Til medlemmer av LMU: Ida Skjerve (leder) Jan Høiberg Brit Ørum Østmo Terje Grandahl Frode Fjeldseth Ellisiv Ulrikke Rasmussen Pedersen Fellestjenesten Postadresse: 1757 Halden E-post: postmottak@hiof.no Telefon: 69 21 50 00 Org.nr.: 971 567 376 Saksbehandler: Kontor: Telefon: E-post: Telefaks: Deres ref.: Vår ref.: VEH Dato: 8. desember 2006 Innkalling til møte i Læringsmiljøutvalget torsdag 14. desember 2006, kl 12:00 13:45 Sted: Remmen, rom A2 229 (Styrerommet) Saksliste: 49/06: Referat fra forrige møte. 50/06: Mandatforslag. En orientering (vedlegg). 51/06: Oppfølgning av høgskolens handlingsplan Tilrettelegging for studenter med nedsatt funksjonsevne (se link). 52/06: AKAN for studenter. 53/06: Besøk hos Læringsmiljøutvalget ved Høgskolen i Bergen i 2007. 54/06: Eventuelt Vegar Hoel Sekretær for LMU 1 vedlegg: 1. Protokoll fra LMUs møte 17. november 2006 jmf. sak 49 2. Mandatforslag 3. Handlingsplan Tilrettelegging for studenter med nedsatt funksjonsevne 2005-2009 Kopi til: Studentparlamentet, Studentsamskipnaden, StudentRådgivningen, Ledergruppen, Hovedverneombud.
Vedlegg 1 17.11.2006 PROTOKOLL FRA LMU-MØTE FREDAG 17. NOVEMBER 2006 Til stede: Ikke tilstede: Andre: Neste møte: Frode Fledseth, Ida Skjerve (leder), Vegar Hoel (sekretær), Ellisiv Ulrikke Rasmussen Pedersen, Jan Høiberg Brit Ørum Østmo, Terje Grøndahl Høgskolelektor Lasse Johnsen Oppsatt dato 15. desember bør flyttes ettersom verken Britt Østmo eller Vegar Hoel kan møte denne dagen. Forslag til ny møtedato sendes ut etter at notat under sak 46/06 er behandlet i styret. Sak 45/06: Referat godkjent. Sak 46/06: Lasse Johnsen, jurist med erfaring fra systemrevisjon i helsevesenet informerte utvalget om grunntrekkene i revisjonsmetodikk. Etter Johnsens gjennomgang diskuterte utvalget om det er LMUs oppgave å være internrevisor for kvalitetssystemet ved høgskolen. I følge dagens mandat skal LMU være et internt kontrollorgan i forhold til høgskolens kvalitetssystem der det omhandler læringsmiljø. I 4.3 i Lov om universiteter og høgskoler skal LMU bidra til at bestemmelsene i pkt 1 og 2 om fysisk læringsmiljø ivaretas, LMUs rolle som kontrollorgan er ikke spesifisert. For å avklare LMUs arbeidsoppgaver og arbeidsområder i forhold til andre utvalg og organer er en avklaring av hva høgskolen faktisk definerer som læringsmiljø er nødvendig. Vegar Hoel fremmer derfor dette som en sak for styret før LMU foretar seg noe mer. Det ble også stilt spørsmål om temaet Tilbakemeldinger til studentene om evalueringsresultater er egnet for internrevisjon. En internrevisjon skal først og fremst avdekke avvik fra interne og eksterne krav og prosedyrer. Prosessen Tilbakemelding er ikke beskrevet i Beste Praksis eller kvalitetssystemet i form av prosedyrer eller krav, og å avdekke konkrete avvik kan derfor bli problematisk. En evt. internrevisjon bør også inngå i en større revisjonsplan for å avdekke risiko og sårbarhet i høgskolens kvalitetssystem og bør også sees i sammenheng med internkontrollsystemet som eksisterer i dag i forhold til Helse, miljø og sikkerhet. Sak 47/06: Saken ble utsatt. Se over. Sak 48/06: Det var ingen saker under eventuelt.
Vedlegg 2 Utvalg: Møtedato: Saksbehandler: Høgskolestyret 11.12.06 (?) BRN/VH Saksnummer: Sakstittel: Revidering av Mandat for Læringsmiljø-utvalget (LMU) Vedlegg: 1. Notat 2. Revidert mandat for Læringsmiljøutvalget av 25.02.05 3. 4.3. nr. 1.-3. i Lov om universitet og høgskoler 4. Utkast til nytt mandat for Læringsmiljøutvalget Sammendrag og direktørens vurdering: I innføringsfasen av kvalitetssystemet ved Høgskolen i Østfold fungerte LMU som en prosessgruppe og pådriver for innføringen av systemet. I følge 4.3. nr. 1.-3. i Lov om universitet og høgskoler skal et slikt utvalg imidlertid først og fremst bidra til at bestemmelsene i nr. 1 og 2. om fysisk læringsmiljø ivaretas. Utvalget har i liten grad har hatt anledning til å behandle saker angår det fysiske og sosiale læringsmiljøet ved høgskolen (hvis vi ser bort i fra initieringen av EVA 2), men brukt mye tid og ressurser på områder som burde vært dekket opp av andre prosesser og utvalg ved høgskolen. Sett i forhold til organiseringen av Læringsmiljøutvalg ved andre høgskoler og universiteter i Norge er det tydelig at HiØs LMU i dag er tillagt oppgaver av helt annen karakter enn hva som er utvalgets lovpålagte oppgaver. Det er derfor et behov for å klargjøre hva høgskolen faktisk legger i begrepet læringsmiljø for å kunne trekke klarere grenser mellom LMU, Studiekvalitetsutvalget, Arbeidsmiljøutvalget og Studentsamskipnaden/ StudentRådgivningens mandat og arbeidsområder. En slik avklaring av arbeidsoppgaver mellom utvalgene ble også etterlyst av NOKUT under deres besøk i september 2006. Som et resultat av dette er det utarbeidet et utkast til nytt mandat for LMU. Se vedlagt notat. Forslag til vedtak: Skape enighet om definisjonen av begrepet læringsmiljø. Godkjenne nytt mandat for LMU.
Halden 24/11 2006 Birgitta Rødstøl Næss Høgskoledirektør
NOTAT Til: Høgskolestyret Revidering av Mandat for Læringsmiljø-utvalget (LMU) ved Høgskolen i Østfold 24.11.2006 Fra: LMU og kvalitetsrådgiver Vegar Hoel I innføringsfasen av kvalitetssystemet ved Høgskolen i Østfold fungerte LMU som en prosessgruppe og pådriver for innføringen av systemet, noe som også gjenspeiles i utvalgets reviderte mandat av 25/02/05 pkt 2 (se vedlegg). Læringsmiljø ble ansett å omfatte alle prioriterte prosessområder (studieplaner, eksamen, undervisning, personal, studieveiledning og utdanningsplan, internasjonalisering, FoU og informasjon om studiene) (sitat LMU-referat fra 07.09.2004). I følge 4.3. nr. 1.-3. i Lov om universitet og høgskoler (se vedlegg) skal et slikt utvalg imidlertid først og fremst bidra til at bestemmelsene i nr. 1 og 2. om fysisk læringsmiljø ivaretas, selv om det fremgår av nr. 3 at styret kan tillegge utvalget andre oppgaver. Loven åpner derfor for en bred definisjon av læringsmiljø. Etter å ha studert utvalgets rapporter og møtereferater fra de siste to årene (2005-2006) ser jeg imidlertid at utvalget i liten grad har hatt anledning til å behandle saker angår det fysiske og sosiale læringsmiljøet ved høgskolen (hvis vi ser bort i fra initieringen av EVA 2), men brukt mye tid og ressurser på områder som burde vært dekket opp av andre eksisterende utvalg ved høgskolen. Slik jeg ser det er det derfor et behov for å definere hva høgskolen faktisk legger i begrepet læringsmiljø for å kunne trekke klarere grenser mellom LMU, Studiekvalitetsutvalget, Arbeidsmiljøutvalget og Studentsamskipnaden/ StudentRådgivningens mandat og arbeidsområder. Begrepene læringsmiljø, studiemiljø og arbeidsmiljø blir ofte brukt om hverandre og tolkes på forskjellige måter ved høgskoler og universiteter i Norge. NTNU og Universitetet i Bergen legger følgende, etter min mening oppklarende tolkning til grunn for mandater og arbeidsoppgaver for deres læringsmiljøutvalg: Begrepet læringsmiljø defineres som de samlede fysiske, psykososiale og organisatoriske forhold som tilrettelegger for den enkeltes studiesituasjon. Problemer knyttet til faglig-pedagogiske forhold, og som vedrører kvaliteten på selve undervisningen, omfattes ikke av begrepet læringsmiljø. Definisjonen innebærer videre at begrepet arbeidsmiljø ikke inngår i begrepet læringsmiljø, men at læringsmiljøet mer er et samlebegrep for faktorer definert nedenfor: Fysisk læringsmiljø er i denne forbindelse de fysiske omgivelser og belastninger i undervisningssituasjonen, som kan påvirke den enkelte students evne og mulighet til læring. Psykososialt læringsmiljø omfatter psykologiske og sosiale faktorer som har konsekvenser for trivsel, helse og yteevne på lærestedet. Dette inkluderer blant annet mellommenneskelig samspill og trygghet mot psykiske skadevirkninger. Sosialt miljø, kultur og velferd bidrar til å fremme det psykososiale læringsmiljøet. Organisatorisk læringsmiljø handler om systemforhold som for eksempel tilrettelegging, fordeling og ledelse av arbeid. Informasjonsflyten til studentene og tilbakemeldinger er et sentralt punkt. Helse, miljø og sikkerhet er et linjelederansvar. Ved å legge en slik definisjon av læringsmiljø til grunn er LMU i større grad rustet til å utføre sine lovpålagte oppgaver og grenseflatene mot andre utvalgs ansvarsområder vil også bli klarere. Ved å vedta denne definisjonen av læringsmiljø vil ansvarsområdene i pkt 2 i det nåværende mandatet måtte tillegges andre utvalg ved høgskolen, f.eks. bør ansvaret for å fremme studiekvalitetsarbeidet ved høgskolen legges til Studiekvalitetsutvalget og LMU bør kun uttale seg om kvalitetssystemet der det angår læringsmiljøet ved høgskolen og ikke tillegges en rolle som pådriver for kvalitetssystemet i sin helhet. Dette kan også medføre behov for revidering av Studiekvalitetsutvalgets mandat, noe jeg gjerne kan bistå med hvis det er ønskelig. Et forslag til et nytt mandat for LMU der ansvarsområdene kommer tydeligere frem er vedlagt.
Mvh Vegar Hoel Kvalitetsrådgiver og sekretær for LMU 3 vedlegg: 1. Mandat for Læringsmiljøutvalget 2. 4.3. nr. 1.-3. i Lov om universitet og høgskoler 3. Utkast til nytt mandat for Læringsmiljøutvalget
Mandat for Læringsmiljøutvalget Vedtatt av Høgskolens styre i sak 64/03 (15.12.2003). Revidert i sak 1/05 (28.02.2005) 1 Læringsmiljøutvalget er opprettet av styret i samsvar med 4.3 nr. 3 i Lov om universiteter og høgskoler. 2 LMU skal ta initiativ til tiltak som kan fremme studiekvalitetsarbeidet generelt i høgskolen og uttale seg om fastsetting og rullering av høgskolens kvalitetssikringssystem. 3. LMU skal være et internt kontrollorgan i forhold til høgskolens kvalitetssystem der det omhandler læringsmiljø. LMU skal på dette grunnlag fungere som et rådgivende og koordinerende organ i forhold til å tilrettelegge for godt studiemiljø og studentvelferd på lærestedet. Jf. 4.3 4 LMU skal medvirke til at reglene i 44 nr. 1, 2, og 3 i loven blir gjennomført. Utvalget skal delta i planleggingen av tiltak som gjelder læringsmiljø, og nøye følge utviklingen i spørsmål som gjelder sikkerhet og velferd for studentene (lovpålagt). 5 LMU har seks medlemmer: 3 representanter fra Høgskolen i Østfold - (utpekes for 4 år) 3 representanter som representerer studentene (utpekes for 1 år periode 1.8 31.7) Det utpekes tilsvarende antall personlige vararepresentanter. Det skal legges vekt på likestillingslovens krav om kjønnsmessig balanse ved oppnevninger. Studentenes og institusjonens representanter skal hentes fra institusjonsnivå, avdelingsnivå og studieenhetsnivå (studieledernivå). Leder i LMU velges hvert år, vekselvis blant institusjonens og studentenes representanter. Studentsamskipnaden, Studentrådgivningen og høgskolens hovedverneombud kan møte som observatør med forslags- og talerett. Personer med ansvar for spesielle arbeidsområder eller organisasjonsenheter kan bli innkalt til møte i LMU i saker der det er naturlig. Møtene er åpne, men LMU kan lukke møtet, også for observatører, av hensyn til personvernet. 6 LMU rapporterer direkte til styret, og skal hvert år gi rapport om institusjonens arbeid med læringsmiljø og studiekvalitet. 7 Direktørens stab er sekretariat for LMU.
Lov om universitet og høgskoler 4-3. Læringsmiljø (1) Styret har det overordnede ansvar for studentenes læringsmiljø. Styret skal, i samarbeid med studentsamskipnadene, legge forholdene til rette for et godt studiemiljø og arbeide for å bedre studentvelferden på lærestedet. (2) Styret har ansvar for at læringsmiljøet på institusjonen, herunder det fysiske og psykiske arbeidsmiljø, er fullt forsvarlig ut fra en samlet vurdering av hensynet til studentenes helse, sikkerhet og velferd. I utformingen av det fysiske arbeidsmiljøet skal det, så langt det er mulig og rimelig, sørges for a) at lokaler, adkomstveier, trapper mv. er dimensjonert og innredet for den virksomhet som drives. b) at lokalene har gode lys- og lydforhold og forsvarlig inneklima og luftkvalitet. c) at lokalene blir vedlikeholdt og er rene og ryddige. d) at lokalene er innredet slik at uheldige fysiske belastninger for studentene unngås. e) at virksomheten er planlagt slik at skader og ulykker forebygges. f) at tekniske innretninger og utstyr er forsynt med verneinnretninger og blir vedlikeholdt slik at studentene er vernet mot skader på liv og helse. g) at lokaler, adkomstveier, sanitæranlegg og tekniske innretninger er utformet på en slik måte at funksjonshemmede kan studere ved institusjonen. h) at læringsmiljøet er innrettet for studenter av begge kjønn. i) at læringsmiljøet er utformet etter prinsippet om universell utforming. Departementet kan i forskrift gi utfyllende bestemmelser om krav til læringsmiljøet. (3) Ved institusjonen skal det være et læringsmiljøutvalg som skal bidra til at bestemmelsene i første og annet ledd blir gjennomført. Utvalget skal delta i planleggingen av tiltak vedrørende læringsmiljø, og nøye følge utviklingen i spørsmål som angår studentenes sikkerhet og velferd. Styret kan tillegge utvalget også andre oppgaver. Læringsmiljøutvalget skal holdes orientert om klager som institusjonen mottar fra studenter vedrørende læringsmiljøet. Læringsmiljøutvalget kan gi uttalelser om disse forholdene. Læringsmiljøutvalget skal gjøres kjent med pålegg og andre enkeltvedtak som Arbeidstilsynet treffer. Læringsmiljøutvalget rapporterer direkte til styret, og skal hvert år avgi rapport om institusjonens arbeid med læringsmiljø. Studentene og institusjonen skal ha like mange representanter hver i utvalget. Utvalget velger hvert år leder vekselvis blant institusjonens og studentenes representanter.
UTKAST TIL NYTT MANDAT FOR LÆRINGSMILJØUTVALGET (LMU) Generelt Læringsmiljøutvalget er opprettet av høgskolestyret i samsvar med 4.3 nr. 3 i Lov om universiteter og høgskoler. LMU rapporterer direkte til styret, som har det overordnede ansvaret for studentenes læringsmiljø 1, og LMU skal hvert år avgi rapport om høgskolens arbeid med læringsmiljø. Ansvarsområder LMU skal 1) medvirke til at bestemmelsene i 4.3 1-3 i loven blir gjennomført. Utvalget skal delta i planleggingen av tiltak som gjelder læringsmiljø, og nøye følge utviklingen i spørsmål som gjelder sikkerhet og velferd for studentene. 2) være et internt kontrollorgan i forhold til høgskolens kvalitetssystem der det omhandler læringsmiljø. 3) holdes orientert om klager som institusjonen mottar fra studenter vedrørende læringsmiljøet, og LMU kan gi uttalelser om slike forhold til styret. 4) ha en løpende dialog med Studiekvalitetsutvalget, Arbeidsmiljøutvalget og lokale arbeidsmiljøutvalg for å sikre et best mulig læringsmiljø ved høgskolen. Spørsmål om overlappende ansvar avgjøres av utvalgene i fellesskap. Sammensetning LMU har seks medlemmer: 3 representanter fra Høgskolen i Østfold - (utpekes for 2 år) 3 studentrepresentanter (utpekes for 1 år periode 1.8 31.7) Det utpekes tilsvarende antall personlige vararepresentanter. Det skal legges vekt på likestillingslovens krav om kjønnsmessig balanse ved oppnevninger. Studentenes og institusjonens representanter skal hentes fra institusjonsnivå, avdelingsnivå og studieenhetsnivå (studieledernivå). Leder i LMU velges hvert år, vekselvis blant institusjonens og studentenes representanter. Studentsamskipnaden, Studentrådgivningen og høgskolens hovedverneombud kan møte som observatør med forslags- og talerett. Personer med ansvar for spesielle arbeidsområder eller organisasjonsenheter kan bli innkalt til møte i LMU i saker der det er naturlig. Møtene er åpne, men LMU kan lukke møtet, også for observatører, av hensyn til personvernet. Direktørens stab er sekretariat for LMU. 1 Læringsmiljø defineres her som de samlede fysiske, psykososiale og organisatoriske forhold som tilrettelegger for den enkeltes studiesituasjon.