Møteprotokoll Kontrollutvalget Halden Møtedato: 10.09.2014, Tidspunkt: fra kl. 17:00 til kl. 19:00 Møtested: Gamle rådhus, møterom 1 (ble flyttet til møterom 3 i nye delen av rådhuset pga. ombygging) Fra til saksnr.: 14/25-14/33 Frammøte: Medlemmer Møtt Varamedlemmer Ulf Lettenstrøm (Ap), leder Jan Moen (H), nestleder Inger Haugene (Sp) Odd Riise (Ap) Turid Eriksen (Ap) Merknader Antall stemmeberettigede fremmøtte 5 av 5 til sakene 14/25, 26, 27 og 28. 4 av 5 til sakene 14/29, 30, 31, 32 og 33 (Jan Moen ble permittert kl. 18:00) Møtende fra Østfold kontrollutvalgssekretariat: Anne-Karin Femanger Pettersen og Bjørn Gulbrandsen Møtende fra revisjon: Kjartan Kvamme fra Deloitte (hel møtet) Møtende fra administrasjonen: Rådmann Gudrun Haabeth Grindaker, økonomisjef Roar Vevelstad, (begge hele møtet) Ordfører Thor Edquist (til sakene 14/25, 26,27 og 28) Andre: Daglig leder HKP Eivind B Hansen til sak 14/27 Til dagsorden: Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Gjennomgang av saksliste og debatt om lukking: se protokoll sak 14/25.. Ulf Lettenstrøm, leder. Jan Moen, nestleder
Kontrollutvalget Haldens møte 10.09.2014 Sakliste PS 14/25 Godkjenning av innkalling og saksliste PS 14/26 Godkjenning av protokoll fra møtet 5.6 2014 PS 14/27 PS 14/28 PS 14/29 Revisjonsrapport - Gjennomgang av pensjonskostnader Halden kommune i perioden 2009-2013 Revisjonsrapport: Kommunens likviditet og bruk av ubrukte lånemidler for 2013 Uavhengighetserklæring fra Deloitte AS PS 14/30 Deloitte AS - overordnet revisjonsstrategi 2014 PS 14/31 Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2015 PS 14/32 PS 14/33 Referater og meldinger Eventuelt PS 14/25 Godkjenning av innkalling og saksliste (saken legges fram uten forslag til vedtak) Kontrollutvalgets møter er åpne. Dersom utvalget bestemmer at et møte, eller deler av et møte likevel skal holdes for lukkede dører, da skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå (jf. Kl. 30 pkt. 4) Hvis møtelederen eller kontrollutvalget krever det, skal debatten om lukking av et møte, holdes i lukket møte. Avstemningen skal skje i åpent møte (jf. Kl. 31a) Dørene var åpen under gjennomgang av dagsorden/debatt om lukking. I åpent møte ble vedtatt at dørene skulle være åpne under hele møtet. Sak 14/28 «Revisjonsrapport: Kommunens likviditet og bruk av ubrukte lånemidler», ble behandlet før sak 14/27 «Revisjonsrapport: Gjennomgang av pensjonskostnader i Halden kommune 2009-2013» Innkalling og saksliste godkjennes
PS 14/26 Godkjenning av protokoll fra møtet 5.6 2014 1. Protokoll fra møtet 5.6 2014, godkjennes 1. Protokoll fra møtet 5.6 2014, godkjennes PS 14/27 Revisjonsrapport - Gjennomgang av pensjonskostnader Halden kommune i perioden 2009-2013 1. Revisjonsrapport «Gjennomgang av pensjonskostnader Halden kommune i perioden 2009 2013», tas til etterretning 2. Revisjonsrapporten oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Revisjonsrapport «Gjennomgang av pensjonskostnader Halden kommune i perioden 2009 2013», tas til etterretning, med et lite tillegg der det presiseres at høringsuttalelsen fra HKP sendes med saken til kommunestyret 1. Revisjonsrapport «Gjennomgang av pensjonskostnader Halden kommune i perioden 2009 2013», tas til etterretning 2. Revisjonsrapporten, med høringsuttalelsen fra HKP, oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 2. Kommunestyre tar revisjonsrapport «Gjennomgang av pensjonskostnader Halden kommune i perioden 2009 2013», til etterretning PS 14/28 Revisjonsrapport: Kommunens likviditet og bruk av ubrukte lånemidler for 2013 1. Kontrollutvalget ber sekretariatet om å sende sakens dokumenter (revisjonsrapport og rådmannens kommentarer) til fylkesmann for vurdering i lys av kommunelovens 50. 2. Saken fremmes på nytt i kontrollutvalget når Fylkesmannens svar foreligger. Deloitte gjennomgikk rapporten og rådmannen ble gitt anledning til å presisere sitt tilsvar. Selv om kontrollutvalget er kjent med brevet fra Kommunaldepartementet til Bergen kommune (2010), var det enighet om at det kan være hensiktsmessig før saken sendes til kommunestyret, å få avklart om kommunens praksis på dette området er i tråd med intensjonen i KL 50, gitt Halden kommunens økonomiske situasjon.
1. Kontrollutvalget ber sekretariatet om å sende sakens dokumenter (revisjonsrapport og rådmannens kommentarer) til fylkesmann for vurdering i lys av kommunelovens 50 og den økonomiske situasjonen til Halden kommune. 2. Saken fremmes på nytt i kontrollutvalget når Fylkesmannens svar foreligger PS 14/29 Uavhengighetserklæring fra Deloitte AS 1. Uavhengighetserklæring fra Deloitte AS, tas til etterretning 1. Uavhengighetserklæring fra Deloitte AS, tas til etterretning PS 14/30 Deloitte AS - overordnet revisjonsstrategi 2014 1. Revisors muntlige redegjørelse om overordnet revisjonsstrategi for 2014, tas til orientering.. Folier fra Deloitte ettersendes til kontrollutvalget 1. Revisors muntlige redegjørelse om overordnet revisjonsstrategi for 2014, tas til orientering. PS 14/31 Forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2015 1. Forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2015 på kr. 2 434 579.-, godkjennes 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2015 oversendes ordfører til videre politisk behandling etter 18 i «Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner». Med en presisering til posten «kjøp av revisjonstjenester»:
1. Forslag til budsjettramme for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2015 på kr. 2 434 579.-, godkjennes. Budsjettposten til regnskapsrevisjon tar høyde for at det kan gjennomføres «andre avtalte revisjonsoppdrag» ved behov, i tillegg til det faste avtalte beløpet til årsoppgjør. Kontrollutvalget ber rådmann og revisor om å komme til klarhet i hvilke handlinger som ligger i «avtalt pris på årsoppgjør». Kontrollutvalget forutsetter at revisor løpende gi melding om evt. behov for tilleggsarbeid/tilleggsfakturering ut over avtalte handlinger til årsoppgjøret. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet 2015 oversendes ordfører til videre politisk behandling etter 18 i «Forskrift for kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner» PS 14/32 Referater og meldinger 1. Referater og meldinger tas til orientering 1. Referater og meldinger tas til orientering PS 14/33 Eventuelt Kontrollutvalget var enige om at sekretariatet forbereder en sak om rullering av forvaltningsrevisjonsplan og plan for selskapskontroll til møtet i november.