Transkript

1

2

3

4

5

6

7

8

9 Kvalitetssystemet er for stort til at det kan behandles i sin helhet i teamene. Omfanget gjør også at det er umulig å gi en veldig detaljert tilbakemelding. s. 3. Ifølge innledningen har det vært et mål å minimalisere kvalitetsmanualen, ved kun å ta med det viktigste, i håp om at flere vil benytte seg av manualen. Kvalitetsmanualen er fremdeles veldig ordrik, og blir dermed ikke så brukervennlig. Kap. 1-6 bør kunne kuttes betraktelig ned. Når det gjelder prosedyrene er det også viktig å stille spørsmål ved hva det er nødvendig å nedfelle i en prosedyre. s. 4. Det står at kvalitetssystemet lagres i et eget Fronter-rom. Dette er i tilfelle et rom jeg ikke har tilgang. Kvalitetssystemet bør på samme måte som på institusjons- og fakultetsnivå ligge på nettet. s. 5. Det høres veldig omfattende ut at kvalitetsrevisjonen også skal omfatte leverandørers kvalitetssystem. Hvis dette kun gjelder enkelte leverandører, bør det stå hvilke leverandører det er begrenset til. s. 8. Det må lages stillingsbeskrivelser for nordområdekoordinator, labsjef, rekrutteringsansvarlig og internasjonal koordinator. I stillingsbeskrivelsen for faglærer står fremdeles høgskolen og AFI i teksten. s. 9. Det står her. Forkurset skiller seg i nivå fra de andre tilbudene, og det er derfor laget egen prosedyre for undervisning her. Selv om undervisningen på forkurset er på et annet nivå, er det lite hensiktsmessig og forvirrende både for studenter og ansatte hvis forkurset skal ha egne kvalitetsrutiner. Jeg foreslår derfor at setningen fjernes, og at forkurset underlegges samme kvalitetsrutiner som de øvrige studietilbudene ved IIS. s. 11. Hva menes med oppdateringssikkerhet? S. 15. Fristen for å levere utkast til arbeidsplaner til instituttleder bør være 1. juni. Den 1. mai er en urealistisk tidlig frist. s Når det gjelder planene for emneevalueringer, må systemet være slik at også eksterne emner står på listene over evalueringer. s 19. Jeg opplever at setningen Forespørsel om behov/ønsker vedrørende eksamensdatoer sendes til ansatte i september og februar ikke stemmer overens med gjeldende praksis. I omtalen av forside til eksamen, bør det stå hvor faglærerne finner forsiden. Jeg foreslår at det i denne (eller en egen prosedyre) står noe om godkjenning av eksamenskommisjoner, frist for å melde fra om hvem som skal være ekstern sensor, framgangsmåte ved godkjenning av nye sensorer og hvordan sensorene informeres om avlønning. Ellers er dette eksempel på en prosedyre der det er grunnlag for å stille spørsmål om hva som er viktig/nødvendig informasjon, og hva som er opplagt. s. 20. Pkt. 2 i beskrivelsen bør endres til Emneansvarlige har ansvar for at undervisningsplan og pensumliste ligger i Fronter ved emnets start. Ellers er jeg usikker å hva som menes med rapport på gjennomført undervisning. Dette har aldri vært praktisert, og jeg foreslår at punktet fjernes. s. 21. På siden det vises til, er det vanskelig å se at det ligger noen beredskapshåndbok. S Kvalitetsutvalgets sammensetning bør nevnes. s. 26 Her bør følgende tas med; klargjøring av kontor/arbeidsplass, telefon og for fagansatte hvordan få Fronter-tilgang. S Burde ledelsens gjennomgang vært del av prosedyren for intern revisjon? S. 29. Hvis rapporten skal være tilgjengelig for de ansatte, må det framkomme hvor den fins.

10 S. 30. I stedet for å nevne mange tiltak, bør det stå at rekrutteringsansvarlige har ansvar for at det hvert år utarbeides en egen rekrutteringsplan. Hvordan markedsføring rettet mot forkurset gjøres, kan variere fra år til år. s. 33 I det øverste avsnittet er det brukt evaluering, mens det egentlig er snakk om vurdering. s. 35. Vi bør ikke skrive at instituttets fag- og studieplaner til enhver tid skal være oppdatert i forhold til signaler fra næringsliv, da det verken er enkelt å finne ut hva signalene er eller opplagt at vi alltid skal følge næringslivets ønsker. s. 35 Begrepene fag-, studie,- og rammeplan kan med fordel fjernes. Hvis de likevel skal stå, bør definisjonene ha nøyaktig samme ordlyd som i Forskrift for studier ved UiT. Fristen 1. mars for å korrigere studieplaner, endres slik at den stemmer overens med fristen i årskalenderen, dvs. 1. mai. s. 39. Hvor mye bør stå i prosedyren og hva beskrives like godt andre steder? s. 42. Emneansvarlige bør ha ansvar for evt. risikovurdering. s. 44. Under ansvar skal det stå hvem som har ansvar for å følge opp det som står i prosedyren, ikke hvem som har ansvar for å holde prosedyren ajour. I pkt. 1 bør nummeret til ekspedisjonen ( ) stå oppgitt. Foreslår også at det står noe om fristen for å levere sykemelding til personalkonsulenten. I tillegg til en prosedyre for sykefravær, bør det være en prosedyre for fravær fra arbeidsplassen (hvordan gi beskjed om avspasering, jobber hjemme etc. og til hvem). Slik det er nå hender det at vi enkelte ganger ikke vet om ansatte er på jobb eller ikke. S. 45. Hva er de fastsatte fristene for å søke FoU-ressurs? Hvorfor står det, hvis det er faste frister, at instituttleder fortløpende skal videreformidle mottatte søknader til utvalget? Det bør også presiseres hvilket utvalg det er snakk om. S. 47. Letekomitéer bør nevnes. S. 50. Innspill på timeplanønske bør byttes ut med innspill til legging av timeplanen. S. 51. Prosedyren er behandlet i forkurs-teamet, og foreslås fjernet. Det meste av det som står her gjelder alle utdanningene eller passer bedre i studieplanen for forkurset. Generelt er lenkene i dokumentet ikke klikk-bare. Kvalitetssystemet inneholder dessuten en rekke referanser og vedlegg som det er vanskelig å vite hvor en finner. Det bør her lenkes til de aktuelle dokumentene. På samme måte som kvalitetssystemet til UiT og NT-fak, bør kvalitetssystemet ligge åpent på nettet. Dette vil gjøre det lett tilgjengelig, samtidig som en lett vil kunne lenke til ulike dokumenter og referanser. I tillegg til prosedyrene ovenfor, bør det lages prosedyrer for internasjonalisering (frister, rutiner for godkjenning av emner etc.) Mhp. avviksskjema foreslår jeg at kolonnen hvilke årsaker tror du avviket skyldes fjernes. Det virker lite hensiktsmessig at en motpart skal synse om årsaken til et avvik.

11