Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Arkivsak: 13/35 Møtedato/tid: 13.05.2013, kl. 10:00 Møtested: Rådhuset, kommunestyressalen Møtedeltakere: Oddvar M. Lian, leder Anders J. Krokstad, nestleder Gerd Mary Fegstad Jostein Selnes Merja Korkman Forfall: Andre møtende: Kopi: Varamedlem 1 og 2 til orientering Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Sakliste 011/13 012/13 013/13 014/13 015/13 016/13 017/13 Godkjenning av protokoll fra møte den 19.02.2013 Regnskap og revisjonsberetning for 2012 Kontrollutvalgets uttalelse Orientering til kontrollutvalget vedr. psykisk helsevern Orientering til kontrollutvalget vedr. manglende oppfølging av investeringstiltak Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune Referatsaker Eventuelt Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kontrollutvalgets vedtak i sak 44/2012, med mindre utvalget vedtar annet for den enkelte sak. Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva Bekkavik på telefon 468 51 950, eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 29.04.2013 Oddvar Lian (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent, Konsek 1
Godkjenning av protokoll fra møte den 19.02.2013 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 13.05.2013 Saksnr 011/13 Eva J. Bekkavik 033, &17 13/35-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 19.02.2013 godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 19.02.2013 (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 2
Regnskap og revisjonsberetning for 2012 Kontrollutvalgets uttalelse Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 13.05.2013 Saksnr 012/13 Eva J. Bekkavik 216 12/52-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Snillfjordkommunes årsregnskap for 2012 oversendes kommunestyret. Kopi sendes formannskapet før de foretar innstilling i regnskapssaken. Vedlegg Årsberetning 2012 Årsregnskap 2012 Revisjonsberetning Snillfjord kommune 2012 Nummerert brev nr. 3 Kontrollutvalgets uttalelse til regnskapet 2012 Saksutredning Det er formannskapet som innstiller til kommunestyret i regnskapssaken. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse skal være formannskapet i hende tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til den før de avgir innstilling til kommunestyret. Administrasjonen er invitert til møtet i kontrollutvalget for å orientere om regnskap og årsmelding og svare på spørsmål. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for Snillfjord kommune for 2012 i samsvar med kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk og vedtatte revisjonsstandarder. Revisjonsberetning er avgitt 15.04.2013. Revisor konkluderer med at regnskapet er avlagt i samsvar med lov, forskrifter og god kommunal regnskapsskikk og gir uttrykk for kommunens drift gjennom året og kommunens økonomiske stilling pr. 31.12.2012. Kontrollutvalgets sekretariat vil under henvisning til revisjonsberetningen og nummerert brev nr. 3, be kontrollutvalget merke seg at det avlagte årsregnskapet ikke var avlagt i tråd med krav til regnskapsavleggelsen, jf. forskrift for årsregnskap og årsberetning for kommuner. Formell frist for avleggelse av regnskap er 15. februar, regnskapet for Snillfjord kommune ble avlagt 8. mars 2013. Fristene for avleggelse av regnskap og årsberetning fremgår av forskrift om årsregnskap og årsberetning som er gitt med hjemmel i kommunelovens 48. Fristene er satt med utgangspunkt i at revisor kan avgi sin beretning innen fristen som er den 15. april. Dette for å sikre en betryggende behandling av årsregnskapet og årsberetningen i kontrollutvalg, formannskap og kommunestyre før sommeren, og ikke minst for at kommunestyret skal ha tilgang til oppdaterte regnskapsdata i sin styring av kommunen. Regnskapet for Snillfjord kommune viser et mindreforbruk på kr. 1.343.978. Resultatet før finanstransaksjoner (brutto driftsresultat) viser et mindreforbruk på i overkant av 1,3 3
millioner kroner. Resultatet før regnskapsmessig bruk og avsetninger til fond (netto driftsresultat) viser et mindreforbruk på i overkant av 2,8 millioner kroner. Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til revisors beretning og det foreliggende årsregnskapet for Snillfjord kommune for 2012. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Under henvisning til forholdene som er omtalt ovenfor er kontrollutvalgets sekretariat av den oppfatning at årsregnskapet og årsrapporten for Snillfjord kommune gir et forsvarlig uttrykk for kommunen sin virksomhet i 2012 og Snillfjord kommunes økonomiske stilling pr. 31.12.2012. Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å avgi en uttalelse til årsregnskapet for Snillfjord kommune for 2012 som det fremgår av innstillingen i saken. 4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
40
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
65
66
67
68
69
70
71
72
73
74
75
76
77
78
79
80
SNILLFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Til kommunestyret i Snillfjord KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM SNILLFJORD KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR 2012 Kontrollutvalget har i møte 07.05.2013, sak 12/2013 behandlet Snillfjord kommunes årsregnskap for 2012. Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter, noteopplysninger og pliktige budsjettopplysninger. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen, datert 15.04.2013, nummerert brev fra revisor og administrasjonssjefens årsberetning. I tillegg har oppdragsansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Årsregnskapet ble avlagt 8. mars, fristen for avleggelse av årsregnskap er 15. februar. Under henvisning til revisors opplysning, under avsnittet Andre forhold, i revisjonsberetningen om for sent avlagt årsregnskap, forutsetter kontrollutvalget at det arbeides for at årsregnskapet avlegges rettidig i kommende år. Årsregnskapet er gjort opp med et regnskapsmessig mindreforbruk på kroner 1.343.978. Under henvisning til utvalgets egen gjennomgang av regnskapsdokumentene og revisjonsberetningen for 2012, mener kontrollutvalget at årsregnskapet og årsberetningen for 2012 totalt sett gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Snillfjord kommunes virksomhet for 2012 og for kommunens økonomiske stilling pr. 31.12.2012. Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ikke merknader til Snillfjord kommunes årsregnskap for 2012. Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2012. Krokstadøra den 07.05.2013 Oddvar M. Lian Leder av kontrollutvalget Kopi: Formannskapet 81 1
Orientering til kontrollutvalget vedr. psykisk helsevern Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 13.05.2013 Saksnr 013/13 Eva J. Bekkavik 033, 12/132-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Vedlegg Orientering til kontrollutvalget - Psykisk helse Saksutredning Kontrollutvalget vedtok på sitt møte 19. februar 2013 i sak 9/2013 Eventuelt, å be om en orientering fra rådmannen vedr. Psykisk helse i Snillfjord kommune. Kontrollutvalget vedtok følgende: Hvordan fungerer psykisk helsevern i Snillfjord kommune? Kontrollutvalget ønsker en orientering fra rådmannen på sitt møte 7. mai om dette temaet. Rådmannen er i brev av 21.02.2013 bedt om å gi kontrollutvalget en orientering på kontrollutvalgets møte 7. mai 2013. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til rådmannens orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. 82
Snillfjord kommune Rådhuset Krokstadøra 7257 SNILLFJORD Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf. 468 51 950 E-post: eva.bekkavik@konsek.no Deres ref.: Vår ref.: 12/132-1 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: 21.02.2013 Orientering til kontrollutvalget - Psykisk helse På kontrollutvalgets møte 19.02.2013 ble det under sak 9/2013 Eventuelt, vedtatt å be administrasjonen om en orientering vedr. psykisk helse. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Hvordan fungerer psykisk helsevern i Snillfjord kommune? Kontrollutvalget ønsker en orientering fra rådmannen på sitt møte 7. mai om dette temaet. Kontrollutvalget har berammet sitt møte til tirsdag 07.05.2013 kl. 10.00 på rådhuset. Orienteringen fra rådmannen vil bli lagt til starten av møtet. Under henvisning til kontrollutvalgets vedtak i sak 9/2013, ber vi herved om at rådmannen i Snillfjord kommune orienterer på kontrollutvalgets møte 07.05.2013. Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Ordfører Besøksadresse: Kongensgt. 9, 4.etg. 7013 Trondheim Postadresse: Postboks 2300, Sluppen 7004 Trondheim Telefon: 468 51 950 Bank: 8601.13.04038 Telefaks: 73 86 60 34 Org.nr: 988 799 475 83
Orientering til kontrollutvalget vedr. manglende oppfølging av investeringstiltak Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 13.05.2013 Saksnr 014/13 Eva J. Bekkavik 033, &58, 13/18-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Vedlegg Orientering til kontrollutvalget Saksutredning Kontrollutvalget vedtok på sitt møte 19. februar 2013 i sak 4/2013 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune, å be om en orientering fra rådmannen vedr. manglende oppfølging av investeringsvedtak. Kontrollutvalget vedtok følgende: Kontrollutvalget ønsker en orientering fra rådmannen vedr. manglende oppfølging av investeringsvedtak ( jf. kommunestyrets sak 84/12). Rådmannen er i brev av 21.02.2013 bedt om å gi kontrollutvalget en orientering på kontrollutvalgets møte 7. mai 2013. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til rådmannens orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. 84
Snillfjord kommune Rådhuset Krokstadøra 7257 SNILLFJORD Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf. 468 51 950 E-post: eva.bekkavik@konsek.no Deres ref.: Vår ref.: 13/18-3 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: 21.02.2013 Orientering til kontrollutvalget På kontrollutvalgets møte 19.02.2013 ble det under sak 4/2013 Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune, vedtatt å be administrasjonen om en orientering vedr. manglende oppfølging av investeringsvedtak. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ønsker en orientering fra rådmannen vedr. manglende oppfølging av investeringsvedtak ( jf. kommunestyrets sak 84/12) Kontrollutvalget har berammet sitt møte til tirsdag 07.05. 2013 kl. 10.00 på rådhuset. Orienteringen fra rådmannen vil bli lagt til starten av møtet. Under henvisning til kontrollutvalgets vedtak i sak 4/2013, ber vi herved om at rådmannen i Snillfjord kommune orienterer på kontrollutvalgets møte 07.05.2013. Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Ordfører Besøksadresse: Kongensgt. 9, 4.etg. 7013 Trondheim Postadresse: Postboks 2300, Sluppen 7004 Trondheim Telefon: 468 51 950 Bank: 8601.13.04038 Telefaks: 73 86 60 34 Org.nr: 988 799 475 85
Oppfølging av politiske vedtak i Snillfjord kommune Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 13.05.2013 Saksnr 015/13 Eva J. Bekkavik 033, &58, 13/18-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget viser til oppfølgingen av politiske vedtak i Snillfjord kommune som fremgår av saken og til medlemmenes egen oppfølging som tas opp i møtet. Utvalget tar saken til etterretning og vedtar plan for videre oppfølging slik den fremgår av kontrollutvalgssekretariatets konklusjon. Vedlegg Saker for videre oppfølging Saksutredning I henhold til bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven skal kontrollutvalget føre tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Videre går det i forskrift om kontrollutvalg frem at kontrollutvalget skal påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av regnskapet, revisjonsberetningen eller forvaltningsrevisjonsrapporter blir fulgt opp. I tråd med etablert praksis legger kontrollutvalgets sekretariat frem gjennomgang av saker i formannskapet og kommunestyret i tidsrommet 13.02.2013 02.05.2013. Kontrollutvalgets sekretariat tar høyde for gjennomgang av disse sakene i møtet. Tidligere saker til oppfølging Ingen nye er satt opp i kontrollutvalgets oppfølgingsliste etter forrige møte i kontrollutvalget. I den grad det er skjedd utvikling i sakene som står oppført på oppfølgingslisten, som kontrollutvalgets sekretariat er kjent med, er dette kommentert i tilknytning til den enkelte sak. Saker til oppfølging i perioden Saker som krever særskilt oppfølging fra kontrollutvalget er saker av prinsipiell karakter, saker der rådmannen gis særskilte pålegg eller saker som har betydning for kommunens fremtidige tjenestetilbud, stilling eller omdømme. Kontrollutvalgets sekretariat har gått igjennom følgende saker: Kommunestyret: Sak 1/2013 sak 23/2013. Formannskapet: Sak 20/2013 sak 46/2013. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til gjennomgangen av kommunestyrets og formannskapets vedtak. Saker som settes til særskilt oppfølging fremgår av vedlegget. 86
SAKER FOR VIDERE OPPFØLGING: På bakgrunn av gjennomgang av aktuelle saker i perioden 13. februar 2013 02. mai 2013, foreslår kontrollutvalgets sekretariat at følgende saker videreføres til oppfølging: Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr. 02.05.2013: Sak Tittel Kommentar Til oppfølging KS9/2008 Forvaltningsrevisjon vann, avløp og renovasjonstjenesten Kommunestyret tar forvaltningsrapporten Kostnadseffektivitet innen sektor for vann, avløp og renovasjon til etterretning. Kommunestyret ber rådmannen følge opp rapporten med særlig vekt på Rutinemessig oppfølging. OK sørge for tilfredsstillende vannkvalitet ved Vågan vannverk sørge for reservevannsløsninger og utarbeide beredskapsplaner for vann og avløp beregne vann- og avløpsgebyrene på en måte som hindrer store variasjoner fra år til år. vurdere den finansielle dekningsgraden for vann og avløp. følge opp at renovasjonsgebyrene ikke øker mer enn kostnaden ved tjenesten. Sjekk Sjekk Sjekk OK Sak i kommunestyret 29.05.2008 (Sak KS21/2008): Vågan skoles vannverk Forbedring av vannkvalitet Valg av tiltak. Tiltak iverksettes for å sikre vannforsyning av god hygienisk kvalitet innen skolestart 2008. Sak i kommunestyret 26.06.2008 (Sak KS47/2008): Vågan skoles vannverk Forbedring av vannkvalitet Valg av tiltak. Boring av ny brønn(er) og montering av UV-aggregater for å sikre hygienisk betryggende vannforsyning til Vågan skole. Dersom skolen vedtas opprettholdt, igangsettes arbeid med bygging av basseng og overbygg for UV-aggregater. Rådmannen orienterte om saken i kontrollutvalgets møte den 24. februar 2009, som sak KU-3/2009. Reservevannsløsninger og beredskapsplaner vann og avløp kan bli tema på ny hovedplan for vann og avløp. Manglende vaktordning for kommunale vannverk er omtalt i årsberetningen for 2008 (s. 32). Kontrollutvalgets møte 29.06.2010 Tilbakemeldingen fra rådmannen ble behandlet som sak 17/2010. Kontrollutvalget vedtok følgende: 1. Kontrollutvalget tar rådmannens 87 Ny tilbakemelding på kontrollutvalgets
Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr. 02.05.2013: Sak Tittel Kommentar 2. Kontrollutvalgets møte 09.03.2011 Rådmannen ga en ny tilbakemelding i saken. Følgende punkter følges opp videre: Beredskapsplan Reservevannsløsning, strømstans Kontrollutvalgets møte 13.02.2012 Rådmannen ga en orientering om status i arbeidet (kontrollutvalgets sak 4/2012). Kontrollutvalget ønsker fortsatt å ha med saken til oppfølging. Følgende punkter følges opp videre: Beredskapsplan Reservevannsløsning, strømstans Ny tilbakemelding ønskes på kontrollutvalgets siste møte før jul 2012. Kontrollutvalgets møte 03.12.2012 Egil Arve Hov, leder forvaltning, drift og vedlikehold, orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget ønsker en tilbakemelding om status vedr. beredskapsplan, reservevannsløsning og strømstans, på utvalgets møte 3. juni 2013. Sak KS- Forvaltningsrevisjonsrapport 1/2010 Eiendomsforvaltning i Snillfjord kommune Til oppfølging lbakemelding til orientering. første møte i 2011 Kontrollutvalget ber rådmannen om en ny tilbakemelding i saken på sitt første møte i 2011. Følges opp videre Følges opp videre Ny orientering 3. juni 2013 Enstemmig som innstillingen: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Rutine messig oppfølging. om eiendomsforvaltning i Snillfjord kommune til etterretning og ber rådmannen følge opp rapporten med vekt på å Legge til rette for at kommunestyret kan fastsette overordnede mål for eiendomsforvaltningen. Utarbeide et system for eiendomsforvaltningen som synliggjør tilstand og behov for verdibevarende vedlikehold av hele kommunens bygningsmasse. Kontrollutvalgets møte 21.09.2010 Kontrollutvalget ber om en tilbakemelding i saken innen sitt første møte i 2011. Skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget Kontrollutvalgets møte 09.03.2011 I tillegg til en skriftlig tilbakemelding, som ble utdelt Følges opp videre i møtet, orienterte rådmannen i saken. Kontrollutvalgets møte 28.06.2011 Tiltaksplan skal behandles i formannskapet 16. august, tiltaksplanen vil følge budsjettet fremover. Kontrollutvalgets møte 07.05.2012 Tiltaksplan for kommunal eiendom er behandlet av formannskapet i sak 100/11, 112/11 og 118/11 Formannskapet gjorde følgende vedtak: Snillfjord kommune vedtar Tiltaksplan for kommunal eiendom 2011 slik den er framlagt 88 Følges opp videre
Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr. 02.05.2013: Sak Tittel Eierstrategier Snillfjord KSkommune 72/2010 grunnlagsdokument Kommentar Til oppfølging Kontrollutvalgets møte 19.02.2013 Tiltaksplan ikke lagt frem for kommunestyret pga. store øk.konsekvenser. Ordfører tar dette opp på strategidag i mars. Følges opp videre fra rådmannen. Midler avsettes ved budsjettbehandlingen. Enstemmig: Rådmannen setter i gang en prosess for etablering av konkrete eierstrategier og rapporteringsrutiner i Ny orientering til aktuelle selskaper. Dette innbefatter et grundig kontrollutvalget i arbeid med saken i kommunestyret. juni 2011 Kontrollutvalgets møte 28.06.2011 Administrasjonen har kapasitetsutfordringer når det gjelder å få satt i gang arbeidet med å utforme eierstrategi for kommunens eierinteresser. Rådmannen har bedt kommunestyret om å vurdere om administrasjonen i kommunen har riktig kompetanse til å utfører dette arbeidet, eller om kommunen bør kjøpe ekstern bistand. Følges opp videre Rådmannen mener at administrasjonen ikke har kapasitet til å ferdigstille en eierstrategi før siste halvår av 2012. Kontrollutvalgets møte 13.02.2012 Administrasjonen mangler kompetanse på området, økonomi til å gjennomføre arbeidsprosessen mangler også. Kontrollutvalgets møte 07.05.2012 Utvalget ønsker en orientering fra rådmannen på sitt møte 11. juni 2012. Kontrollutvalgets møte 11.06.2012 Rådmannen har meldt tilbake til kontrollutvalgets sekretariat (e-post 9. mai 2012) om at den kommunale administrasjonen fortsatt ikke besitter nødvendig kompetanse eller ressurser til å fullføre arbeidet med strategiske eiervurderinger. Følges opp videre Orientering fra rådmannen i juni 2012 Kontrollutvalgets møte 03.12.2012 Rådmannen har fortsatt ikke ressurser til å fullføre arbeidet med strategiske eiervurderinger. Kommunestyrets møte 13.12.2012 Sak 101/2012Kommunestyret ba om innspill på løsning til neste kommunestyremøte (14.02.2013). Sak KS Forvaltningsrevisjon 53/2011 Tilpasset opplæring Kontrollutvalgets møte 19.02.2013 Kommunestyret hadde saken opp på sitt møte 14.02.2013. Det er ikke aktuelt å kjøpe kompetanse utenfra. Rådmannen er i gang med arbeidet. Ordfører følger oppsaken på hvert formannskapsmøte fremover. Enstemmig som innstillingen: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Tilpasset opplæring og spesialundervisning til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 7.2. 89 Saken oversendes kommunestyret til orientering og en eventuell oppfølging. Følges opp videre
Kontrollutvalget i Snillfjord kommune saker til oppfølging pr. 02.05.2013: Sak Tittel Kommentar - å vurdere om tidlig innsats og tilpasset opplæring i større grad kan supplere enkeltvedtak om spesialundervisning i opplæringen. - sikre at tidlig innsats, tilpasset opplæring og vedtak om spesialundervisning ivaretas i et helhetlig systematisk arbeid av skoleeier hvor målsettinger og tilbakerapportering er viktige elementer i dette systemet. I tillegg til revisors anbefaling ber kommunestyret rådmannen om å: - vurdere et fagforum hvor alle ansatte i skole/barnehage deltar, for å sikre at de har en felles forståelse av hva tidlig innsats innebærer i kommunen. - gi de ansatte mulighet til å få styrket sin kompetanse vedr. tidlig innsats og tilpasset opplæring i skolen/barnehagene. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av desember 2011. Kontrollutvalgets møte 13.02.2012 Kontrollutvalget behandlet rådmannens tilbakemelding i sak 6/2012. Følgende vedtak ble fattet: Kontrollutvalget ønsker fortsatt å ha med saken videre i sin oppfølgingsliste. Kontrollutvalget ønsker en ny muntlig orientering på sitt første møte etter sommeren 2012. Kontrollutvalgets møte 26.09.2012 Pga. knapt med tid i dagens møte, ble orienteringen (i samråd med kontrollutvalgets leder) fra rådmannen flyttet til kontrollutvalgets møte 3. desember 2012 Kontrollutvalgets møte 03.12.2012 Åge Røe, kommunalsjef oppvekst, orienterte kontrollutvalget og svarte på spørsmål. Kontrollutvalget sa seg godt fornøyd med orienteringen, men ønsker fortsatt å følge opp saken fremover. Sak KS Forvaltningsrevisjonsrapport 72/2012 - Saksbehandling 1. 2. 3. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Saksbehandling til etterretning. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 6.2. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget en muntlig tilbakemelding på utvalgets første møte 2013 og en skriftlig tilbakemelding innen september 2013. Kontrollutvalgets møte 19.02.2013 Rådmannen, v/ personalsjef Mildrid V. Mæhle, orienterte kontrollutvalget i sak 3/13. 90 Til oppfølging September 2012 Desember 2012 Følges opp videre Tilbakemelding fra rådmannen i feb./mars 2013 Skriftlig tilbakemelding innen september 2013
Referatsaker Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Snillfjord kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 13.05.2013 Saksnr 016/13 Eva J. Bekkavik 033, &17 13/35-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg Snillfjord kontrollrapport 2012 Melding om politisk vedtak - Kontrollutvalgets årsmelding 2012 Melding om politisk vedtak - Plan for forvaltningsrevisjon 20132015 En av seks fikk varsel om korrupsjon Ikke tvang mot kontrollutvalgene Klager på IKS må behandles av kommunen Pressemelding fra Riksrevisjonen Vil undersøke statlig styring og kommunenes handlefrihet KOFA Nyhetsbrev-1-2013 Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Kontrollrapport vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Snillfjord kommune 2012. 2. Melding om politisk vedtak, kommunestyrets sak 9 Kontrollutvalgets årsmelding 2012 og sak 10 Plan for forvaltningsrevisjon 2013-2015. 3. 16 prosent av kontrollutvalgslederne som deltok på NKRFs konferanse på Gardermoen, har fått varsel om mulige korrupsjonssaker de siste to årene. Et høyt tall, mener Transparency International Norge. 4. Kommunaldepartementet har ingen planer om å lovfeste regler om at lederen av kontrollutvalget må komme fra mindretallet. 5. Styret i et interkommunalt selskap kan ikke være klageinstans for vedtak fattet av selskapet. 6. Mange kommuner har svak styring og kontroll med tjenester som er viktige for brukerne. Pressemelding fra Riksrevisjonen. 7. Hvordan påvirker statlige direktorater den lokale handlefriheten, og hvordan etterlever kommunene statlige føringer? 8. Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) har startet opp med kvartalsvise nyhetsbrev til sine abonnenter. Nyhetsbrevet vil også bli lagt ut på www.kofa.no Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. 91
92
93
94
95
Snillfjord Kommune Fellestjenesten Kontrollutvalget Vår ref. Arkivnr Saksb Deres ref. Dato 13/239 Inger Krokstad 21.03.2013 MELDING OM POLITISK VEDTAK - ÅRSMELDING - KONTROLLUTVALGET 2012 Kommunestyret behandlet i møte 14.03.2013 sak 9/13. Følgende vedtak ble fattet: Enstemmig som innstillingen: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding 2012 til orientering. Med hilsen Inger Krokstad Inger.krokstad@snillfjord.kommune.no Postadresse: Rådhuset 7257 Snillfjord E-post/internett postmottak@snillfjord.kommune.no www.snillfjord.kommune.no Telefon: 72 45 55 55 Telefaks: 72 45 55 97 96 Bankgiro: 4202.14.37667 Org.nr. 964 982 309
Snillfjord Kommune Fellestjenesten Snillfjord kontrollutvalg Vår ref. Arkivnr Saksb Deres ref. Dato 13/235 Inger Krokstad 22.03.2013 MELDING OM POLITISK VEDTAK - PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2013-2015 Kommunestyret behandlet i møte 14.03.2013 sak 10/13. Følgende vedtak ble fattet: Enstemmig som innstillingen: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for 2013 2015. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta endringer av planen, dersom utvalget finner dette nødvendig. Med hilsen Inger Krokstad Inger.krokstad@snillfjord.kommune.no Postadresse: Rådhuset 7257 Snillfjord E-post/internett postmottak@snillfjord.kommune.no www.snillfjord.kommune.no Telefon: 72 45 55 55 Telefaks: 72 45 55 97 97 Bankgiro: 4202.14.37667 Org.nr. 964 982 309
En av seks fikk varsel om korrupsjon 16 prosent av kontrollutvalgslederne som deltar på en konferanse på Gardermoen, har fått varsel om mulige korrupsjonssaker de siste to årene. Et høyt tall, mener Transparency International Norge. Av Vegard Venli (Oppdatert: 8. februar 2013 NKRFs kontrollutvalgskonferanse Av drøyt 130 kontrollutvalgsledere oppgir 16 prosent at kommunen har mottatt varsel om mulige korrupsjonssaker de siste to årene. Det kommer fram på NKRFs (Norges kommunerevisorforbund) kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen i dag. - Vi vet jo ikke noe mer enn at kontrollutvalgslederne har oppgitt dette i en enkel spørreundersøkelse. Tallet høres høyt ut, men om det er representativt er vanskelig å si, mener spesialrådgiver Tor Dølvik i Transparency International Norge (TI Norge). Høres mye ut TI Norge mener imidlertid det er av stor viktighet at kontrollutvalgene tar alle slike varsler på alvor, slik at mistanker kan ryddes av veien. Hvis tallet er representativt, står vi overfor et fenomen som har et omfang som ytterligere understreker at vi må ta korrupsjon som problem alvorlig, sier Tor Dølvik. I sitt foredrag på konferansen minnet han om kommunelovens formålsparagraf, der det blant annet framgår at loven skal legge til rette for en tillitskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard. Kommuner og fylkeskommuner er avhengig av tillit når de forvalter store verdier på vegne av fellesskapet. Tillit må bygges gjennom gode handlinger, mener Dølvik. Oppfordrer til kritiske spørsmål Dølvik påpekte at en rekke korrupsjonssaker ikke er avdekket av kommunens kontrollsystemer, men for eksempel gjennom tips eller som følge av at journalister begynner å grave. Han forklarer det slik: 98
En hypotetisk forklaring kan være at kommunens regnskapsrevisjon ikke er tilstrekkelig egnet til å avdekke korrupsjon. Ved Nedre Romerike vannverk var det for eksempel ikke noe galt med regnskapene, og ingen i revisjonen som stilte kritiske spørsmål. Her måtte man hatt en annen type kontrollvirksomhet for å avdekket saken. Hva kan kontrollutvalgene gjøre for å avdekke flere korrupsjonssaker? De kan engasjere seg i korrupsjonsrisiko, og være aktive i sin oppfølging av dette. Hva har rådmannen iverksatt av tiltak og aktiviteter for å styrke internkontrollen? Dette er ett av flere vesentlige spørsmål kontrollutvalget kan stille for å forsikre seg om at kommunenes systemer etterleves. Mener opposisjonen bør lede Kommunal Rapport har gjennom flere artikler belyst problematikken rundt politisk representasjon i kontrollutvalgene. Tor Dølvik mener kontrollutvalg som ledes av en politiker fra ordførerens eller flertallskoalisjonens parti må være ekstra bevisste. Hvis kontrollutvalget er en del av det samme flertallet som fatter beslutningene, hvilke kontrollmekanismer har vi da for å stille kritiske spørsmål til det som det politiske flertallet står for? Fungerer kontrollutvalgets funksjon i slike situasjoner? Dølvik er klar over at dagens bestemmelser i kommuneloven ikke forbyr at kontrollutvalgets leder kommer fra flertallet. Hans anbefaling er likevel klar: Jeg tror nok det er en fordel om lederen av kontrollutvalget ikke har samme partitilhørighet som flertallet. Det vil bidra til å skape større uavhengighet og tillit til kontrollutvalget. 99
Ikke tvang mot kontrollutvalgene Kommunaldepartementet har ingen planer om å lovfeste regler om at lederen av kontrollutvalget må komme fra mindretallet, opplyser politisk rådgiver Anja Hjelseth (Sp). Av Vegard Venli 12. februar 2013-8:41 (Oppdatert: 12. februar 2013-9:59) Kommunal Rapport har i det siste belyst hvor ulikt kontrollutvalgene er sammensatt. I fire av ti kommuner sitter flertallet med makten i kontrollutvalget, viser vår kartlegging. Blant dem som besvarte kartleggingen, oppga 11 prosent at kontrollutvalgslederen tilhører flertallet. På Norges kommunerevisorforbunds kontrollutvalgskonferanse var anbefalingen fra Trancparency International Norge klar: Jeg tror nok det er en fordel om lederen av kontrollutvalget ikke har samme partitilhørighet som flertallet. Det vil bidra til å skape større uavhengighet og tillit til kontrollutvalget, uttalte spesialrådgiver Tor Dølvik. Også kommunalminister Liv Signe Navarsete har tidligere stilt seg kritisk til at flertallet i kommunestyret også har lederen i kontrollutvalget. Departementet og regjeringen vurderte å lovfeste at opposisjonen skal lede kontrollutvalget da den foreslo endringer i kommuneloven i fjor, men valgte ikke å gjøre det. Denne vurderingen står fast, selv om posisjonen styrer kontrollutvalgene mer enn før, ifølge vår undersøkelse. Ble drøftet i fjor Politisk rådgiver Anja Hjelseth forteller at det er flere faktorer som gjorde det komplisert å innføre slike krav. For det første kan det være vanskelig å definere hvem som utgjør flertallet. Mange kommuner styres gjennom samarbeidsavtaler, og hva som utgjør posisjonen kan variere fra sak til sak. I tillegg inneholder ikke loven noe krav om at kontrollutvalgets medlemmer må tilhøre noe politisk parti, sier hun. I lovforslaget som ble fremmet gikk departementet derfor tilbake på sitt opprinnelige standpunkt. 100
Det var ingen av høringsinstansene som uttalte seg positivt til en slik lovregulering. Vi valgte derfor å la dette området være uregulert, og har tillit til at kommunene organiserer kontrollutvalgene på den måten som egner seg best lokalt, sier Hjelseth. Hun understreker viktigheten av at kommunestyret velger et kontrollutvalg som har legitimitet og tillit både blant politikere og innbyggere. Fra 1. juli vil alle kontrollutvalgsmøter som hovedregel gå for åpne dører. Jeg mener dette vil bidra til å skape legitimitet omkring kontrollutvalgets virksomhet, sier Hjelseth. Støtter departementets syn Norges kommunerevisorforbund (NKRF), som er en interesseorganisasjon blant annet for ansatte i kontrollutvalgenes sekretariater, er enige med departementet at det ikke er behov for særskilt lovregulering. Daglig leder Ole Kristian Rogndokken viser også til at grensene mellom hva som er posisjon og opposisjon ikke alltid er krystallklare. - Det foregår mye valgteknisk samarbeid som kompliserer bildet. Det er imidlertid viktig at kontrollutvalget ikke blir oppfattet som kommunestyreflertallets organ, sier Rogndokken. Han viser til at en rapport fra Nordlandsforskning konkluderte med at de fleste kontrollutvalgsvedtak er flertallige. 101
Klager på IKS må behandles av kommunen Styret i et interkommunalt selskap kan ikke være klageinstans for vedtak fattet av selskapet, fastslår Kommunaldepartementet. Av Vegard Venli 11. februar 2013 Det er i forbindelse med en klagesak hos Sivilombudsmannen at Kommunaldepartementet drøfter hvordan interkommunale selskap skal behandle klagesaker. Bakgrunnen for saken er en klage på to vedtak fattet av et interkommunalt brannvesen, om "registrering av brannobjekter", hjemlet i brann og eksplosjonsvernloven. Vedtakene ble fattet av en daglig leder i et interkommunalt selskap i førsteinstans, mens vedtakene ble opprettholdt av selskapets styre som klageinstans. Kommunal- og regionaldepartementet slår nå fast at selskapets framgangsmåte ikke var etter boka. Departementets syn er at det bør opprettes egne klagenemnder for klager over enkeltvedtak fattet av et interkommunalt selskap. Eventuelt kan klagesaker behandles av kommunestyret, formannskapet eller en egen klagenemnd i den kommunen som hadde fattet vedtaket, dersom tjenesten ikke var organisert gjennom et interkommunalt samarbeid. «Slik KRD ser det, er det neppe rettslig grunnlag for at styret i et IKS er klageorgan for enkeltvedtak fattet av daglig leder i selskapet. Styret er, til tross for overordningsforholdet internt i selskapet, nært knyttet til selskapets daglige leder. Styret har også andre oppgaver enn klagebehandling. Etter KRDs syn bør heller ikke selskapets representantskap benyttes som klageorgan», skriver departementet i sitt brev til Sivilombudsmannen. 102
Pressemelding fra Riksrevisjonen Mange kommunar har svak styring og kontroll med tenester som er viktige for brukarane Publisert: 19.02.2013 12:30 Over halvparten av kommunestyra får ikkje rapportering om tenestekvalitet på viktige område. - Det er behov for større bevisstheit om det ansvaret kommunestyra har for styring og kontroll med tenestekvalitet, seier riksrevisor Jørgen Kosmo. Kommunestorleik og statleg sektorstyring påverkar i kva grad kommunestyra får rapportering om tenestekvalitet. Kommunestyra får mindre rapportering om tenestekvalitet i heimetenesta og avløpstenesta enn dei får om grunnskolen, kor staten har satt krav om rapportering til kommunestyret. - Når kommunane har fått ansvaret for viktige tenester, er det vesentleg at kommunestyret får tilstrekkeleg informasjon om kvaliteten på desse tenestene. Kommunane må sjølv, ut frå lokale behov, velje kor detaljert det skal rapporterast frå tenestene, seier riksrevisor Jørgen Kosmo. Manglande styringsinformasjon kan føre til at kommunestyret ikkje har eit godt nok grunnlag til å gjere nødvendige endringar og prioriteringar. Dette aukar risikoen for eit dårleg tenestetilbod for innbyggarane og at tenestene ikkje får den kvaliteten Stortinget har lagt til grunn på viktige område. Kommunal- og regionaldepartementet har i liten grad innhenta informasjon eller rettleidd om bruken av lovpålagde styringsdokument - blant anna årsbudsjett og årsrapport - i kommunane. Desse dokumenta skal sikre relevant informasjon om målsetjingane for og resultata av verksemda til kommunen. Departementet bør setje i verk tiltak som kan medverke til at kommunestyra får nødvendig styringsinformasjon på viktige område. Departementet bør særleg tilpasse tiltaka til behova og utfordringane i små og mellomstore kommunar. Statsråden er einig med Riksrevisjonen at mange administrasjonssjefar har svak internkontroll med kvaliteten i tenestene og at kommunane i liten grad utnyttar moglegheitene til kontroll med tenestekvalitet som ligg i forvaltningsrevisjon. Statsråden hevdar at manglande rapportering til kommunestyret ikkje utan vidare gir grunnlag for ein konklusjon om manglande styring og kontroll eller eit dårleg tenestetilbod. Riksrevisjonen meiner at det er nødvendig at kommunestyret, uavhengig av korleis det vel å styre, får tilstrekkeleg informasjon om tilstanden i tenestene lokalt for å kunne vareta sitt ansvar. Tilstrekkeleg informasjon til kommunestyret er nødvendig av omsyn til lokaldemokratiet, overordna nasjonale interesser og for å utnytte ressursar optimalt. 103
Fornyings-, Administrasjons- og Kirkedepartementet Pressemelding, 15.02.2013 Vil undersøke statlig styring og kommunenes handlefrihet Hvordan påvirker statlige direktorater den lokale handlefriheten, og hvordan etterlever kommunene statlige føringer? En ny utredning skal gi svar på effektene av den statlige styringen av kommunene. - Statlige etater har ansvar for å gjennomføre regjeringens politikk og legger føringer for kommunenes oppgaveløsning. Vi trenger økt kunnskap om styringskultur og virkemiddelbruk i ulike sektorer og om hvordan kommunene etterlever statlige føringer. Det er viktig å finne en god balanse mellom kommunal handlefrihet og statens styringsbehov, sier fornyings- og administrasjonsminister Rigmor Aasrud. - Et levende lokaldemokrati er grunnsteinen i folkestyret. Direktoratene har mye aktivitet rettet mot kommunene, men vi vet for lite om hvordan direktoratenes oppgaveløsning påvirker den kommunale handlefriheten. Dette er derfor en nyttig og nødvendig gjennomgang, sier kommunalminister Liv Signe Navarsete. Kommunalministeren understreker også at det er viktig å få fram et godt grunnlag for å oppnå god gjensidig kunnskap og samhandling mellom direktoratene og kommunene Undersøkelsen vil rette seg spesielt mot direktoratene som har særlig mye kontakt med kommunene, blant annet innenfor utdanning, barnevern, helse og miljø. Også kommunesektorens organisasjon KS og fylkesmannsembetene vil bli trukket inn i arbeidet. Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) har hovedansvar for gjennomføringen. Den første delrapporten fra Difi skal foreligge før sommeren. På bakgrunn av undersøkelsen vil regjeringen vurdere om det er behov for å endre styringsformen. Gjennomgangen skal etter planen være ferdigstilt i løpet av 2013. Arbeidet vil bli ledet i fellesskap av FAD og KRD. 104
Nyhetsbrev nr. 1 2013 Nyhetsbrev fra KOFA Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA) har startet opp med kvartalsvise nyhetsbrev l våre abonnenter. Nyhetsbrevet vil også bli lagt ut på www.kofa.no. Hensikten med nyhetsbrevet er å informere om vik ge avgjørelser som er avsagt i Kofa de tre siste månedene. Det har kommet lbakemeldinger på at de vik ge og prinsipielle avgjørelsene «drukner» blant alle de avgjørelsene som blir publisert på www.kofa.no. Vi ønsker å trekke frem noen avgjørelser vi mener det er vik g at oppdragsgivere, leverandører, advokater og andre blir særskilt oppmerksomme på. Vi kommer også l å informere om andre forhold som kan være av interesse for omverdenen. Vi tar gjerne innspill på innholdet i nyhetsbrevet på postmo ak@kofa.no. Anneline Vingsgård, sekretariatsleder i Kofa. Flere kommuner ble ilagt gebyrer for ulovlige direkte anskaffelser Klagenemnda har så langt i år ilagt gebyr for ulovlig direkte anskaffelse i fire saker. Felles for sakene er at Norges Miljøvernforbund har brakt inn sakene l klagenemnda. I sak 2011/229 ble Frøya kommune ilagt et gebyr på 100 000 kroner for ulovlig direkte anskaffelse av vaskeritjenester. Bakgrunnen for saken var at Frøya kommune i 2001 inngikk en avtale om vaskeritjenester. Avtalen ble videreført i 2004, uten at kontrakten ble kunngjort. Siden varigheten ikke kunne begrunnes forretningsmessig fant klagenemnda at manglende oppsigelse av avtalen representerte en ulovlig direkte anskaffelse. Frøya kommune var også innklaget i sak 2011/230. Kommunen hadde inngå seks avtaler om leasing av biler. Slike avtaler anses som varekontrakter i forskri en. Selv om ingen av leasing-avtalene isolert se oversteg den nasjonale terskelverdien på kroner 500 000, var fem av bilene av samme merke og modell, og må e derfor ses som varekontrakter av samme type i relasjon l beregningsreglene. Heller ikke for den siste bilen var det opplyst noe som skulle lsi at denne ikke var av samme type som de øvrige bilene. Verdien av kommunens bilkjøp over en tolvmånedersperiode utgjorde i overkant av 1 400 000 kroner. Frøya ble ilagt et gebyr på 150 000 kroner for den ulovlige direkte anskaffelsen. I sakene 2011/253 og 2011/256 var Skodje og Rauma kommune innklaget. Sakene gjaldt brøytetjenester, og kommunene hadde kjøpt tjenestene på samme måte. I stedet for å kunngjøre en konkurranse i Doffin-databasen hadde kommunene annonsert behovet for brøytetjenester i lokalavisen. Også disse sakene aktualiserte spørsmål om beregningsreglenes betydning. For flere av kontraktene oversteg ikke kontraktssummen 500 000. Kommunene mente at kontraktene må e ses hver for seg, da grunnen l oppdelingen var prak ske, geografiske og klima ske årsaker. Kommunene argumenterte også for at dersom hele vintervedlikeholdet må e kunngjøres i Doffin-databasen vil de e i praksis føre l at mindre leverandører ble utelukket fra å u øre tjenesten. Klagenemnda mente at selv om enkelte slike momenter e er omstendighetene kan ha betydning, kunne de i foreliggende sak ikke re erdiggjøre en oppdeling av kontraktene. Systemet i forskri en er at oppdragsgivere fri kan gi leverandører adgang l å innlevere del lbud på definerte oppdrag, og ldele kontrakt l det beste lbudet innenfor hvert oppdrag. Beregningsreglene innebærer ikke et forbud mot oppdeling av kontrakter, men en plikt l kunngjøring. Les mer på neste side 105 1
Nyhetsbrev nr. 1 2013 Det var derfor ikke rik g at kunngjøring utelukket mindre leverandører. Kommunene hadde også argumentert med at det var vanskelig å finne interesserte leverandører, men der er systemet i forskri en at oppdragsgiver kan unnlate kunngjøring dersom det e er en forutgående konkurranse ikke foreligger egnede lbud. Klagenemnda fant derfor at kontraktene må e ses i sammenheng ved beregningen av anskaffelsens verdi. Rauma kommune ble ilagt et gebyr på 370 000 kroner, og Skodje kommune ble ilagt et gebyr på 250 000 kroner. Ny sak om enere i avfallssektoren Hovedregelen er at kontrakter over 500 000 skal ldeles etter kunngjøring og gjennomføring av en anskaffelsesprosess i tråd med regelverket for offentlige anskaffelser. Det foreligger imidler d et unntak fra denne regelen i de lfeller kontrakten blir ldelt l en annen offentlig oppdragsgiver med hjemmel i en enere organet har. Klagenemnda har dligere ta s lling l spørsmålet om ldeling av kontrakt for behandling av husholdningsavfall med hjemmel i en enere, i sakene 2008/7, 2008/8, 2008/77 og 2011/126. Nyeste sak(er) om enere ble behandlet av klagenemnda i februar 2013. Kommunene Bergen, Askøy, Os, Osterøy, Sund, Vaksdal, Fusa, Samnanger og Kvam, samt selskapene BIR AS og BIR Privat AS var innklaget. Klagenemnda kom l at unntaket for ene-re kunne beny es ved ldeling av kontrakt for behandling av husholdningsavfall l BIR Avfallsenergi AS. Saken gjaldt anskaffelse av behandling av husholdningsavfall fra BIR l BIR Avfallsenergi AS i perioden e er åpning av forbrenningslinje 2 i 2010. Problems llingen var om BIR Avfalls-energi AS, som er et da erselskap av BIR AS, lovlig kunne ldeles kontrakt med hjemmel i en enere l behandling av husholdningsavfall, jf. unntaket i forskri ens 1-3 (2) h, eller om det forelå ulovlig direkte anskaffelse. ESA hadde valgt å avslu e en lsvarende sak om ldeling av enere for innsamling og behandling av husholdningsavfall - sak 68457. Bakgrunnen for ESA-saken var en klage på en gjennomgående norsk praksis for ldeling av enere l innsamling og behandling av husholdningsavfall, med henvisning l 14 lfeller av ldelt enere, herunder også ldeling av enere l BIRkonsernet. På bakgrunn av det fak ske grunnlaget i saken tok ESA kun konkret s lling l ldeling av enere l Ecopro AS og Returkra AS. ESA la l grunn at enere var lovlig ldelt. Klagenemnda fant at BIR Privat AS var ldelt enere l å håndtere kommunenes husholdningsavfall, herunder også behandling, gjennom BIR-forskri en av 2006. Tildelingen av enere l BIR Privat AS var gi i samsvar med forurensningsloven og i medhold av forskri, og BIR Privat AS må klart anses som et offentligre slig organ. 2 106 BIR Privat AS hadde delegert enere en l behandling av husholdningsavfall videre l BIR Avfallsenergi AS ved kontrakt om behandling av husholdningsavfall. I ESA sak 68457 ble det i lagt l grunn at en lsvarende kontraktsmessig delegering er i samsvar med direk vet, og det ble vist l at delegering må e anses for å være basert på forurensningsloven 83 og administra ve beslutninger på kommunalt nivå. Klagenemnda var enig i ESAs forståelse av adgangen l å delegere en ldelt enere, og fant at fremgangsmåten ved delegering av enere l BIR Avfallsenergi AS var i samsvar med forskri en 1-3 (2) bokstav h. Den sentrale problems llingen i saken var hvorvidt BIR Avfallsenergi AS må e anses som en offentlig oppdragsgiver, herunder om selskapet tjener allmennhetens behov, og ikke er av industriell eller forretningsmessig karakter, jf. forskri en 1-2. Sentrale momenter som er trukket frem i EUdom-stolens praksis er; be ngelsene for virksomhetens ak viteter, herunder konkurransesituasjonen og om virksomheten utøver sin ak vitet på normale markedsvilkår, om enheten har som formål å skape inntjening, kommersiell risiko og forholdene ved s elsen av virksomheten, jf. Korhonen premiss (59), som er lagt l grunn i klagenemndas saker 2011/126 premiss (32) og 2011/149 (33). BIR Avfallsenergi AS behandlet også innsamlet næringsavfall fra kommunene på kommersielle vilkår. E er at kapasiteten ved forbrenningsanlegget ble økt med forbrenningslinje 2, utgjorde behandling av næringsavfall omlag halvparten av selskapets virksomhet.
Nyhetsbrev nr. 1 2013 Klagenemnda la l grunn at det følger av praksis fra EU-domstolen at et selskap også kan ha kommersielle ak viteter, så fremt virksomheten fortse er å tjene allmennhetens behov, jf. Mannesmann i premiss (25), som også ble lagt l grunn i Arnhem (55)-(58). Klagenemnda fant at BIR Avfallsenergi AS ivaretar allmenhetens behov forbehandling av husholdningsavfall. Behandling av husholdningsavfall har første prioritet, og næringsavfall ble kun behandlet ved overskuddskapasitet. Tjenesten u øres l selvkost og finansieres i sin helhet gjennom renovasjonsgebyret. Klagenemnda la på denne bakgrunn l grunn at BIR Avfallsenergi AS er en offentlig oppdragsgiver som definert i forskri en 1-2 (2). Den neste problems llingen var om ldelingen av enere l BIR Avfallsenergi AS for behandling av husholdningsavfall var forenlig med EØS-avtalen, jf. forskri en 1-3 (2) bokstav h, jf. EØS-avtalen ar kkel 59 (1) og (2). Klagenemnda har dligere lagt l grunn at ldelingen av enere må være begrunnet i det allmenne tvingende hensynet, egnet l å ivareta de e hensynet, samt at hensynet ikke vil kunne ivaretas med mindre inngripende midler. Enere s ldelingen var blant annet begrunnet med miljøhensyn, at det var ønskelig å ha kontroll med u ørelsen av avfallsbehandlingen, og herunder kunne sikre stabil dri og lstrekkelig kapasitet. De innklagede kommunene sto også overfor en situasjon hvor det var anslå at det ville være et frem dig behov for økt kapasitet l forbrenning av husholdningsavfall. Det var kny et store investeringer l utbyggingen av forbrenningslinje 2, og ldeling av enere en l BIR Avfallsenergi AS sikret også investeringene ved etableringen av forbrenningsanlegget. At næringskapasitet forbrennes gjør også at forbrennigsanlegget kan drives på den økonomisk mest fordelak ge måten, og manglende utny else av reservekapasitet ville e er innklagedes opplysninger gi høyere renovasjonsgebyrer. På denne bakgrunn fant klagenemnda at innklagede hadde sannsynliggjort at ldelingen av enere var nødvendig, og ikke kunne nås med mindre inngripende midler. Enere s ldelingen ble derfor anse for å være forenlig med EØS-avtalen, og ldelingen var anse for å være i tråd med 1-3(2)h. BIR Avfallsenergi AS kunne dermed lovlig ldeles kontrakt for behandling av husholdningsavfall, og det forelå dermed ikke noen ulovlig direkte anskaffelse på de e grunnlag. Avvisningsplikt ved grov korrupsjon og self-cleaning ltak Kofa har avgjort en sak av 4. mars 2013, sak 2011/206, som sier noe om hvor strengt en oppdragsgiver må håndheve de obligatoriske avvisningsreglene når en leverandør er re skra ig dømt for korrupsjon. Saken viser også klagenemndas vurdering av de self-cleaning ltak som valgte leverandør gjorde for å unngå å bli utestengt fra frem dige konkurranser. I de e lfellet var ikke de ltak valgte leverandør hadde sa i verk lstrekkelig. Saken gjaldt en åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av innvendig rehabilitering av Selfors skole. Klagenemnda fant at innklagede hadde bru forskri en 11-10 (1) bokstav e ved ikke å avvise valgte leverandør, som følge av at ansa prosjektleder med en eierandel på 25 prosent, dligere var dømt for grov korrupsjon. Klagenemnda la l grunn at det må e foretas iden fikasjon mellom selskapet og prosjektlederen, here er benevnt som A. De e som følge av at A hadde en nøkkelrolle i selskapet, en eierandel på 25 prosent, samt at A hadde sentrale roller i lkny ede selskaper. Bakgrunnen for at det må foretas iden fikasjon er at det ellers er le å omgå reglene slik at avvisningsplikt ikke foreligger. 107 Klagenemnda fant at det ikke ville være i strid med kravet l forholdsmessighet å avvise valgte leverandør. De strukturelle endringer som var gjort ble i begrenset grad anse for å være reelle ltak for self-cleaning, da ltakene primært fremsto som formelle ltak for å unngå avvisning, og i liten grad var re et mot å forhindre frem dig korrupsjon. Videre ble det ikke anse uforholdsmessig å avvise valgte leverandør som følge av dsforløpet, herunder to år og tre måneder e er dommen ble re skra ig og seks år e er handlingene fant sted. De e ble begrunnet med at A var dømt l fengsel 1 år og tre måneder fengsel for grov korrupsjon. I relasjon l saken må e de e anses som en alvorlig domfellelse for handlinger som ble begå i egenskap av As rolle som administrerende direktør et dligere selskap. 3
Nyhetsbrev nr. 1 2013 Kontrakter reservert for funksjonshemmede En oppdragsgiver har anledning l å begrense konkurransen l virksomheter hvor flertallet av de berørte ansa e er funksjonshemmede på visse vilkår. Regelen i forskri ens 3-12 utgjør i så måte en begrensning i det grunnleggende kravet l konkurranse som regelverket for offentlige anskaffelser bygger på. Bakgrunnen for en slik regel er behovet for å få funksjonshemmede i arbeid, og de e hensynet veier tyngre enn hensynet l konkurranse. I klagenemndas avgjørelse 4. februar 2013 i sak 2012/87 A2G Gruppen AS Statens Vegvesen, fastslo nemnda at virksomheter i forskri en 3-12 sin forstand ikke kan forstås som skjermete virksomheter med det innhold de e begrep har i forskri 11. desember 2008 nr. 1320 om arbeidsmarkedstjenester. De e innebar at valgte leverandør oppfylte de krav som s lles l virksomheter som omfa es av forskri ens 3-12. Saken klagenemnda behandlet i februar gjaldt en åpen anbudskonkurranse for anskaffelse av rammeavtale for levering av kjennemerker l kjøretøy hvor Statens vegvesen hadde begrenset konkurransen l virksomheter hvor flertallet av de berørte var funksjonshemmede. Klager anførte at begrepet virksomheter i forskri en 3-12 må e forstås som skjermet virksomhet med det innhold de e begrep har i forskri 11. desember 2008 nr. 1320 om arbeidsmarkeds-tjenester, og at valgte leverandør og Norske Regskilt AS skulle vært avvist fra konkurransen e ersom disse lbyderne ikke var skjermede virksomheter. Klagenemnda fant at det ikke var noen sammenheng mellom disse to forskri ene som skulle lsi at virksomhet i forskri en 3-12 må leses som skjermet virksomhet med det innhold de e begrep har i arbeidsmarkeds ltaksforskri en. Slik kunngjøringsskjemaet l Doffin er u ormet i dag må oppdragsgivere som ønsker å begrense konkurransen l reserverte kontrakter, e er å ha krysset av for at en kontrakt er reservert, krysse av for at kontrakten gjelder vernede virksomheter eller program for vernet arbeid for å komme videre i kunngjøringsskjemaet. Klagenemnda la l grunn at begrepene vernede virksomheter og program for vernet arbeid i Doffins kunngjøringsskjema er en norsk overse else av begrepene besky ede værksteder og programmer for besky et beskæ igelse i direk vet ar kkel 19. Klagenemnda kom l at det ikke var motstrid mellom kunngjøringsskjemaets u rykk vernede virksomheter og opplysningen i konkurransegrunnlaget om at konkurransen var begrenset l de virksomheter som omfa es av forskri en 3-12, e ersom klagenemnda kom l at forskri en 3-12 må tolkes som en angivelse av hva som skal regnes som besky ede værksteder. Klagenemnda fant at forskri ens 3-12, i lys av, og i sammenheng med, direk vets ar kkel 19, må tolkes slik at i norsk re anses virksomheter som besky ede værksteder i direk vets forstand, dersom flertallet av de berørte ansa e er funksjons-hemmede, og arten eller omfanget av deres handikap inne-bærer at de ansa e ikke kan utøve arbeid på ordinære vilkår. En slik forståelse av forskri ens bestemmelse var e er klagenemndas oppfatning i samsvar med den adgang l å reservere kontrakter som opps lles i direk vet ar kkel 19. Klager anførte videre at det var et brudd på kravet l likebehandling og forutberegnelighet i loven 5 at det i kunngjøringen var krysset av for at konkurransen var begrenset l å gjelde for vernede virksomheter, mens det i konkurranse-grunnlaget fremgikk at alle virksomheter kunne delta i konkurransen, så lengre kravet om at flertallet av de berørte ansa e var funksjonshemmede, var oppfylt. Klagenemnda bemerket imidler d at e ersom verken begrepet vernede virksomheter eller begrepet program for vernet arbeid beny es i forskri en 3-12, eller andre steder i forskri en, er det egnet l å skape uklarhet for lbydere at oppdragsgiver må krysse av for et eller begge disse alternavene i kunngjøringsskjemaet. De e er imidler d en uklarhet som alene skyldes u ormingen av kunngjøringsskjemaet, og som oppdragsgiver ikke kan klandres for. 4 108