REFERAT Tilstede: Fra kontrollkomiteen: Meldt forfall: HOVEDSTYREMØTE NR.6 Hans-Fredrik Donjem (møteleder), Dan Lofstad, Arvid Haukås (tilstede fredag), Tor Heimdal, Dag Utnes, Willy M. Adolfsen og Inga Marie Vaagland Knut Nyborg Daniel Ask Sekretariatet: Andreas Hole Referent: Wenche Sandlie Dato: Torsdag 22. september 2016 kl. 1100 1600 Fredag 23. september 2016 kl. 0900 1300 Sted: Scandic Helsfyr Hotel Saksnr. Saksbeskrivelse 1/6 2016 Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjent. 2/6 2016 Godkjenning av referat fra hovedstyret 23. august 2016 Referat godkjent. Presisering: Hovedstyret trenger ikke å godkjenne AU s referater. Hovedstyret får disse til orientering. 3/6 2016 Strategiplanen Hans-Fredrik gjennomgikk innkomne forslag og revidert innstilling fra arbeidsutvalget. Nedre Buskerud endring med rødt i Strategiplan. Møre og Romsdal endring med rødt i Strategiplan. Diskusjon rundt tidligere uttalt og nedskrevet mål: screening for alle over 50 år, og som også er vedtatt på landsmøte. Fagrådet har rådet PROFO om å være mindre bastant når det gjelder dette målet. Fagrådet råder PROFO til å legge mer fokus på arv; følge bedre opp de som har prostatakreft i familien. Konklusjon: Tillitsmannskonferansen jobber videre med punktet om at det opprettes et forskningsbasert screeningsprogram. 1
Styret vedtok at forslaget til AU føres inn i dokumentet. Strategiplanen trykkes opp og legges frem for tillitsmannskonferansen. 4/6 2016 Fremforhandlet revidert avtale mellom PROFO og Orgservice Daglig leder Elin Wall deltok under gjennomgangen. Hans-Fredrik gjennomgikk revidert avtale. Holdt på med avtalen siden mai 2016. Også hentet inn anbud fra Peikaill. Gjennomgikk avtalen med tilhørende vedlegg A, B, og C. Mere av avtalen er flytt over til faste tjenester, slik at utgiftene blir mindre variable. Kontrollkomiteen har fått tilsendt avtalen med vedlegg. Rettelser i vedlegg A: s. 1, Administrasjon - setter en skråstrek nederst og stryke og: " i samråd med hovedstyret/aksj/org." s. 2, Rådgivning, ExtraStiftelsen endre fra prosjekt til prosjekter: " stå ansvarlig for planlegging inkludert prosjektbudsjett, gjennomføring og rapportering av prosjekter i henholdt til gjeldene timepris." S. 2, Arrangementer kulepunkt Movember gjøres om til Novemberaksjonen. Videre i avsnittet under: "Orgservice bidrar i forhold til avviklingen av Den nasjonale prostatakreftdagen, November- og Septemberaksjonen." Ingen kommentarer til vedlegg B og C. Konklusjon: Hovedstyret vedtok avtalen med ovennevnte merknader. Nå gjenstår å undertegne. 5/6 2016 Økonomirapportering Arvid Haukås orienterte om regnskapet og status på budsjettet. Når det gjelder inntekter, er den eneste usikre posten gaver. Husk å endre post Movember-Folkemøter til November-Folkemøter. Kan håpe på å gå inn i det nye året med overskudd. Konklusjon: Tatt til orientering. 6/6 2016 Medlemsrapport 2
Andreas gikk igjennom medlemsrapport. Foreningen har i dag ca. 3098 medlemmer. Foreningen har en utfordring knyttet til å greie og opprettholde eller gå over fjorårets medlemstall. For å få godkjent medlemskapet hos Bufdir (Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet) er det et krav om å ta en pris for medlemskapet. Diskusjon rundt det å sette ned medlemskapprisen mot slutten av året. Andreas foreslår og ikke sette ned prisen før november; bl.a. basert på at de får en fin velkomstpakke. Konklusjon: Enighet om redusert pris på medlemskap på slutten av året. Fra 1.nov. i år: kr. 100,- Medlemsverving som sak på Hovedstyremøte 22. november. Pris på medlemskap til partner som sak på Landsmøte 2017. 7/6 2016 Godkjenning av likepersoner 8/6 2016 Møteplan 3 nye personer er godkjent som likepersoner. Diskusjon rundt måten likepersoner godkjennes på. Likepersonutvalget mener at godkjenning må skje raskere. Konklusjon: Godkjenning av likepersoner sak på neste styremøte. Siste møter i 2016 Møte AU 17. oktober Hovedstyremøte 22. november Møter i 2017 Tirsdag 10. januar AU møte Tirsdag 24. januar Hovedstyremøte 21. februar AU møte 7.mars Hovedstyremøte 21. mars AU møte 4. april Hovedstyremøte 20. april Hovedstyremøte 21 23 april landsmøte og kongress 9/6 2016 Aktiviteter i November avklaring av forhold til november 3
Andreas orienterte om samarbeidet med Kreftforeningen og planer for aktiviteter i november måned. Aril Domaas orienterte for AU om at Movember Foundation og Kreftforeningen har hatt et samarbeid de siste 3 år. Det er ikke noe samarbeid i år. Andreas er i dialog med Movember Foundation. Erik Wigander kommer i morgen på tillitsmannskonferansen og orienterer. Kreftforeningen har gitt PROFO kr. 200 000,- i støtte til november måned. Prostatakreft og livskvalitet er hovedtemaet for disse møtene. Følgende 5 folkemøter er planlagt med tidsramme kl. 18.00-21.30 på følgende plasser: 1. november - Tromsø - Scandic Ishavshotell 3. november -Trondheim - Thon Hotel Prinsenl 8. november - Bergen - Radisson Blue Royal Hotel, på bryggen 10. november - Stavanger Thon Hotel Maritim 15. november - Oslo - Radisson Blu Scandinavia Hotel, Holbergs plass Møtene er i regi av PROFO og i samarbeid med Kreftforeningen. Møtene er støttet av: Attends, Tena, Janssen, Bayer og Astellas. Lege og forsker Sophie Fosså deltar på alle møtene. Andreas informerer om at Astellas har spilt inn forslag i forhold til prioriteringsmeldingen; forsøke å få til pol/faglig diskusjon på slutten av møtene. Andreas foreslår å gjennomføre dette på de stedene hvor det er praktisk mulig. Arrangementene er i rute. Hans Fredrik savner at media er tilstede. Det har vært bra med oppslag på sosiale media. Men savner avisene. 10/6-2016 Orientering om innsendte søknader til ExtraStiftelsen Andreas orienterer om at Prostatakreftforeningen har sendt 3 søknader for 2017. De er: - Prostatakreft en heterogen sykdom - Dialogkonferanser for pakkeforløp - Regionalt prosjekt i Nord-Norge PROFO har to prosjekter med midler fra ExtraStiftelsen som skal gjennomføres i år. Mulig å søke ExtraStiftelsen om forlengelse til 2017, for gjennomføring av prosjekt. Det ene prosjektet er beslektet med Mitt behandlingsvalg, og går på å samle all informasjon som finnes og lage en guide på en nettside. Prosjektet lanseres 30. nov. 4
Dert andre prosjektet et selvhjelpsgruppetilbud, både for pasienter og pårørende. 11/6-2016 Den nasjonale prostatakreftdagen fremdrift Andreas orienterte om status. 30.november på hotel Bristol Oslo. Invitasjon blir sendt ut til alle fastleger (5000 fastleger). Norsk forening for allmennmedisin sender ut invitasjonen til fastlegene. Deltakeravgift på kr. 750,- Hele arrangementet kommer til å havne noe under totalbudsjett. Kreftforeningen bidrar med Kr. 300000,- Målsetting om 300 deltagere. Trykket på markedsføring blir gjort nå. Spørsmål om hva som gjøres med pressen? Fjorårets omtale om konferansen var god, selv om det ikke ble så mye fokus på Prostatakreftforeningen. Andreas tar med spørsmålet om bruk av presse og snakker med Erik Vigander, pressesjef i Kreftforeningen om dette. En idé som kom frem er å trykke opp et A5 ark med informasjon om konferansen, som man kan gi i hånda til fastlege. Enighet om å ha en stand der, inne og bak i salen. Jobber med å legge til rette for streaming av hele arrangementet. F eks. ta kontakt med VG TV. Andreas tar det videre med i møtet med Vigander i Kreftforeningen. 12/6 2016 Prostatakreftaksjonen Orientering om status. Møtene er nå godt gjennomført i Trondheim og Oslo. Evaluering av gårdagens folkemøte i Oslo: Kjøre noe strammere i forhold til tiden. Ble noe langt. Trøya med trykket 13 om dagen: Stå noe om profo på forsiden. Forslag om en stor blå sløyfe på baksiden. 13/6 2016 Besøk fra Prostatacancerforbundet Svenskene har lyst til å se på Haukland prostataavdeling. 5 fra Stocholm og 5 fra Gøteborg kommer til Bergen, 19. oktober for å se på Prostatakreftsenter og Vardesenter. De reiser videre til Oslo på kvelden. 20.oktober starter dagen kl. 09.00 hos Aleris - prostatakreftsenteret. Deretter skal PROFO og deltakerne fra Prostatacancerforbundet ha møte i Kreftforeningens lokaler. Tema: færre prostatasentre, pakkeforløp, kvalitetsmålinger og tverrfaglige team. 14/6 2016 Tillitsmannskonferansen 23. -25. september siste status 5
Andreas orienterer. Har laget og trykket opp program. Etter initiativ fra Dan, blir det et kulturelt innslag av trubaduren Yngve Kristiansen. 40 deltakere. 3 lokallag som ikke har deltagere. Asker og Bærum ligger nede for tiden. Ingen igjen i styret til å ta over ledervervet. 15/6 2016 Landskongressen 2017 Andreas orienterer: 21.- 23. april har avtale med hotellet, Radisson Blue i Bergen, om inntil 200 deltagere. Landsmøte på fredag. Kongress på lørdag og søndag. Det er to år siden siste kongress. Meningsutveksling om hva folk vil høre om: -Muligheter fremover ved eventuelt tilbakefall -Alvorlige temaer og noe humor -Kjøre alt i samlet forsamling? -Bør ha en utflukt -Senskader Frode Skanke fra Røros -Invitere Kristian Beisland -Klinisk sex: Tore Borg, Randi Jesseng, Ingvar Vilhelmsen, Espen Ester Benestad & Elsa Almås -Anne Kristine Dobbe sexiolog, jobber på pusterommet. Starte markedsføring av kongressen rett etter neste styremøte. Tilbakemeldinger på at diskusjon i små grupper sammen med andres partnere, er veldig ok. -Prøve å få til at partnere møtes - Partnerforum PROFO dekker deltakelse for en representant fra hvert lokallag pluss styret. Lokallagene skal betale for flere enn en deltaker. Det gjelder både Landsmøte og Landskongressen. Konklusjon: Ha forslag til invitasjon klar til hovedstyremøte 22.november. Påmeldingsfrist i slutten av januar. 16/6 2016 Utkast til mandat for kontrollkomiteen Fra neste landsmøte skjer valg av leder i kontrollutvalget på landsmøte. Pr. i dag er det ikke valgt leder, det er deltagere som er valgt inn. 6
3 + vara er valgt. Står ikke om hvor lenge for hvem. Vara er for 1 år. De to andre trekker lodd, om hvem som sitter for ett og to år. Konklusjon: Hovedstyret utnevnte Knut Nyborg som leder av Kontrollkomiteen frem til neste Landsmøte. Knut innkaller komiteen til møte. Kontrollkomiteen sammen med aksj/org utarbeider forslag til mandat/vedtekter for Kontrollkomiteen som legges frem på Landsmøtet 2017. Knut deltar på møtene i hovedstyret ved behov. 17/6 2016 Øvrige orienteringer Ikke noe her. 18/6 2016 Eventuelt Blå rundballer kom opp som idé til inntekt. Hans-Fredrik undersøker med Felleskjøpet og Trio plast. Hvis folk som skal melde seg inn i PROFO ikke har mailadresse, bruker: post@prostatakreft.no Referatet fra AU møte, 12.september endres under sak 3/7 2016: Første setning strykes. Og det legges til at Håkon Nesbakk får beskjed om at barten ikke skal brukes. Opprettet referat fra 12.september legges som vedlegg med utsendelse av dette referatet. Diskusjon rundt logobruk: Blå sløyfe kan være en erstatning for Sangkor eller som tillegg til sangkor - logoen. Registrere blå sløyfe som varemerke. Søker patent. Orgservice gjør dette. Tenke mer på enhetlig logobruk på sikt. I første omgang bruke alt av materiell som er trykt opp med dagens logoer. Moms. Elin har søkt om momsrefusjon for alle lokallag for 2015. Man får ikke tilbake alt, men ca. 80%. 7