REVIDERT 28.05.13
INNHOLDSFORTEGNELSE: 1. INNLEDNING... 3 2. KVALITETSPOLITIKK OG -MÅL... 3 3. KVALITETSSYSTEMET... 4 3.1 Beskrivelse av kvalitetssystemet... 4 3.2 Praktisk bruk av kvalitetssystemet... 4 3.3 Ansvar... 5 3.4 Revisjon... 5 3.5 Avviksbehandling... 5 3.6 Utarbeidelse av prosedyrer... 5 4. ORGANISASJON... 6 4.1 Organisasjonskart for Universitetet i Tromsø... 6 4.2 Organisasjonskart for Institutt for ingeniørvitenskap og sikkerhet... 7 4.3 Funksjoner... 8 4.4 Personalrutiner... 8 5. FAGLIG VIRKSOMHET... 9 5.1 Fag- og studieplaner... 9 5.2 Undervisning... 9 5.3 Undervisningsutstyr... 9 6. ADMINISTRATIV VIRKSOMHET... 10 6.1 Informasjon... 10 6.2 Studieadministrasjon... 10 6.3 Økonomi og administrasjon... 10 7. PROSEDYREBESKRIVELSER... 11 7.1 Mal for prosedyreskriving... 11 7.2 Avviksbehandling... 12 7.3 Eksamensgjennomføring... 14 1
7.4 Emnefordeling... 16 7.5 Emne- og studieprogramevaluering ved IIS... 17 7.6 Fag- og studieplaner - oppdatering... 20 7.7 Fakultetets prosedyrer for studiekvalitet... 21 7.8 FoU-ressurs og driftsmidler tildelinger... 22 7.9 Intern informasjon... 25 7.10 Kompetanseheving... 26 7.11 Krisesituasjoner - informasjon... 27 7.12 Laboratorieøvinger - risikovurdering... 28 7.13 Ledelsens gjennomgåelse... 29 7.14 Nautisk konvensjonsutdanning... 31 7.15 Navigasjons-, laste- og maskinsimulator - rapportering og utbedring av feil... 35 7.16 Navigasjonssimulator bruk og vedlikehold... 36 7.17 Nye medarbeidere - introduksjon... 38 7.18 Oppstartsuka... 39 7.19 Opptak av studenter... 40 7.20 Rekruttering til studier... 41 7.21 Revisjon internt... 42 7.22 Stedfortreder ved leders fravær... 45 7.23 Sykdomsoppfølging... 46 7.24 Sykefravær hos ansatte... 47 7.25 Tilsettinger... 48 7.26 Timeplanlegging av undervisning... 51 7.27 Undervisning innhold og gjennomføring... 52 7.28 Utveksling av studenter og ansatte... 53 7.29 Årshjul fastsettelse av viktige datoer for studieåret... 56 7.30 Rapportering av endringer i kvalitetssystemet... 57 7.31 Kvalitetssikring av underleverandører... 58 7.32 Medarbeidersamtaler... 59 8. DOKUMENTASJON... 61 2
Dokument: Generelt G-01 Innledning G-02 Kvalitetspolitikk og -mål Instituttstyret Kvalitetsutvalget 28.05.13 03 1. INNLEDNING Studiekvalitet er et vidt begrep som omfatter alle deler av virksomheten ved Universitetet i Tromsø (UiT), fra innhold i fag- og studieplaner, gjennomføring av undervisning, administrative rutiner til studiesosialt miljø. Uansett om man definerer studenten som vårt produkt eller vår kunde, så vil studenten alltid stå i sentrum. Vår viktigste jobb er derfor å legge forholdene til rette slik at studentene kan få seg en god utdanning. En del av studiekvaliteten er å tilfredsstille de krav som stilles til oss av eksterne instanser som internasjonale konvensjoner, departement og universitetets styre. Dette er krav som vi må oppfylle, men for å oppnå god studiekvalitet er det like viktig å ivareta interne forhold. Det er vanskelig å lage rutiner for alt som har med studiekvalitet å gjøre. I vårt kvalitetssystem har vi derfor valgt å lage rutiner og prosedyrer på de vanligste, mest kritiske og mest håndterlige aktivitetene. Ved utforming av kvalitetssystemet har det vært en diskusjon om omfanget og hvilket detaljeringsnivå man skal legge seg på. Enhver aktivitet kan kvalitetssikres og beskrives ned til minste detalj, dette vil til slutt gjøre kvalitetsmanualen svært stor, og jo større og mer omfattende den er, jo færre vil komme til å lese den. Vi har valgt å minimalisere kvalitetsmanualen, ved kun å ta med det viktigste, og med det håp at flere vil benytte seg av den. 2. KVALITETSPOLITIKK OG -MÅL Institutt for ingeniørvitenskap og sikkerhet (IIS) har følgende visjon: Instituttet skal være ledende på utdanning og forskning innen teknologi, sikkerhet og bærekraftig utvikling i nord Instituttet har følgende kvalitetsmål: Instituttet skal ha god studentrekruttering til utdanningene Måleparameter: Antall studenter som tas opp i forhold til tidligere år og måltall Instituttet skal ha fornøyde studenter. Måleparameter: Tilbakemeldinger gjennom evalueringer og avviksmeldinger Instituttet skal ha fornøyde ansatte. Måleparameter: Medarbeidersamtaler Instituttet skal øke andelen tilsatte med førstestillingskompetanse Måleparameter: Sammenlikning med foregående år Instituttet skal ha en høy gjennomføringsgrad i studiene Måleparameter: Sammenlikning med foregående år 3
Dokument: G-03 Kvalitetssystemet Instituttstyret Kvalitetsutvalget 28.05.13 03 3. KVALITETSSYSTEMET 3.1 Beskrivelse av kvalitetssystemet Kvalitetssystemet for utdanningsvirksomheten ved Universitetet i Tromsø ble vedtatt av universitetsstyret den 16.06.09. Kvalitetssystemet er todelt; en felles, generell del og en spesiell del tilpasset det enkelte fakultet. Fakultetet har utarbeidet egne prosedyrebeskrivelser for studiekvalitet knyttet til arbeids- og ansvarsfordeling internt ved fakultetet, jfr. kap. 7.7. Dette kvalitetssystemet gjelder kun for Institutt for ingeniørvitenskap og sikkerhet (IIS), og er samordnet med fakultetets prosedyrer. Kvalitetssystemet er lagret i et eget rom på Fronter. Hensikten med å ha det elektronisk er at systemet skal være lett tilgjengelig for alle ansatte, og det skal forenkle oppdatering og oppgradering til nye versjoner. I kvalitetssystemet er det lenker til prosedyrer, rutiner, nettsider og dokumentmaler. Kvalitetssystemet består av en generell del, kap. 1-6, som omhandler organisering samt faglig- og administrativ virksomhet, en operativ del, kap. 7, som består av prosedyrebeskrivelser og kap. 8 som inneholder dokumentasjon av ulike krav. Den generelle delen benyttes som ekstern informasjon og som informasjon til egne ansatte og har henvisninger til prosedyrer, lover og retningslinjer. Den operative delen, som er en samling av prosedyrer, er i hovedsak beregnet på intern bruk. Der lover og retningslinjer finnes elektronisk vil disse være henvist med nettadresse, og ellers vil det være henvisninger til hvor disse kan finnes i papirform. Universitetet skal også ha tilgjengelig dokumentasjon, jfr. kap. 8, for gjennomgang ved ekstern evaluering, og skal omfatte all utdanning og alle prosesser som er relevant i forhold til studiekvalitet, omfatte system for dokumentasjon for kvalitetsarbeidet, avdekke sviktende kvalitet og sikre kontinuerlig forbedring. 3.2 Praktisk bruk av kvalitetssystemet Kvalitetssystemet skal sikre kvalitet på alle nivå i organisasjonen. Syklusen starter med en planlagt aktivitet ved at prosedyren sjekkes før den settes ut i livet. Deretter foretas det en konkret vurdering av gjennomført aktivitet. Etter at vi har gjort en vurdering deler vi denne med resten av organisasjonen ved å skrive en kommentar til kvalitetslederen som har ansvar for å gjennomgå prosedyren. Dersom den må endres, tas ledelsen og eventuelt andre aktører i organisasjonen med på råd før prosedyren effektueres. 4
Dokument: G-03 Kvalitetssystemet Instituttstyret Kvalitetsutvalget 28.05.13 03 En prosedyre er å forstå som en beskrivelse av en bestemt arbeids- og ansvarsfordeling. En instruks er å forstå som en fastlagt og dokumentert handlemåte. Skriftlige prosedyrer og instrukser skal sikre riktig ledelse og gjennomføring av aktiviteter som er viktig for instituttets kvalitet. 3.3 Ansvar Instituttleder har det overordnede ansvaret for den faglige og den administrative virksomheten. Kontorsjefen er kvalitetsleder, og har således det løpende ansvaret for oppdatering av kvalitetssystemet. Ansvar for de enkelte aktivitetene er gitt i den enkelte prosedyre. 3.4 Revisjon Kvalitetssystemet skal revideres årlig - innen 1. mai. Formålet med revisjonen er kontinuerlig forbedring av systemet. Kvalitetsrevisjonen omfatter både systemrevisjon og revisjon av de enkelte prosedyrer og instrukser. Ansvarlig for iverksetting og gjennomføring er kvalitetsleder. Ref.: P-01 Mal for prosedyreskriving P-21 Prosedyre for intern revisjon 3.5 Avviksbehandling Det finnes en egen prosedyre for håndtering av avvik fra spesifiserte krav eller uønskede hendelser. Avvik skal meldes til kvalitetsleder som har ansvar for å iverksette nødvendige tiltak, eventuelt gi tillatelse til avvik. Ref.: P-02 Prosedyre for avviksbehandling 3.6 Utarbeidelse av prosedyrer Det er utarbeidet prosedyrer for de aktiviteter som anses som kritiske eller har stor innflytelse for instituttets kvalitet. Ved utarbeidelse av prosedyrer er det viktig at alle involverte parter får være med å vurdere prosedyrens innhold. Det er også viktig at prosedyren inneholder et minimum av opplysninger i tillegg til selve prosessen til en aktivitet. Det er derfor laget en egen prosedyremal. Ref.: P-01 Mal for prosedyreskriving 5
Dokument: G-04 Organisasjon Instituttstyret Kvalitetsutvalget 28.05.13 03 4. ORGANISASJON 4.1 Organisasjonskart for Universitetet i Tromsø 6
Dokument: G-04 Organisasjon Instituttstyret Kvalitetsutvalget 16.09.14 06 4.2 Organisasjonskart for Institutt for ingeniørvitenskap og sikkerhet 7
Dokument: G-04 Organisasjon Instituttstyret Kvalitetsutvalget 28.05.13 03 4.3 Funksjoner Universitetet ledes av universitetsstyret. Universitetets daglige ledelse utgjør rektoratet og universitetsdirektør med assisterende direktør. Rektoratet er den øverste faglige ledelsen av UiT. Øverste administrative ledelse ved UiT er universitetsdirektør og assisterende direktør. Universitetsstyret er UiT s høyeste organ. Styret består av elleve medlemmer og velges for fire år av gangen. Studentrepresentantene velges for ett år av gangen. Instituttstyret er øverste organ ved instituttet i budsjett- og strategisaker, tilsettingssaker m.m. Instituttstyret har ansvar for at den faglige virksomheten holder høy kvalitet og at instituttet drives effektivt og i overensstemmelse med de lover, forskrifter og regler som gjelder, og de mål og rammer som er fastsatt av overordnet myndighet, universitetsstyret og fakultetsstyret. Instituttleder er instituttets øverste faglige og administrative leder, samt leder av instituttstyret. Ved instituttet er det i tillegg en utdanningsleder, som koordinerer studiekvalitetsarbeidet, og en forskningsleder, som koordinerer forskningsaktiviteten ved instituttet. Hver studieretning ledes av en studieleder. Instituttets administrasjon ledes av kontorsjefen. Vedlagt er stillings- og funksjonsbeskrivelser for leder-, faglige- og teknisk/administrative stillinger. 4.4 Personalrutiner Universitetet har diverse håndbøker og retningslinjer for ansatte vedrørende personalforvaltning. Disse inkluderer rettigheter og plikter som de ansatte har, samt planer for kompetanseheving. Ref.: Nettsidene til Seksjon for personal og organisasjon (POA) 8
Dokument: G-05 Faglig virksomhet Instituttstyret Kvalitetsutvalget 28.05.13 03 5. FAGLIG VIRKSOMHET 5.1 Fag- og studieplaner Det er utarbeidet rutiner for oppdatering av fag- og studieplaner. Fag- og studieplanene er utarbeidet i h.h.t rammeplan for ingeniørutdanning og særskilte konvensjoner (STCW for nautikk og JAR-FCL for luftfartsfag). Ref.: P-06 Prosedyre for oppdatering av fag- og studieplaner Fagplan, nautikk JAR-FCL for luftfartsfag 5.2 Undervisning Undervisning er den viktigste aktiviteten ved instituttet. Det er utarbeidet rutiner for emnefordeling og utarbeidelse av arbeidsplaner for lærerne, samt planlegging og dokumentasjon av undervisning i de enkelte emner. For at studentene skal kunne ha en formell måte å gi tilbakemelding på undervisningen, har universitetet utarbeidet et eget evalueringsopplegg. Det finnes formelle krav til lærernes kompetanse. I tillegg til de generelle kravene om faglærernes kompetanse, er det spesielle krav i en del emner. Dette er vist i dokumentasjonen av fag- og studieplanene. Det er også laget en plan for kompetanseheving. Instituttet benytter noen underleverandører av undervisningstjenester, dette gjelder spesielt sikkerhetskurs. Det er instituttets ansvar at disse underleverandørene tilfredsstiller de samme kvalitetskravene som gjelder internt. Ref.: P-03 Prosedyre for eksamensgjennomføring P-04 Prosedyre for emnefordeling P-05 Prosedyre for emne- og studieprogramevaluering ved IIS P-10 Prosedyre for kompetanseheving P-27 Prosedyre for gjennomføring av undervisning Dokumentasjon - Oversikt over nautikkfaglig kompetanse Dokumentasjon - Kompetansekrav i konvensjonskrav 5.3 Undervisningsutstyr God studiekvalitet avhenger også av at vi har det nødvendige utstyret både på laboratorier og på simulatorer, og at dette utstyret fungerer. 9
Dokument: G-06 Administrativ virksomhet Instituttstyret Kvalitetsutvalget 28.05.13 03 6. ADMINISTRATIV VIRKSOMHET 6.1 Informasjon God informasjon både eksternt og internt er et viktig element for god kvalitet. Det er laget egen plan og egne rutiner for rekruttering til våre studier. Det er også laget egne prosedyrer for intern informasjon både til egne studenter og til ansatte. Den første studieuka til studentene er viktig fordi dette er det første møtet med universitetet, og den er dermed viktig både for holdninger og motivasjon. For å møte dette best mulig er det laget en egen prosedyre for gjennomføring av oppstartsuka. Ref.: P-09 Prosedyre for intern informasjon P-18 Prosedyre for oppstartsuka P-20 Prosedyre for rekruttering til studier Beredskapshåndbøkene til universitetet og fakultetet 6.2 Studieadministrasjon Viktige studieadministrative områder er eksamen, opptak, studieveiledning, internasjonalisering, studieadministrative systemer, timeplanlegging m.m.. Eksamensavvikling er også viktig for den faglige virksomheten. Opptak av studenter gjøres hovedsakelig ved samordna opptak, og opptaksreglene er vedtatt av departementet. Ref.: Ny forskrift for eksamener ved Universitetet i Tromsø, av 07.05.09, sak 22-09 Forskrift om opptak til høyere utdanning av 1. januar 2009 Fag- og studieplaner for instituttets studieprogram P-03 Prosedyre for eksamensgjennomføring P-19 Prosedyre for opptak av studenter P-24 Prosedyre for sykefravær hos ansatte P-28 Prosedyre for utveksling av studenter P-29 Prosedyre for oppsett av årshjul 6.3 Økonomi og administrasjon Det er utarbeidet en rekke felles retningslinjer på universitetet på dette området. Dette gjelder spesielt innkjøp, økonomi, saksbehandling og arkiv. Ref.: Universitetets hjemmeside om personal- og økonomirutiner 10
Dokument: Prosedyrebeskrivelser P-01 ALLE Mal for prosedyreskriving Instituttstyret Kvalitetsutvalget 28.05.13 03 7. PROSEDYREBESKRIVELSER 7.1 Mal for prosedyreskriving Prosedyrer er sentralt i en virksomhets kvalitetssystem. Prosedyrer gir konkret beskrivelse av hvordan rutiner og arbeidsoppgaver skal utføres. Det at prosedyrer lages etter samme mal er med på å sikre at de får en standardisert form for å forenkle gjenfinnbarhet, brukervennlighet og sikkerhet for at oppdatering følges opp. En prosedyre skal inneholde følgende momenter/krav: Formål: Omfang: Her beskrives hva som er formålet eller hensikten med prosedyren. Hvem/hvilke grupper gjelder prosedyren for; alle ansatte eller kun for ansatte på utvalgte avdelinger? Varigheten på prosedyren. Definisjoner: Dersom det brukes begrep/uttrykk som det ikke kan forventes at brukere av prosedyren uten videre forstår, så forklar hva de betyr. Ansvar og myndighet: Beskrivelse: Hvilken stilling og/eller person skal ha ansvaret for innholdet i prosedyren, og når og hvordan prosedyren skal gjennomgås og/eller endres? Utførelse av handling: Rekkefølgen på aktiviteter (hvordan noe skal gjøres) Hvem gjør hva Detaljeringsgrad på beskrivelsen kan variere. Referanser og vedlegg: For eksempel til andre prosedyrer, dokumenter eller lover. 11
Dokument: P-02 ALLE Prosedyre for avviksbehandling Kvalitetsutvalget Kvalitetsleder 22.05.14 06 7.2 Avviksbehandling Formål: Omfang: Sikre at alle tilbakemeldinger, så som avvik, feil eller forslag til forbedringer, behandles korrekt og at disse registreres og behandles slik at gjentakelse unngås. Gjelder alle tilbakemeldinger som registreres. Definisjoner: Avvik en uønsket hendelse som har sin årsak i at nedskrevne interne eller eksterne krav ikke er fulgt, for eksempel lover og forskrifter, frister, tekniske løsninger, studieprogram m.v. Forslag til forbedring alle forslag til tiltak som kan bidra til et forbedret læringsmiljø eller økt studiekvalitet. Tiltak initiativ som settes i gang for å rette opp avviket. Korrigerende tiltak tiltak som settes i gang for å unngå gjentakelse av avviket. Ansvar og myndighet Kvalitetsleder har ansvar for å administrere avvikssystemet, verifisere at meldingene blir fulgt opp, kvalitetssikre at tiltak blir iverksatt og å lukke avviket. Alle ledere har ansvar for å behandle og følge opp avvik som oversendes fra kvalitetsleder. Alle studenter og ansatte har et ansvar for å melde inn avvik og forslag til forbedringer. Beskrivelse: Behandling av tilbakemeldinger Melding om avvik, feil eller forslag til forbedringer sendes til e- postadressen respons-iis@support.uit.no. Kvalitetsleder, evt. instituttleder, henter tilbakemeldingene fra databasesystemet Request Tracker. Meldingen videresendes til den respektive enheten, som er ansvarlig for å analysere og iverksette tiltak. Alle avvik skal behandles på lavest mulig nivå i organisasjonen Melding om avvik eller forslag til forbedring skal behandles raskest mulig og ikke senere enn 3 uker etter at meldingen er sendt. Selv om en permanent løsning ikke skulle være klar etter 3 uker, skal avsender senest på dette tidspunkt motta en tilbakemelding og redegjørelse for status. 12
Dokument: P-02 ALLE Prosedyre for avviksbehandling Kvalitetsutvalget Kvalitetsleder 22.05.14 06 Lukking av avvik Avviket lukkes etter at tiltak er iverksatt, verifisert av kvalitetsleder og godkjent av avviksmelder. Gjentatte avvik Kvalitetsleder skal bringe gjentatte avvik fram for ledergruppa, som deretter vurderer om det er behov for å opprette et korrigerende tiltak. Referanse: Avvikssystem Request Tracker 13
Dokument: P-03 ADM/FAGLIG Prosedyre for eksamensgjennomføring Godkjent av: Revidert av: Dato: Revisjonsnr. Kvalitetsutvalget Kvalitetsleder 22.05.14 04 7.3 Eksamensgjennomføring Formål: Omfang: Ansvar og myndighet: Beskrivelse: Ha gode rutiner slik at eksamen blir gjennomført på en tilfredsstillende måte. Gjelder alle eksamener ved IIS. - Studiekonsulent - Emneansvarlig Hovedeksamen avvikles i november/desember og i mai/juni. Kontinuasjonseksamen/utsatt prøve avvikles i september og februar/mars. STUDIEKONSULENT Forespørsel om behov/ønsker vedrørende eksamensdatoer sendes til ansatte i september og februar. Eksamensplanen utarbeides i h.h.t. fastsatte frister. Frist for oppmelding til hovedeksamen er 1. september og 1. februar, og til kontinuasjon/utsatt prøve 15. august og 15. januar. Etter at fristen for oppmelding til eksamen er utløpt registreres oppmeldingene. Det kontrolleres at samtlige studenter er oppmeldt i riktige emner. Studentene fordeles på rom. Rom som skal brukes til eksamen ryddes/møbleres. Det innkalles eksamensvakter. Eksamensbesvarelsene sammen med sensurkontrakt, beskrivelse av karakterskalaen, og brev med navn på medsensor etc. sendes til sensor. Resultatene presenteres for studenter gjennom Stud.Web Kontinuasjon/utsatt prøve: Det settes av 2 uker til dette. EMNEANSVARLIGE (gjelder også timelærere) Forside til eksamen er utarbeidet i Word og skal brukes ved eksamen. Forsiden er lagret på: M:/Studier/Eksamen. Skaffer sensor til eksamen. Alle eksamensoppgaver skal kvalitetssikres av sensor. Emneansvarlige for konvensjonsfag (STCW) skal benytte etablerte samarbeidsavtaler med andre utdanningsinstitusjoner som tilbyr STCW utdanning. Eksamensoppgaver med løsningsforslag/sensorveiledning skal sendes faglærer ved en av disse institusjonene for kvalitetssikring. 14
Dokument: P-03 ADM/FAGLIG Prosedyre for eksamensgjennomføring Godkjent av: Revidert av: Dato: Revisjonsnr. Kvalitetsutvalget Kvalitetsleder 22.05.14 04 Eksamensoppgaven leveres administrasjonen senest 5 dager før eksamen, ferdig kopiert og i riktig antall. Eksamensbesvarelsene med sensorveiledning sendes til sensor senest dagen etter eksamen. En kopi av sensorveiledningen skal samtidig leveres til administrasjonen. Sensurfristen er 3 uker etter avholdt eksamen. Sensurresultatene leveres administrasjonen umiddelbart etter godkjent sensur. Referanser og vedlegg: Fakultetets prosedyrebeskrivelse for eksamensadministrasjon: http://uit.no/content/312150/prosedyrebeskrivelser%20for%20eksamen %20-%20samlet%20dok.pdf Forside - eksamen 15
Dokument: P-04 ALLE Prosedyre for emnefordeling Instituttstyret Kvalitetsutvalget 28.05.13 03 7.4 Emnefordeling Formål: Omfang: Ansvar og myndighet: Beskrivelse: Sørge for at den enkelte lærer og administrasjonen i rimelig tid før oppstart har informasjon om hvilke lærere som skal undervise i de ulike emnene. Emnefordeling planlegges for ett studieår av gangen. Studieleder 1. Det enkelte team diskuterer fordelingen av de undervisningsoppgavene teamet har ansvar for. Det tas hensyn til øvrige oppgaver som tilligger den enkeltes stilling. Studieleder skal levere utkast til arbeidsplaner for lærerne på sitt team til instituttleder innen 1. juni. 2. Hvis det er emner som ikke er dekket opp med interne lærere, har aktuell studieleder ansvar for å skaffe vikar. 3. Når emnefordelingen er ferdig, sendes den til administrasjonen som utarbeider timeplaner. Referanser og vedlegg: - Utfyllende bestemmelser for oppsett av arbeidsplaner og system for tidsnormering av undervisning (Vedtatt av universitetsstyret 16.06.09) - Arbeidsplanmaler - Tidsressurs ansatte 16
Dokument: P-05 ALLE Prosedyre for emne- og studieprogramevaluering ved IIS Instituttstyret Kvalitetsutvalget 28.05.13 03 7.5 Emne- og studieprogramevaluering ved IIS Formål: Evalueringene skal bidra til å gi studentene en aktiv rolle i arbeidet med utdanningskvalitet, føre til større fokus på studentens totale læringsmiljø og til forankring av arbeidet med utdanningskvalitet i fagmiljøene. Evaluering er en del av studentenes læringsprosess og fagmiljøenes selvevaluering. Funnene fra evalueringene skal gi et godt beslutningsgrunnlag for valg av tiltak som kan sikre og videreutvikle kvaliteten på utdanningene. Omfang: Ansvar og myndighet: Beskrivelse: Alle ordinære emner og studieprogram ved IIS. - Emneansvarlig har ansvar for å evaluere emnet. - Utdanningsleder og studieleder har ansvar for å evaluere studieprogrammet. - Fakultetet har ansvar for å gjennomføre eksterne evalueringer av studieprogram. - Utdanningsleder har ansvar for at prosedyren blir fulgt. Evaluering av enkeltemner: Skriftlig evaluering gjennomføres ved bruk av anonymiserte evalueringsskjema. Det kan benyttes elektronisk evaluering ved studenttall over 10. Det kan benyttes dialogbasert evaluering ved evaluering av enkeltemner. Evaluering av studieprogram: Det benyttes dialogbasert evaluering av studieprogram. Emneevaluering: Mål: Evalueringene skal gi studentene anledning til å komme med synspunkter om forhold som er relevant for kvaliteten i emnet. Gjennomføring Funn fra evalueringer sammenfattes, vurderes og kommenteres før de gjøres tilgjengelige. Resultatene skal gjøres tilgjengelig for studentene. Tidspunkt: Alle emner evalueres minimum én gang hvert tredje år og alltid ved første gangs gjennomføring. Det er utarbeidet en plan (2012-2015) for når det enkelte emnet skal evalueres, jfr. vedlegg. 17
Evalueringsskjema sendes til studentene mot slutten av undervisningsperioden i emnet. Rapportering: Rapport fra emneevalueringen og faglærers egen rapport leveres til studieleder. Frist for rapportering er to uker etter at evalueringen er gjennomført. Oppfølging: Emneansvarlig har ansvar for å gjøre de justeringer han/hun finner naturlig etter evalueringen. Ved skifte av emneansvarlig, er studieleder ansvarlig for å informere den nye emneansvarlige om resultater fra forrige emneevaluering. Studieleder har ansvar for å bringe det opp på et høyere nivå dersom evalueringen tilsier større endringer i opplegg, ressursbruk etc. Undervisningsleder har ansvar for rapportering til fakultetet. Studieprogramevaluering: Mål: Få tilbakemelding om studentenes helhetsvurdering av studiet. Gjennomføring: Det gjennomføres en dialogbasert evaluering i form av møter mellom undervisningsleder, studieleder og de tillitsvalgte fra hvert kull. Studieprogramevaluering tar for seg tema som er relevant for kvaliteten på programmet, som for eksempel: - Emnesammensetning og faglig fordypning - Studentenes læringsmiljø - Vurdere om undervisnings-, lærings- og vurderingsformene er egnet for å nå utdanningens læringsmål - Funn fra student- og faglærerevaluering av emner og praksisevaluering - Total arbeidsbelastning for studentene - Studentenes egeninnsats - Gjennomstrømming - Utvekslingsopphold - Relevans - Informasjon om og administrering av programmet Tidspunkt: Det skal gjennomføres årlige studieprogramevalueringer i slutten av undervisningsperioden på vårsemesteret. Rapportering: Studieleder lager referat fra møtet og referatet gjøres tilgjengelig for de aktuelle studentene i rimelig tid etter at evalueringen er gjennomført. Evalueringen vil også danne grunnlaget for rapportering til utdanningsmeldinga, se nedenfor. Oppfølging: Studieleder har ansvar for å bringe resultatet opp på et høyere nivå 18
dersom evalueringen tilsier større endringer i opplegg, ressursbruk etc. Undervisningsleder har ansvar for rapportering til instituttleder for videre rapportering til fakultetet. Referanser Vedlegg Kvalitetssystem for utdanningsvirksomheten ved Universitetet i Tromsø, kap. 3, av 16. juni 2009 Fakultetets prosedyre Evaluering av studier: http://uit.no/content/302126/evaluering%20av%20studier.pdf Skjema for emneevaluering Skjema for faglærers evaluering Plan for evalueringer i perioden 2012-2015 Mal for programevalueringsrapporter Rapportering til fakultetet 19
Dokument: P-06 ALLE Prosedyre for oppdatering av fag- og studieplaner Instituttstyret Kvalitetsutvalget 28.05.13 03 7.6 Fag- og studieplaner - oppdatering Formål: Instituttets fag- og studieplaner skal til enhver tid være oppdatert i forhold til krav fra myndigheter og signaler fra næringsliv, samt i forhold til lærernes erfaringer ved gjennomføring av emnene. Omfang: Alle fag- og studieplaner ved IIS. Definisjoner: Fagplan: En plan som konkretiserer det faglige innholdet i studier som reguleres av rammeplaner. Studieplan: En plan som beskriver læringsmål, faglige komponenter, oppbygging og gjennomføring av studiet. Rammeplan: En nasjonal plan fastsatt av fagdepartementet. Planen beskriver læringsmål, faglig innhold, oppbygging og gjennomføring av yrkesutdanninger. Ansvar og myndighet: Instituttleder har ansvar for at eventuelle endringer i rammeplaner, konvensjoner (STCW og JAR-FCL) eller andre forskrifter videreformidles nedover i systemet. Utdanningsleder har ansvar for at fag- og studieplaner sendes den enkelte studieleder for revidering Studieleder har ansvar for at fag- og studieplaner utvikles i samsvar med eventuelle pålegg fra myndighetene og etter evalueringer fra studenter og lærere. Det tas også hensyn til signaler og behov fra næringslivet. Studieleder har ansvar for at nye og evt. korrigerte utgaver av eksisterende fagog studieplaner leveres til utdanningsleder på elektronisk form (word-format) senest 1. desember. Utdanningsleder har ansvar for at fag- og studieplanene sendes administrasjonen for behandling i instituttstyret. Beskrivelse: Referanser: Fag- og studieplanene er lagt ut på fellesområdet M:/Administrasjon/Fagplaner. STCW JAR-FCL Rammeplan for ingeniørutdanning. Forskrift for studier ved UiT 20
Dokument: P-07 Alle Fakultetets prosedyrebeskrivelser for studiekvalitet Instituttstyret Kvalitetsutvalget 28.05.13 00 7.7 Fakultetets prosedyrer for studiekvalitet Fakultetet har utarbeidet prosedyrebeskrivelser innenfor en rekke områder knyttet til kvalitetssikring og forvaltning av utdanningsvirksomheten. Prosedyrebeskrivelsene skal ivareta lokale forhold knyttet til arbeids- og ansvarsfordeling internt ved fakultetet. Følgende prosedyrebeskrivelser er utarbeidet av fakultetet, og gjelder i tillegg til de prosedyrebeskrivelsene som er utarbeidet spesifikt for instituttet: Eksamensadministrasjon Opptaksarbeid Kvalitetssikring av praksis Etablering/endring/nedlegging av studietilbud Utarbeidelse av emnebeskrivelser og fag- studieplaner Tidsbegrensning av studierett Behandling av permisjonssøknader Godkjenning/innpassing Evaluering av studier System for ekstern evaluering av utdanningene Kvalitetssikring av konvensjonsrelaterte utdanninger Referanse: Lenke til prosedyrebeskrivelsene: http://uit.no/ansatte/organisasjon/kvalitetssikring?p_dimension_id=88131&p_menu=6581 5 21
Dokument: P-08 FAGLIGE Prosedyre for tildeling av FoU-ressurs og - driftsmidler. Instituttstyret Forskningsutvalget 28.05.13 02 7.8 FoU-ressurs og driftsmidler tildelinger Administrativ forskningsstøtte ved eksternt finansierte prosjekter Formål: Prosedyren skal sikre at vitenskapelig kvalitet i FoU-arbeidet blir ivaretatt, samt at tildeling av FoU-ressurser og -driftsmidler følger et fastlagt og dokumenterbart mønster. Prosedyren skal også sikre rettigheter og plikter for alle parter vedrørende administrativ forskningsstøtte knyttet til søknader om ekstern prosjektfinansiering, som skal innsendes med instituttet som hovedsøker, eller innsendes av en annen institusjon hvor instituttet er prosjektdeltaker. Omfang: Prosedyren gjelder for alle faglig/vitenskapelige tilsatte, samt teknisk/administrativt ansatte som nevnt videre i denne prosedyren. Definisjoner: FoU FoU-ressurs FoU-driftsmidler Forskning og utvikling En tidsressurs, angis som andel av full stilling Midler til dekning av driftskostnader iht. Retningslinjer for tildeling av frie FoU-midler Ansvar: Forskningsleder har ansvaret for FoU-aktiviteten ved instituttet, herunder: Bidra til at søknader har kvalitet og er i tråd med instituttets forskningsstrategi. Sikre at søknader om ekstern prosjektfinansiering som instituttet skal delta i er i tråd med IIS forskningsstrategi. Samordne søknader om ekstern prosjektfinansiering der det foreligger sammenfallende forslag. Tildeling av FoU-driftsmidler. Faglig/Vitenskapelige ansatte har ansvar for å: Melde inn plan for anvendelse av FoU-ressurs innen fastsatte frister. Søke om FoU-driftsmidler i henhold til de fastsatte retningslinjene. Melde fra om behov for forskningsadministrativ støtte tidligst mulig. Gjennomføre prosjekt i henhold til prosjektbeskrivelse. Registrere egne resultater i forskningsinformasjonssystemet CRIStin. Rapportere anvendelse av tildelt FoU-ressurs og tildelte FoUdriftsmidler innen fastsatte frister. Rapportere som prosjektansvarlig/prosjektdeltaker i henhold til gitte premisser fra finansieringskilde og ansvarlig institusjon. 22
Dokument: P-08 FAGLIGE Prosedyre for tildeling av FoU-ressurs og - driftsmidler. Instituttstyret Forskningsutvalget 28.05.13 02 Instituttleder har ansvaret for tildeling av FoU-ressurs. Konfliktsituasjoner håndteres av instituttstyret. Prosess: FoU-ressurs og FoU-driftsmidler tildeles etter søknad. Normen for FoU-ressurs for den enkelte stillingskategori er iht. Retningslinjer for fordeling av arbeidstid for ansatte i undervisnings- og forskerstillinger, fastsatt av Universitetsstyret den 16. juni 2009. Årlig frist for å melde inn plan for anvendelse av FoU-ressurs for etterfølgende undervisningsår er 1. mai. Planen må redegjøre for hvor stor andel av stillingen som skal benyttes til FoU-arbeid. Årlig frist for å rapportere om anvendelse av FoU-arbeid i foregående undervisningsår er 1. september. Vedlagte skjema skal benyttes og sendes forskningsrådgiver på elektronisk form. Innmeldt plan for FoU-ressurs godkjennes av forskningsleder og instituttleder. Alle stillingskategorier med norm for FoU-ressurs kan søke om frie FoUmidler iht. Retningslinjer for tildeling av frie FoU-midler, fastsatt av Forskningsutvalget ved IIS den 09. april 2013. Søknader om frie FoU-midler behandles løpende av forskningsleder. Årlige frister for å rapportere om anvendelse av tildelte FoU-midler for inneværende kalenderår er innen 1. juli for perioden 01.01 31.06 og 1. januar for perioden 01.07. 31.12. Vedlagte skjema skal benyttes og sendes forskningsrådgiver på elektronisk form. Følgende vil bli vektlagt ved behandling av innmeldt behov for FoU-ressurs og søknad om FoU-midler: Vitenskapelig kvalitet i søknaden. Samarbeid internt og eksternt. Relevans i forhold til instituttets strategi. Tidligere produksjon og eventuell mangel på produksjon ved tidligere innvilgede søknader. Tidligere tildeling av FoU-midler og FoU-ressurs. 23
Dokument: P-08 FAGLIGE Prosedyre for tildeling av FoU-ressurs og - driftsmidler. Instituttstyret Forskningsutvalget 28.05.13 02 Administrativ forskningsstøtte knyttet til eksternt finansierte prosjekter Ansatte med norm for FoU-arbeid, som på vegne av IIS vil søke om - eller delta i søknader om - eksterne forskningsmidler må melde fra om behov for administrativ støtte til søknadsprosessen i god tid innen søknadsfristen. Dette gjelder også gjennomføringsfasen av prosjektet. Behovet meddeles skriftlig til forskningsrådgiver, og det gjøres konkret avtale om tid og hva den forskningsadministrative støtten skal bestå i. Alle søknader om eksterne forskningsmidler - som ansatte ved IIS deltar i - skal godkjennes av forskningsleder i samråd med instituttleder. Ansatte er selv ansvarlig for å registrere sine resultater i forskningsinformasjonssystemet CRIStin, i henhold til gitte tidsfrister, samt melde inn behov for forskningsadministrativ støtte til registreringsarbeidet. Referanser: - Retningslinjer for fordeling av arbeidstid for ansatte i undervisnings- og forskerstillinger -Retningslinjer for tildeling av frie FoU-midler -Skjema for innmelding av plan for FoU-ressurs -Søknadsskjema for tildeling av FoU-midler 24
Dokument: P-09 ALLE Prosedyre for intern informasjon Instituttstyret Kvalitetsutvalget 28.05.13 03 7.9 Intern informasjon Formål: Omfang: Målet er å få gitt intern informasjon på en slik måte at den blir oppfattet av dem informasjonen er rettet mot. Intern informasjon gjelder informasjon både til ansatte og studenter ved IIS Definisjoner: Studenter og ansatte er definert som personer som er tilknyttete IIS. Ansvar og myndighet: Beskrivelse: Kontorsjef og instituttleder Informasjon til ansatte: Direkte kontakt eller e-post er de vanligste kommunikasjonskanalene. Viktig informasjon som gjelder alle ansatte sendes på e-post. Således vil annen informasjon, som har relevans for ansatte, bli videresendt til dem. Hver 14. dag er det normalt personalmøte fra kl. 12.15. til 13.00 hvor det gis informasjon eller ulike tema drøftes. For å holde seg orientert om interne forhold på instituttet oppfordres alle ansatte til å oppsøke interne informasjonskanaler. Informasjon til studenter: Informasjon om sykefravær ved undervisning. Se egen rutine Hastemeldinger til studenter: Fronter. Ved omdisponering av rom som kan gå ut over studentenes eller læreres aktiviteter skal det sendes e-mail fra ekspedisjonen til aktuelle ansatte, samt henges oppslag på aktuelle rom. Andre meldinger til studenter som f.eks boklister, timeplaner, årshjul legges ut på Fronter av administrasjonen. I forbindelse med studiestart får nye studenter utdelt velkomstmappe som inneholder relevant informasjon om studiehverdagen ved IIS.. Hovedinformasjonskilden for kontakt mellom student og aktuell lærer er Fronter. I den grad det er hensiktsmessig kan informasjon i tillegg legges på web eller ved oppslag. Eksamensresultater formidles studentene gjennom Studentweb. Informasjon i krisesituasjoner Varsling av ulykker: http://uit.no/ansatte/hms/artikkel?p_document_id=98069 Beredskapshåndbok for NT-fakultetet 25
Dokument: P-10 ALLE Prosedyre for kompetanseheving Kvalitetsutvalget Kvalitetsleder 18.12.13 04 7.10 Kompetanseheving Formål: Omfang: Definisjoner: Ansvar: Beskrivelse: Referanser: Prosedyren skal sikre oversikt over kompetansebehov og tiltak. Gjelder for alle ansatte ved instituttet. Ansatte er definert som alle fast ansatte innenfor faglige eller teknisk/administrative stillinger. Midlertidig ansatte og timelærere faller utenfor prosedyren. Instituttleder 1. Det gjennomføres årlige medarbeidersamtaler med alle ansatte hvor kompetansebehovet registreres. 2. Medarbeidersamtaler skal gjennomføres innen utgangen av juni hvert år. 3. Rapport over avdekket kompetansebehov oversendes instituttleder for utarbeidelse av kompetansehevingstiltak. 4. Instituttleder utarbeider rapport med tiltak 5. Rapporten lagres i UiT s arkivsystem ephorte Link til universitetets side om kompetanseutvikling: http://uit.no/ansatte/organisasjon/artikkel?p_document_id=139017&p_dimension_i d=88218&p_menu=49196 26
Dokument: P-11 ALLE Prosedyre for informasjon i krisesituasjoner Instituttstyret Kvalitetsutvalget 28.05.13 03 7.11 Krisesituasjoner - informasjon Lokal beredskapsplan for NT-fak skal følges i en krisesituasjon. Planen finnes her: M:/Ansatte-informasjon/Sentralt vedtatte planer, regelverk, retningslinjer. 27
Dokument: P-12 FAGLIG/TEKNISK Prosedyre for risikovurdering av laboratorieøvinger Instituttstyret Kvalitetsutvalget 28.05.13 00 7.12 Laboratorieøvinger - risikovurdering Formål: Omfang: Definisjoner: Ansvar: Prosess: Prosedyren skal sikre at risiko for studenter, ansatte og utstyr ved gjennomføring av laboratorieøvinger identifiseres, samt at det treffes nødvendige tiltak for å holde risiko så lav som praktisk mulig. Gjelder for alle faglige og teknisk/administrativt tilsatte ved instituttet, herunder også midlertidige ansatte og timelærere. Se Skjema for risikovurdering av laboratorieøvinger. Emneansvarlig har ansvar for gjennomføring av risikovurdering, samt for at eventuelle risikoreduserende tiltak blir gjennomført. Risikovurdering: Emneansvarlig skal i god tid før øvingen utføre risikovurdering i henhold til denne prosedyre. Skjema for risikovurdering fylles ut og sendes elektronisk til labansvarlig og kvalitetsleder. Dersom risiko blir funnet å være medium eller høy, settes risikoreduserende tiltak i verk. Dersom slike tiltak av økonomiske eller praktiske hensyn ikke kan iverksettes avlyses øvingen. Kostnadskrevende tiltak skal godkjennes av labansvarlig før iverksetting. Dersom risiko initielt eller etter at risikoreduserende tiltak er satt i verk anses som lav, kan øvingen gjennomføres. Risikovurdering skal før øvingen gjennomføres gjøres kjent for studentene. Ved endringer i laboratorieøvingen som kan anses å endre risikobildet, for eksempel innkjøp av nytt utstyr, skal øvingen risikovurderes på nytt. Referanser og vedlegg: Skjema for risikovurdering av laboratorieøvinger. 28
Dokument: P-13 LEDELSE Prosedyre for ledelsens gjennomgåelse Kvalitetsutvalget 18.12.13 06 7.13 Ledelsens gjennomgåelse Formål: Prosedyren skal sikre at ledelsen gjennomgår kvalitetssystemet planmessig og systematisk. Formålet med ledelsens gjennomgang er å forankre kvalitetssystemet hos den øverste ledelse og å sikre at det totale kvalitetssystemet er hensiktsmessig, tilstrekkelig og fungerer effektivt. Omfang: Ansvar og myndighet: Beskrivelse: Gjelder alle aktiviteter knyttet til ledelsens årlige gjennomgåelse av instituttets kvalitetssystem. Instituttleder har ansvar for gjennomføringen av ledelsens gjennomgåelse. Kvalitetsleder har ansvar for å legge frem grunnlag for ledelsens gjennomgåelse og for å utarbeide rapport fra denne. Instituttleder gjennomgår kvalitetssystemet en gang i året for å påse at systemet fungerer hensiktsmessig, at det er tilstrekkelig og at det fungerer effektivt. Gjennomgåelsen omfatter en vurdering av muligheter for forbedringer og behov for endringer av kvalitetssystemet, herunder kvalitetspolitikk og kvalitetsmål. Ledelsens gjennomgåelse skjer i form av en åpen diskusjon i lederteamet hvor nye ideer utveksles. Utgangspunkt for gjennomgåelsen er et grunnlag som framlegges av kvalitetsleder. Gjennomgåelsen skal munne ut i beslutninger og tiltak vedrørende forbedringer av kvalitetssystem, prosesser, produkt og ressursbehov. Etter gjennomgåelsen utarbeider kvalitetslederen en rapport som sammenfatter beslutninger og tiltak fra gjennomgåelsen. Den årlige gjennomgåelsen skal være avsluttet innen 1. juni. Grunnlagets omfang og rapportens innhold er nærmere angitt under. Grunnlag a) resultater fra interne og eksterne revisjoner, og andre bedømmelser b) tilbakemeldinger fra studenter gjennom evalueringer og klagesaker c) studiepoengproduksjon, studentgjennomføring og prestasjoner knyttet til den enkelte studieretning d) status for forebyggende og korrigerende tiltak e) status på tiltak fra tidligere gjennomgåelser f) økonomiske, juridiske, organisatoriske eller rutinemessige endringer g) anbefalinger for forbedring 29
h) status og resultater for kvalitetsmål og forbedringsaktiviteter i) virksomhetsplaner Rapport Rapport fra ledelsens gjennomgåelse sammenfatter beslutninger og tiltak knyttet til forbedring av kvalitetssystem, prosesser, produkt, samt ressursbehov, herunder a) vurderinger av framlagt grunnlag b) oppdatering av kvalitetspolitikk og kvalitetsmål c) tiltak for forbedring av kvalitetssystem d) tiltak for forbedring av prosesser (organisatoriske endringer) e) tiltak for forbedring av arbeidsutførelse f) tiltak for forbedring av studieplaner g) ressursbehov Rapporten skal inneholde en plan for tiltakene hvor det fremkommer tidsfrister og ansvarlig person. 30
Dokument: P-14 NAUTIKK Prosedyre for nautisk konvensjonsutdanning Kvalitetsutvalget Kvalitetsleder 22.05.14 03 7.14 Nautisk konvensjonsutdanning Formål: Omfang: Definisjoner: Formålet med prosedyren er å sikre at opplæringen som gis i konvensjonsfag samsvarer med kravene i STCW-regelverket. Prosedyren omfatter utvikling av nye kurs, planlegging, gjennomgåelse og gjennomføring av undervisning og evaluering i konvensjonsfagene. Prosedyren omfatter rutiner for å sikre at undervisningspersonell har nødvendig kompetanse Konvensjonsfag: Alle emner som har referanse til STCW i emnebeskrivelsen.. STCW-konvensjonen: Internasjonal konvensjon om normer for opplæring, sertifikater og vakthold for sjøfolk, 1978, med senere endringer. STCW-koden: Nærmere bestemmelser og veiledning vedrørende normer for opplæring, sertifikater og vakthold for sjøfolk. STCW-regelverk: STCW-konvensjonen og STCW-koden. Ansvar og myndighet: Studieleder for Nautikk har ansvar for at alle relevante kompetansekrav dekkes gjennom fagplanen. Den enkelte emneansvarlig har ansvar for at kompetansekrav som hører inn under aktuelt emne blir implementert. Beskrivelse: Samsvar mellom opplæring og maritimt regelverk Dokumentet D-03 Lærerveiledning for konvensjonsfag (samsvarsmatrise) angir hvilke elementene i STCW-regelverket som skal dekkes av de ulike konvensjonsfagene. Studieleder for Nautikk holder lærerveiledningen løpende oppdatert i forhold til endringer i STCW-regelverket. Dokumentet danner grunnlag for utarbeidelse av emnebeskrivelser og for planlegging av undervisningen i konvensjonsfag. Hvert vårsemester gjennomgår studieleder Fagplan for Nautikk og oppdaterer denne i henhold til samsvarsmatrisen og relevante endringer i maritimt regelverk. Oppdateringer dokumenteres i logg på forsiden av samsvarsmatrisen. Utvikling av nye konvensjonsfag og vesentlige endringer Ved utvikling av nye konvensjonsfag, eller ved vesentlige endringer i konvensjonsfag, utarbeides det ny emnebeskrivelse og D-03 Lærerveiledning konvensjonsfag (samsvarsmatrise) oppdateres slik at det fremkommer hvilke elementer i STCW-regelverket som skal dekkes av det nye konvensjonsfaget. 31
Dokument: P-14 NAUTIKK Prosedyre for nautisk konvensjonsutdanning Kvalitetsutvalget Kvalitetsleder 22.05.14 03 Personellkompetanse Før semesterstart oppdaterer studieleder dokumentet D-10 Oversikt over nautikkfaglig kompetanse i forhold til endringer i instituttets personellsituasjon. Dokumentet D-07 Kompetansekrav i konvensjonsfag angir krav til kompetanse for å undervise i de ulike konvensjonsfag. Før semesterstart, når nautikkteamet fordeler undervisningsoppgaver, påser studieleder at personellet har nødvendig kompetanse i forhold til de krav som er satt for emnet. Studieleder fyller ut D-07 som dokumentasjon på hvem som dekker kompetansekravet for hvert emne. Dersom nautikkteamet ikke selv er i stand til å dekke kompetansekravene vil det være et opplæringsbehov, behov for innkjøp av undervisningstjenester eller behov for tilsetting av nytt personell. Kompetansemangler meldes inn til instituttledelsen som foretar de nødvendige beslutninger. Leverandører For emner hvor instituttet ikke selv innehar nødvendig kompetanse for å undervise, kan det benyttes godkjente leverandører i undervisningen. Institusjoner som er godkjent av Sjøfartsdirektoratet er uten videre godkjent av instituttet for å levere undervisningstjenester. Undervisningspersonell fra institusjoner som ikke er godkjent av Sjøfartsdirektoratet skal godkjennes i hvert enkelt tilfelle før undervisningsoppdraget tar til. Godkjenning innebærer å kontrollere samsvar med kompetansekrav angitt i D-07Kompetansebehov i konvensjonsfag. Det utarbeides rapport som dokumenterer godkjennelsen. Planlegging av undervisningen 1. Før studiestart gjennomgår emneansvarlig sitt undervisningsopplegg for å påse at alle kompetansekrav som hører til emnet vil bli dekket, jf. D-03. Emneansvarlig gjennomgår også nye lover, forskrifter, rundskriv og sikkerhetsmeldinger fra Sjøfartsdirektoratet og tilpasser sitt undervisningsopplegg i forhold til evt. regelverksendringer. 2. Emneansvarlig utarbeider en undervisningsplan basert på samsvarsmatrise og emnebeskrivelse. Undervisningsplan skal inneholde: a. Emnets innhold, jf. emnebeskrivelse b. Beskrivelse av læringsmål med referanse til kompetansekrav, jf. STCW-regelverket c. Definerte arbeids- og studiekrav d. Evalueringsmetoder for hvert læringsmål med kriterier for å bestå e. Detaljert forelesningsplan hvor ressursbruk fremkommer 3. Før studiestart gjennomgår hver emneansvarlig sin(e) undervisningsplan(er) for teamet. Det rapporteres til studieleder status på gjennomført undervisning. 4. Studentene gjøres kjent med undervisningsplanen ved oppstart av hvert kurs, samt underveis for hvert delemne. Det fokuseres spesielt på de kompetansekrav som skal være oppnådd for å bestå i emnet. 32
Dokument: P-14 NAUTIKK Prosedyre for nautisk konvensjonsutdanning Kvalitetsutvalget Kvalitetsleder 22.05.14 03 Underveis evaluering og avsluttende evaluering 1. Studentene kan evalueres underveis og etter avsluttet undervisning. 2. Metoder for evaluering fremkommer av emnebeskrivelsen. 3. Studentene gjøres kjent med evalueringens form og omfang, samt kompetansekrav og kriterier for å bestå evalueringen. 4. Evalueringer underveis kan være innleveringer, laboratorieoppgaver, simulatorkjøring eller deleksamen. 5. Endelig evaluering kan være skriftlig eksamen, muntlig eksamen eller simulatorkjøring. 6. Kriterier for å bestå fremkommer av undervisningsplan. 7. Det er utarbeidet egen sjekkliste for vurdering av studenter på den avsluttende evalueringen på simulator. Utarbeidelse og gjennomføring av simulatortreningsoppgaver 1. Fagansvarlig i simulatorfagene utarbeider plan for simulatorøvingene. Planen skal dokumentere at øvingene følger en naturlig progresjon fra grunnleggende til videregående nivå. 2. Læringsmål skal beskrives i hver simulatorøving og student skal brifes basert på læringsmålene ved hver øving. Læringsmålene skal tilfredsstille kravene i STCW-regelverket. 3. Hver simulatoroppgave skal følge en forhåndsdefinert mal og inneholde følgende: a. tittel b. område og beskrivelse av seilas c. læringsmål og vurderingskriterier, jf. STCW-regelverket d. beskrivelse av oppgavens utførelse e. referanse til teori 4. Simulatoroppgavene skal kvalitetssikres og godkjennes av studieansvarlig. Dette skal dokumenteres ved påtegning av simulatoroppgave. 5. Oppgavens hensikt/tema og læringsmål skal koordineres i forhold til gjennomgått teori. 6. Studentene skal brifes forut for hver simulatorøving angående dens omfang og hva som forventes. Likeledes skal studenten debrifes etter hver simulatorøving angående gjennomføringen. 7. Studentene gjøres kjent med det obligatoriske omfanget av simulatorøvinger. Karakterfastsettelse Karakterfastsettelse og vurderingsuttrykk skal følge forskrift for eksamener ved Universitetet i Tromsø. For å kunne gi karakteren Bestått i et konvensjonsfag skal samtlige obligatoriske minstekrav til kunnskap, forståelse og dyktighet være oppfylt innenfor de områder som emnet er ment å dekke. D-03 Lærerveiledning konvensjonsfag (samsvarsmatrise) angir spesifikt hvilke minstekrav som gjelder for det enkelte emne. 33
Dokument: P-14 NAUTIKK Prosedyre for nautisk konvensjonsutdanning Kvalitetsutvalget Kvalitetsleder 22.05.14 03 Referanser og vedlegg Endringer: Rapport fra kvalitetsrevisjon den 23. og 24.10.2008 fra Sjøfartsdirektorat Dokumentasjon: Lærerveiledning for konvensjonsfag (samsvarsmatrise) Dokumentasjon: Kompetansekrav konvensjonsfag Dokumentasjon: Oversikt over nautikkfaglig kompetanse Momenter for avsluttende prøve på simulator for NA2 Nytt avsnitt om utvikling av nye konvensjonsfag, personellkompetanse, leverandører og karakterfastsettelse Referanser og vedlegg: ISO 9004:2000, kap 5.6 34
Dokument: P-15 NAUTIKK Prosedyre for rapportering og utbedring av feil på navigasjons-, laste- og maskinsimulator Instituttstyret Kvalitetsutvalget 28.05.13 03 7.15 Navigasjons-, laste- og maskinsimulator - rapportering og utbedring av feil Formål: Omfang: Ansvar og myndighet: Beskrivelse: Referanser og vedlegg: Prosedyren skal sikre at feil på simulatorene rapporteres og utbedres fortløpende, samt at rapportering og utbedring av feil følger et dokumentert og sporbart mønster. Prosedyren omfatter følgende utstyr: Polaris navigasjonssimulator Neptune lastesimulator Neptune maskinsimulator Instruktører (og studenter ved egenseilas) har ansvar for at feil på simulatorene blir rapportert. Simulatoransvarlig har ansvar for at rapporterte feil blir utbedret. Alle feil rapporteres ved hjelp av Skjema for rapportering av feil på simulator som finnes i permen merket Rapportering av feil på simulator på kontrollrom, D-184. Simulatoransvarlig går gjennom skjema ukentlig: o Feil som omfattes av LTSSP-avtale legges inn på service desk på Kongsberg Maritime Simulation Support Web. o Øvrige feil utbedres av simulatoransvarlig. Ved behov for øvrig assistanse, meldes dette til lab-koordinator. Simulatoransvarlig følger opp feil rapportert til Kongsberg Maritime. Simulatoransvarlig gir skriftlig tilbakemelding på rapporteringsskjema i permen merket Rapportering av feil på simulator når feilen er utbedret. Instruktører og studenter er selv ansvarlige for å sjekke tilbakemeldinger i overnevnte perm. Skjema for rapportering av feil på simulator 35
Dokument: P-16 NAUTIKK Prosedyre for bruk og vedlikehold av navigasjonssimulator Instituttstyret Kvalitetsutvalget 28.05.13 03 7.16 Navigasjonssimulator bruk og vedlikehold Formål: Omfang: Ansvar og myndighet: Definisjoner: Beskrivelse: Prosedyren skal sikre at feil, skader og slitasje på simulatorene minimaliseres, samt at bruk av simulatorene følger et dokumentert og sporbart mønster. Prosedyren omfatter Polaris navigasjonssimulator med tilhørende utstyr. Alle brukere. Simulatoren betyr i denne prosedyre Polaris navigasjonssimulator med tilhørende utstyr. Logging av bruk: All bruk av simulatoren skal loggføres. Når instruktør er til stede har denne ansvar for loggføring. Studenter som utfører egenseilas fører selv logg. Logg føres på skjema i permen Loggføring som finnes på kontrollrom D- 184. Forberedelser til øvinger: Instruktør starter opp øvingen på en av instruktørstasjonene. Dersom ingen flere øvinger skal kjøres i samme tidsrom kan flere instruktørstasjoner benyttes. Studenter starter alt utstyr på broene, herunder radarer, ECDIS, hardwarepaneler, prosjektører og liknende. Etter øvinger: Studenter stenger ned alt utstyr på broene. o Manøverhendler settes i nøytral posisjon. o Alle hardwarepaneler, radarer, ECDIS, skjermer og prosjektører slås av. Broen ryddes. Instruktør etterser at alt utstyr er stengt av og at bruene er ryddige. Instruktør stanser øvingen på instruktørstasjon. o Øvingen lukkes. o Alle applikasjoner stanses (settes i gult). Instruktør rydder kontrollrom. Generelle retningslinjer: Mat og drikke er ikke tillatt på broene samt på rom D-185 (desktopbroene). Overtredelse vil føre til bortvisning. Utstyr som tilhører på simulatoren skal ikke medtas herfra. Uvedkommende har ikke tilgang til simulatoren. 36
Dokument: P-16 NAUTIKK Prosedyre for bruk og vedlikehold av navigasjonssimulator Instituttstyret Kvalitetsutvalget 28.05.13 03 Feil på simulatoren rapporteres i henhold til gjeldende prosedyre. Studenters tilgang til å benytte simulatoren til egentrening: Studenter gis tilgang til å benytte simulatoren til egentrening når simulatoren ikke er i bruk til undervisning m.m. Dette forutsetter at studenten først har hatt opplæring i bruk av simulatoren samt signert skjema Kvittering for gjennomgåtte prosedyrer simulator. Enhver overtredelse av retningslinjer for bruk av simulatoren vil medføre at studentens tilgang til å benytte simulatoren til egentrening inndras. Referanser og vedlegg: Skjema Kvittering for gjennomgåtte prosedyrer simulator Skjema Loggføring Skjema Sjekkliste for opplæring i bruk av navigasjonssimulator 37
Dokument: P-17 LEDELSE Prosedyre for introduksjon av nye medarbeidere Instituttstyret Kvalitetsutvalget 28.05.13 03 7.17 Nye medarbeidere - introduksjon Formål: Omfang: Definisjoner: Ansvar: Beskrivelse: Referanser og vedlegg: Med denne rutinen ønsker instituttet å skape grunnlag for at en ny medarbeider allerede fra den første arbeidsdagen skal kunne føle at instituttet er opptatt av den enkelte ansatte. Planen forutsettes også benyttet i forbindelse med gjeninntreden etter lengre fravær, enten fraværet skyldes ordinær permisjon eller lengre sykefravær. Prosedyren belyser hvordan den nyansatte skal introduseres til instituttet og hvem som har ansvar for oppfølging av den nyansatte. Nyansatt vil si alle som begynner som ny ved instituttet og som ikke har kjennskap til instituttet fra før. Nærmeste leder med personalansvar Fadder utpekes, som er nærmeste leder. Fadder gjennomgår oppgavene som må utføres før den nyansatte tiltrer stillingen Fadder tar imot den nyansatte Introduksjonsplanen gjennomgås sammen med den nyansatte Fadder har ansvar for at oppgavene i introduksjonsplanen blir utført. Introduksjonsplan for nye medarbeidere 38
Dokument: P-18 ALLE Prosedyre for oppstartsuka Godkjent av: Revidert av: Dato: Revisjonsnr. Kvalitetsutvalget Kvalitetsleder 22.05.14 04 7.18 Oppstartsuka Formål: Omfang: Ansvar: Beskrivelse: Legge til rette for at nye studenter føler seg velkomne ved instituttet. 1 uke Studieleder / kontorsjef 1. Studentene får tildelt hver sin velkomstmappe ved studiestart. Mappa skal blant annet inneholde timeplaner, bokliste, årshjul, branninstruks, informasjon om instituttets kvalitetssystem og tilbakemeldingssystemet Respons. 2. Informasjon til alle ansatte om opplegget for første studieuke utarbeides av kontorsjef/studieleder. 3. Program for nye studenter ved IIS: 1. Dag 1: Offisiell åpning på campus 2. Dag 2: Offisiell åpning på IIS o Møte med studieretningene o Omvisning o Innføring i IKT (Fronter, StudentWeb, e-post) 4. 2. og 3. års studenter: Vanlig undervisning som oppsatt på timeplanen. 5. Utvidet åpningstid i ekspedisjonen hele oppstartsuka 39
Dokument: P-19 ADM Prosedyre for opptak av studenter Godkjent av: Revidert av: Dato: Revisjonsnr. Instituttstyret Kvalitetsutvalget 28.05.13 03 7.19 Opptak av studenter Formål: Omfang: Ansatte ved IIS skal få oversikt over prosessen ved opptak av studenter. Prosedyren gjelder opptak til 1. års studier (inkl. Y-vei), opptak til forkurs og 3-semesterordningen samt tilpasning til studier. Definisjoner: Opptak vil si den prosess som en søker må gjennom før han/hun evt. tilbys og bekrefter plass ved ett av instituttets studietilbud. Ansvar: Opptakskontoret: Opptak til forkurs for ingeniørutdanningen, 3- semesterordningen, bachelorutdanninger og enkeltemner Lokale opptakskomiteer: Opptak til masterstudier, Y-vei for ingeniør, søkere med teknisk fagskolebakgrunn og opptak på grunnlag av realkompetanse Studieleder/studiekonsulent: Tilpasning til studier Beskrivelse: Søknad om opptak går enten via Samordna opptak eller direkte til UiT (Lokalt opptak). Mer informasjon om søknadsfrister, opptakskrav og hvor du skal søke finner du på opptakssidene til Universitetet i Tromsø. Tilpasning til studier: Studenter fra universiteter eller andre høgskoler som ønsker å fortsette sine studier ved instituttet skal ha individuell tilpasning. Ansvaret for tilpasningen ligger på studiekonsulent og studieleder. Tilpasningen baseres på karakterutskrifter og fagplaner fra tidligere studier. Referanser og vedlegg: Forskrift om opptak til høyere utdanning, ikrafttredelse 1. januar 2009 UiT s opptakssider: http://uit.no/ansatte/organisasjon/artikkel?p_document_id=65713&p_dime nsion_id=96497&p_menu=28714 Fakultetets prosedyre om opptaksarbeid: http://uit.no/content/313320/prosedyrer%20opptak%20oppdatert.pdf Fakultetets prosedyre om godkjenning og innpassing av ekstern utdanning: http://uit.no/content/313323/prosedyrer%20godkjenninginnpassing%20oppdatert.pdf 40
Dokument: P-20 ALLE Prosedyre for rekruttering til studier Instituttstyret Kvalitetsutvalget 28.05.13 03 7.20 Rekruttering til studier Formål: Omfang: Ansvar og myndighet: Beskrivelse: Referanser og vedlegg: Målet er å gjøre studiene kjent og å få mange kvalifiserte søkere til studier ved Institutt for ingeniørvitenskap og sikkerhet. Gjelder alle studier Kontorsjef Kontorsjefen er ansvarlig for at det hvert år utarbeides en egen rekrutteringsplan for kommende studieår. -Strategidokument for Universitetet i Tromsø 2009-2013 -Strategi 2010-2018 for NT-fak -Strategi 2010-2018 for IIS 41
Dokument: P-21 ALLE Prosedyre for revisjon internt Instituttstyret Kvalitetsutvalget 28.05.13 03 7.21 Revisjon internt Formål: Omfang: Definisjoner: Formålet med prosedyren er å sikre at interne revisjoner blir gjennomført planmessig og i samsvar med ISO 9000. Formålet med den interne revisjonen er å kontrollere om kvalitetssystemet fungerer effektivt. Gjelder instituttets kvalitetssikringssystem Revisjonen skal gjennomføres årlig - innen 1. mai. Intern revisjon er en uavhengig undersøkelse på om det er samsvar mellom lover/regler, overordnete mål og forventninger, institusjonens rutiner, instituttets prosedyrer, inngåtte avtaler ISO 9000 og gjeldende praksis. Lover og regler Gjeldende praksis Institusjons Rutiner Forventninger Overordnete mål Inst. prosedyrer Ansvar og myndighet: Kvalitetsleder har ansvar for at denne prosedyren blir etterlevd. Instituttets kvalitetssystem ivaretas av et kvalitetsutvalg. Kvalitetsutvalget består av instituttleder (leder av utvalget), representant for de ansatte (teknisk, adm. eller vitenskapelig), verneombud og AKAN-ansvarlig. Kvalitetsleder er sekretær for utvalget. Instituttleder leder kvalitetsutvalget og er revisjonens oppdragsgiver. 42
Dokument: P-21 ALLE Prosedyre for revisjon internt Instituttstyret Kvalitetsutvalget 28.05.13 03 Beskrivelse: Revisjonsplan En plan for gjennomføringen av interne revisjoner skal utarbeides og holdes oppdatert. Planen skal sikre at alle funksjoner regelmessig blir kontrollert gjennom de interne revisjonene. Planlegging Kvalitetsleder tar initiativ til revisjonen. Kvalitetsutvalget fastlegger rammer for revisjonen, herunder o Hvilke områder skal det fokuseres spesielt på o Avklaring av hvilke styrende dokumenter som er relevante o Hvem som skal intervjues o Tid og sted for intervju o Alle involverte varsles Revisjonen bør fokusere på områder hvor man har dårlige erfaringer, og her kan tilbakemeldinger gjennom Respons (jfr prosedyre 7.4), evalueringer og klager for øvrig gi nyttige innspill. Ved gjennomgang av tilbakemeldinger bør det fokuseres på: - Fellestrekk ved klager og avviksrapporter. - Om det er visse personer, funksjoner, eller fagområder som utmerker seg - Om det kan spores en utvikling i omfanget av klager/avvik Gjennomføring Den interne revisjonen gjennomføres som intervju av ansatte og kan også omfatte gjennomgåelse av utførte arbeidsoppgaver og dokumentasjon utarbeidet av ansatte. Viktige emner kan være: - Hvordan utfører vedkommende jobben - Kvalitetssystemet generelt - Kjennskap til stillingsinstruks - Fag- og studieplaner - Prosedyrer og rutiner, lover og regler - Målsettinger og planer - Dokumentstyring Revisjonen omfatter også gjennomgang av styrende dokumenter. 43
Dokument: P-21 ALLE Prosedyre for revisjon internt Instituttstyret Kvalitetsutvalget 28.05.13 03 Rapportering Det lages en skriftlig rapport etter avsluttet revisjon. Rapporten inneholder følgende: - Innledning m/formål og omfang - Oppsummering m/generelt inntrykk - Gjennomføring, deltakere, revisor - Referansedokumenter - Dato og signatur - Beskrivelse av hvert avvik og hver observasjon. Etterarbeid Rapporten gjennomgås og plan for intern revisjon oppdateres. Rapporten arkiveres i egen mappe på Fellesområdet. Kvalitetsleder koordinerer etterarbeidet, herunder retting av avvik, iverksetting av korrigerende tiltak og lukking av avvik. Referanser og vedlegg -Dokumentasjon: Plan for intern revisjon -Prosedyre for avviksbehandling 44
Dokument: P-22 ALLE Prosedyre for stedfortreder ved leders fravær Instituttstyret Kvalitetsutvalget 28.05.13 00 7.22 Stedfortreder ved leders fravær Formål: Omfang: Definisjoner: Sikre at ledere med personalansvar har en stedfortreder Gjelder ledere med personalansvar. Følgende defineres som leder med personalansvar: instituttleder, utdanningsleder, forskningsleder, kontorsjef, studieleder og senterleder. Stedfortredere ved IIS: Utdanningsleder er stedfortreder i instituttlederens fravær. I utdanningslederens, forskningslederens, kontorsjefens eller senterlederens fravær, ivaretar instituttlederen (evt. utdanningsleder) deres arbeids- og ansvarsområder. Med lengre tids fravær menes fravær utover 1 uke. Ansvar og myndighet: Beskrivelse: Det skal oppnevnes en stedfortreder for hver studieleder. Utdanningsleder oppnevner stedfortreder. Når leder har lengre tids fravær, skal instituttleder (kontorsjef) så fort som mulig ha melding om fraværet og fraværets lengde. Instituttleder (kontorsjef) informerer stedfortreder om iverksettelse av stedfortrederfunksjonen. Stedfortreder har samme rolle og tilsvarende rettigheter som personen vedkommende er stedfortreder for. Instituttleder (kontorsjef) informerer videre ansatte om oppnevnelsen og lengden på perioden stedfortreder skal fungere for leder. 45