Arkiv: 2011/3069 SAKSNOTAT Avdelingsstyremøte ved Avdeling for teknologi Til: Avdelingsstyret Fra: Dekan Møtedato: Saksbehandler: Sak 22/11 Regnskap for AFT 2. tertial 2011 Vedlegg: 1. Regnskap AFT samlet 2. Regnskap BFV AFT 3. Regnskap BOA AFT Forlag til vedtak: Det framlagte regnskapet for 2. tertial 2011 tas til etterretning 1. Ledelseskommentar Alle tall i dokumentet er i hele 1 000 1.1. Avdelingen totalt (BFV og BOA) AFT har et resultat av ordinære aktiviteter på kr 14 567, mot et budsjettert resultat på kr -804. Samlet prognose for 2011 er kr 9 753. Resultat og prognose fordeler seg slik på de ulike regnskapsdelene: Regnskap 31.8 Prognose Mindreforbruk BFV (avregning BFV): kr 13 558 7 993 Merforbruk NFR (avregning NFR): kr - 1 072-691 Resultat BOA: kr 2 081 2 450 Resultat ordinære aktiviteter kr 14 567 9 753 For AFT samlet er det på inntektssiden det største budsjettavviket er (ca 11 % mot ca 17 % i 1. tertial). For BOA-virksomheten kan inntektsavviket forklares med måten det er budsjettet på, samt økte inntekter. På BFV-siden er budsjettavviket på inntekter først og fremst relatert til investeringssiden, i form av forsinkelse i investeringer og avvik på inntektsføring avskrivinger.
Side 2 av 7 På kostnadssiden er samlet avvik på ca 8 % for AFT samlet, og avvikene fordeler seg jevnt på alle 3 hovedgrupper kostnader. I kroner er avviket høyest for lønn med kr 3 645. Dette representerer et avvik på knappe 6 %. Høyest avvik i prosent har avskrivinger, med et avvik på 49 %. Prognosen peker mot et høyere forbruk i 3. tertial, slik at avdelingen skal komme ut med et vesentlig lavere resultat enn pr 31.8. Nærmere omtale av budsjettavvik og prognose innen BFV- og BOA-virksomheten, gis i pkt. 1.2 og 1.3 nedenfor. 1.2. BFV BFV har et mindreforbruk på kr 13 558, som er et avvik på kr 15 528 ifht. budsjett. På BFV knytter avvikene seg i hovedsak til postene Inntekt fra bevilgninger og lønnskostnader. Av mindreforbruket er kr 9 676 knyttet til ordinær drift, mens kr 3 882 er knyttet til ulike interne prosjekter. Dette fremgår ikke av regnskapsrapporten, som kun tar utgangspunkt i totalen. Når det gjelder interne prosjekter, så er midlene her avsatt til et bestemt formål, og det er da mer et spørsmål på hvilket tidspunkt disse realiseres. Ut fra prognose for BFV venter vi en reduksjon i mindreforbruket, fra kr 13 558 til kr 7 993. Det er fremst innen investeringer at vi venter en økt effektuering av disse i 3. tertial. I de videre kommentarene skilles det ikke på hvorvidt det dreier seg om ordinær drift eller interne prosjekter. Posten Inntekt fra bevilgninger På posten inntekt fra bevilgninger har AFT et budsjettavvik på kr 5 554 (7,9 %), som er ca kr 1 014 høyere enn ved utgangen av 1. tertial. Av budsjettavviket knytter kr 6 309 seg til investeringer, og gjelder utsatt virksomhet: Ved utgangen av 2. tertial var det investert for kr 2 608, mens det etter planen skulle vært brukt kr 8 916. Anskaffelsesprosessene er i gang, men de investeringene som foretas er ofte av en slik størrelsesorden at de må ut på anbud. Dette er en tidkrevende prosess, og dette er nok i for liten grad hensyntatt i budsjetteringen. AFT har også fått midler til oppbygging av lab for fornybar energi,- totalt kr 1 398. Arbeidet med denne har vært stoppet opp pga. problemer med tillatelse med Statsbygg. Dette skal nå være løst, og den nødvendige ombyggingen skal være ferdigstilt i oktober. Dette prosjektet står for kr 639 av budsjettavviket for investeringer. Vi forventer en kraftig opptrapping i regnskapsførte investeringer i 3. tertial, noe som er normalt. Vi regner likevel ikke med at avdelingen klarer å effektuere alle planlagte investeringer i løpet av 2011, og legger derfor til grunn at ca 75 % budsjettet lar seg realisere. Resten vil da være utsatt virksomhet, som vil gjennomføres i 2012. Når investeringene ikke holder den takten det er lagt opp til i budsjettet, slår dette også ut på posten Utsatt inntektsføring avskriving, der budsjettavviket er kr 1 254 (ca 49 %) ved utgangen av 2. tertial. Denne posten har også sin motpost på kostnadssiden, slik at dette totalt sett ikke har noen effekt.
Side 3 av 7 Sammenlignes Inntekt fra bevilgninger for 2. tertial 2011 med samme periode i 2010, er det en økning i denne posten på hele kr 10 742,- fra kr 65 625 til 76 903. Note 1 viser at det er Bevilgning fra KD som er hovedårsaken til dette. Fra 2010 til 2011 økte AFTs budsjett kraftig med kr 17 314. Det er inntektsført andel av dette som ligger i tallene fra 2. tertial. Bak økningen ligger store uttellinger som følge av økt studiepoengsproduksjon, resultatbasert omfordeling (RBO) for EU-prosjekter, bevilgninger til undervisnings- og forskningsutstyr samt strategiske satsingsområder og kompensasjon for lønnsvekst. Lønnskostnader For lønnskostnader er det et mindreforbruk på kr 5 417 ifht. budsjett. Her er lønnsoverføringer fra BOA-virksomheten den viktigste forklaringsfaktoren 1. Spesielt påvirker overføringer fra EU-prosjektet BA Move-IT regnskapet. Prosjektet ble påbegynt i 2009, med prosjektleder i Romania og HiST som underleverandør. HiST fikk imidlertid ikke sin kontrakt med partner i Romania i retur før over et år senere. Prosjektet kunne derfor ikke iverksettes som BOA prosjekt. Programmet ønsket likevel å arbeide med prosjektet, og fikk anledning til gjøre det for egen regning og risiko. Kontrakt og utbetalinger av EU-midlene fra Romania kom endelig i 2011, etter påtrykk fra EU. Da kunne også de akkumulerte lønnsrefusjoner programmet hadde opparbeidet seg gjennom arbeid på prosjektet endelig bokføres. Totalt utgjorde lønnsrefusjonene på Move-IT kr 1 792. Resten av lønnsavviket kan klassifiseres som naturlige svingninger på en stor avdeling. AFT har fortsatt enheter som har problemer med å få kvalifiserte søkere til utlyste stillinger. Dette gir da lavere lønnsforbruk enn planlagt. Prognosen peker på et noe høyere lønnsforbruk i 3. tertial, med et mindreforbruk på kr 4 549 mot kr 5 417 ved utgangen av 2. tertial. 1.3. BOA BOA har et samlet overskudd på kr 2 081 ved utgangen av 2. tertial mot kr 1 698 i 1. tertial. Resultatet representerer et avvik på kr 915 ifht. budsjett, og er mye bedre enn forventet. Overskuddet knytter seg til Oppdragsaktiviteten. Budsjetteringen av BOA-virksomheten skjer på prosjektnivå, mens innlegging av budsjett i ABM for 2011 er foretatt med grunnlag i regnskap for 2010. Dette gjør at det ikke nødvendigvis blir en god kopling mellom budsjett på overordnet- og prosjektnivå. Vi forventer at overskuddet skal øke ytterligere i 3. tertial, og prognostisert overskudd vil ligge på ca kr 2 450 for AFT ved utgangen av 2011. Oppdragsaktivitet (OA) Bokført resultat for 2. tertial er på kr 2 081 på OA-virksomheten. Ifht. budsjett er det et avvik på kr 1 203. Budsjettavvikene fordeler med kr 620 (18 %) i høyere inntekter og kr 582 (23 %) i lavere kostnader på prosjektene. 1 Det gjøres oppmerksom på at i rapporten fremkommer lønnsoverføringer og periodisering av lønn under Andre personalkostnader. Men disse hører etter vår oppfatning mer naturlig hjemme under begrepet Lønninger i kraft av sitt innhold.
Side 4 av 7 Gjennom de krav som settes til prosjektbudsjettene og oppstart av OA-prosjekt, er vi til enhver tid sikre på det økonomiske utfallet til det enkelte prosjekt. Vi anser derfor ikke avviket som et problem. Men HiST mangler et system for periodisering og aggregering av de enkelte prosjektbudsjett på tvers av det enkelte regnskaps-/budsjettår. Resultatet på 2 081 er historisk godt i AFT-målestokk. Resultatet på samme tid i 2010 var på kr 1 479. Resultatet for hele 2010 endte på kr 1 818, og var AFTs beste resultat noen sinne, med en inntjening på nesten 38 øre pr omsatt krone. Slik det ser ut i dag vil avdelingen toppe dette i 2011. Bidragsaktivitet (BA) og NFR-prosjekter Resultatet for BA er kr 0, mens resultatet for NFR er kr 1 072. Tilsynelatende har vi samlet sett truffet godt med både inntekter og kostnader på BA-siden. Men her spiller måten prosjektene regnskapsmessig avsluttes på ved tertialoppgjørene inn, ettersom prosjektene skal balansere etter regnskapsavslutningen. For NFR gir regnskapsutskriften et mer reelt bilde, idet avslutningen skjer på en noe annen måte enn for BA. EU-prosjektet BA Move-IT er omtalt under BFV, og har en betydelig innvirkning både på kostnads- og inntektssiden. På lønnskostnader er prosjektet belastet kr 1 792, som da er overført BFV. Bare en del av disse kostnadene gjelder 2011. Likeledes bidrar Move-IT med kr 2 960 i inntekter, hvorav en stor del da gjelder 2009 og 2010. Innen AFTs BA-virksomhet er det i hovedsak snakk om FoU-prosjekter. Normalt skal disse gå med et merforbruk, som skal dekkes opp av midler fra BFV-siden ved prosjektslutt (bidrag fra HiST). Dette skjer i så fall på slutten av det enkelte prosjekts levetid og/eller når de eksterne midlene er brukt opp (jfr. regnskapsrutine). Erfaringsmessig er det imidlertid i de færreste tilfellene disse prosjektene kommer ut med det negativt resultat i prosjektavslutningen. Dette kan skyldes flere ting, eksempelvis: for få timer belastet prosjektene ila. prosjektperioden,- enten som følge av mindre arbeid i prosjektene enn planlagt eller som følge av underrapportering. bedre prosjektøkonomi enn opprinnelig forutsatt. Dette er ting som vi i dag ikke har god nok oversikt over, og som vi sannsynligvis ikke vil få bedre styring med før prosjektstyringsverktøy innføres ved HiST.
Side 5 av 7 1.4. Hendelser eller aktiviteter med vesentlig konsekvens for årsprognosen 2011 EU-prosjektet (BA Move-IT) er nevnt. Det samme gjelder forsinkelsene i investeringstakten. Men ettersom arbeidet med prognosene ikke er begynt når dette skrives, er det usikkert hvordan programmene vurderer egne investeringer ut over høsten. Det er forventet at vi ikke kommer i mål med alle planlagte investeringer i 2011, jfr. kommentarene over. AFT vil derfor ha et solid mindreforbruk ved utgangen av 2011. Deler av dette vil være knyttet til utsatt virksomhet innen investeringer og interne prosjekt (FoUprosjekt, stipendiater mv). 1.5. Vesentlige investeringer Vesentlige investeringer er omtalt i pkt 2, BFV. Vi har lenge arbeidet, og vil fortsette å arbeide, med å få effektuert de investeringene som er planlagt i 2011.
Side 6 av 7 2. Spesielle tiltak Det er ikke planlagt spesielle tiltak på kort sikt, ut over de påtrykk som gjøres ifht. investeringer. Avdelingen har svært god økonomi, og det er ikke noe i avdelingens regnskapsmessige situasjon som tilsier at spesielle tiltak må iverksettes. På lengre sikt vil avdelingen gå inn i en prosess med tanke på fremtidige satsinger ved avdelingen. Dette forventes igjen å føre til en nedbygging i de avsetningene av midler avdelingen i dag rår over. Forventet effekt ventes tidligst i 2. halvdel av 2012 eller senere.
Side 7 av 7 3. Risikovurdering Pr. i dag er det få risiker ved avdelingens virksomhet: Vi har noenlunde stabil søkertilgang, selv om studiepoengsproduksjonen viser en liten tilbakegang inn mot 2012-budsjettet. Avdelingens BOA-virksomhet, og da særlig OA-siden går godt, og skaffer viktig finansiering inn mot kjernevirksomheten. Avdelingen har store avsetninger i balansen, noe som gir trygghet og handlingsrom i tiden fremover. Det som imidlertid er usikkert og kan skape utfordringer for avdelingen er: Endret klassifisering av EU-prosjektene. KD har stilt spørsmålstegn ved den klassifiseringen HiST har gjort på AFTs EU-prosjekter. Tilsvar er gitt, men KDs konklusjoner er ennå ikke kjent. I verste fall kan dette bety bortfall av ca kr 9 100 i RBO-midler for hele HiST, jfr. KDs tekniske beregninger for 2011. AFTs risiko reduseres ved at disse midlene i 2011 er fordelt på hele HiST, ettersom de er fordelt etter nøkkel i den gamle fordelingsmodellen. Men likevel vil også AFT få en betydelig bevilgningsreduksjon (ca kr 2 400), dersom KD konkluderer med at HiSTs klassifisering ikke er korrekt. Kvalifiserte søkere til utlyste stillinger. AFT har i flere år hatt problemer med rekruttering av kompetente søkere til noen av avdelingens fagområder. Noen stillinger er utlyst 4-5 ganger uten at rekruttering er oppnådd. For andre typer stillinger er det periodevis vanskelig å skaffe kompetent personale pga. bransjemessige svingninger. Dette skaper selvsagt utfordringer for de program det gjelder, og vil gå ut over både undervisning og FoU-virksomheten inne fagområdet. Avdelingen jobber kontinuerlig med å løse disse problemene. Manglende nybygg/plass. AFT har i mange år ventet på nytt teknologibygg tilpasset fremtidens ingeniørutdanning. Det er begrensninger i dagens bygningsmasse, som gjør at stordriftsfordelene i undervisningen ikke kan tas ut,- både pga. små grupper i våre laber, manglende mulighet til å kjøre store grupper i ordinær undervising (eks. forkurset) og dårligere samarbeidsmuligheter programmene i mellom. Samtidig ønsker avdelingen å tilby nye studier, men vi ser at dette blir vanskeligere å få til uten et nybygg på plass. Det er derfor svært viktig for avdelingens videre utvikling at de nødvendige bevilgninger og beslutninger nå kommer på plass.