Vedlegg 13 Kontrakt. Kontakt. mellom. 3. Avtaleperiode med mulighet for forlengelse på år med samme vilkår.

Transkript

1 Ringsaker kommune Org.nr: Vedlegg 13 Kontrakt Kontakt mellom og heretter benevnt leverandøren 1. Avtalen omfatter levering av Kompetanseområde 1, 2 eller 3 2. Avtalebeskrivelse Avhengig av om det er kompetanseområde 1, 2 eller 3 3. Avtaleperiode med mulighet for forlengelse på år med samme vilkår. 4. Følgende betingelser gjelder for avtalen: Leveringstid produkter Spesielle avtalevilkår og alminnelige innkjøpsvilkår for Ringsaker kommune Leveringsbetingelser Spesielle avtalevilkår og alminnelige innkjøpsvilkår for Ringsaker kommune Betalingsbetingelser Spesielle avtalevilkår og alminnelige innkjøpsvilkår for Ringsaker kommune 5. Avtalen består av denne underskrevne side og følgende vedlegg (rekkefølge viser dokumentrang): A. Spesielle avtalevilkår og alminnelige innkjøpsvilkår for Ringsaker kommune B. Konkurransegrunnlaget C. Leverandørens tilbud 6. Kontaktperson hos leverandøren: Navn, tlf:, e-post:, adr:. 7. Kontaktperson for avtalen hos Ringsaker kommune: Ann Marit Holumsnes, innkjøpsrådgiver, tlf: , e-post: anho@ringsaker.kommune.no, adr: Postboks 13, 2381 Brumunddal. 8. Kontaktperson for oppdrag hos Ringsaker kommune: Kompetanseområde 1 Asbjørn Tufto, avd. leder ved enheten teknisk drift, tlf: , epost: atu@ringsaker.kommune.no, adr: Postboks 363, 2381 Brumunddal. Kompetanseområde 2 og 3 Bjørn Vidar Larsen, avd.leder teknisk avd. ved enheten bygg og eiendom drift, tlf: , epost: bvl@ringsaker.kommune.no, adr: Åsmarkvegen 3, 2390 Moelv. 9. Faktura Fakturaene skal sendes elektronisk (PDF-format eller i EHF-elektronisk handelsformat) til Ringsaker kommune. Kontaktperson for EHF-format er Ole Peder Jensen, regnskapssjef, tlf Merking av fakturaer 1

2 For Ringsaker kommune skal fakturaen merkes med et 6 sifret referansenummer samt initialene til bestilleren. Bestillinger gjennom innkjøpssystemet skal i tillegg merkes med et 8 sifret bestillingsnummer. 10. Underskrift For Ringsaker kommune Brumunddal, den For.., den Hilmar Skår Organisasjonssjef 2

3 Vedlegg A: Spesielle avtalevilkår og viktige avtalemomenter Arbeidsteam/tilbudt personell Det kreves at leverandør tilbyr et arbeidsteam for Ringsaker kommune. a) Tilbudt personell for de respektive kompetanseområdene skal være tilgjengelige for Ringsaker kommune i avtaleperioden. b) Eventuelle endringer i arbeidsteamet skal varsles minimum 2 måneder før endring inntrer. c) Kompetansen på arbeidsteamet skal opprettholdes gjennom hele perioden. Kontaktperson a) Oppdragsgivers hovedkontakt hos leverandør for avrop på rammeavtalen skal være den person som koordinerer firmaets aktiviteter innenfor rammeavtalen. b) Hovedkontakten har myndighet til ressursplanlegging og kontraktsinngåelse. Sertifiseringer og godkjenninger a) Det kreves at leverandøren opprettholder alle sertifiseringer og godkjenninger i avtaleperioden. b) Ved endringer i grunnlaget for sertifiseringer eller godkjenninger forplikter leverandøren seg til og kvalifiserer seg til de nyeste standardene for sertifiseringer eller godkjenninger til enhver tid. Elektronisk handel Det kreves at leverandøren er villig til å motta bestillinger av oppdrag gjennom det elektroniske handelssystemet. Elektronisk faktura Det kreves at leverandøren forplikter seg til å sende fakturaer elektronisk. Ordrebekreftelse a) Det kreves at leverandør skal oversende en ordrebekreftelse elektronisk ved alle bestillinger senest en uke etter bestilling. b) Ordrebekreftelsen skal minimum inneholde et prisanslag samt navn på kontaktperson hos leverandør. c) Hvis leverandøren ikke kan utføre oppdraget innen den frist som oppdragsgiver angir, skal leverandør uavkortet gi tilbakemelding dette til bestiller. d) Hvis oppdraget ikke kan utføres innen den frist som oppdragsgiver angir, står kommunen fritt til å benytte seg av andre leverandører. e) Det kreves at leverandør ved oppdrag over en uke leverer en komplett ordrebekreftelse som inkluderer alle kostnader som Ringsaker kommune vil bli belastet før oppstart av oppdrag. Kvalitet Det kreves at alle oppdrag skal være utført og prosjektert iht. siste gjeldene forskrifter, regelverk og direktiver. Leverandør/kontraktspart er ansvarlig for at eventuelle underleverandørers arbeider er utført i henhold til kravene over. 3

4 Feil eller mangler Det kreves at dersom arbeid/oppdrag er utført med dårlig/feil kvalitet, plikter leverandør uten opphold å rette opp feil og mangler uten kostnader for Ringsaker kommune. Det er oppdragsgiver eller omforent tredjepart som vurderer om arbeid er utført med tilfredsstillende kvalitet, dette er likevel ingen aksept for skjulte feil eller mangler som avdekkes på et seinere tidspunkt. Uavhengig kontroll Ringsaker kommune forbeholder seg retten til å gjennomføre stikkprøver og verifikasjon av at fysisk utført el installasjon og dokumentasjon tilfredsstiller forskriftenes krav. Ringsaker kommune vil benytte Det lokale eltilsyn(dle), eller noen som er bemyndiget av nettselskapet i det aktuelle området til å utføre kontrollen og lage en rapport. Kontroll og meldingsplikt Det kreves at leverandør gjennomfører enkel kontroll på oppdragsstedet samt melder tilbake til oppdragsgiver ved avdekte mangler ved brannvern, vann-inntrengning, skadedyr eller annen risiko for liv og helse og eiendom. Hvis avvik oppdages skal dette meldes inn elektronisk til oppdragsgiver umiddelbart. Viderefakturering Ved viderefakturering av underleverandørers arbeid skal følgende regler følges. a) Leverandør skal benytte fast påslagsprosent på materiell som ble benyttet i arbeidet. Oppgis i vedlegg 7 Prisskjema b) Arbeidstimer og kjøring skal ikke ilegges en påslagsprosent. c) Kontraktsparts tilbudspriser skal gjelde for underentreprenører/samarbeidspartnere ved fakturering av arbeidstimer og kjøring. Fakturakontroll Leverandør plikter ved kontroll av rammeavtalens priser å dokumentere netto innkjøpspriser på materiell og utstyr i form av fakturakopi fra grossist evt. grossist avtale. Dette gjelder også ved bruk av underentreprenører/samarbeidspartnere. Rent bygg Det kreves at leverandør skal gjennomføre oppdrag etter prinsippet om rent bygg. Dette vil si at det til enhver tid skal være ryddig og at leverandør skal ta med seg avfall/restmateriell underveis og etter endt oppdrag. Endringsskjema Det kreves at endringsskjema skal benyttes for oppdrag på en uke eller mere. FDV- dokumentasjon Det kreves at leverandør skal levere komplett FDV-dokumentasjon iht. siste gjeldene versjon av NS 3456 til Ringsaker kommune etter endt oppdrag. Dokumentasjonen skal inneholde alle nødvendige opplysninger for å kunne drifte og vedlikeholde anleggene optimalt. Det kreves at dokumentasjonen for hvert oppdrag må minimum inneholde: 1) Funksjonsbeskrivelser. 2) Detaljtegninger av installasjon. 3) Produktopplysninger. 4) Drift/vedlikeholds-instrukser med intervaller for kontroll og vedlikehold av de tekniske installasjonene. 5) Hvordan kontrollen og ettersynet skal utføres. 6) Eventuelle HMS-krav Dersom byggverket endres gjennom oppgradering eller ombygning, for eksempel ved at 4

5 andre produkter og nye materialer kommer inn i byggverket enn de som er beskrevet i sluttdokumentasjonen, skal FDV- dokumentasjonen oppdateres iht. de endringer som er gjort. Vaktordning a) Det kreves at leverandør har en døgnkontinuerlig vaktordning for utrykning ved behov for umiddelbar hjelp. b) Det kreves at leverandør har kun et kontaktpunkt/telefonnummer for vaktordningen. Opplæring Det kreves at leverandør etter endt oppdrag gjennomfører opplæring av driftspersonell i Ringsaker kommune i de tilfeller hvor oppdragsgiver ønsker dette. Prisregulering Prisene er faste i rammeavtalens grunnperiode(2 år). Deretter kan prisene årlig reguleres. Indeksregulering gjøres i henhold til NELFO ISO Entrepriseindeks Lønn, underindeks for Tele og automatisering. Tidspunkt som legges til grunn for reguleringen er ett år før grunnperiodens utløp. Prisjusteringer skal varsles i hht alminnelige innkjøpsvilkår. Taushetserklæring Det kreves at personell som skal gjennomføre oppdrag på denne avtalen må underskrive taushetserklæring. Vedlegg 8 Taushetserklæring. Underskrives ved avtaleinngåelse samt løpende i avtaleperioden ved endring i tilbudt personell. Lærlingeordning I tillegg til at leverandør skal være en offentlig godkjent lærebedrift, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 11(3) kreves det at leverandører jevnlig faktisk engasjerer lærlinger i kontraktsperioden. Dokumenter/materiale Det kreves at leverandøren skal kunne levere: a) Det kreves at leverandøren skal kunne levere all dokumentasjon digitalt samt i papirformat der hvor det er ønskelig. b) Det kreves at leverandøren skal kunne levere tegninger i DWG og PDF, gjelder også på detaljnivå. c) Alle tegninger skal leveres i farger og ha en symbolbruk som gjør disse leselig også i sort/hvit-utgave. d) All dokumentasjon skal ivareta gjeldene lover, forskrifter, vedtekter, direktiver, retningslinjer og bransjenormer innen for gjeldene område. e) Det kreves at all materiale som utarbeides eller innhentes er, dersom ikke annet avtales, oppdragsgivers eiendom med alle rettigheter. f) Det kreves at all dokumentasjon knyttet til et oppdrag skal inkluderes som vedlegg til fakturaen samt oversendes til per epost til Bygg og eiendom (postmottak.byggeiendom@ringsaker.kommune.no) eller Teknisk drift (postmtk@ringsaker.kommune.no). Evalueringsmøter 5

6 Tilbyder forplikter seg til å gjennomføre evalueringsmøter med oppdragsgiver der målsettingen er utvikling av avtalen. Møtefrekvens: minimum 2 ganger pr. år Statistikk Det kreves at leverandør leverer statistikk over type oppdrag som gjennomføres på vegne av og for Ringsaker kommune minimum 1 gang i året. Statistikken sendes til avtaleansvarlig. Statistikken skal som minimum inneholde bestillingsenhet, antall arbeidstimer fordelt på fagpersonell, materielloversikt inkludert antall og pris som er benyttet på faktura og antall oppdrag over 1 uke. Implementering av avtalen Det kreves at leverandør gjennomfører oppstartsdag(en oppstartsdag per kompetanseområde) i samarbeid med oppdragsgiver. Målet for disse dagene er at bestillerne skal bli kjent med tilbudt personell, avtalen samt at oppdragsgiver presenterer enkelte bygg. Rådgivertjenester/konsulenttjenester Det kreves at leverandør skal kunne gjennomføre befaringer samt rådgivning/prosjektering innen gjeldende avtaleområde (kompetanseområder1,2 og 3). Informasjon om kampanjer Leverandør forplikter å gjøre oppdragsgiver kjent med kommende kampanjer. 6

7 Vedlegg B: Konkurransegrunnlaget (Se egne dokumenter) 7

8 Vedlegg C: Leverandørens tilbud (Se egne dokumenter) 8