Referat. Saker til beslutning. Saker til drøftelse og beslutning. 28/12 Godkjenning av dagsorden. 29/12 Institusjonsbesøk i Gøteborg, september 2012

Transkript

1 Nordisk Råd Mødegruppe Kontrollkommittén, KK Mødetid 25. september 2012 Mødested Gøteborg Ved Stranden 18 DK-1061 København K Tel Fax nordisk-rad@norden.org Referat 01. oktober Saker til beslutning 28/12 Godkjenning av dagsorden Ingen bilag Forslag til dagsorden ble godkjent. Saker til drøftelse og beslutning 29/12 Institusjonsbesøk i Gøteborg, september Årsrapport Nordic School of Public Health NHV - underskrevet 2 Nordicom - Årsrapport Opplegg/veiledning for institusjonsbesøk I henhold til plan for Kontrollkomiteens besøk til nordiske institusjoner og samarbeidsorganer i perioden besøkte Komiteen Nordic School of Public Health (NHV) i Gøteborg og fikk presentert virksomheten ved rektor Marie Beckman Suurküla og NHVs arbeid med universell design ved Evastina Björk.

2 Kontrollkomiteen fikk også besøk av Ulla Carlsson institusjonssjef for Nordiskt informationscenter för medie- och kommunikationsforskning (NORDICOM). Etter presentasjonen drøftet Kontrollkomiteen den informasjon som ble fremlagt og Komiteens vurdering av dette. Kontrollkomiteen ga sekretariatet i oppdrag å skrive en rapport om besøkene og Komiteens vurdering med utgangspunkt i det som framkom på møtet. 30/12 Rapport fra Kontrollkomiteens besøk hos Kulturkontakt Nord 1 Kontrollkomiteens rapport fra besøk hos Kulturkontakt Nord, Helsingfors, mai 2012 På sitt møte i Esbo den 30. januar 2011, besluttet Kontrollkomiteen at det skulle utarbeides en plan for besøk til de nordiske institusjoner med sikte på å belyse den nordiske nytte de skaper. Kontrollkomiteen har godkjent en plan som innebærer at samtlige nordiske institusjoner og et antall samarbeidsorganer vil kunne besøkes innen utgangen av I forbindelse med Kontrollkomiteens møte mai 2012 i Helsingfors ble det avlagt besøk hos Kulturkontakt Nord både på Kajsaniemigatan og Sveaborg. Til møtet hadde sekretariatet utarbeidet utkast til rapport fra besøket. Rapporten ble drøftet og komiteen kunne slutte seg til konklusjonene. Komiteen ga uttrykk for at rapporten reiser spørsmålet om ansvars- og rollefordeling mellom Ministerrådet og de nordiske institusjoner er tydelig og i alle hensender i overenstemmelse med god forvaltningspraksis. Sekretariatet informerte komiteen om at direktøren for KKN ikke har fått forlenget sin kontrakt og fratrådte sin stilling i august mot egen ønske. Kontrollkomiteen godkjente rapporten om besøket til Kulturkontakt Nord. Komiteen noterte informasjonen om KKNs direktørs avgang. 31/12 Rapport fra møtet med NEFCO 21. mai Kontrollkomiteens rapport fra besøk hos NEFCO side 2 af 10

3 På sitt møte i Esbo den 30. januar 2011, besluttet Kontrollkomiteen at det skulle utarbeides en plan for besøk til de nordiske institusjoner med sikte på å belyse den nordiske nytte de skaper. Kontrollkomiteen har godkjent en plan som innebærer at samtlige nordiske institusjoner og et antall samarbeidsorganer vil kunne besøkes innen utgangen av I forbindelse med Kontrollkomiteens møte mai 2012 i Helsingfors ble det avholdt et møte med NEFCO den 21. mai. Til møtet hadde Sekretariatet utarbeidet et utkast til rapport om informasjonen som ble fremlagt under besøket og Kontrollkomiteens vurdering. På møtet fremkom synspunkter om å tydeliggjøre hvilke tre kriterier om nordisk nytte som NEFCO vurderes å oppfylle. Komiteen noterer at NEFCO operer i Hviterussland. Det reiser spørsmålet om NEFCO i sitt virke risikerer å støtte eller legitimere anti-demokratiske regimer, men på den annen side bidrar innsatsen i Hviterussland til å bedre miljøet i hele Europa. Kontrollkomiteen vedtok rapporten, men ønsket en tydeliggjøring av hvilke tre kriterier om nordisk nytte NEFCO vurderes å oppfylle. 32/12 C 3/KK: Riksrevisjonens beretning om Nordisk Ministeråds virksomhet for Rigsrevisionens beretning til Nordisk Råd og Nordisk Ministerråd om revisionen af Nordisk Ministerråds virksomhed for 2011 Rigsrevisionens beretning om revisionen af Nordisk Ministerråds regnskab 2011 Kontrollkomiteen har som oppgave å forberede Nordisk råds behandling av Nordisk ministerråds regnskap. Til møtet hadde sekretariatet utarbeidet et utkast til betenkning. Kontrollkomiteen drøftet revisjonsrapporten og utkast til betenkning. Komiteen anså at det til foreliggende utkast til betenkning kunne fremheves som riksrevisjonen i sin rapport sier, under punkt 45 om resultatet av anvendte midler og under punkt 48 om dekning av overhead ved administrasjon av enkeltprosjekter i kontorene i Baltikum og Nordvestrussland. Med henvisning til punkt 27 i revisjonsrapporten ønsket Kontrollkomiteen en avklaring om det er tale om midler som muligvis frigjøres til andre formål og hvilke regler som gjelder om dette. Kontrollkomiteen godkjente forslag til betenkning over Nordisk ministerråds virksomhet i 2011, men ønsket i betenkningen å fremheve Riksrevisjonens anmerkninger under punkt 45, om resultatet av anvendte midler samt under punkt 48 om dekning av overhead ved administrasjon av enkeltprosjekter ved de baltiske kontorene. side 3 af 10

4 Komiteen ønsker til et kommende møte en orientering om status for ikkedisponerte midler og de regler som gjelder om dette, jfr. punkt 27 i revisjonsrapporten om NMR i /12 C 4/KK - Betenkning over Riksrevisjonens beretning til Nordisk råd om revisjonen av Nordisk råds regnskap for Betenkning over Riksrevisjonen beretning til Nordisk råd om revisjon av Nordisk Råds regnskap for Den underskrevne revisionspåtegning for årsregskabet 2011 for Nordisk Råd og den underskrevne beretning 3 Slutligt regnskab Nordisk_Råd år 2011.pdf Kontrollkomiteen har som oppgave å forberede Nordisk råds behandling av Nordisk råds regnskap. Til møtet hadde sekretariatet utarbeidet et utkast til betenkning. Som tilføyelse til utkastet var det enighet om å ta opp punkt 25 i revisjonsrapporten om ledelsesberetning. Videre, punkt 24 om Nordisk ministerråds finansiering av BSPC, som ikke inngår i regnskapet for BSPC. Det er tale om en skrivefeil i rapporten, da det er bidrag fra Nordisk råd det det handler om. Men merknaden om at bidraget skal inngå i regnskapet for å gi et fullstendig bilde av omkostningene ved BSPC støtter Kontrollkomiteen. Kontrollkomiteen godkjente forslag til betenkning over Nordisk råds regnskap i 2011 med tilføyelser som følger: Revisjonsrapportens punkt 25 om en ledelsesberetning for å kunne belyse og redegjøre for særlige forhold i årsregnskapet Revisjonsrapportens punkt 24 om at det særlige bidraget til BSPC på skal inngå i årsregnskapet 34/12 C 5/KK - Betenkning over riksrevisjonens beretning om Nordisk kulturfonds virksomhet C 5 KK - Betænkning over Rigsrevisionens beretning om Nordisk Kulturfonds virksomhed for Rigsrevisionens beretning over revisionen af Nordisk Kulturfonds regnskab Nordisk kulturfonds årsberetning 2011 side 4 af 10

5 Kontrollkomiteen har som oppgave å forberede Nordisk råds behandling av Nordisk kulturfonds regnskap. Til møtet hadde sekretariatet utarbeidet et utkast til betenkning. Som tilføyelse til utkast var det enighet om å fremheve Kontrollkomiteens synspunkt om overlappende virksomhet i KKN og NKF. Kontrollkomiteen godkjente forslag til betenkning over Nordisk kulturfonds regnskap i 2011, men ønsket en tilføyelse i betenkning om Kontrollkomiteens synspunkt med hensyn til den overlappende virksomhet i Kulturkontakt Nord og Nordisk kulturfond. 35/12 Regler for støtte til partigrupper i Nordisk råd Oversikt over høringssvar fra partigruppene Kontrollkomiteens forslag til regulering av støtte til partigrupper i Nordisk råd Regulering av støtte til partigrupper i Nordisk råd - regler FINSK Regulering av støtte til partigrupper i Nordisk råd - Regler SVENSK På Kontrollkomiteens møte den 21. mars i Reykjavik presenterte sekretariatet et forslag til regler for støtte til partigrupper. Kontrollkomiteen ga sekretariatet i oppdrag å videreutvikle forslaget til regler for støtte til partigrupper og mandatstøtte. Til komiteens møte i mai ble det framlagt et revidert utkast til regler. På møtet fremkom flere forslag til endringer samt rettelser som ble innarbeidet i forslaget. En revidert versjon ble etter møtet sendt medlemmene til gjennomgang og deretter til høring i partigruppene. Det innkom høringssvar fra Den sosialdemokratiske gruppe, Mittengruppen og VSG. På møtet vurderte Kontrollkomiteen de innkomne høringssvar, og det ble enighet om å endre paragrafene 9 og 11. Videre fremkom det forslag om redigering av paragrafene 1 og 4. Det ble også reist tvil om paragraf 13 var nødvendig og det ble besluttet at den skulle utgå, med den merknad at den vurderes nærmere i den videre behandling av saken i Presidiet. På Kontrollkomiteens møte i september 2011 ble det lagt fram et ønske om å ta opp en konkret sak om misbruk av støtten til en partigruppe i Nordisk råd. På Komiteens møte den 31. oktober 2011 orienterte sekretariatet om misbrukssaken. På samme møte ble det besluttet å drøfte eventuelt behov for å videreutvikle regler og oversyn for Nordisk råds støtte til partigruppene. På møte i Gøteborg ble det fremsatt ønske om en status for saken om misbruk og underslag av støttemidler i Den konservative gruppe. Kontrollkomiteen vedtok forslaget om regler for støtte til partigruppene i Nordisk råd med de endringer som det var enighet om på møtet: Paragrafene 9 og 11 ble endret til: side 5 af 10

6 9 Kasse og regnskapsfunksjoner skal ivaretas på en betryggende måte og midlene oppbevares og anvendes ansvarsfullt i samsvar med Partigruppene fremlegger oversikt over sin finansielle status på det tidspunkt reglene for partistøtte trer i kraft. Partigruppene kan avsette midler til planlagte aktiviteter i kommende år. Videre kan det avsettes en reserve på inntil 30 % av den årlige bevilgning for ivaretagelse av arbeidsgiveransvaret ved endringer i gruppens finansielle situasjon. Det ble foretatt redigering av paragrafene 1 og 4. Det ble også reist tvil om paragraf 13 var nødvendig, og det ble besluttet at den skulle utgå, med den merknad at den vurderes nærmere i den videre behandling av saken i Presidiet Komiteen vedtok å oversende forslaget til Presidiet til endelig behandling. Komiteen ba sekretariatet sørge for et juridisk oversyn av reglene. Kontrollkomiteen ba sekretariatet om å etterspørre en status for saken om misbruk underslag av støttemidler i Den konservative gruppen. 36/12 Forslag til oppfølging av kontrolloppgave 2011, effektivisering av Nordisk råds rekommandasjoner 1 Komitéforslag om effektivisering af Nordisk Råds rekommandationer Kontrolkomiteen drøftede det reviderede udkast til komitéforslag, og stillede sig bag det. Videre var man inde på formen for det videre arbejde, og Komitéen besluttede i henhold til sekretariatets indstilling, at dele forslaget op. At-sats 1, 2, 4 og 8 bliver til en Intern som præsenteres og behandles på sessionen 2012, at-sats 3 sendes som forslag til Præsidiet og at-satser 5,6 og 7 bliver til en rekommandation til Nordisk Ministerråd. Kontrolkomitéen vedtog udkast til komitéforslag og den videre processuelle opdeling af at-satserne. 1, 2, 4 og 8 bliver til en Intern som præsenteres og behandles på sessionen 2012, at-sats 3 sendes som brev til Præsidiet og at-satser 5,6 og 7 bliver til en rekommandation til Nordisk Ministerråd. Saker til orientering 37/12 Referat fra møtet 21. mai 2012 i Helsingfors side 6 af 10

7 1 Referat Kontrollkommittén 21. maj 2012 kl. 12:00 Referatet fra Kontrollkomiteens møte i Helsingfors den 21. mai 2012 ble godkjent gjennom skriftlig prosedyre med svarfrist 12. juni. Referatet er publisert på Kontrollkomiteen noterte at referatet fra møtet 21. mai er godkjent pr. skriftlig prosedyre 12. juni /12 Riksrevisjonens forvaltningsmessige prosjektrevisjon ved Nordisk ministerråd 1 2 Afrapporteringsbrev Riksrevisjonens endelige rapport om prosjektrevisjon ved Nordisk Ministerråd Kontrollkomiteen besluttet på sitt møte den 21. mai 2012 at man på et kommende møte skulle se på utviklingen av prosjektvirksomheten under Nordisk ministerråd. Riksrevisjonen i Danmark har i perioden januar/februar utført en revisjon av prosjekter ved Nordisk ministerråd. Formålet med revisjonen var å undersøke om NMR i nødvendig omfang har oppstilt mål- og resultatkrav til tilskuddsmottakere, og om NMR følger opp om tilskuddsmottakere lever opp til disse mål- og resultatkrav. I sin rapport om revisjon gir Riksrevisjonen flere forslag som den videre utviklingen av prosjektstyringen i Nordisk ministerråd. Kontrollkomiteen noterte rapporten. Komiteen besluttet å sende brev til Nordisk ministerråd som uttrykker støtte for de forslag som er kommet fra Riksrevisjonen om den videre utviklingen av prosjektvirksomheten. I brevet påpekes bl.a. paragraf 38 i riksrevisjonens rapport om å sikre at tilskudd til ikke-statlige institusjoner blir revidert i henhold til god offentlig revisjonsskikk. 39/12 Årsrapporter 2011 fra nordiske institusjoner 1 Oversikt Årsrapporter Institusjoner (pdf) side 7 af 10

8 2 NAPA - Årsrapport NordGen - Årsrapport NIVA - Årsrapport NIVA - årsregnskap Årsrapport Nordic School of Public Health NHV - underskrevet 7 NVC - Årsrapport NVC - totalt konsernregnskap NordForsk - Årsrapport NEF - Årsrapport Nordic Innovation - Årsrapport DRIFTS- OG BALANCEREGNSKAB 2004 Nordisk InnovationsCenter 13 Nopef - Årsrapport NOREY - Årsrapport NOREY - Årsregnskab NIFIN - Årsrapport Kulturkontakt Nord - Årsrapport Nordens Hus Færøyene - Årsrapport Nordens Institut Åland - Årsrapport NordVulk - Årsrapport NIKK - Årsrapport Nordregio - Årsrapport Nordicom - Årsrapport Nordisk kulturfonds årsberetning 2011 Kontrollkomiteen fastslo på sitt januarmøte i 2011 at det ville være nyttig med en regelmessig tilbakemelding fra de nordiske institusjoner, f. eks. i form av å få tilsendt deres årsrapporter. Det er i 2012 innkommet årsrapporter fra 18 institusjoner om virksomheten i 2011: 1. Nordisk Genresurscenter, NordGen 2. Nordens Välfärdscenter, NVC 3. Nordiska institutionen för vidareutbildning inom arbetsmiljöområdet, NIVA 4. Nordic Centre for Spatial Development, NORDREGIO 5. Nordisk institutt for kunnskap om kjønn, NIKK 6. Nordisk Energiforskning, NEF 7. Nordiska högskolan för folkhälsovetenskap, NHV 8. Nordisk Informationscenter för Medie- och Kommunikationsforskning, NORDICOM 9. Nordiska projektexportfonden, NOPEF 10. Nordisk Innovation 11. NordForsk 12. Nordens Institut på Åland, NIPÅ 13. Nordens institut i Finland, NIFIN 14. Kulturkontakt Nord, KKN 15. Nordens Hus Reykjavik, NOREY 16. Nordens Institut i Grønland, NAPA 17. Nordens Hus Færøyene 18. Nordisk kulturfond Sekretariatet har utarbeidet en oversikt fra rapportene som viser at det er tale om en omsetning på 595 MDKK og 270 stillinger. NMRs bevilgninger tilsvarer over 60 % av inntektene, men andelen er betydelig høyere hvis man ser bort fra NEF og NHV som for en stor del finansieres av nasjonale bevilgninger. Det er stor variasjon i den andel som går til administrasjon, fra side 8 af 10

9 3 % til over 30 %, alt etter virksomhetens innretning. Det er også stor forskjell i administrasjonskostnader i institusjoner som har samme formål som de nordiske hus (NIPÅ, NIFIN, NOREY og Nordens hus på Færøyene), fra 7 % til 28 %. Samme gjelder også nasjonale bidrag til kulturinstitusjoner, fra 1 til 13 % av inntektene. Kontrollkomiteen noterte rapportene. Komiteen besluttet, med henvisning til rapportene, å stille oppklarende spørsmål til Nordisk ministerråds sekretariat om regler og praksis for nasjonal finansiering, momsregler og ulikheter i administrative kostnader hvor det er tale om sammenliknbar virksomhet. 40/12 Eventuelt Ingen bilag Det ble foreslått at Kontrollkomiteen inviterer den kommende generalsekretær i Nordisk ministerråd til et møte. Sekretariatet skal se nærmere på mulighetene til å arrangere møte i Kontrollkomiteen med tilknytting til sesjonen i Helsingfors. side 9 af 10

10 Til stede Den socialdemokratiska gruppen (S) Sonja Mandt (A), Norge, leder Billy Gustafsson (S), Sverige Mittengruppen (M) Anders Andersson (KD), Sverige Den konservativa gruppen (K) Eero Suutari (saml), Finland, nestleder Ragnheiður Rikharðsdóttir (Sj.), Island Den vänstersocialistiska gröna gruppen (VSG) Anne Baastrup (SF), Danmark Forfald Mittengruppen (M) Eeva-Maria Maijala (cent), Finland Sekretariat Tryggvi Felixson, Nordisk Råd Bente Øxseth, Nordisk Råd Halla Nolsøe Poulsen, Nordisk Råd Anna Munck, Nordisk Råd, Danmarks delegation Paula Moisander, Nordiska rådet, Finlands delegation Lárus Valgarðsson, Nordisk Råd, Islands delegation Bjørn Andreassen, Nordisk Råd, Norges delegasjon Bengt Ohlsson, Nordiska rådet, Sveriges delegation Kristina Aaltonen, Den socialdemokratiska gruppen (S) Marianne Seip, Den socialdemokratiska gruppen (S) Hildur Helga Gisladóttir, Mittengruppen side 10 af 10