Prosjektplan forprosjekt Oppdrag: Krematorium og servicebygg Sandnessund gravlund Oppdragsnr.: 15701 Oppdragsgiver: Tromsø kommune side - 1
Distribusjons- og revisjonsoversikt Revisjon Revisjon Dato Utsendelsens omfang 0 22.01.2014 1. utgave Distribusjon Person Init. Funksjon Tromsø kommune, Eiendom Prosjektansvarlig Tromsø kommune Styringsgruppe Komplett utsendelse Revisjons utsendelse Dato Revisjon Dato Revisjon Distribusjonsoversikten oversendes ved første gang oversendelse og ved alle hovedrevisjoner side - 2
Innholdsfortegnelse Innhold 1 Orientering... 4 1.1 BAKGRUNN... 4 1.2 FORUTSETNINGER... 4 1.3 MANDAT... 4 2 Mål og avgrensninger... 4 2.1 MÅL... 4 2.2 AVGRENSNINGER... 5 3 Gjennomføring... 5 3.1 GJENNOMFØRINGSMODELL/ LEVERANSEOMFANG... 5 3.2 AKTIVITETSPLAN... 6 3.3 KONTRAHERING / INNKJØP... 6 3.4 USIKKERHET... 6 4 Organisasjon... 7 4.1 ORGANISASJONSKART... 8 5 Kommunikasjon og dokumentasjon... 9 5.1 RUTINER FOR KOMMUNIKASJON OG DISTRIBUSJON I PROSJEKTET... 9 5.2 PROSJEKTMØTER... 9 5.3 RAPPORTERING... 9 6 Fremdrift... 9 6.1 HOVED FREMDRIFTSPLAN... 9 7 Økonomi... 10 7.1 KOSTNADER/BUDSJETT... 10 7.2 ENDRINGER AV ARBEIDSOMFANG... 11 8 Kvalitetssikring / HMS... 11 8.1 KVALITET... 11 9 Vedlegg... 11 9.1 DETALJERT FRAMDRIFTSPLAN... 11 side - 3
1 Orientering 1.1 Bakgrunn Det har i lang tid hvert behov for nytt krematorium i Tromsø kommune. Kommunen kjøper i dag krematorietjenester fra Harstad og Narvik. I forbindelse med ny gravlund på Kvaløya er det også behov for servicefasiliteter for gravlunds ansatte i form av en driftssentral. I de senere år har også behovet for livssynsnøytralt seremonilokale blitt forsterket, slikt lokale vil derfor være en sentral del av prosjektet. I utviklingen av prosjektet har det pågått utviklingsarbeider med brukere siden 2008. I tidlig fase var Kirkelig Fellesråd prosjekteier. Det er nå klart at Tromsø kommune er prosjekteier både for krematorium og seremonirom. Driftssentralen bygges i regi av Tromsø kommune men skal driftes av Tromsø kirkelig fellesråd. Det er besluttet at krematoriet med tilhørende seremonilokale skal bygges på egen avsatt tomt på Sandnessund gravlund og at også driftssentralen skal ligge på egen avsatt tomt ett stykke fra krematoriet. For videre bakgrunn vises det bla til kommunens, økonomiplan 2013 2016. 1.2 Forutsetninger Omfangsstyrt: Prosjektomfanget er basert på brukerutvikling i samråd med Tromsø kommune Eiendom. Det er for begge byggene utviklet funksjons og romprogram. Imidlertid må programmene kvalitetssikres. Funksjonell kapasitet for krematoriet er beregnet og satt til 300 kremasjoner pr år. Eventuell framtidig økning i kapasitet utover en ovn ivaretas med videre utbygging på tomten. Dette må ivaretas av arkitekt og tekniske planleggere. Planmessige forutsetninger er gjengitt i reguleringsplan 1590 for Sandnessund gravlund. Reguleringsplanens vilkår om bebyggelsesplan avklares. I forbindelse med opparbeidelsen av Sandnessund gravlund er det etablert kommunalteknisk infrastruktur; vei, strømforsyning, vann og avløp til begge byggetomtene. 1.3 Mandat Byrådet i Tromsø har i vedtak, økonomiplanbehandling 2013 2016 gitt Tromsø kommune Eiendom mandat til utarbeidelse av forprosjekt for både Krematorium med tilhørende seremonilokaliteter og driftssentral for Sandnessund gravlund. Vedtaket er fattet under forutsetning om at hele prosjektkostnaden er lagt inn i økonomiplanen. Bevilgning kr 13,6 mill til servicesentral og kr 51,2 mill for krematorium er medtatt i økonomiplanen for 2013 2016. Prosjektleder har sammen med prosjektansvarlig mandat til å lede prosjektet innenfor de til enhver tid disponerte kostnadsrammer. Beslutning om bruk av udisponerte budsjettmidler mht marginer fattes av styringsgruppen. Beslutning om bruk av reserver fattes av prosjektledelsen. Videre har prosjektleder fullmakt å lede prosjektet innenfor tidsrammer gjengitt i gjeldende versjon av prosjektplanen. Styringsgruppen behandler og vedtar enhver endring i prosjektplanen. 2 Mål og avgrensninger 2.1 Mål Det skilles mellom effekt- og resultatmål. Effektmålet er virkningen av sluttresultatet for prosjektet over tid. side - 4
Resultatmålene er de konkrete leveransene som forventes fra prosjektet, med andre ord de målene som kan følges opp i prosjektperioden. Resultatmålene sier noe om hva som skal leveres til oppdragsgiver ved prosjektets slutt. Effektmål: Effektmålet i prosjektet vil være todelt, altså særmål for de to byggene: - Krematorium: o Være et livssynsåpent gravferdstilbud i tromsø kommune o Kunne tilby kremasjon i Tromsø kommune- nærhetsprinsipp o Ivareta lovpålagte oppgaver ved gravferd o Kremasjonstilbud til nabokommunene o Plassbesparelse i forhold til tilgjengelighet på arealer - Servicebygg o Ivareta arbeidsmiljøet til gravlunds ansatte o Ivareta lager (sesongutstyr), garderobe og kontorfasilliteter for Tromsø Gravlundsdrift, inkl krematoriedrift o Sikre effektiv og god drift ved gravlunder i Tromsø kommune og bidra til en bedre ytelse for brukene Resultatmål: På dette stadiet i prosjektet er det lagt vekt på følgende målsetninger, dvs funksjonsmål. Følgende konklusjoner dekkes: Krematorium med seremonirom o Prosessanlegg krematorium med støttefunksjoner, samlet areal BTA 550 m2 o Kapasitet, 1 ovn dimensjonert for 1000 kemasjoner/ år, nåværende behov er ca 300 kremasjoner pr år i Tromsø, dette forventes å være raskt økende o Etablere en god og funksjonell arbeidsplass o Livsynsåpent seremonirom samlet areal BTA ca 250 m2 o Urneoppbevaring o Kjølelager og fryselager Servicebygg o Driftssentral, bygningsmasse areal BTA 300m2, 3 varmegarasjer, ansattefasiliteter (grov- og fingarderober, spise/ pauseareal mv) o Utelager; kompostanlegg, plantelager, utstyrlaget, vaskeplass for ytstyr, mv Utomhusanlegg krematorium o Adkomst/ mottakelse for gravferd 2.2 Avgrensninger Krematoriet skal ikke: Inneholde lokaler for andre typer livssynsrelaterte seremonier Servicebygget: Skal ikke inneholde servicefunksjoner for andre deler av kommunens virksomhet Skal betjene service, lagerfunksjoner for andre gravlunder i Tromsø kommune 3 Gjennomføring 3.1 Gjennomføringsmodell/ leveranseomfang Prosjektomfanget er definert som et ordinært forprosjekt, som også skal være grunnlag for totalentreprisekonkurranse. Leveransen fra dette vil bli en forprosjektrapport med følgende innhold: side - 5
1. Brukerstruktur, formål og bruksområder. 2. Arkitekttegninger som: utomhusplan, plantegninger, snitt- og fasadetegninger samt uteroms planer (anbudstegninger). 3. Byggemetoder, konstruksjonsprinsipper. 4. Funksjonsprogram / Funksjonskrav, føringer for tekniske anlegg. 5. Krav/ ytelsesspesifikasjon for prosessanlegget tilknyttet krematoriet 6. Prinsipper på om universell utforming er imøtekommet. 7. Kostnadsramme / økonomiske analyse. 8. Finansiering. 9. Plan for detaljprosjekteringen og bygging og uterom Nivået på de ulike utredningene baseres på det nivået på den dokumentasjonen som utarbeides med hensyn på design, tekniske løsninger, mv. Målsetningen er å bringe fram de ulike parameterne slik at de kan gi eierne grunnlag for beslutning om gjennomføring av prosjektet. 3.2 Aktivitetsplan Prosesstrinnene for gjennomføringen av prosjektet har følgende modell: Prosjektplan/ konseptfastsettelse Forprosjekt Entreprisegrunnlag Kontrahering Entrepriser Byggearbeider Med følgende framdrift: 01.10.13 22.01.14 25.08.14 (17.11.14) 09.02.15 31.12.15 B0 B1 (B2) B3 Fase 2 kan forenkles som byggherrestyrt prosesstrinn ved valg av totalentreprise Prosesstrinnene vises for servicebygg og krematoriet samlet, servicebygg ferdigstilles ca 4 måneder før krematorium. Det fattes vedtak i eierorganisasjonen som er byrådet før gjennomføring av detaljprosjektering (B1), for videreføringen av prosjektet basert på forprosjektrapport. 3.3 Kontrahering / innkjøp Behovet for anskaffelser ved gjennomføringen av forprosjekt/(detaljprosjektering): - Engasjering av prosjektleder, kontrakt inngått med Faveo AS etter avrop på rammeavtale. - Prekvalifisering prosjekteringsgruppe - Kontrahering arkitekt og rådgivende ingeniører for forprosjekt og totalentreprisegrunnlag - Kontrahering prosessanlegg som også skal delta i forprosjekt - Opsjon på detaljprosjektering arkitekt og tekniske planleggere, som senere kan tiltransporteres totalentreprenøren 3.4 Usikkerhet Egen usikkerhetsanalyse er normalt ikke aktuell for prosjekter av et slikt omfang, men det er generelt viktig å ha fokus på prosjektets usikre elementer og aktiviteter, f. eks timeforbruk og tidsfrister. side - 6
Usikkerhet kan knyttes til: - Forutsetninger - Usikkerhetsanalyse / risikovurdering - Identifisering av spesielle utfordringer - Konfliktområder 4 Organisasjon Ved organiseringen av dette prosjektet er det lagt stor vekt på medvirkning både fra eiere, brukere og grupper med særlig interesse i prosjektet. Prosjektleder er styringsgruppens sekretær. side - 7
4.1 Organisasjonskart Styringsgruppen Byråd for finans Byråd for kultur og idrett Kommunaldirekør kultur og idrett Eiendomssjefen Styringsgruppens sekretæriat PA PL Prosjektansvarlig (PA) Karin Rendahl Prosjektleder (PL) Faveo Prosjektledelse AS Åge Alexandersen Brukergruppe Krematorium - 1 repr. Kirkelig fellesråd - 1 repr drift kremtorium - 1 repr. Humanetisk forbund -1 repr. Ahl -Nor - 1 repr. Frikirkene) - 1 repr. Tilitsvalgte - 1 repr værneombud -- 1 repr. Tromsø kommune Eiendom, Byggforvalter Brukergruppe Servicebygg - 1 repr gravlundsansatte - 1 repr adm Kirkelig fellesråd - 1 repr. Tilitsvagt - 1 repr. lokalt værneombud -1 repr. Tromsø kommune Eiendom, Byggforvalter Temagrupper - Graverdsbyrå - Særorganisasjoner Referansegruppe -- Rådet for mennesker med nedsatt funksjonsevne - Bydelsrådet, Kvaløysletta - Kommité for kunstnerisk utsmygging PGL BL ARK RIB Entreprenører RIV RIE Prosessanlegg krematorium RIB-Brann RIB-Akustikk LARK Prosessanlegg Krematorium side - 8
5 Kommunikasjon og dokumentasjon 5.1 Rutiner for kommunikasjon og distribusjon i prosjektet Det etableres ikke særskilte planer for kommunikasjon i forprosjektfasen. Prosjektleder besørger distribusjon av referater og annen korrespondanse mellom partene internt i prosjektorganisasjonen og mot eksterne aktører. 5.2 Prosjektmøter Avtales etter behov eller i henhold til en utarbeidet møteplan. Det settes opp egne møter med brukergrupper. 5.3 Rapportering Prosjektleder rapporterer til styringsgruppen månedlig. Følgende forhold rapporteres, utenom særskilte forhold: - Framdrift - Økonomi - Kvalitetssikring - Beslutningsbehov 6 Fremdrift 6.1 Hoved fremdriftsplan Framdriften til prosjektet er sterkt avhengig av avklaringer knyttet til forutsetninger, jfr kap 1.2. Følgende framdriftsplan gjelder for utarbeidelsen av prosjektet: side - 9
7 Økonomi 7.1 Kostnader/Budsjett Kostnadsestimatene er tilsvarende som er grunnlaget for kommunens økonomiplan for 2013 2016. Utført av Tromsø kommune Eiendom i saksfremlegg av 19.10.12. Krematorium med seremonirom: 00 Marginer 2 588 000 3235000 01 Reserver 5 147 000 6883750 1 Felleskostnader 2 392 000 2990000 2 Bygning - 20 Bygning generelt 17 011 000 21263750 3 VVS installasjoner 2 022 000 2527500 Elkraft - installasjoner 1 610 000 4 2012500 Tele og automatiserings- installasjoner 1 045 000 5 1306250 Andre installasjoner 7 998 000 6 9997500 Utendørsarbeid 2 400 000 7 3000000 Sum entrepenørkostnader (1-7) - Generelle kostnader 4 164 000 8 5205000 831 Egen administrasjon 300 000 300000 Finansieringskostnader 1 500 000 93 1500000 Avsetning 1. driftsår 783 000 991 978750 Sum prosjektkostnader (1-9) 49 320 000 61200000 Rammekostnad (0-9) 49 320 000 61200000 side - 10
Driftssentral: 00 Marginer 620 000 775 000 01 Reserver 950 000 1 187 500 1 Felleskostnader 930 000 1 162 500 20 Bygning generelt 3 700 000 4 625 000 3 VVS installasjoner 850 000 1 062 500 4 Elkraft - installasjoner 550 000 687 500 5 Tele og automatiserings- installasjoner 205 000 256 250 6 Andre installasjoner 30 000 37 500 7 Utendørsarbeid 1 500 000 1 875 000 8 Generelle kostnader 2 100 000 2 850 000 831 Egen administrasjon 100 000 100 000 93 Finansieringskostnader 350 000 350 000 991 Avsetning 1. driftsår 205 000 256 250 Sum prosjektkostnader (1-9) 12 070 000 15 000 000 Rammekostnad (0-9) 12 070 000 15 000 000 Kalkylene over viser et veiledende budsjett for prosjektet og må revideres etter forprosjektet. 7.2 Endringer av arbeidsomfang Omfangsendringer vil i all hovedsak være rettet mot behovet for nye funksjoner eller arealbehov knyttet til brukere som har endret behov etter tidligere utført behovsanalyse. 8 Kvalitetssikring / HMS 8.1 Kvalitet Kvalitetssikringen av forprosjektet-/ detaljprosjekteringen vil stå meget sentralt ved at det stilles krav om godt etablert KS system for løsningsleverandører (prosjekterende og arkitekt) og prosjektleder. 9 Vedlegg 9.1 Detaljert framdriftsplan (ikke vedlagt denne versjon) side - 11