VERDAL KOMMUNE Kontrollutvalget SAKSPROTOKOLL SAK 014/09 VERDAL KOMMUNES ÅRSREGNSKAP OG ÅRSRAPPORT FOR 2008 - fornyet behandling samt oppfølging av sak nr. 012 Orientering om brudd på kommunens finansstrategi (finansreglementet) Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 12.06.09 Paul Stenstuen 014/09 418-1721-5.5 Kommunestyret Behandling Kontrollutvalgets vurderinger: I forbindelse med den fornyede gjennomgang har kontrollutvalget fått muntlig orientering/opplysninger av ordfører, rådmannen, revisjon, controller og kommunens økonomisjef. Rådmannen i Verdal kommune og administrasjonssjefen i ISK har gitt kontrollutvalget fullmakt til å kontakte de ansvarlige medarbeidere i saken. Brudd på finansstrategi Ved en fornyet gjennomgang av regnskapene ble det fastslått at kommunen hadde kjøpt obligasjoner i strid med finansstrategien vedtatt av kommunestyret, og at obligasjonskjøpet ikke var omtalt i årsrapporten. Obligasjonene var heller ikke nedskrevet til virkelig verdi pr. 31.12.08 slik regelverket krever. Kontrollutvalget registrerer at KomRev Trøndelag IKS har beklaget at dette ikke ble fanget opp av revisjonen. Kontrollutvalget ser meget alvorlig på at rådmannen har plassert deler av kommunens likviditetsbeholdning i obligasjoner i strid med finansstrategiens pkt. 3. hvor det klart fremgår at kommunen ikke skal plassere midler i obligasjoner. Det er heller ikke rapportert om finansfunksjonens aktiviteter slik finansstrategien pkt. 6 krever. Dette er klare brudd på den finansstrategi som kommunestyret selv har vedtatt. Rådmannen har her gått utover de fullmakter som kommunestyret har gitt. Kontrollutvalget kan ikke se at plasseringen er i strid med sentralt gitte lover og forskrifter. De er imidlertid klart i strid med kommunens egen finansstrategi av 22.04.02. Ved forvaltningen av offentlige midler må det stilles krav om dokumentasjon på de vurderinger som ligger til grunn for de beslutninger som fattes. Rådmannen kan ikke fremlegge en skriftlig vurdering foretatt av Verdal kommune som beskriver behovet og risikoen ved plasseringen av 36 millioner kroner i obligasjoner og sertifikat. Plasseringen av deler av kommunens likvidetetsreserver i obligasjoner med løpetid over flere år gir en noe større risiko enn innskudd i bank.
På forespørsel bekreftet rådmannen feilaktig til formannskapet i møte den 20.05.09 at plasseringene var i henhold til finansstrategien. Med dette som grunnlag avga formannskapet sin innstilling til kommunestyret. Kontrollutvalget finner rådmannens feilinformasjon til formannskapet som alvorlig, og stiller seg kritisk til at rådmannen på dette tidspunkt ikke kvalitetssikret sitt svar. Kommunestyret må ta stilling til hva som skal gjøres mht. de kjøpte obligasjoner. Kontrollutvalget vil ikke anbefale at finansstrategien blir endret før de varslede retningslinjer fra sentralt hold foreligger. Mangelfull internkontroll og kvalitetssikring ved økonomiavdelingen Kontrollutvalgets gjennomgang har avdekket at rutiner rundt kvalitetssikring og internkontroll ikke er tilfredsstillende. Dette er også påpekt gjennom flere år av både revisor og av kontrollutvalget gjennom revisors merknader, revisjonsnotat til rådmannen, nummerert brev til kontrollutvalget og kontrollutvalgets vedtak, samt uttalelser til kommunestyret. Som eksempel på mangelfull kvalitetssikring kan også nevnes at revisor har måttet returnere regnskapet for 2008 flere ganger. Merknader mv. for ovenstående fremgår av vedleggslisten. Kontrollutvalget er ikke tilfreds med at administrasjonssjefen i samkommunen/økonomienheten ikke har gitt en forbedring av internkontroll og kvalitetssikring tilstrekkelig prioritet. Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å pålegge rådmannen å utarbeide en tiltaksplan for nye dokumenterbare rutiner for kvalitetssikring og internkontroll snarest. Årsregnskap 2008 Årsregnskapet er ført i samsvar med gjeldende lover og regler. Kontrollutvalget mener årsregnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov. Årsregnskapet gir et riktig inntrykk av de forhold som omtales i årsrapporten. De framlagte årsregnskapene kan fastsettes som Verdal kommunes årsregnskap for 2008. Kontrollutvalget ser med bekymring på at aktivitetsnivået og antall årsverk øker mer enn inntektsgrunnlaget til kommunen. Forslag i møtet 2. Kontrollutvalgets vurdering og uttalelse datert 12.06.09 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. 3. Kontrollutvalget tar Årsrapport for Verdal kommune for 2008 til orientering. 4. Kontrollutvalget forventer at rådmannen griper tak i de avdekkede mangler og svakheter Avstemming Enstemmig.
Endelig vedtak 2. Kontrollutvalgets vurdering og uttalelse datert 12.06.09 sendes kommunestyret med kopi til formannskapet for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. 3. Kontrollutvalget tar Årsrapport for Verdal kommune for 2008 til orientering. 4. Kontrollutvalget forventer at rådmannen griper tak i de avdekkede mangler og svakheter
Saksbehandlers forslag til vedtak 2. Kontrollutvalget vedtar vedlagte utkast som sin uttalelse til årsregnskapet for Verdal kommunes årsregnskap for 2008 3. Kontrollutvalgets uttalelse sendes kommunestyret med kopi til formannskapet for fremleggelse i forbindelse med behandlingen av årsregnskapet. 4. Kontrollutvalget tar Årsrapport for Verdal kommune for 2008 til orientering. 5. Kontrollutvalget forventer at rådmannen griper tak i de avdekkede mangler og svakheter Vedlegg 1. Uttalelse til Verdal kommunes årsregnskap for 2008 - utkast 2. Revisjonsberetning for 2008 datert 08.06.09 fra KomRev Trøndelag IKS 3. Brev nr. 2-2008 datert 02.06.09 til kontrollutvalget fra KomRev Trøndelag IKS 4. Brev datert 28.05.09 til kommunestyre fra KomRev Trøndelag IKS 5. Brev nr. 1-2008 datert 03.04.09 til kontrollutvalget fra KomRev Trøndelag IKS 6. Verdal kommunes årsregnskap for 2008 (korrigert) utsendt fra kommunen. 7. Verdal kommunes årsrapport for 2008 (korrigert) utsendt fra kommunen. Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollutvalgets sak 012/09 Orientering om brudd på kommunens finansstrategi (finansreglementet) 2. Kontrollutvalgets sak 010/09 Verdal kommunes årsregnskap og årsrapport for 2008 3. Samkommunestyre, sak 08/09, den 30.04.09 4. Revisjonsnotat av 02.04.09 for årsregnskapet 2008 5. Kontrollutvalgene Levanger og Verdal Invitasjon til en orientering om dataverktøyet Kvalitetslosen 6. Sak 020/08 Verdal kommunes årsregnskap for 2007 7. Revisors merknader mv. av 17.04.08 for årsregnskapet 2007 8. Kontrollutvalgets sak 011/07 Orientering om kommunens internkontroll 9. Kontrollutvalgets sak 005/07 Verdal kommunes årsregnskap og årsberetning for 2006 10. Revisors merknader av 29.03.07 for årsregnskapet 2006 11. Finansstrategi - vedtatt av Verdal kommunestyre i møte den 22.04.02 12. Verdal kommune - Økonomireglement 2009 13. ISK - Administrativt delegasjonsreglement 14. Grunnavtale for Innherred samkommune 15. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. 16. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 17. Forskrift om årsregnskap og årsberetning for kommuner og fylkeskommuner. Saksopplysninger Kontrollutvalget behandlet Verdal kommunes årsregnskap og årsrapport for 2008, sak 10/09, den 22.04.09. Før kommunestyrets behandling av kommunens årsregnskap og årsrapport ble saken trukket tilbake etter anmodning fra rådmannen. Begrunnelsen for å trekke saken var at det var påvist uoverensstemmelse mellom talldel og tekstdel i finansregnskapet.
Ved formannskapets behandling av regnskapet ble det reist spørsmål om kommunen hadde kjøpt obligasjoner. Rådmannen opplyste til formannskapet at det ikke var obligasjoner. Revisor, som ble kontaktet i forkant av kommunestyrets behandling, undersøkte saken nærmere og konkluderte med at kommunen hadde kjøpt obligasjoner i 2008 - samt at disse ikke var nedskrevet til markedsverdi ved årsskifte i tråd med kravene i regelverket. Revisor anbefalte derfor at både årsregnskap og årsrapport ble korrigert. Jf. Revisors brev av 28.05.09 til kommunestyret. I tillegg til det årlige revisjonsnotat til regnskapet, har revisor skrevet to nummererte brev til kontrollutvalget for 2008. En viser her bl.a. til vedlegg. Kontrollutvalget har plikt å påse at revisors påpekninger i forhold til årsregnskapet blir fulgt opp, jf. forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 8. Korrigert årsregnskap og årsrapport foreligger. I det korrigerte årsregnskap er det regnskapsmessige resultat et mindre forbruk (overskudd) på ca. 1,3 mill kroner. Revisor har avgitt ny revisjonsberetning datert 08.06.09. Denne erstatter revisjonsberetningen avgitt den 03.04.09. Brev nr. 2-2008 til kontrollutvalget Revisor har plikt til å påpeke en del for hold skriftlig overfor kontrollutvalget. Jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4. Disse påpekningene skal nummereres fortløpende, og omtales gjerne som nummererte brev. Revisors brev nr. 2-2008, datert 02.06.09, til kontrollutvalget omhandler plasseringen av deler av kommunens likviditetsbeholdning i obligasjoner. Revisor uttaler her:.plasseringen har skjedd ved overføring av midler fra bankkonto. Etter vår vurdering er det ikke grunnlag for å uttale at disposisjonene er i strid med sentralt gitte lover og bestemmelser. De er i imidlertid klart i strid med kommunens egen finansstrategi. Vi anser bruddet som alvorlig. Kommunestyret må ta stilling til om kommunens finansreglement (finansstrategi) skal endres, slik at plasseringene bli i henhold til reglementet, om det skal gjøres unntak for reglementet for de konkrete obligasjonene, som da kan beholdes til forfall, eller om obligasjonene skal innløses umiddelbart.. Saksbehandlers vurdering Revisors og kontrollutvalgets arbeid har gjennom flere år avdekket mangler og svakheter ved rutinene for internkontroll og kvalitetssikring ved kommunens økonomifunksjon. Med bakgrunn i sin oppfølgingsplikt vil kontrollutvalget følge opp de påpekte mangler og svakheter videre. Når det gjelder de kjøpte obligasjoner må kommunestyret ta stilling til hva som skal gjøres i forhold til disse videre. Det vises for øvrig til revisjonsberetningen, samt til de nummererte brev fra KomRev Trøndelag IKS.