VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 29.06.2009 DYKKAR DATO DYKKAR REFERANSE VÅR SAKSHANDSAMAR Hildegunn Molvær tlf Våler Kommune Herredshuset v/rådmann 1592 VÅLER I ØSTFOLD TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG - VÅK SKOLE Vi viser til tilsyn gjennomført ved Våk skole i Våler kommune den 05.06.09 Til stede fra skolen: Anne-Grethe Moe, rektor Per Tveiten, undervisningsinspektør Nils Petter Bjerke, verneombud 5 ansatte Til stede fra Arbeidstilsynet: Hildegunn Molvær, Inspektør Ida Aagaard, Inspektør Hensikten med tilsynet Tilsynet ved skolen er en del av Arbeidstilsynets nasjonale satsning Med skolen som arbeidsplass. I forbindelse med denne satsingen i 2009, gjennomfører Arbeidstilsynet tilsyn ved skoler i flere av landets kommuner, fylkeskommuner og privatskoler. Arbeidstilsynet ønsker å sette fokus på skolene og skoleeiers arbeid med å skape godt inkluderende arbeidsmiljø for arbeidstakerne i skolen. Et arbeidsmiljø som er helsefremmede og forebyggende i forhold til sykefravær og utstøting. Målet er et arbeidsmiljø hvor alle ansatte holder seg mest mulig sunne og friske, fysisk så vel som psykisk. Det handler altså om i størst mulig grad å fjerne mulige arbeidsrelaterte årsaker til helseplager og sykefravær. Et av virksomhetens viktigste redskap for å sørge for dette er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet). Systematisk HMS-arbeid er å forebygge sykdom ved å redusere risikofaktorene som forårsaker sykdom. Tilsynsgjennomføringen Tilsynet ved skolen hadde en varighet på ca. 4 timer og ble gjennomført på følgende måte: MØTE 1: Innledende møte med ledelsen og verneombud til stede (ca 1,5 t) MØTE 2: Gruppesamtale 5 arbeidstakere (ca 1,5 t) MØTE 3: Avrunding av tilsynsdagen med ledelsen og verneombud (ca 30 min) POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 386 ostfold-akershus@arbeidstilsynet.no 81 54 82 22 974771632 1502 Moss INTERNETT TELEFAKS Noreg www.arbeidstilsynet.no 69 24 03 10
VÅR REFERANSE 2 I tillegg er det gjennomført et oppsummeringsmøte med skoleeier den 12.06.09. I dette møtet oppsummerte Arbeidstilsynet funn etter tilsynsbesøkene ved samtlige besøkte skoler i Våler kommune, samt det som fremkom av den innsendte skriftlig dokumentasjon fra skoleeier knyttet til inneklima. I dette møtet var rektorer og verneombud fra de besøkte skolene, hovedverneombud i kommunen og Rådmann til stede. Beskrivelse av tilsynsbesøket Under tilsynet hadde Arbeidstilsynet fokus på følgende tema: - Verneombud/sikring av arbeidsmiljøkompetanse - Kartlegging, risikovurdering og oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer - Kommunikasjon og medvirkning i HMS-arbeidet - Rapportering av avvik (uheldige forhold) - Utvalgte arbeidsmiljøfaktorer: konflikter, omstillinger, vold og trusler - Organisering og tilrettelegging av arbeidet - Rutiner og prosedyrer for sykefraværsoppfølging - Oppfølging av sykemeldte arbeidstakere Generelt: Våk skole er en skole med 180 elever og 28 ansatte. Elevtallet er økende. Skolen har for lite areal, så de har tatt i bruk brakker for å kunne imøtekomme arealbehovet. De ansatte gir uttrykk for at de opplever det greit å jobbe i brakkene. Pedagogene jobber i team. Virksomheten har et høyt sykefravær, som ikke nødvendigvis er et arbeidsrelatert sykefravær, men det generer stor slitasje på kolleger. Virksomheten har en relativt høy gjennomsnittsalder i personalgruppen. I tilsynet fremkom det blant annet at skolen har følgende: Virksomheten har verneombud som er kjent for de ansatte Virksomheten har mange fora hvor de ansatte opplever at det er godt med rom for å ta opp ulike ting. De ansatte opplever også at de deltar aktivt i medvirkning av eget arbeidsmiljø og jobbhverdag. Virksomheten har flere arenaer hvor både pedagogisk personell og SFOpersonell er invitert. Arbeidstilsynet vil anmode virksomheten at merkantilt personell blir inkludert. Virksomheten har et system som sikrer kartlegging av reelle arbeidsmiljøutfordringer, de har rutine og handlingsplaner som sikrer og følger opp dette. Virksomheten jobber godt forebyggende ut mot pårørende og har en god levende praksis i forhold til HMS-/arbeidsmiljø. Virksomheten jobber meget godt med sykefraværsoppfølging hos ansatte. De ansatte opplever at de har stor frihet under ansvar og stor tillit mellom leder og ansatt når det gjelder individuell tilrettelegging ved behov. Virksomheten bruker kommunens avvikssmeldingssystem i forhold til fysiske ting og de ansatte er til dels kjent med det. De har en vaktmester liste hvor vaktmester også kvitterer ut ved lukking av avviket. Når det gjelder personskade/psykososiale områder har virksomheten delvis praksis på å melde muntlig til verneombudet.
VÅR REFERANSE 3 Samtidig avdekket Arbeidstilsynet avvik i forhold til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. På bakgrunn av tilsynsbesøket vurderer Arbeidstilsynet derfor å gi følgende pålegg: Virksomheten må sikre at verneombudet får tilfredsstillende HMS-opplæring Virksomheten må sikre at verneombudet får avsatt tilstrekkelig tid til verneombudsarbeidet. Virksomheten må sikre at leder får tilfredsstillende HMS- opplæring Virksomheten må bekjentgjøre avvikssystemet for de ansatte. Virksomheten må utarbeide og bekjentgjøre rutine for behandling av elev-/foreldreklager. Virksomheten må utarbeide rutine for konflikthåndtering Virksomheten må utarbeide og bekjentgjøre skriftlig rutine for å sikre vurdering av negative arbeidsmiljøkonsekvenser ved endringer/omstillinger. Virksomheten må bekjentgjøre den skriftlige beredskapsplanen for vold- og trusselsituasjoner. Virksomheten må utarbeide og bekjentgjøre en rutine som sikrer gjennomføring av systematisk opplæring Virksomheten må utarbeide rutine i beredskapsplanen som sikrer oppfølging av arbeidstakere som har blitt utsatt for vold og trusler. Begrunnelse 1. I tilsynet fremkom det at verneombudet ved virksomheten ikke hadde tilstrekkelig avsatt tid til verneombudsarbeidet. I henhold til arbeidsmiljøloven 6-5 (2) skal verneombud få nødvendig tid til å utføre vernearbeidet på forsvarlig måte. I alminnelighet skal oppgavene utføres innenfor vanlig arbeidstid. Se varsel om pålegg nr. 1 2. Verneombudet mangler tilfredsstillende opplæring. I henhold til forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg (best.nr. 321) 12 skal verneombud få den opplæring som er nødvendig for at de kan utføre sine verv på en forsvarlig måte. Se varsel om pålegg nr.2 3. Arbeidsgiver mangler nødvendig HMS-opplæring. I henhold til arbeidsmiljøloven 3-5 plikter arbeidsgiver å gjennomgå opplæring i HMS-arbeid. Se varsel om pålegg nr.3 4. Virksomheten skal ha et system for avvikshåndtering, jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) e og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Systemet skal sørge for at arbeidstakerne kan melde fra om uønskede hendelser og uakseptable forhold. I tillegg til meldeplikten skal det være fastlagt hvordan meldingene skal følges opp og hvem som er ansvarlig for dette. Arbeidsgiver plikter å sørge for at avvikssystemet fungerer som forutsatt, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 8. Det fremkom i tilsynet at virksomheten ikke har bekjentgjort rutinen blant ansatte - rutinen skal ihht. internkontrollforskriftens 5-2 (2) gjøres kjent for de ansatte. Se varsel om pålegg nr.4 5 Virksomheten bør ha en rutine for håndtering og behandling av klager fra elever eller foreldre, som bl.a. omhandler arbeidstakere, jfr. arbeidsmiljølovens 4-1 (2) jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Arbeidstilsynets erfaring er at slike klager i mange tilfeller blir tilfeldig behandlet, noe som igjen kan føre til ulikheter, konflikter, utilbørlige saksbehandlingsprosesser, mv. Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en slik rutine og at denne rutinen ikke er bekjentgjort blant ansatte - Rutinen skal ihht.
VÅR REFERANSE 4 internkontrollforskriftens 5-2 (2) gjøres kjent for de ansatte. Se varsel om pålegg nr.5 og 6 6. Arbeidsmiljøloven 4-3 (3) presiserer som et krav til det psykososiale arbeidsmiljøet at arbeidstaker ikke skal utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden. For å forebygge at de ansatte utsettes for overtredelser av denne loven, må virksomheten ha rutiner for hvordan slike tilfeller skal fanges opp og behandles på tidligst mulig stadium. Arbeidsgiver pålegges derfor å opprette en rutine for fremgangsmåte og behandling av konflikter blant arbeidstakerne. Rutinen skal ihht. internkontrollforskriftens 5-2 (2) gjøres kjent for de ansatte. Se varsel om pålegg nr.7 og 8 7. Arbeidsgiver plikter å forebygge at omstillinger fører til negative konsekvenser for arbeidsmiljøet jfr. arbeidsmiljøloven 3-1(2) d. Plikten til å dokumentere aktivitetene skriftlig følger av internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr.6. Forhåndsvurderinger vil omfatte alle arbeidsmiljøfaktorer som kan påvirkes av endringen, både fysiske og psykiske faktorer. For å sikre at aktivitetene gjennomførers når det er nødvendig, er det påkrevd med rutiner som sikrer dette, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. For at de ansatte skal mestre/ bearbeide omstillingsprosesser på en god måte, vil det være avhengig av graden av informasjon, kommunikasjon, medvirkning og medbestemmelse. Rutinen må derfor sikre at dette ivaretas på en god måte, jf arbeidsmiljøloven 4-2 (2) c) og e) og 4-2 (3). Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en slik rutine og at den ikke er bekjentgjort blant de ansatte. Se varsel om pålegg nr. 9 8. Arbeidsgiver plikter å planlegge arbeidet slik at arbeidstakerne ikke utsettes for psykiske eller fysiske belastninger, jfr. arbeidsmiljøloven 4-1(2). Arbeidsmiljøloven setter også direkte krav til at arbeidstakere skal, så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre, jfr. arbeidsmiljøloven 4-3 (4). Vi forventer derfor at skolene har utarbeidet beredskapsplaner som beskriver hvordan vold og trusselsituasjoner skal håndteres og berørte arbeidstakere følges opp, og at arbeidstakeren er kjent med dem. Plikten til å etablere rutiner og instrukser følger av arbeidsmiljøloven 3-1(2) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Det fremkom i tilsynet at virksomheten har en slik rutine, men den må gjøres kjent for de ansatte. Se varsel om pålegg nr.10 9. I skolene der det er fare for trusler og vold, er det nødvendig at arbeidstakerne gjennomgår opplæring og trening i å forebygge og håndtere trusler og vold. Plikten til å innføre et system som sikrer regelmessig opplæring og trening følger av arbeidsmiljøloven 3-2 (1) a) og Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. I følge arbeidsmiljøloven 4-3 (4) skal arbeidstaker så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre. Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en slik rutine. Se varsel om pålegg nr.11 Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte vurderer Arbeidstilsynet å gi følgende pålegg:
VÅR REFERANSE 5 1. Virksomheten må påse at verneombud får avsatt nødvendig tid til å utføre vernearbeidet på forsvarlig måte. I alminnelighet skal oppgavene utføres innenfor vanlig arbeidstid, jfr. arbeidsmiljøloven 6-5 (2). Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding som bekrefter hvordan organiseringen av vernearbeidet er tilrettelagt. 2. Arbeidsgiver må sørge for at verneombudet får den opplæring som er nødvendig for å kunne utføre sine oppgaver på en forsvarlig måte, jfr. forskrift om verneombud og arbeidsmiljøutvalg 12. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått dokumentasjon på at verneombudet har fått nødvendig opplæring eller bekreftelse for påmeldt kurs. 3. Arbeidsgiver må gjennomgå opplæring i HMS-arbeid, jfr. arbeidsmiljøloven 3-5. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått dokumentasjon på at arbeidsgiver har gjennomgått opplæring eller bekreftelse for påmeldt kurs. 4. Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakere er kjent med avvikshåndteringssystemet, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2 5. Virksomheten må utarbeide skriftlig rutine for håndtering av elev og foreldreklager, jfr. arbeidsmiljølovens 4-1 (2) jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. 6. Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakerne er kjent med rutinen for håndtering av elev og foreldreklager, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2.
VÅR REFERANSE 6 7. Virksomheten må utarbeide skriftlig rutine for fremgangsmåte i, og håndtering av konflikter, jfr. arbeidsmiljølovens 4-3 (3) og 4-1 (2) jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen 8. Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakere er kjent med rutinen for fremgangsmåte i, og håndtering av konflikter, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2. 9. Virksomheten skal etablere skriftlige rutiner for å sikre at det gjennomføres en vurdering av arbeidsmiljøkonsekvenser i forkant av endringer og omstillinger i virksomheten, jfr. arbeidsmiljøloven 3-1(2) d, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen 10. Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakere er kjent med den skriftlige beredskapsplan / rutine for håndtering av vold og trusselsituasjon og hvordan berørte arbeidstakere skal følges opp, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2. 11. Virksomheten må utarbeide en rutine som sikrer de ansatte regelmessig opplæring og trening i å forebygge og håndtere vold og trusler, jf arbeidsmiljølovens 3-2 (1) a) jfr. 4-3 (4) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. Videre saksgang Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om en skriftlig tilbakemelding innen 15.08.09. Hører vi ikke noe fra virksomheten innen fristen, vil det gis pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket vil deretter bli sendt virksomheten. Med hilsen
VÅR REFERANSE 7 Arbeidstilsynet Østfold og Akershus Tommy Pedersen Tilsynsleder (sign.) Hildegunn Molvær inspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi: - Våk skole v/rektor - Våk skole v/verneombud - Hovedverneombudet for skolene (rådmann bes besørge kopi) - Deltagerne i tilsynet av 05.06.09 (rektor bes besørge kopi)