Bilag 1 - Oppdragsgivers spesifikasjon 1 Anskaffelsen gjelder 1.1 Oppdragstype generelt Rammeavtalen skal dekke oppdragsgivers behov for å få utført glassarbeider og kjøp av glass. Dette gjelder i hovedsak reparasjoner etter knusing og hærverk i kommunale bygg, innenfor fagområdet glass og glassarbeider. Foruten reparasjoner og utskifting av glass vil rammeavtalen omfatte fjerning og bortkjøring av knust glass og skadet materiell. Sikring av eiendom ved midlertidig tetting av glass i dører/vinduer må også påregnes. Rammeavtalen omfatter også oppdrag innen aluminiumarbeider, herunder utskifting av dører, vinduer, gelender og sperringer med mer. Levering og montering og reparasjoner av solskjerming, hovedsakelig i form av solreflekterende glass, screens og markiser, skal også inngå i rammeavtalen. Rammeavtalen vil også kunne omfatte større oppdrag, som utskiftning av fasader. Rammeavtalen innbefatter også materialleveranser, deponering av rivningsmateriell og sikringstiltak for eget personell og bygningens brukere. Overstående beskrivelser er ikke uttømmende, alle oppdrag som naturlig hører til fagområdet er omfattet. 1.2 Hasteoppdrag og krav til vaktordning Hasteoppdrag defineres som oppgaver som krever umiddelbar reaksjon for å sikre eiendommer og verdier, samt hindre personskade. Valgte leverandører vil kunne bli utkalt på kort varsel for å assistere med denne typen oppdrag. Ved slik utrykning skal området sikres og ryddes, og midlertidig og nødvendig tetting skal utføres. Dette gjelder også ved utrykning utenom vanlig arbeidstid. Mange av hasteoppdragene bestilles innenfor vanlig arbeidstid, men leverandørene skal ha mulighet til å levere tjenester hele døgnet, også i helger og ved helligdager. Leverandøren må på forespørsel kunne fremlegge dokumentasjon på at leverandøren har den nødvendige kapasitet og at en vaktordning i tråd med krav i denne rammeavtalen er avklart med arbeidstakerorganisasjon og verneombud. Hasteoppdrag skal behandles og igangsettes på arbeidsstedet senest innen to timer etter bestilling, med mindre annet er avtalt med oppdragsgiver. 1
1.3 Fullføring av arbeidet. Ved sikring og midlertidige reparasjoner i forbindelse med hasteutkalling skal permanent reparasjon normalt utføres innen fem arbeidsdager. Dette gjelder for arbeider som er estimert til under kr. 300 000,-. For arbeider med en estimert verdi på over kr. 300 000,- vil det bli gjennomført en minikonkurranse i henhold til bestemmelsene i konkurransegrunnlaget punkt 1.3.2. Alle igangsatte arbeider/oppdrag skal utføres forløpende hvis ikke annet er avtalt med oppdragsgiver. 1.4 Større planlagte jobber Større oppdrag, som for eksempel rehabilitering, oppussing eller nybygging, vil kunne forekomme. Slike oppdrag blir fordelt etter mekanismer beskrevet i bilag 3 Administrative bestemmelser. 2 Faglig standard og rutiner 2.1 Faglig standard Arbeidene må være av god håndverksmessig kvalitet i tråd med kravene i NS 3420, og skal utføres av faglært personell. Arbeid som skjer i ordinær arbeidstid bør utføres slik at det fører til minst mulig sjenanse for brukeren. Alt arbeid som gjennomføres i kontraktsperioden skal være i samsvar med gjeldende lover, forskrifter. 2.2 Asbestsanering Rivnings-, reparasjons- og vedlikeholdsarbeid av asbestholdig materiale skal foregå i henhold til Forskrift om asbest (FOR-2005-04-26-362). Leverandør skal på forespørsel kunne dokumentere at forskriften er fulgt, og at avfall er håndtert korrekt. Entreprenør skal varsle og søke arbeidstilsynet om tillatelse før arbeidet starter. 2.3 Brannglass Brannglass skal benyttes der gjeldende regelverk tilsier bruk av brannglass. Brannglass må monteres og merkes i henhold til gjeldende regelverk. 2.4 Glass Laminert glass skal brukes fremfor herdet glass. Personsikret glass og brannglass skal merkes i samsvar med gjeldende regelverk. 2.5 Solskjerming Det ønskes fortrinnsvis at det brukes screens som solskjerming. Markiser skal likevel brukes der dette vurderes som mest hensiktsmessig. Både screens og markiser må kunne tilpasses og lages på mål til det vinduet som skal skjermes. 2
Screens må kunne leveres både med og uten motor. Solreflekterende glass skal ha en dekningsgrad på ca. 66/33, dersom ikke annet er avtalt. 2.6 Sikringsarbeid Sikringsarbeid skal være utført slik at det ikke kan forvolde skade. 2.7 Rent bygg Det skal ryddes og holdes rent på byggene under og etter arbeider. Innomhus skal det dersom ikke annet er beskrevet alltid legges opp til «Rent bygg». 2.8 Dokumentasjon Ved oppdrag av en slik verdi eller omfang at det fremstår som hensiktsmessig, skal leverandøren uoppfordret skrive rapport om arbeidene. Det skal også leveres relevant FDV og HMS dokumentasjon i henhold til NS 3451:2009 Bygningsdelstabell i etterkant av alle oppdrag der dette er aktuelt. Dokumentasjonen skal leveres på minnepinne og i perm (2 eksemplarer). Dette gjelder også bygningsmessige endringer utført for andre enheter i Bergen kommune på EBE sine bygg. For mindre oppdrag er det tilstrekkelig at det fremkommer klart av fakturaen hvilke arbeider som er gjort og hvilket materiell som er brukt. Oppdragsgiver kan likevel alltid kreve at leverandøren leverer rapport og dokumentasjon som over nevnt, dersom dette er ønskelig. 2.9 Varsling ved arbeider for EBE/EBF Entreprenør skal varsle EBE/EBF og brukerne på de aktuelle byggene før arbeidet på byggene skal starte, med mindre det kreves umiddelbar oppstart for å sikre bygning/verdier. Der hvor andre kommunale enheter bestiller bygningsmessige arbeider utført på EBE sine bygg, skal disse arbeidene godkjennes av EBE ved byggforvalter før igangsettelse. Ved ankomst til oppdragsobjektet, skal det tas kontakt med tjenestestedsleder. 3 Leveringsbetingelser 3.1 Tilgjengelighet og responstid Ordinære oppdrag skal være mulig å bestille mellom kl. 07.00 og 15.00 på hverdager. Hasteoppdrag skal kunne bestilles hele døgnet (vaktordning). Henvendelse angående ordinære oppdrag skal normalt behandles innen 2 dager, med en skriftlig bekreftelse /tilbakemelding til oppdragsgiver med ferdigstillelsesdato. Mottar ikke oppdragsgiver bekreftelse/tilbakemelding innen fristen, kan oppdraget gå videre til neste entreprenør på prioritetslisten. Etter igangsettelse av et oppdrag skal arbeidet utføres forløpende hvis ikke annet er avtalt med EBE/EBF. Ved hasteoppdrag skal leveringstid (fra oppdragsgiver bestiller et oppdrag til entreprenør stiller på arbeidsstedet) være maksimum 2 timer. 3
Entreprenør plikter å informere oppdragsgiver dersom et oppdrag ikke kan utføres uten ugrunnet opphold. 3.2 Bestilling Ordinære oppdrag vil bli bestilt av oppdragsgiver, som avrop på rammeavtale innen normal arbeidstid. Bestilling fra EBE/EBF vil komme i form av e-post automatisk utsendt fra vårt FDV-system. Hasteoppdrag kan bestilles av oppdragsgiver i normal arbeidstid, eller av oppdragsgiver eller Vaktsentralen i Bergen kommune og resultatenhetsledere utenom ordinær arbeidstid. Arbeider skal ikke igangsettes uten at arbeidsordre er tildelt. Det enkelte oppdrag reguleres av NS8405. 4 Bemanning Entreprenøren er i kontraktsperioden forpliktet til å ha bemanning som sikrere at de avtalte tjenestene kan utføres. 4.1 Underleverandører Entreprenøren kan ikke, uten oppdragsgivers skriftlige samtykke, ha mer enn et ledd underleverandører i kjede under seg. Også selskap som kun leverer bemanning er å anse som underleverandør etter denne bestemmelsen. 4.2 Lærlingeklausul Entreprenøren må være tilknyttet lærlingeordning, og det skal benyttes lærlinger ved utførelse av arbeid omfattet av denne rammeavtalen. Se bilag 9 Vilkår om bruk av lærlinger. 5 Miljø 5.1 Engangsemballasje Hvis engangsemballasje benyttes, kreves det at entreprenøren har et system for innsamling og gjenvinning av emballasje. Denne tjenesten skal ikke medføre kostnad for Bergen kommune. 5.2 Spesialavfall Spesialavfall må behandles forskriftsmessig. Det skal kunne fremvises kvittering for spesialavfall levert på godkjent deponi ved forespørsel. 5.3 Returordning for glass Bergen kommune krever at gjenbrukbart glass leveres til gjenvinning for å redusere avfallsmengden. 4
5.4 PCB-avfall Miljøgiften PCB kan gi alvorlige skader og ha store konsekvenser. Mange eldre isolerglassruter (produsert før 1975 eller importert før 1980) inneholder PCB, og må derfor behandles forskriftsmessig. Disse rutene skal merkes og behandles som farlig avfall. Valgte leverandører skal ved kontraktsinngåelse levere inn dokumentasjon for sine rutiner rundt behandling av PCB-holdig avfall. I forbindelse med prosjekt for opprustning av skolenes fasader har et stort antall eldre vinduer blitt byttet ut i perioden 2009-2011, men det forekommer fremdeles glass som inneholder PCB i enkelte av våre bygg. Ved utskiftning av PCB-glass skal dokumentasjon på innlevering av spesialavfall vedlegges faktura. 6 Informasjon og meldeplikt Partene forplikter seg til gjensidig å informere hverandre om forhold som har eller kan få betydning for utførelse for oppdrag. Herunder nevnes blant annet endringer i bemanning/kapasitet, samt endringer i kontaktinformasjon (inkludert kontaktpersoner og e- post/telefonnumre for bestilling). 5