Nordisk Råd Mødegruppe Kontrollkomiteen, KK Mødetid 8. april 2014 Mødested Akureyri Ved Stranden 18 DK-1061 København K Tel +45 3396 0400 Fax +45 3311 1870 nordisk-rad@norden.org www.norden.org Referat 10. april 2014 14-121 10/14 Godkjenning av dagsorden Ingen bilag Kontrollkomiteen godkjente forslag til dagsorden, med den endring at pkt. 16 hva angår brev fra NMR om prosjektvirksomheten og 17 om ubrukte midler også er et beslutningspunkt. 11/14 Referat fra Kontrollkomiteens møte 22. januar 2014 1 Referat Kontrollkomiteen 22. januar 2014 kl. 8:30 Referatet fra Kontrollkomiteens møte i Oslo den 22. januar 2014 ble godkjent gjennom skriftlig prosedyre med svarfrist 12.februar. Referatet er publisert på www.norden.org. På møtet ble det påpekt to rettelser til protokollen: a) Referat fra Presidiets møter skal vedlegges til Kontrollkomiteens møtedokumenter. Referatene finnes også på www.norden.org. b) Det årlige møte med Nordisk ministerråds generalsekretær skal være en del av Kontrollkomiteens arbeidsplan
Kontrollkomiteen noterte informasjonen samt tilføyelsene til referatet fra møtet den 22. januar. Saker til beslutning 12/14 Komiteforslag om 8-års regelens anvendelse 1 A 1616/KK: Komiteforslag om 8-års regelens anvendelse På siste møte ga Komiteen Sekretariatet i oppdrag å utarbeide utkast til Komiteforslag om 8-årsreglen med fokus på barselpermisjon, stillinger som krever meget spesialisert kunnskap samt tekniske og administrative stillinger. Det fremkom forslag til noen rettelser i teksten, som sekretariatet fikk i oppdrag at rette til. Videre ble det vedtatt en endring i tredje at-sats. Kontrollkomiteen vedtok forslaget, at Nordisk råd rekommanderer Nordisk ministerråd å tillate de nordiske institusjoner å unnta et begrenset antall støttefunksjoner for eksempel vaktmestertjenester, fra 8 års regelen å gi dispensasjon fra 8 årsregelen for barselpermisjon å evaluere erfaringene med reglen om mulighetene til å forlenge ansettelsene i NordGen og Nordregio utover 8 år, i stillinger som krever meget spesialisert kunnskap, samt undersøke om det er flere nordiske institusjoner som har samme behov Komiteen besluttet å fremlegge forslaget ved sesjonen i Stockholm i oktober 2014. 13/14 Helsingforstraktatens artikkel 47 & 48 1 2 3 4 Justisministeriet Finland ad Helsingforsavtalen Ålands delegation - Tillämpningen av Helsingforsavtalet Folketinget, Danmark: Notat til INT om fortolkning af reglerne om Nordisk Råds sammensætning Nordisk Råds Sekretariats notat om fortolkning af Helsinkiaftalens artikel 47 og 48 side 2 af 7
Det er reist spørsmål om tolkningen av artikkel 47 og 48 av Helsingforsavtalen. Med henvisning til artikkel 43 i Nordisk råds arbeidsordning, hvor det konstateres at Kontrollkomiteen kan avgi uttalelse til Presidiet om tolkning av Helsingforsavtalen, andre avtaler om nordisk samarbeid, Nordisk råds arbeidsordning og andre interne bestemmelser, ønsker Rådsdirektøren at forlegge saken Kontrollkomiteen. En videre behandling av saken kunne være å søke en vurdering fra en sakkyndig person eller personer som ikke har direkte forbindelse til det nordiske samarbeidet. Det finnes ikke noen bestemmelser i selve Helsingforsavtalen om hvordan uoverensstemmelser skal løses. Hvis det ikke oppnås enighet om tolkningen kan det i siste ende bli nødvendig å endre de respektive bestemmelser i Helsingforsavtalen for å sikre entydig tolkning. Kontrollkomiteen noterte informasjonen. Komiteen besluttet å søke synspunkter fra de nasjonale delegasjoner om tolkningen av artikkel 47 og 48 i Helsingforsavtalen. Komiteen besluttet å søke en vurdering av saken fra en ekstern ekspert og ga sekretariatet i oppdrag at komme med forslag her om. 14/14 Rapport fra institusjonsbesøk - NIAS 1 2 Rapport fra besøk til NIAS Utdypende svar fra NIAS Siden 2011 har Kontrollkomiteen fulgt en plan om besøk til de nordiske institusjoner med sikte på å belyse den nordiske nytte de skaper. Etter hvert besøk utarbeides en rapport som oversendes til institusjonen, Nordisk ministerråd og Nordisk råds fagutvalg samt budsjettgruppen. I forbindelse med Kontrollkomiteens møte i København den 22. januar besøkte komiteen Nordisk institutt for Asia studier (NIAS) den 21. januar. Sekretariatet opplyst at det ikke har vært mulig å få belyst hvilken støtte NIAS får fra Danmark og Københavns Universitet, både direkte og som husleiestøtte. Det fremkom forslag til noen rettelser i teksten, som sekretariatet fikk i oppdrag at rette til. side 3 af 7
Kontrollkomiteen godkjenner rapporten om besøket til NIAS med en tilføyelse om at tyngden i NIAS nordiske nytte ligger i samling og oppsamling av felles kunnskapsressurser, arkiv og bibliotek til bruk for institusjoner og deltakere i nettverket. Komiteen ga sekretariatet i oppdrag å sende rapporten til Nordisk ministerråd, NIAS og Nordisk råds fagutvalg samt budsjettgruppen. Komiteen beslutter å stille spørsmål om NIAS husleiestøtte til Nordisk ministerråd. 15/14 Kontrollkomiteens årsberetning 2013 1 3.6 Kontrollkomiteen Til møtet hadde sekretariatet utarbeidet forslag til Kontrollkomiteens bidrag til Nordisk Råds årsrapport for 2013. PÅ møtet ble det stilt spørsmål om partistøttereglen var fult implementert fra 1. januar 2013 som det står i rapporten. Sekretariatet skal undersøke dette og rette til hvis det behøves. PÅ møtet fremkom forslag om å flytte avsnittet om riksrevisjonen frem i redegjørelsen. Videre, at det under dette avsnitt skulle presiseres at Kontrollkomiteen etterlyser resultater av utredningen om Nordisk ministerråds prosjektvirksomhet, som riksrevisjonen arbeider med. Kontrollkomiteen godkjente forslag til årsrapport for Komiteens arbeid i 2013 med de rettelser som fram kom på møtet. Saker til orientering 16/14 Rapportering til Kontrollkomiteens aprilmøte 2014 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Interna rutiner för behandling av ärenden från Nordiska rådets kontrollkommitté Kvitteringsbrev NMR åtta-årsregeln Kvitteringsbrev Nordisk energiforskning Kvitteringsbrev NordForsk Kvitteringsbrev Nordisk innovation Kvitteringsbrev NMR projektregistrering Redegjørelse om å styrke rekommandasjoner som politiske instrument E 3/2014: Skriftlig spørsmål om Nordisk Journalistcenter Svar E_3_2014 side 4 af 7
Det ble orienter om a) Rutiner for behandling av Kontrollkomiteens saker i Nordisk ministerråd som Generalsekretærens kontor har utarbeidet b) Kvitteringsbrev fra Nordisk ministerråd vedrørende mottatte rapporter fra besøk til nordisk institusjoner i 2013 samt øvrige henvendelser, bl.a. om 8-årsregelen og prosjektregistrering. Hva angår det siste, prosjektregistrering, er det en sak som det er aktuelt å komme tilbake til i Kontrollkomiteen. c) Redegjørelse til temasesjonen som oppfølgning på IB 2/2012 d) Svar på skriftlig spørsmål om Nordisk Journalistcenter (E 3/2014) Kontrollkomiteen noterte informasjonen. Komiteen besluttet å komme tilbake til Nordisk ministerråds prosjektregistrering på et senere møte. 17/14 Regler for bruk av ubrukte/udisponerte midler 1 Svarbrev fra GS til Kontrollkomiteen vedr. revisjonsrapporten om NMRs virksomhet 2011 Som oppfølgning på diskusjonen på januarmøtet etterlyst Kontrollkomiteen opplysninger om de regler som gjelder for ikke-disponerte midler i Nordisk ministerråd (NMR) og Nordisk råd. Det ble opplyst at MR-SAM har budsjettkompetansen og kan omdisponere midler til andre formål enn vedtatt i Nordisk ministerråds budsjett. MR-Sam har delegert mandat til Generalsekretæren til at omdisponere opp til 300.000 DKK mellom budsjettposter. Kontrollkomiteen noterte informasjon om regler for anvendelse av udisponerte midler i Nordisk ministerråd og Presidiets ansvar for budsjettet i Nordisk råd, herunder omdisponering av midler. Komiteen besluttet å ta opp spørsmål om Nordisk råd skal involveres i beslutninger om omdisponering av budsjettmidler i NMR, og ga sekretariatet i oppdrag å utarbeide et notat her om. side 5 af 7
18/14 Kontrolloppgave 2014 - effekten av nordiske prosjekter 1 Effekten av nordiske prosjekter På sitt januarmøte 2014 besluttet Kontrollkomiteen å igangsette en utredning om effekten av Nordisk ministerråds prosjekter og prosjekter som gjennomføres av de nordiske institusjonene. Komiteen ga sekretariatet i oppdrag å igangsette arbeidet med utredningen, og å konsultere de nasjonale delegasjons-sekretariater om oppdraget. Sekretariatet har konsultert de nasjonale delegasjoner om oppdragsbeskrivelsen (se vedlagt). På møtet presenterte Sekretariatet et bud fra COWI i Danmark om å gjennomføre oppgaven innenfor et budsjett på 150.000 DKK. Informasjon herom ble delt ut på møtet. Under møtet ble det presisert at alle prosjekter i den pågjeldende periode bør inngå og at NMR, NCV og NHV bør kontaktes her om. Eventuelle kommentarer om oppdraget skal være Sekretariatet i hende senest fredag den 11. april. Kontrollkomiteen noterte informasjonen. 19/14 Eventuelt Ingen bilag Det var ikke noen under dette punktet. side 6 af 7
Til stede Den socialdemokratiska gruppen (S) Sonja Mandt (A), Norge, leder Billy Gustafsson (S), Sverige Den konservativa gruppen (K) Eero Suutari (saml), Finland Valgerður Gunnarsdóttir (Sj.), Island Den vänstersocialistiska gröna gruppen (VSG) Steen Gade (SF), Danmark Nordisk frihet Lauri Heikkilä (saf), Finland, nestleder Forfald Mittengruppen (M) Jan Lindholm (MP), Sverige Sekretariat Tryggvi Felixson, Nordisk Råd Bente Øxseth, Nordisk Råd Paula Moisander, Nordiska rådet, Finlands delegation Bjørn Andreassen, Nordisk Råd, Norges delegasjon Dan Alvarson, Nordiska rådet, Sveriges delegation side 7 af 7