Kravspesifikasjon Rammeavtale for snø- og isfjerning fra tak

Transkript

1 Kravspesifikasjon Rammeavtale for snø- og isfjerning fra tak

2 Kravspesifikasjon - Rammeavtale for snø- og isfjerning fra tak 1 GENERELT FOR OPPDRAGET Kontraktsarbeidet og hovedytelsen består av snø- og isfjerning fra tak, samt jevnlig kontroll av de mest utsatte stedene og aktuelle gårdene som Boligbygg Oslo KF besitter. Det er nødvendig at leverandøren besitter fagkompetanse på området, for å kunne vurdere risiko, samt unngå skader i utførelsen av arbeidet. Formålet med tjenesten er at det til enhver tid skal være utført arbeid fra leverandøren slik at personer skal kunne ferdes trygt og sikkert ved Boligbygg Oslo KF sine eiendommer, samt at bygninger, tak og andre gjenstander ikke tar skade av store eller farlige snø- /ismengder. Avtalen gjelder for vintersesongen og Med mulighet for forlengelse i henhold til kontrakt. Oppstart vil være ved kontraktsinngåelse. Boligbyggs eiendommer innbefatter 250 gårder, hvorav gårder anses å være mest aktuelle for denne avtalen. Disse boligene befinner seg stort sett innenfor indre Oslo, og det er også disse gårdene det skal utføres jevnlig kontroll og risikovurdering. Dette for å kunne iverksette forebyggende- eller akutte tiltak. Se vedlegg 5 for liste over eiendommer og adresser som jevnlig skal kontrolleres og risikovurderes, samt fullstendig adresseliste over Boligbygg Oslo KF sine eiendommer. Det presiseres at samtlige av Boligbygg Oslo KF sine eiendommer inngår i avtalen for snø- og isfjerning. Og når det er behov kan det derfor også komme bestillinger på snø- og isfjerning på de gårdene som ikke er underlagt den jevnlige kontrollen og risikovurderingen. Omfanget av leveransen er væravhengig og vil således kunne varierer fra sesong til sesong. Tjenesten skal utføres alle årets dager når det er behov også helligdager. 2 KRAV TIL TJENESTEYTER Tjenesteyter skal ha et godt arbeidsopplegg for gjennomføringen av kontrakten. Dette gjelder både eksternt og internt. Tjenesteyter skal gjøre seg kjent med de utfordringer han vil stå overfor under utføringen av arbeidet. Dette gjøres best ved å befare eiendommene. Spesielle utfordringer må komme frem i aktuelle gjennomføringsplaner og arbeidsinstrukser. Tjenesteyter skal være tilgjengelig for oppdragsgiver på døgnbetjent vakttelefon. Og ha en vaktordning som sikrer at Boligbygg Oslo KF eller Boligbyggs representant (eks. aktuelt vaktselskap) kan melde fra om behov for spesielle tiltak eller varsle ved plutselige væromslag som nødvendiggjør snørydding, eller fjerning av istapper for å sikre trygg ferdsel på området. Vaktordningen skal være slik at den sikrer rask og korrekt utkalling av maskiner og ressurser så snart behovet oppstår. Tjenesteyter plikter å ha tilstrekkelig beredskap gjennom hele vinterperioden og oppdragsgiver forventer at Tjenesteyter prioriterer Boligbygg Oslo KF sine behov. Tjenesteyter må derfor til en hver tid kunne disponere et tilstrekkelig antall personell som kan benyttes til Boligbygg Oslo KF sine oppdrag når det oppstår behov. Samt også til en hver tid Konkurransegrunnlag åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi

3 Kravspesifikasjon - Rammeavtale for snø- og isfjerning fra tak 3 minimum 12 stk. lifter, hvor på 2 stk. av disse må ha en arbeidshøyde på minimum 20 meter. I tillegg må tjenesteyter besitte nok og tilfredsstillende sperremateriell, skilt til varsling og kommunikasjonsutstyr for å kunne gjennomføre oppdragene forsvarlig. Dersom det under utførelsen av arbeidet skjer skade eller feil på det utstyr som benyttes, skal leverandøren raskt kunne få på plass en ny maskin eller nytt utstyr som erstatning for det som er blitt påført skade, slik at arbeidet kan fullføres i henhold til avtalen. Tjenesteyter skal benytte eget utstyr som ikke skader eller ødelegger underlaget/tak, beslag og lignende, eller løper risiko for å skade personer. Dette gjelder alt av utstyr som benyttes, inkl. lift. Det er viktig at arbeid og sikringsarbeid utføres korrekt og forskriftsmessig. Derfor skal mannskaper som jobber ute på de aktuelle oppdragene har kurs i arbeidsvarsling nivå 1. I tillegg skal en person fra tjenesteyter ha kurs i arbeidsvarsling nivå 2. På hvert oppdrag skal det også være tilstede minimum en person fra tjenesteyter som er skandinavisktalende. Tjenesteyter skal videre sikre en fagmessig og god utførelse og ivareta oppdragsgivers interesser. Tjenesteyter skal fortløpende varsle både oppdragsgiver og bruker om skader påført eiendommen når disse er oppdaget. Varselet skal være skriftlig. Deretter skal tjenesteyter rekvirere utbedring av skade den dag den er forårsaket. Unntak fra dette skal avtales skriftlig med oppdragsgivers kontaktperson. Skjer ikke det rekvirerer oppdragsgiver arbeidene for å utbedre skaden for tjenesteyters regning. Tjenesteyter skal for øvrig også varsle oppdragsgiver skriftlig hvis det oppdages skader på eiendommen som ikke er påført av tjenesteyter. Som en del av oppdragsgivers ansikt ut mot publikum skal tjenesteyter ivareta oppdragsgivers interesser slik at alle brukere møtes med respekt og vennlighet. 3 KRAV TIL YTELSENE OG TIDSFRISTER Det er viktig at personer til en hver tid skal kunne ferdes trygt og sikkert ved Boligbygg Oslo KF sine eiendommer, samt at bygninger, tak og andre gjenstander ikke tar skade av store eller farlige snø- /ismengder. Tjenesteyter har ansvaret for å kontrollere og risikovurdere aktuelle gårder, for å avdekke akutte problemer eller finne tiltak som kan iverksettes for å forebygge mulige problemer og farlige situasjoner som kan oppstå. Tjenesteyter skal i vintersesongen kontrollere og risikovurdere aktuelle gårder jevnlig. Se vedlegg 5 for adresseliste. Det vil være opp til tjenesteyter å vurdere samt tilpasse hyppigheten og omfanget av disse kontrollene, siden ansvaret for å unngå farlige situasjoner som kan føre til skader på personer og gjenstander ligger hos tjenesteyter. I perioder hvor vær- og snøforhold tilsier en høyere risiko for skader på personer, bygninger, tak og andre gjenstander, må gårdene kontrolleres med en høyere frekvens og etter nærmere avtale med oppdragsgiver. Tjenesteyter plikter således å holde seg orientert om utvikling og forventede endringer i værforholdene få å kunne iverksette dette. Videre er det tjenesteyter sitt ansvar og plikt å avdekke og rapporter inn til Boligbygg Oslo KF når det må gjøres snø- /isfjerning for å unngå farlige situasjoner. Dette skal inngå i tilbudsprisen.

4 Kravspesifikasjon - Rammeavtale for snø- og isfjerning fra tak 4 Hvis det ved kontrollen og risikovurderingen oppdages ting som må utbedres raskt for å ivareta sikkerheten skal dette meldes inn til Boligbygg Oslo KF snarest. Boligbygg Oslo KF vil så i samarbeid med tjenesteyter vurdere hvilke tiltak som skal iverksettes. I denne sammenhengen skal tjenesteyter kunne legge frem et prisoverslag for det arbeidet som må gjøres, samt et overslag over antall timer som vil bli benyttet. Arbeid eller oppdrag skal ikke starte før Boligbygg Oslo KF godkjenner tilsendt prisoverslag, og sender en konkret bestilling på aktuell tjeneste. Eneste unntak er hvis det oppdages akutte problemer som må utbedres øyeblikkelig for at ikke personers liv og helse skal være i fare. Slike oppdrag skal da utføres snarest. Det skal imidlertid dokumenteres at aktuelle problemer er av en slik karakter. Samme rutiner gjelder for forebyggende tiltak eller andre arbeider som tjenesteyter mener bør utføres ved gårdene. Tjenesteyter skal melde inn og rydde snø fra taket når snømengden er så stor at det kan utgjøre risiko for skade på Boligbyggs Oslo KF sine eiendommer. Likeledes skal det meldes inn og fjernes istapper når det er en risiko for at istapper kan falle ned og skade personer og gjenstander. Snø og is som fjernes og hogges ned må ryddes og fjernes fra byggene, og ryddes bort på deponeringsplassene på boligområdene, eller dersom det ikke er deponeringsplass skal det legges på egnet område. Tjenesteyter må ha mulighet for å foreta bortkjøring av overflødig snø og is dersom grensen for deponiets størrelse er oversteget. Boligbygg Oslo KF kan for øvrig til enhver tid melde inn behov og sende bestilling for å få utført snø- og isfjerning utover de oppdragene som tjenesteyter rapporterer om. For disse oppdragene gjelder også de samme tidsfristene som er beskrevet i konkurransegrunnlaget, samt time-/enhetsprisene oppgitt i prisskjemaet. Ref. vedlegg1. Fjerning foretas i all hovedsak i normal arbeidstid, og fjerning i overtid må avklares på forhånd med oppdragsgiver. Oppdragene skal utføres med varsomhet og med hensyn til brukerne av området. Arbeid igangsettes fortløpende på Boligbyggs bestilling, og dersom avvik forekommer eller andre forsinkelser varsles bestiller/oppdragsgiver for avklaring/diskusjon. Uansett type arbeid, skal tjenesteyter kunne dokumentere arbeidsomfanget i timer og ved hjelp av bilder (før/etter). Ytelsen skal være oppgitt i pris per time i henhold til prisskjemaet. Det er viktig at sikkerheten under oppdrag og arbeid ivaretas for alle berørte parter. Ved fjerning av snø- og is fra tak skal det sørges for at området nedenfor er tilstrekkelig sikret, og at varsel er satt opp for å unngå skader på forbipasserende og eventuelle biler eller andre gjenstander som er plassert i nærheten av området hvor arbeidet utføres. Alt av materiell og utstyr til dette holdes av tjenesteyter og skal være medberegnet i tilbudsprisen. Det forutsettes også at tjenesteyter ivaretar varslingsplikt i forhold til berørte offentlige etater, og har en god dialog med disse. Dette innebærer at leverandøren har relasjoner til nødvendige etater, slik at nødvendige strakstiltak kan igangsettes ved behov og at det unngås unødvendig ventetid. Videre kreves som nevnt at tjenesteyter har nødvendig kunnskap om ferdsel og arbeid på tak, slik at snø- og isfjerningen ikke forårsaker skader på noen deler av taket. Sikring av områder ved innmeldt behov skal påbegynnes umiddelbart etter bestilling, og de aktuelle byggene må være avsperret/sikret innenfor en tidsramme på 3 timer etter bestilling. Arbeidet med fjerning av snø og is skal påbegynnes umiddelbart og det skal jobbes kontinuerlig til området/eiendommen er ferdig ryddet, senest innen 3 dager etter bestilling. Tidspunkt for bestilling av oppdrag vil bli loggført. Ved fjerning av snø og is utenfor normal

5 Kravspesifikasjon - Rammeavtale for snø- og isfjerning fra tak 5 arbeidstid (prisnivå 1, se prisskjema vedlegg 1) må dette godkjennes av oppdragsgiver i forkant. Dersom Boligbygg Oslo KF mottar forelegg fra Bymiljøetaten tilknyttet mangelfullteller ikke utført kontraktsarbeid av tjenesteyter. Skal disse belastes tjenesteyter i sin helhet. 4 MØTESTRUKTUR, RAPPORTERING OG VARSLING Tjenesteyter skal under hele avtaleperioden stille med en fast kontaktperson som er Boligbygg Oslo KF sitt kontaktpunkt i forhold til ytelsen og gjennomføringen av leveransen Oppdragsgiver forventer for øvrig at tjenesteyter arbeider aktivt med utvikling av utførelsesmetoder, utstyr og materialer. Likeledes forventes et aktivt samarbeid når Oppdragsgiver foreslår endringer i utførelse av kontraktens oppgaver. Etter kontraktinngåelse vil det bli avholdt et oppstartsmøte for å sikre god forståelse og gjennomføring av tjenesten. En gjennomgang av rutiner, ytelse og kontrakt er nyttig for leverandørens utarbeidelse og optimalisering av arbeidsinstrukser og fremdriftsplan. Driftsmøter vil bli avholdt ved behov og etter nærmere avtalt frekvens. Jevnlig kontakt mellom leverandør og oppdragsgiver er nødvendig for styring av tjenestene som skal utføres. Grunnlag for møtene vil eksempelvis være rapportering, oppfølgingssaker, avvik, økonomisk rapportering, fremdrift og generelle justeringer, samt evaluering, etc. På alle møter skal tjenesteyter stille med sin faste kontaktperson. Hvis det på grunn av uvær eller av andre årsaker ikke er mulig å utføre de bestilte arbeidene i henhold til retningslinjene, skal Boligbygg Oslo KF snarest mulig underrettes. Dersom det oppstår farlige situasjoner på Boligbyggs Oslo KF sine områder skal leverandøren straks gi melding til Boligbygg Oslo KF om dette. Boligbygg Oslo KF skal også varsles ved veiskader eller andre forhold som kan være til fare for trafikken, og om forhold som medfører redusert fremkommelighet på området. Varslingsplikten gjelder uavhengig av om det er leverandøren selv som har forårsaket hendelsene. Etter hvert utført oppdrag skal det utarbeides og sendes en ferdigrapport til oppdragsgivers kontaktperson. Denne rapporten skal bestå av en beskrivelse av oppdraget og en bekreftelse på hva som er utført på hvilke adresser, samt gi beskjed om eventuelle avvik og videre fremdrift i forhold til disse. Ved slutten av hver sesong skal det avholdes et avslutningsmøte hvor kontraktspartene evaluerer tjenesten/samarbeidet gjennom sesongen som har vært. Det skal også foretas en felles befaring med Boligbygg Oslo KF fra bakken, samt dersom det anses nødvendig også med lift, for notering av skader. Skader som har oppstått i løpet av vintersesongen skal utbedres for leverandørens kostnad. Ved endt kontraktsperiode skal det avholdes et møte hvor man evaluerer tjenesten/samarbeidet i hele kontraktsperioden. I tillegg skal arbeidsinstrukser, kart og annet relevant oppdatert materiale overleveres oppdragsgiver i elektronisk format. Møtene avholdes hos Oppdragsgiver. Hverken møtevirksomhet eller reisetid, inkl. reisekostnader vil bli honorert.