relatert til elektronisk samhandling internt i legemiddelverket og mot legemiddelverkets samarbeidspartnere mot industrien. Programmet er organisert med et programkontor som består av sentrale koordinerende ressurser fra LEGEMIDDELVERKET samt eksterne ressurser innenfor rådgiving og prosjektledelse. Anskaffelsen vil dekke følgende tre roller: Programkoordinator, rådgiver og prosjektleder Funksjonell rådgiver og prosjektleder, elektronisk samhandling Teknisk rådgiver og prosjektleder, elektronisk samhandling Leverandøren som blir tildelt rammeavtalen vil i løpet av programperioden kunne inneha ulike roller i programmet som kan avvike fra de initielle roller de skal bekle. Anskaffelsen gjelder fra 01.01.2010 til 31.12.2011. Behovet for bistand vil kunne variere gjennom perioden. Anskaffelsen har en opsjon for mulig utvidelse av avtaleperioden med inntil et 1 år utover avtaleperiodens varighet for 2011 begrenset til de samme behov som beskrevet i dette grunnlaget. Legemiddelverket vil vurdere før opprinnelig avtaleperiode utløper om opsjonen skal benyttes. 1.3 Regler for gjennomføringen Anskaffelsen gjøres i henhold til lov om offentlige anskaffelser ( LOA ) og forskrift om offentlige anskaffelser ( FOA ) del I og del III. Anskaffelsen vil bli foretatt etter prosedyren «Konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring», jf. FOA 14-3 (1) bokstav c. Oppdragsiver vil invitere opp til fem kvalifiserte leverandører til å gi tilbud i konkurransen. Det vil bli invitert minimum tre leverandører til forhandlinger. Legemiddelverket forbeholder 3

seg retten til å redusere antall tilbud det forhandles med gjennom å forhandle i flere faser. Alle referanser til «leverandør» i dette kvalifikasjonsgrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 2 Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon 2.1 Leveransen Legemiddelverket har behov for bistand til å gjennomføre programmet for innføring av elektronisk samhandling mellom Statens legemiddelverk og legemiddelverkets interessenter. Programmet vil både dekke en overgang fra papir som medium til at informasjon utveksles elektronisk gjennom hele verdikjeden. I avtaleperioden vil det også være behov å gjennomføre prosjekter av variabel størrelse i forbindelse med elektronisk samhandling mot andre av legemiddelverkets interessenter. Programmet skal initiere, planlegge, koordinere, gjennomføre, og overlevere de leveranser/prosjekter programmet får ansvaret for å levere. Leverandøren som tildeles rammeavtalen vil ha ulike roller i programperioden, men vil initielt dekke rollene som programkoordinator, funksjonell rådgiver/prosjektleder og teknisk rådgiver/prosjektleder. Ressursene vil i tillegg ha en løpende oppgave med kompetanseoverføring og oppbygging bla i fbm prosjektarbeid. I tillegg til de overnevnte oppgaver vil ressursene bistå i å koordinere også de øvrige prosjekter ved legemiddelverket i programperioden. De aktiviteter som skal gjennomføres skal ses i sammenheng med utkast til Legemiddelverkets målbilde for 2013 (beskrevet under). Rammeavtalen vil også dekke øvrig prosjektledelse og rådgiving ved Legemiddelverket ved behov relatert til programmet. 4

2.2 Omfang Legemiddelverket ser for seg et samlet behov for bistand på inntil 3 årsverk årlig gjennom avtaleperioden på 2 år. Følgende roller etterspørres: Rolle Programkoordinator, prosjektleder, rådgiver Teknisk rådgiving, prosjektleder innenfor elektronisk samhandling Funksjonell rådgiving, prosjektleder innenfor elektronisk samhandling Oppgaver Koordinere prosjekter og aktiviteter i hht program- og prosjektplaner og målbilde. Kunne inneha rollen som prosjektleder ved behov Være en rådgiver for prosjektledere og programleder i fht innføring av elektronisk samhandling Sørge for at interne ressurser blir involvert på en slik måte at nødvendig og planlagt kompetanseoverføring får et reelt innhold Administrativt koordinere øvrige prosjekter i Legemiddelverket Forberede beslutningsunderlag for styringsgruppen i samråd med programleder Planlegging Estimert 50-100% - (Vil kunne variere innenfor avtaleperioden) Teknisk rådgivning knyttet til elektronisk samhandling Prosjektledelse Utforming av kost-/nytte analyser Teknisk kravspesifikasjoner Planlegging Estimert 50-100% - (Vil kunne variere innenfor avtaleperioden) Funksjonell rådgivning knyttet til elektronisk dokumentstyring og samhandling Prosjektledelse Endringsledelse Utforming av kost-/nytte analyser Funksjonell kravspesifisering Funksjonelt design Estimert 50-100% - (Vil kunne variere innenfor avtaleperioden) 2.3 Hvem skal rammeavtalen gjelde for Rammeavtalen gjelder for Statens legemiddelverk. 5

3 Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er: Statens legemiddelverk Sven Oftedals vei 8 0950 Oslo Kontaktperson: Anne Britt Thuestad, strategidirektør E-post: Anne-Britt.Thuestad@legemiddelverket.no All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiver ved angitt kontaktperson innen de angitte tidsfrister. 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. 3.3 Tidsfrister Kunngjøringstidspunkt 3. juli 2009. Frist for anmodning om deltakelse er 17.08.2009; kl. 12.00. Anmodningen leveres i Statens legemiddelverks resepsjon, Svein Oftedals vei 8, Oslo. Anmodningen skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte anmodninger. Tentativ fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring 10.07.2009 Frist for anmodning om deltagelse 17.08.2009; kl. 12:00 Behandling av innkommende anmodninger og Uke 34 utsendelse av invitasjon til tilbydere Tilbudsfrist 14.09.2009; kl. 12:00 Evaluering av tilbud uke 38 uke 41 Forhandlinger uke 44 uke 46 Innstilling og bekjentgjøring uke 47 Klagefrist 07.12.2009 Signering av rammeavtale uke 50 6

3.4 Oppdatering av kvalifikasjonsgrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av kvalifikasjonsgrunnlaget vil bli formidlet via e-post til alle leverandører som har meldt sin interesse. Dersom leverandøren finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig, via e-post, be om tilleggsopplysninger hos oppgitt kontaktperson. Svar på forespørsler om tilleggsinformasjon vil bli sendt samtlige som har meldt sin interesse. 3.5 Feil i kvalifikasjonsgrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i kvalifikasjonsgrunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå kvalifikasjonsgrunnlaget inkludert vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 4 Kvalifikasjonskrav 4.1. Generelt Leverandøren må oppfylle kvalifikasjonskravene oppstilt i punkt 4.2 til 4.5. 4.2. HMS-egenerklæring, skatteattest og mva-attest Krav Dokumentasjon for oppfyllelse av kravet Leverandøren skal ha et fungerende HMSsystem HMS-egenerklæring Leverandøren skal ha et ryddig forhold mtp skatte- og avgiftsrestanser. Skatteattest, MVA-attest Norske leverandører skal inngi attesten; Skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (RF 1244) fra kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Attesten skal være fremlagt innen tilbudsfristen og skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristen. Legemiddelverket vil avvise alle tilbud som mangler ovennevnte dokumenter, 7

4.3. Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Dokumentasjon for oppfyllelse av kravet Leverandøren skal ha et lovlig etablert foretak Firma attest 4.4. Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Krav Dokumentasjon for oppfyllelse av kravet Det kreves god økonomisk soliditet Foretakets siste årsberetning til Brønnøysundregisteret og nyere opplysninger som er relevante for foretakets regnskapstall Framleggelse av foretakets årsregnskap (eller utdrag fra dette) for de siste to årene Erklæring om foretakets omsetning de siste årene som har betydning for denne kontrakten 4.5. Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjon for oppfyllelse av kravet Det kreves betydelig erfaring fra tilsvarende oppdrag Foretakets viktigste leveranser for tilsvarende oppdrag de siste 3 årene inkludert deres verdi, tidspunkt og kunde. Det kreves oppgitt referanseperson for hvert oppdrag, med tilhørende kontaktdetaljer. 8

5 Anmodningen om deltakelse 5.1 Språk Anmodning om deltakelse i konkurransen skal være på norsk 5.2 Innlevering av anmodning om deltakelse Anmodning skal leveres i resepsjonen til: Statens legemiddelverk Sven Oftedals vei 8 0950 Oslo Anmodningen skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral konvolutt og tydelig merkes med: Anmodning om deltakelse - program-ressurser Ref. 09/09037 v/anne-britt Thuestad Åpnes kun av adressat Anmodningen skal leveres i tre -3- papireksemplarer (original og to kopier), samt på CD/DVD (i formatet Word/Excel/PDF). 6 Mottakelse og behandling av anmodninger 6.1 Registrering og åpning Mottatte anmodninger om deltakelse vil bli registrert. Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av anmodningene. 6.2 Avvisning av leverandører Leverandører som ikke har inngitt MVA- /Skatte attest eller HMS egenerklæring vil bli avvist. Det samme gjelder leverandører som ikke oppfyller kvalifikasjonskravene. I tillegg til dette kan oppdragsgiver avvise leverandører som ikke oppfyller kravene i FOA 20-12. 6.3 Utvelgelseskriterier for prekvalifiseringen Oppdragsgiver vil, basert på sin evaluering av de mottatte anmodningene, invitere opp til fem syv leverandører til å gi tilbud i konkurransen. Utvelgelsen vil bli basert på hvilken leverandør som anses for å ha inngitt mest responderende anmodningen. 6.4 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av frist for anmodning og senere tilbud vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 6.5 Retur av anmodninger om deltakelse Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte anmodninger om deltakelse i konkurransen. 9

6.6 Lønns- og arbeidsvilkår Leverandøren forplikter seg til å tilby sine arbeidstakere lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av landsomfattende tariffavtale eller det som ellers er normalt for vedkommende sted og yrke. Dette gjelder også arbeid som utføres for norske oppdragsgivere i utlandet. Leverandøren må på forespørsel kunne dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til sine ansatte. Dersom leverandøren ikke etterlever denne klausulen, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen til det er dokumentert at forholdene er i orden. Summen som blir tilbakeholdt skal svare til ca. 2 ganger innsparingen for arbeidsgiveren. 7 Vedleggsoversikt Følgende dokumenter er vedlagt kvalifikasjonsgrunnlaget: - Vedlegg 1. HMS Egenerklæring 10